ꜛ Daten in PQ importieren → Aus Tabelle / Bereich

Xtract: Import von Daten einer Excel-Tabelle oder eines benannten Bereichs der aktuellen Arbeitsmappe in Power Query. Dieser Beitrag ist für absolute Einsteiger ohne Vorwissen geeignet.

  Wissensstand: Level 1Power Query für Einsteiger – Keine Vorkenntnisse in PQ

Datenimport (diese Mappe) aus Tabelle oder benanntem Bereich

Sie wollen Daten der aktuellen Arbeitsmappe (Datei) mit Power Query be- oder verarbeiten. Dazu ist es grundsätzlich (also immer) erforderlich, dass Sie die Daten in den Power Query-Editor importieren.

Um alle erdenklichen Fallstricke zu umgehen schlage ich Ihnen vor, alle zu importierenden Daten erst einmal in Excel zu einer „Intelligenten Tabelle“ zu formatieren. Ich weiß sehr wohl, dass PQ dieses meistens auch von alleine für Sie erledigt, aber eben nicht immer. Und ich finde es einfach besser, wenn ich klar und deutlich bestimme, wo es lang geht. Für diese Übung laden Sie idealerweise dieses File von unserem Server herunter. Die Daten stellen sich so dar:

Die Roh-Daten liegen noch nicht als Tabelle vor und müssen begrenzt werden

Beginnen Sie damit, die zu importierenden Daten zu markieren. Sollten Sie mehrere unterschiedliche Bereiche/Blöcke importieren wollen, dann führen Sie mit jedem Komplex den Vorgang einzeln durch, damit auch unterschiedliche Abfragen erstellt werden können. In diesem Fall schlage ich vor, dass Sie nur den relevanten Teil dieser Aufstellung markieren. Das wäre hier der Bereich A4:G16. Die Zeilen und Spalten mit den Berechnungen sind ganz bewusst nicht mit markiert worden, denn diese Aufgaben kann Power Query auch prima erledigen.

Im kommenden Schritt soll dieser Bereich in eine Tabelle/Liste umgewandelt werden. Dazu bieten sich verschiedene Möglichkeiten an: Über das Start-Menü wählen Sie in der Gruppe Formatvorlagen den Punkt Als Tabelle formatieren oder sie nutzen eine der beiden Tasten-Kombinationen StrgT beziehungsweise StrgL, um den markieren Bereich entsprechend zu formatieren. Achten Sie im folgenden Dialogfenster darauf, dass der Bereich korrekt erfasst wurde und korrigieren Sie erforderlichenfalls das Häckchen bei Überschriften:

Der Bereich und ‚Überschrift‘ müssen kontrolliert werden

Sie erkennen, dass der makierte Bereich nun auch optisch als Tabelle dargestellt wird und dass die leere Zelle in der Überschrift (A4) automatisch mit dem Wert Spalte1 gefüllt worden ist. Eine „ordentliche“ Tabelle muß Überschriften haben und jede der Überschriften muss einzigartig sein. Wenn eine oder mehrere Zellen der Überschrift-Zeile leer sind, wird Excel automatisch den Namen Spalte# vergeben, wobei das # für eine fortlaufende Nummerierung steht.

Damit ist die Vorbereitung für den Import der Daten prinzipiell abgeschlossen. Sie können der besseren Transparenz wegen noch den Namen der Tabelle anpassen, bei Tabellenname beispielsweise Jahresumsatz eingeben.

Achten Sie darauf, dass eine beliebige Zelle im Bereich der Tabelle markiert ist, alternativ darf es auch die gesamte Tabelle sein. Daten | Aus Tabelle/Bereich und umgehend werden die kompletten Daten der Tabelle in den Power Query-Editor importiert. Das stellt sich dann so dar:

Nach dem Import der Tabelle in den Power Query-Editor

Sie erkennen, dass rechts im Seitenfenster der Name der Tabelle automatisch übernommen worden ist (siehe meine Markierung). Sollten Sie die Tabelle in Excel nicht umbenannt haben, können Sie auch direkt hier den Namen anpassen. – Die zweite Markierung betrifft die Überschrift der ersten Spalte Spalte1. Idealerweise sollte dort auch ein „sprechender“ Name stehen, ich schlage Monat vor. Dazu entweder ein Doppelklick in die Überschrift oder ein einfacher Klick und F2, um den neuen Namen einzugeben.

Der Import der Daten ist damit beendet. Sie können jetzt alle weiteren gepanten Vorgänge mit dieser Abfrage durchführen.

Hinweis: In verschiedenen Foren-Beiträgen wir ein Weg empfohlen, der etwas einfacher ist und fast immer zum Erfolg führt: Einfach nur in die zu importierenden Daten klicken und dann Daten | Aus Tabelle/Bereich. In diesem Fall wäre der gewünschte Bereich ja sowieso nicht „sauber“ erfasst worden, denn es wird stets der komplette zusammenhängende Bereich markiert und als Tabelle formatiert. Aber selbst wenn der eigentliche zu importierende Bereich korrekt erkannt wird kann es -wie oben schon angedeutet- zu Fehlern beim Import kommen. Es erscheint dann eine entsprechende Meldung. In dem Fall brechen Sie den Import beispielsweise durch einen Klick auf das X oben rechts im Editor ab, erstellen die Datentabelle nach dem weiter oben beschriebenen Muster und wiederholen den Import. Dann klappt das auch. 😎 

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