Ausgewählte Files zusammenfassen

Ausgewählte Dateien eines oder mehrerer Verzeichnisse in Power Query importieren und zusammenfassen

Die Aufgabe sei, mehrere aber nicht alle Files eines oder unterschiedliche Ordner zu importieren und die Daten dann in eine Auswertung zusammenzufassen. Für eine solche Übung habe ich in dieser ZIP-Datei die Jahresumsätze der Bäckerei Kleinbrot, aufgeteilt auf die 12 Monate des Jahres, für Sie zusammengestellt. Einfach herunterladen, entpacken, auf Wunsch auch noch in verschiedene Verzeichnisse verschieben und dann loslegen. 😎 

Prinzipiell ist das Vorgehen identisch mit dem zusammenfassen einzelner Tabellenblätter. Nur dass sie hier nicht einzelne Blätter einer Arbeitsmappe nacheinander importieren sondern einzelne Dateien. Sie beginnen mit einem leeren Workbook. Nach der Aktivierung der Power Query-Funktionalität werden sie im Menüband über den Menüpunkt Neue Abfrage die Auswahl Aus Arbeitsmappe treffen:

Ein Excel-File in den Query-Editor importieren

Ein Excel-File in den Query-Editor importieren

Sie wollen die ersten drei Monate des Jahres in die neu zu erstellende Abfrage importieren. Wählen Sie im geöffneten Datei-Dialog das entsprechende Verzeichnis und anschließend beispielsweise durch Doppelklick das File Januar.xlsx aus. Es öffnet sich ein Dialogfenster Navigator, dort klicken Sie auf das einzige Symbol für eine Tabelle mit dem Text Januar. Zu Ihrer Kontrolle wird im rechten Bereich des Dialogs ein Ausschnitt der Daten angezeigt.

Da sie später vermutlich in der Mappe nicht jeden einzelnen Monat als erzeugte Abfrage-Tabelle in einem einzelnen Blatt dargestellt haben wollen, klicken Sie hier bei der Schaltfläche Laden auf den Dropdownpfeil und anschließend auf Laden in … In diesem Dialog:

Nur als Verbindung laden, nicht als Tabelle

Nur als Verbindung laden, nicht als Tabelle

… klicken Sie auf Nur Verbindung erstellen und anschließend auf Laden. Ihnen wird auffallen, dass sie sich anschließend nicht im Abfrage-Editor Befinden sondern entgegen der Erwartung (so meine Vermutung) immer noch in dem leeren Arbeitsblatt Tabelle1. Aber im rechten Seitenfenster werden Sie erkennen, dass es eine Abfrage mit dem Namen Januar gibt und dazu der Hinweis Nur Verbindung. – Gehen Sie nun für die Monate Februar und März gleichermaßen vor. – Öffnen Sie nun die Abfrage Januar zum Bearbeiten.

Soweit wird Ihnen große Teile des Vorgehens bekannt sein. Da die Daten ja nur als Verknüpfung (als Verbindung) existieren, hat die Abfrage einen besonderen Status und muss wegen der kommenden Schritte zum zusammenführen der einzelnen Abfragen erst einmal als „ganz normale“ Abfrage gespeichert werden. Dazu im Register Start Gruppe Abfrage Symbol Verwalten Menüpunkt Duplizieren wählen. Es wird eine neue Abfrage mit dem Namen Januar (2) generiert. Benennen Sie diese Abfrage am besten gleich um und geben ihr den Namen qry_3 Monate.

Jetzt in der Gruppe Schließen den Text Schließen & Laden anklicken (nicht das Symbol!) und anschließend Schließen & laden in… Im Dialog nehmen Sie die hier gezeigten Einstellungen vor:

Die Daten in eine Tabelle (statt Verknüpfung) speichern

Die Daten in eine Tabelle (statt Verknüpfung) speichern

Ab jetzt ist (fast) alles genauso, wie bereits mehrfach und hier detailliert beschrieben. Darum an dieser Stelle nur ganz knapp und in Stichworten:

  • Die Abfrage qry_3 Monate ist geöffnet.
  • Register Start, Schaltfläche Kombinieren | Abfragen anfügen
  • Im Anfügen-Dialog Drei oder mehr Tabellen markieren und die beiden verbleibenden Abfragen über die Schaltfläche Hinzufügen in den Bereich Anzufügende Tabellen kopieren.
  • Mit OK den Dialog schließen.
  • In der Spalte Datum auf  klicken und im Dropdown die Häkchen bei (NULL) und Summe entfernen.
  • Schließen und laden und das Ziel ist erreicht.

Durch das filtern bleiben nur noch die Zeilen mit den kalendarischen Daten über. Und was wichtig ist: Die durch PQ erzeugte Tabelle enthält nur noch die gefilterten Daten ohne ausgeblendete Zeilen.

▲ nach oben …

Dieser Beitrag wurde unter Daten zusammenführen, File-Handling, Filtern & Sortieren, Power Query, PQ-Quickies abgelegt und mit , , , , , verschlagwortet. Setze ein Lesezeichen auf den Permalink.

Schreibe einen Kommentar