Die Auf­gabe sei, mehrere aber nicht alle Files eines oder unter­schiedliche Ord­ner zu importieren und die Dat­en dann in eine Auswer­tung zusam­men­z­u­fassen. Für eine solche Übung habe ich in dieser zip-Datei die Jahre­sum­sätze der Bäck­erei Klein­brot, aufgeteilt auf die 12 Monate des Jahres, für Sie zusam­mengestellt. Ein­fach herun­ter­laden, ent­pack­en, auf Wun­sch auch noch in ver­schiedene Verze­ich­nisse ver­schieben und dann losle­gen. 😎 

Prinzip­iell ist das Vorge­hen iden­tisch mit dem zusam­men­fassen einzel­ner Tabel­len­blät­ter. Nur dass sie hier nicht einzelne Blät­ter ein­er Arbeitsmappe nacheinan­der importieren son­dern einzelne Dateien. Sie begin­nen mit einem leeren Work­book. Nach der Aktivierung der Pow­er Query-Funk­tion­al­ität wer­den sie im Menüband über den Menüpunkt Neue Abfrage die Auswahl Aus Arbeitsmappe tre­f­fen:

Ein Excel-File in den Query-Edi­tor importieren

Sie wollen die ersten drei Monate des Jahres in die neu zu erstel­lende Abfrage importieren. Wählen Sie im geöffneten Datei-Dia­log das entsprechende Verze­ich­nis und anschließend beispiel­sweise durch Dop­pelk­lick das File Januar.xlsx aus. Es öffnet sich ein Dialogfen­ster Nav­i­ga­tor, dort Klick­en Sie auf das einzige Sym­bol für eine Tabelle mit dem Text Jan­u­ar. Zu Ihrer Kon­trolle wird im recht­en Bere­ich des Dialogs ein Auss­chnitt der Dat­en angezeigt.

Da sie später ver­mut­lich in der Mappe nicht jeden einzel­nen Monat als erzeugte Abfrage-Tabelle in einem einzel­nen Blatt dargestellt haben wollen, Klick­en Sie hier bei der Schalt­fläche Laden auf den Drop­downpfeil und anschließend auf Laden in … In diesem Dia­log:

Nur als Verbindung laden, nicht als Tabelle

… Klick­en Sie auf Nur Verbindung erstellen und anschließend auf Laden. Ihnen wird auf­fall­en, dass sie sich anschließend nicht im Abfrage-Edi­tor Befind­en son­dern ent­ge­gen der Erwartung (so meine Ver­mu­tung) immer noch in dem leeren Arbeits­blatt Tabelle1. Aber im recht­en Seit­en­fen­ster wer­den Sie erken­nen, dass es eine Abfrage mit dem Namen Jan­u­ar gibt und dazu der Hin­weis Nur Verbindung. – Gehen Sie nun für die Monate Feb­ru­ar und März gle­icher­maßen vor. – Öff­nen Sie nun die Abfrage Jan­u­ar zum Bear­beit­en.

Soweit wird Ihnen große Teile des Vorge­hens bekan­nt sein. Da die Dat­en ja nur als Verknüp­fung (als Verbindung) existieren, hat die Abfrage einen beson­deren Sta­tus und muss wegen der kom­menden Schritte zum zusam­men­führen der einzel­nen Abfra­gen erst ein­mal als „ganz nor­male” Abfrage gespe­ichert wer­den. Dazu im Reg­is­ter Start Gruppe Abfrage Sym­bol Ver­wal­ten Menüpunkt Duplizieren wählen. Es wird eine neue Abfrage mit dem Namen Jan­u­ar (2) gener­iert. Benen­nen Sie diese Abfrage am besten gle­ich um und geben ihr den Namen qry_3 Monate.

Jet­zt in der Gruppe Schließen den Text Schließen & Laden anklick­en (nicht das Sym­bol!) und anschließend Schließen & laden in… Im Dia­log nehmen Sie die hier gezeigten Ein­stel­lun­gen vor:

Die Dat­en in eine Tabelle (statt Verknüp­fung) spe­ich­ern

Ab jet­zt ist (fast) alles genau­so, wie bere­its mehrfach und hier detail­liert beschrieben. Darum an dieser Stelle nur ganz knapp und in Stich­worten:

• Die Abfrage qry_3 Monate ist geöffnet.
• Reg­is­ter Start, Schalt­fläche Kom­binieren | Abfra­gen anfü­gen
• Im Anfü­gen-Dia­log Drei oder mehr Tabellen markieren und die bei­den verbleiben­den Abfra­gen über die Schalt­fläche Hinzufü­gen in den Bere­ich Anzufü­gende Tabellen kopieren.
• Mit OK den Dia­log schließen.
• In der Spalte Datum auf  Klick­en und im Drop­down die Häkchen bei (NULL) und Summe ent­fer­nen.
• Schließen und laden und das Ziel ist erre­icht.

Durch das fil­tern bleiben nur noch die Zeilen mit den kalen­darischen Dat­en über. Und was wichtig ist: Die durch PQ erzeugte Tabelle enthält nur noch die gefilterten Dat­en ohne aus­ge­blendete Zeilen.

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