Alle Dateien eines Ordners auflisten

Dateien eines Ordners in Tabelle auflisten

  Wissensstand: Level 1 ⇒ Einsteiger in PQ, keine/kaum Erfahrung   

(1) Alle Dateien eines Ordners (einschließlich Unterordner)

Mitunter ist es hilfreich, alle Files eines Ordners, eventuell einschließlich der Unterordner in einer Excel-Tabelle als Text oder als anklickbaren Dateinamen (als Link) einzufügen. Ob nun alle Dateien dieses Verzeichnisses oder nur bestimmte Typen, ob nur dieses Verzeichnis oder auch die Unterverzeichnisse, in VBA existieren im Netz reichlich Makros, um diesen Wunsch zu erfüllen.

Wenn es nicht möglich oder nicht wünschenswert ist, VBA einzusetzen dann bietet sich eine Lösung mit Power Query an. Voraussetzung ist allerdings Excel (Windows) in einer Version ab 2010, besser 2013. Mehr dazu hier. Ich zeige Ihnen in diesem Beitrag auf der Basis PQ die einzelnen Schritte, die zum Ziel führen. In den meisten Fällen wird anfänglich mehr Information enthalten sein, als sie typischerweise brauchen. Aber auch ein Power Query ist es ein leichtes, Spalten zu löschen.

Zu Beginn werden sie das Arbeitsblatt, wo die Daten dann aufgelistet werden sollen, zum aktuellen Sheet machen und den Cursor an die Stelle positionieren, wo die spätere Auflistung beginnen soll. Wenn Sie mögen, verwenden Sie diese Muster-Datei. Aktivieren Sie nun das Menü Power Query bzw. in Versionen ab 2016 öffnen Sie das Menü Daten durch einen Mausklick. Folgende Schritte sind nun erforderlich:

  • Erstellen Sie eine neue Abfrage, wählen Sie den Punkt Aus Datei und hier die letzte Möglichkeit Aus Ordner.
  • Es öffnet sich ein Dialogfenster wo sie in einem Textfeld den Ordnerpfad eingeben werden. Entweder tragen sie ihn von Hand ein oder sie gehen über die Schaltfläche Durchsuchen… und wählen dort jenen Ordner aus, der die gesuchten Daten (Dateien und Unterordner) enthält.
  • Nach einem Klick auf OK öffnet sich ein neuer Dialog, wo symbolisch die ersten Dateien dieses Verzeichnisses aufgelistet sind. Klicken Sie hier auf Bearbeiten, um in den Editor zu gelangen.
  • In diesem Fenster sehen Sie nun wesentlich mehr Dateien. Je nach Menge können es alle Dateien des aktuellen Verzeichnisses und eventuell vorhandener Unterverzeichnisse sein, eventuell auch nur ein Teil. Für den letztgenannten Fall gilt: Verarbeitet werden immer alle eingelesenen Werte, auch wenn sie hier nicht angezeigt werden.
  • Die erste Spalte (Content) können Sie für die angedachte Aufgabe komplett löschen. Dazu genügt ein Rechtsklick in die Überschrift dieser Spalte und im Kontext-Menü wählen Sie dann Entfernen.
  • Bei den weiteren Spalten werden sie von Fall zu Fall selbst entscheiden, ob sie diese Informationen in der Tabelle verwerten wollen oder nicht. In den meisten Fällen werden sie auch die vorletzte Spalte (Attributes) nicht benötigen. Meine Empfehlung: Belassen Sie es erst einmal bei den hier nicht zum löschen angegebenen Spalten, sie können im Anschluss auf der Basis dieser Auswahl Einschränkungen und Erweiterungen nach Ihren Wünschen und Erfordernissen treffen.
  • An dieser Stelle sollten Sie die Daten erst einmal sichern; klicken Sie bei aktiviertem Menü Start in der Gruppe Schließen auf den Text Schließen & laden und hier auf den Unterpunkt Schließen & laden in… oder auf die gleichnamige Auswahl im Menü Datei.
  • Im erschienenen Dialogfenster wählen Sie in der unteren Auswahl Vorhandenes Arbeitsblatt: und dort die Zelle, wo die Liste mit den File-Einträgen beginnen soll. Normalerweise wird Ihnen die markierte Zelle als Default vorgegeben. Andernfalls tragen sie die gewünschte Zelle per Hand ein. Es ist denkbar, dass sie bei einer Änderung der vorgegebenen Zelladresse diese nochmals bestätigen müssen:

Die Tabelle an definierter Position speichern

Die Tabelle an definierter Position speichern

In dieser erzeugten Excel-Tabelle haben sie nun alle Dateinamen des ausgewählten Verzeichnisses und auch der eventuell vorhandenen Unterverzeichnisse. Hier werden Ihnen wirklich alle Files angezeigt, auch wenn diese im Editor aus Performancegründen nicht unbedingt angezeigt worden sind. In dieser Ansicht können Sie am ehesten entscheiden, welche Informationen sie in weiteren Abfragen endgültig übernehmen wollen und wie sie diese Daten verwenden werden. Und wenn Sie meinem Rat gefolgt sind, werden dort auch Informationen wie das Datum der (ersten) Erstellung, der letzten Änderung, des letzten Zugriffs, nur die Dateinamenerweiterung sowie der komplette Pfad (allerdings ohne den Dateinamen) des jeweiligen Files angezeigt werden.

In den folgenden Abschnitten stelle ich Ihnen einige typische Anwendungsfälle vor, wie sie in der Praxis ab und zu einmal gefordert sind. Prinzipiell werden sie dabei ohne VBA/Makros auskommen, in einem der genannten Fälle kann eine Programmierung aber ausgesprochen hilfreich sein.

Hinweis: Die Arbeitsschritte bis hierher sind in einem kleinen Video dokumentiert. Sie finden dieses auf YouTube an dieser Stelle.

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(2) Alle Dateien des aktuellen Ordners

In den meisten Fällen werden sie wohl alle Dateien des aktuellen Ordners und der gewählten Ebene einschließlich der Dateinamenerweiterung in die Tabelle übertragen wollen. Wenn Sie sich die eben erstellte Liste ansehen, werden Sie erkennen, dass in der ersten Spalte genau diese Informationen vorhanden sind. Allerdings sind es ja nicht nur die Files des aktuellen Verzeichnisses sondern auch die aller eventuell vorhandenen Unterverzeichnisse.

Natürlich könnten sie in dieser Tabelle alle erforderlichen Änderungen vornehmen. Der Nachteil wäre aber, dass in dem Moment wo sie die Daten aktualisieren alle Filter und Sortierung wieder verloren sind. Darum gilt uneingeschränkt: Änderungen werden an den Basisdaten im Editor vorgenommen. Ohne Ausnahme. Darum öffnen Sie erst einmal den Editor indem sie beispielsweise im rechten Seitenfenster auf den grün hinterlegten Bereich der Abfrage einen Doppelklick durchführen oder einen Moment darauf zeigen und dann im unteren Teil des Fensters auf Bearbeiten… klicken oder via Abfragetools | Abfrage die Auswahl Bearbeiten nutzen. So oder so, sie werden im Editor „landen“.

Damit diese ursprüngliche Abfrage als Basis für weitere „Experimente“ erhalten bleibt, klicken Sie in der Gruppe Abfrage auf den letzten Punkt Verwalten und dort auf die Auswahl Duplizieren. Power Query erstellt ein Duplikat dieser Query, welches sie als getrennte Abfrage speichern werden.

Die Aufgabe war ja klar: Alle Files des aktuellen Verzeichnisses -unabhängig ihrer Dateinamenerweiterung- sollen in einer Tabelle dargestellt werden. Dazu klicken Sie erst einmal in der Überschrift Folder Path auf den Dropdown-Pfeil DropDownPfeil und im aufklappen Menü entfernen Sie zuerst das Häkchen bei (alles auswählen) und anschließend setzen sie das Auswahl-Häkchen beim obersten angezeigten Ordner. Dieses ist in jedem Fall das aktuelle Verzeichnis. Ein Klick auf OK und es werden nur noch die Einträge des aktuellen Verzeichnisses angezeigt.

Jetzt können Sie alle Spalten außer der ersten (Name) löschen. Als äußerst hilfreich würde sich erweisen, wenn sie im rechten Seitenfenster bei den Eigenschaften den Namen auf beispielsweise Meine Daten – alle Files ändern würden. Das erleichtert ein späteres wiederfinden dieser Abfrage. Ein Klick auf das Symbol Schließen & laden und in einem neuen Arbeitsblatt werden ausschließlich die im Editor gefilterten Einträge eingefügt. Damit ist diese Aufgabe erfüllt und sie können zur folgenden übergehen.

Hinweis: Die Arbeitsschritte dieses 2. Teils sind in einem kleinen Video dokumentiert. Sie finden dieses auf YouTube an dieser Stelle.

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(3) Nur bestimmte Dateitypen des aktuellen Verzeichnisses

Sie werden rasch erkennen, dass ein Teil der Aufgabe genauso ist wie die vorherige. Eigentlich baut diese Zielsetzung auf der vorherigen Aufgabe auf. Darum könnten sie entweder die letzte Aufgabe genau so noch einmal durchführen ohne sie am Ende zu speichern. Oder aber sie erstellen nach dem öffnen der Query über Start | Abfrage | Verwalten | Duplizieren eine Kopie der eben fertig gestellten Abfrage.

In jedem Fall haben sie jetzt nur eine Spalte mit der Überschrift Name im Abfrage-Editor. Ein Klick auf DropDownPfeil und sie haben die Möglichkeit, bei der Auswahl Textfilter | Endet mit… einen Punkt und die gewünschte Dateiendung einzugeben. Angenommen, Sie wollen alle Text-Dateien auswählen, dann würden sie hier .txt eintragen. Groß- / Kleinschreibung spielt hier übrigens keine Rolle.

So weit, so klar. Nun wollen sie aber alle Excel-Dateien in die Liste übernehmen. Sie werden dann erst einmal den Filter löschen und wiederum an gleicher Stelle als Kriterium .xls in das Feld eintragen. Aber vielleicht gibt es ja noch weitere Typen von Excel-Dateien, also werden sie die Options-Schaltfläche Oder anklicken, in der Eingabezeile darunter wählen Sie natürlich auch Endet mit… und beim Kriterium entsprechend .xlsx. Das geht so weiter, falls Sie noch andere Excel-Files beispielsweise .xlsm oder weitere Typen in die Auflistung übernehmen wollen. Wenn dann noch weitere Dateitypen dazu kommen sollen, beispielsweise alle vom Typ *.doc* (Word) dann wird das rasch unübersichtlich. Sie müssen ja alle Eventualitäten in Betracht ziehen, denn bei einer großen Anzahl von Dateien ist es nicht wirklich leicht zu überprüfen, ob eine bestimmte Endung vertreten ist oder nicht. – Ach ja, lassen Sie sich nicht dazu hinreißen, den * als Joker für das Suchen zu verwenden; das geht nicht. 😥 

Hier biete ich Ihnen (nicht nur für solche Fälle) eine Alternative an: Schließen Sie diese Abfrage und verwerfen Sie die Änderungen; Sie werden also die Query nicht speichern. Öffnen Sie die zuerst erstellte Abfrage Meine Daten – alle Files (oder wie Sie die Abfrage auch benannt haben). Und jetzt müssen sie sich die Frage stellen: Sollte es eine Momentaufnahme sein oder wollen sie später, wenn sich der Inhalt des ausgewählten Ordners und seiner Unterordner einmal geändert hat, auch diese Änderungen übernehmen? – Soll sich die Abfrage ausschließlich auf den derzeitigen Stand beziehen, dann wählen Sie in der Gruppe Abfrage Symbol Verwalten den Punkt Duplizieren. Sollten die zu erstellen Liste dynamisch sein, dann klicken Sie auf die Auswahl Verweis. In jedem Fall wird ein neues Fenster mit im Query Editor geöffnet und die Abfrage mit den Gesamt-Daten bleibt unberührt..

Filtern Sie hier zu Beginn wiederum das gewünschte Verzeichnis und löschen Sie dann alle Spalten, ausgenommen der ersten beiden. In der Spalte Name steht nun der Filename einschließlich Suffix, in der Folgespalte Extension steht nur die Dateinamenerweiterung. Und genau die wollen sie ja auswerten. Ein Klick auf DropDownPfeil und im Dropdown ist die Auswahl schon erheblich übersichtlicher als in der ersten der beiden Spalten. Da die Einträge alphabetisch sortiert sind, wird es Ihnen leicht fallen, nur die gewünschten Endungen auszuwählen. Dateiendungen, die nicht in der ersten Spalte vorkommen, werden hier auch nicht aufgeführt. Das erspart Überlegungen, ob sie nicht zufällig eine Extension anzugeben vergessen haben. Also: Erst das Häkchen bei (Alles auswählen) entfernen, die gewünschten Endungen markieren und dann OK klicken. Damit ist dann auch dieser Teil erledigt.

Hinweis: Die Arbeitsschritte dieses 3. Teils sind in einem kleinen Video dokumentiert. Sie finden dieses auf YouTube an dieser Stelle.

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Kompletter Pfad

Sie wollen aus allen oder auch ausgesuchten Dateien im Query Editor den kompletten Pfad anzeigen. Also den Pfad an sich und den Dateinamen. Das kann dann ganz nützlich sein, wenn Sie in einem weiteren Schritt die Inhalte der erzeugten Liste zu anklickbaren Hyperlinks machen wollen. (Wie das gemacht wird, können Sie einerseits weiter unten oder auch hier im Blog nachlesen.) Dazu öffnen Sie entweder die im ersten Schritt erstellte Abfrage (meine Dateien…) oder erstellen aus dem gewünschten Verzeichnis eine neue Abfrage-Kopie auf dem bekannten Wege. Sie werden erkennen, dass sie eigentlich nur zwei Spalten benötigen: Die letzte Spalte Folder Path und die erste Spalte Name. Die beiden sollen nun zusammengefügt und dann in eine neue Tabelle geschrieben werden.

Klicken Sie zuerst auf die Überschrift der letzten Spalte (Folder Path) und markieren Sie anschließend mit Strg die erste Spalte (Name). Diese Reihenfolge ist wichtig. Wechseln Sie nun zum Menü Transformieren. Mittig ist eine Gruppe mit dem Namen Textspalte. Klicken Sie dort auf das Symbol Spalten zusammenführen und es erscheint dieses Dialogfenster:

Zusammenführen von zwei Spalten im Query Editor

Zusammenführen von zwei Spalten im Query Editor

Die Auswahl bei Trennzeichen ist korrekt, denn die beiden Spalten sollen ohne ein weiteres Trennzeichen zusammengeführt werden. Als Neuer Spaltenname geben Sie beispielsweise Voller Pfad ein, was ja auch dem künftigen Inhalt entspricht. Ein Klick auf OK und die erste Spalte wird seitens der Überschrift wie vorgegeben umbenannt und die Inhalte sind wie gewünscht Pfad und Dateiname. Nun können Sie ab der zweiten Spalte alles löschen, das hat keinen Einfluss auf die eben neu erstellte Spalte. Diesen Stand der Dinge sollten Sie per Schließen & laden erst einmal sichern.

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Nun fällt Ihnen aber auf, dass der Name der Abfrage alle andere als „sprechend“ ist. Um diesen zu ändern, brauchen Sie aber nicht die Abfrage zu öffnen. Ein Rechtsklick im rechten Seitenfenster auf das Feld der aktuellen Abfrage und im Kontextmenü wählen Sie dann beispielsweise Voller Pfad als Namen. Mit Return bestätigen Sie die Änderung.

Wenn Ihnen nun noch einfällt, dass sie doch noch einen Filter setzen wollten, beispielsweise alle Excel-Dateien, dann scheint es so, als wenn sie nur die Möglichkeit hätten über den oben diskutierten Punkt Endet mit… zu filtern. Es geht aber auch anders: Öffnen Sie erst einmal wieder die Abfrage. Markieren Sie im Seitenfenster bei Angewendete Schritte den letzten Punkt Entfernte Spalten und klicken Sie auf das Kreuz loeschkreuz_schritte links dieses Textes. Sofort wird dieser vorgenommen Schritt rückgängig gemacht. Sie können nun in der Spalte Extension den oder die gewünschten Filter setzen. Natürlich können Sie auch noch einen weiteren Filter, beispielsweise bei Date modified setzen, um nur Dateien anzuzeigen, die nach einem bestimmten Zeitpunkt verändert worden sind. Wenn Ihnen das Ergebnis zusagt, wiederum alle Spalten außer der ersten löschen und die Abfrage in einer neuen Tabelle speichern.

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Klicken und öffnen

Und jetzt noch die ausgewählten Dateinamen so einrichten, dass die eigentlichen Dateien per Mausklick geöffnet werden. Das wär’s dann doch! 😎 Es geht auch sogar ohne programmieren. Na ja, zu mindestens wenn es nicht allzu viele Zeilen sind, ist es mit wenigen Mausklicks erledigt. Vielleicht wird Ihnen das dennoch rasch zu viel, dann kommt der oben genannte Hinweis zum tragen, dass VBA mitunter doch eine gute Hilfe leisten kann.

Zuerst jedoch möchte ich Ihnen aufzeigen, wie sie eine einzelne Zelle, einen einzelnen Pfad mit Dateinamen so einrichten können, dass ein Klick darauf diese Datei öffnet. Das Geheimnis ist: Sie machen aus dem Eintrag einen Hyperlink. Markieren Sie die Zelle mit dem Text für die entsprechende Datei. Wechseln Sie zum Menüpunkt Einfügen und klicken dort ziemlich weit rechts in der Gruppe Link auf das Symbol Link. Es zeigt sich dieses Fenster:

Einfügen eines Hyperlinks in eine Zelle

Einfügen eines Hyperlinks in eine Zelle

Oben in diesem Dialog in der Zeile Anzuzeigender Text: steht der Inhalt des markierten Feldes. Ein Klick dort hinein, StrgA, anschließend StrgC, um die Markierung in die Zwischenablage zu kopieren. Klicken Sie nun in das untere Textfeld Adresse: und StrgV, um den Inhalt der Zwischenablage an dieser Stelle einzufügen. Nach einem OK werden Sie sofort erkennen, dass dieser Text durch die andere Färbung und die Unterstreichung offensichtlich zu einem Hyperlink geworden ist. Testen Sie es mit einem Klick darauf und es wird sich die Zieldatei (sofern möglich) sofort öffnen.

Wie schon erwähnt, bei einigen wenigen Einträgen lässt sich das recht gut per Hand erledigen. Möchten Sie aber alle Einträge dieser Liste so „behandeln“, dann bietet sich förmlich ein Makro an, welches Ihnen die Arbeit weitestgehend abnimmt. Als Vorbereitung empfehle ich Ihnen, der erstellten Tabelle/Liste einen „sprechenden“ Namen zu geben. Mein Vorschlag ist: Zu_Hyperlink (mit dem Unterstrich zwischen den Worten). Das geht aus meiner Sicht am besten, indem sie die Abfrage Bearbeiten und dort im rechten Seitenfenster bei Eigenschaften im Feld Name diesen Namen als Änderung eintragen. Zur Kontrolle können Sie nach dem schließen der Abfrage irgendwo in die Liste klicken, StrgA, um die gesamte Liste ohne Überschriften zu markieren und dann im Namenfeld nachschauen, ob dieser Name korrekt übernommen worden ist.

Das folgende Makro setzt voraus, dass die Tabelle genau den aufgeführten Namen hat.

Option Explicit

Sub Liste_zu_Hyperlink()
   Dim oListe As ListObject, Anz As Long
   Dim cText As String, Ze As Long
   Dim rng As Range
   
   Set oListe = ActiveSheet.ListObjects("Zu_Hyperlink")
   With oListe
      Anz = .ListRows.Count
      For Ze = 1 To Anz
         Set rng = .ListRows(Ze).Range
         cText = rng
         .ListRows(Ze).Range.Hyperlinks.Add rng, cText
      Next Ze
   End With
End Sub

Fügen Sie dieses Makro in das Arbeitsblatt mit der Liste ein und rufen Sie es beispielsweise mit AltF8 auf. Umgehend werden alle Zellen der (einspaltigen) Liste als Hyperlink mit voller Funktionalität formatiert.

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Nur bestimmte Unterordner

Um erst gar keine falschen Hoffnungen aufkommen zu lassen: Beim Import der Dateistruktur und Files werden immer das direkt geladene Verzeichnis mit allen Unterordnern und Dateien geladen. Natürlich nicht die Dateien an sich und auch nicht die Ordner sondern nur die Namen. Aber wenn sie ein Mal die ganze Hierarchie als Abfrage im Excel oder als Tabelle haben, dann können sie durchaus auch gezielt einzelne Verzeichnisse ohne weitere Unterverzeichnisse selektieren und als getrennte Abfrage speichern. Selbstverständlich auf der Basis der Query aus der obersten Ebene.

Öffnen Sie diese Hauptabfrage oder erstellen Sie eine solche neu und schauen Sie sich noch einmal genau an, welche Informationen ihnen in den Spalten zur Verfügung stehen. Prinzipiell ist hier die gewünschte Information in der letzten Spalte Folder Path enthalten.

Beginnen sie mit der einfachsten Variante, dass nur die oberste Ebene in der Abfrage genutzt werden soll. Da beim einlesen der Struktur Schritt für Schritt vorgegangen wurde, können Sie auch davon ausgehen, dass mit Beginn des ersten Unterverzeichnisses alle restlichen Zeilen der Abfrage gelöscht werden können. Aber es geht (natürlich) doch noch um einiges einfacher. Sie haben ja auch in der Spalte Folder Path rechts den DropDown-Pfeil DropDownPfeil und wenn sie den anklicken, werden Ihnen alle Ebenen der Verzeichnisse angezeigt.

Und genau hier setzen Sie an. Jetzt ist es nämlich auch egal, ob sie nur die oberste Ebene oder irgend eine beliebige andere Ebene filtern wollen. Setzen Sie das Häkchen bei den Einträgen, die sie in die Abfrage aufnehmen wollen. Mit der Ausführung des Filters haben sie dann auch nur noch die gewünschten Dateien und Ordner in der Abfrage.

Vielleicht stellen Sie sich die Frage, ob es auch möglich ist, nur die Ordner ohne die darin enthaltenen Dateien anzeigen zu lassen. Eigentlich ganz einfach: Löschen Sie alle Spalten bis auf die letzte, dann bleibt ja nur noch die Ordnerstruktur über.

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Nach kalendarischen Daten filtern

Zugegeben, in den meisten Fällen werden sie Filter dieser Art in einer intelligenten Tabelle oder einer Pivotable bzw. PowerPivot einsetzen. Aber bei den teilweise hier sehr großen Datenmengen kann es durchaus sinnvoll sein, schon an der Wurzel die gewünschte Auswahl zu treffen. Darum bietet auch Power Query die Möglichkeit, mit ausgereiften kalendarischen Filtern zu arbeiten. Im Bild direkt hierunter erkennen Sie einen Teil der Möglichkeiten, ein Datum oder einen Datumsbereich für eine bestimmte Spalte (hier: Zugriffsdatum) festzulegen und zu filtern:

Möglichkeiten des Datums-Filters

Möglichkeiten des Datums-Filters

Alle Dateien, die im letzten (vorherigen) Quartal geändert wurden.

Angenommen, Sie wollen alle Dateien filtern, die im vergangenen Quartal (Vorquartal) bearbeitet worden sind. Sie erkennen im Bild hierüber, dass es den Untermenüpunkt Quartal gibt. Wenn sie darauf zeigen, können Sie in einem weiteren Untermenü die Auswahl Letztes Quartal treffen. Natürlich muss zuvor die Spalte Date accessed ausgewählt worden sein. Nach dem OK werden die Daten sofort entsprechend gefiltert. Anschließend können Sie die Zeilen selbstverständlich noch nach Datum und eventuell auch Zeit sortieren.

Die weiteren Möglichkeiten, die sich in Sachen Auswahl des Quartals bieten, sind prinzipiell selbsterklärend. Probieren Sie gerne damit etwas herum, es lohnt sich. Sie werden rasch die dahinter stehende Systematik erkennen.

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Alle Dateien die im zweiten Quartal dieses Jahres geöffnet wurden

Auf der Basis des eben gelernten sollte es nicht schwer sein, all jene Files heraus zu suchen, die im zweiten Quartal dieses (des aktuellen) Jahres zuletzt bearbeitet worden sind. Voraussetzung ist natürlich, dass das heutige Datum nach dem ersten Quartal des Jahres liegt. Dazu ist es erst einmal wichtig, dass Sie alle vorhandenen Filter aller Spalten löschen. Dann wählen Sie natürlich den entsprechenden Unterpunkt 2. Quartal. Und anschließend kommt wahrscheinlich eine mehr oder weniger große Überraschung: Es werden nicht nur die Daten des zweiten Quartals dieses Jahres angezeigt, sondern auch jene anderer Jahre (sofern diese existieren).

Jetzt stellt sich natürlich die Frage, wie sie die Auswahl am besten auf dieses Jahr eingrenzen können. Eine Möglichkeit wäre, die Einträge nach Datum zu sortieren und alle unerwünschten Zeilen dann zu löschen. Da sie einerseits solch eine Schritt leicht rückgängig machen können und andererseits die Daten ja nicht wirklich gelöscht werden sondern nur in der Abfrage, ist das kein Risiko. Dennoch ist das nicht wirklich die optimale Lösung. Schließlich ändern sie damit die Reihenfolge der angezeigten Ergebnisse. Viel besser ist es, wenn sie in der gleichen Spalte einen weiteren Filter einsetzen. Wiederum bei Datums-/Zeitfilter und dort im Untermenü Nach… öffnet sich ein Dialogfenster wo die Auswahl ist nach bereits vorselektiert ist. Ein Klick auf DropDownPfeil bietet Ihnen in einem Dropdown die Möglichkeit an, ist nach oder gleich auszuwählen. In dem Textfeld daneben schreiben Sie einfach den 1. Januar des aktuellen Jahres hinein oder wählen dieses Datum durch einen Klick auf den symbolischen Kalender rechts des Textfeldes. Die bereits vorgefilterten Daten werden nun zusätzlich gefiltert und es bleiben ausschließlich die Zeilen sichtbar, deren Daten im gewünschten Quartal liegen.

Hinweis: Wenn Sie derartige Datumsfilter in anderen Listen verwenden, wo auch Daten aus der Zukunft vorhanden sind, dann kann es sinnvoll sein wenn sie eine Und-Verknüpfung machen. Hier sollten sie dann angeben, dass das Datum nicht nach dem 31. Dezember des jeweiligen Jahres liegen darf.

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Beliebiger Zeitraum

Und nun sollte Ihnen auch klar sein, wie sie einen beliebigen Zeitraum auswählen. Achten Sie jedoch darauf, dass vorher alle eventuell gesetzten Filter bezüglich des Datums gelöscht werden. Denken Sie auch daran, dass bei einer Verknüpfung mit Und in jedem Fall beide Angaben zutreffen müssen. Bei einem Oder ist es so, dass entweder das eine oder das andere zutreffen kann. Im normalen Sprachgebrauch werden diese beiden Worte oft einmal anders genutzt als in der EDV.

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… und sonst?

Ja, was können Sie sonst noch mit dieser Funktionalität anfangen? In riesiges Potenzial liegt noch darin, dass sie Excel Dateien über diesen Weg direkt öffnen und auswerten können. Typisches Beispiel ist, dass sie alle Excel Dateien eines Verzeichnisses auf diesem Wege geöffnet werden und gemeinsam in eine „Abfrage-Galerie“ gespeichert. Jede einzelne Datei ist dann in einer eigenen Query im Abfrage Editor bearbeitbar. Eine ausführliche Anleitung finden Sie hier im Blog.

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