ꜛ Daten in PQ importieren → Aus Tabelle / Bereich

Datenimport (diese Mappe) aus Tabelle oder benanntem Bereich

Sie wollen Dat­en der aktuellen Arbeitsmappe (Datei) mit Pow­er Query be- oder ver­ar­beit­en. Dazu ist es grund­sät­zlich (also immer) erforder­lich, dass Sie die Dat­en in den Pow­er Query-Edi­tor importieren.

Um alle erden­klichen Fall­stricke zu umge­hen schlage ich Ihnen vor, alle zu importieren­den Dat­en erst ein­mal in Excel zu ein­er „Intel­li­gen­ten Tabelle” zu for­matieren. Ich weiß sehr wohl, dass PQ dieses meis­tens auch von alleine für Sie erledigt, aber eben nicht immer. Und ich finde es ein­fach bess­er, wenn ich klar und deut­lich bes­timme, wo es lang geht. Für diese Übung laden Sie ide­al­er­weise dieses File von unserem Serv­er herunter. Die Dat­en stellen sich so dar:

Die Roh-Dat­en liegen noch nicht als Tabelle vor und müssen begren­zt wer­den

Begin­nen Sie damit, die zu importieren­den Dat­en zu markieren. Soll­ten Sie mehrere unter­schiedliche Bereiche/Blöcke importieren wollen, dann führen Sie mit jedem Kom­plex den Vor­gang einzeln durch, damit auch unter­schiedliche Abfra­gen erstellt wer­den kön­nen. In diesem Fall schlage ich vor, dass Sie nur den rel­e­van­ten Teil dieser Auf­stel­lung markieren. Das wäre hier der Bere­ich A4:G16. Die Zeilen und Spal­ten mit den Berech­nun­gen sind ganz bewusst nicht mit markiert wor­den, denn diese Auf­gaben kann Pow­er Query auch pri­ma erledi­gen.

Im kom­menden Schritt soll dieser Bere­ich in eine Tabelle/Liste umge­wan­delt wer­den. Dazu bieten sich ver­schiedene Möglichkeit­en an: Über das Start-Menü wählen Sie in der Gruppe For­matvor­la­gen den Punkt Als Tabelle for­matieren oder sie nutzen eine der bei­den Tas­ten-Kom­bi­na­tio­nen StrgT beziehungsweise StrgL, um den markieren Bere­ich entsprechend zu for­matieren. Acht­en Sie im fol­gen­den Dialogfen­ster darauf, dass der Bere­ich kor­rekt erfasst wurde und kor­rigieren Sie erforder­lichen­falls das Häckchen bei Über­schriften:

Der Bere­ich und ‘Über­schrift’ müssen kon­trol­liert wer­den

Sie erken­nen, dass der makierte Bere­ich nun auch optisch als Tabelle dargestellt wird und dass die leere Zelle in der Über­schrift (A4) automa­tisch mit dem Wert Spalte1 gefüllt wor­den ist. Eine „ordentliche” Tabelle muß Über­schriften haben und jede der Über­schriften muss einzi­gar­tig sein. Wenn eine oder mehrere Zellen der Über­schrift-Zeile leer sind, wird Excel automa­tisch den Namen Spalte# vergeben, wobei das # für eine fort­laufende Num­merierung ste­ht.

Damit ist die Vor­bere­itung für den Import der Dat­en prinzip­iell abgeschlossen. Sie kön­nen der besseren Trans­parenz wegen noch den Namen der Tabelle anpassen, bei Tabel­len­name beispiel­sweise Jahre­sum­satz eingeben.

Acht­en Sie darauf, dass eine beliebige Zelle im Bere­ich der Tabelle markiert ist, alter­na­tiv darf es auch die gesamte Tabelle sein. Dat­en | Aus Tabelle/Bereich und umge­hend wer­den die kom­plet­ten Dat­en der Tabelle in den Pow­er Query-Edi­tor importiert. Das stellt sich dann so dar:

Nach dem Import der Tabelle in den Pow­er Query-Edi­tor

Sie erken­nen, dass rechts im Seit­en­fen­ster der Name der Tabelle automa­tisch über­nom­men wor­den ist (siehe meine Markierung). Soll­ten Sie die Tabelle in Excel nicht umbe­nan­nt haben, kön­nen Sie auch direkt hier den Namen anpassen. – Die zweite Markierung bet­rifft die Über­schrift der ersten Spalte Spalte1. Ide­al­er­weise sollte dort auch ein „sprechen­der” Name ste­hen, ich schlage Monat vor. Dazu entwed­er ein Dop­pelk­lick in die Über­schrift oder ein ein­fach­er Klick und F2, um den neuen Namen einzugeben.

Der Import der Dat­en ist damit been­det. Sie kön­nen jet­zt alle weit­eren gepan­ten Vorgänge mit dieser Abfrage durch­führen.

Hin­weis: In ver­schiede­nen Foren-Beiträ­gen wird ein Weg emp­fohlen, der etwas ein­fach­er ist und fast immer zum Erfolg führt: Ein­fach nur in die zu importieren­den Dat­en Klick­en und dann Dat­en | Aus Tabelle/Bereich. In diesem Fall wäre der gewün­schte Bere­ich ja sowieso nicht „sauber” erfasst wor­den, denn es wird stets der kom­plette zusam­men­hän­gende Bere­ich markiert und als Tabelle for­matiert. Aber selb­st wenn der eigentliche zu importierende Bere­ich kor­rekt erkan­nt wird kann es ‑wie oben schon angedeutet- zu Fehlern beim Import kom­men. Es erscheint dann eine entsprechende Mel­dung. In dem Fall brechen Sie den Import beispiel­sweise durch einen Klick auf das X oben rechts im Edi­tor ab, erstellen die Datentabelle nach dem weit­er oben beschriebe­nen Muster und wieder­holen den Import. Dann klappt das auch. 😎 

▲ nach oben …