Eigentlich funk­tion­iert das sortieren in Pow­er Query genau­so wie in Excel. Aber nur „eigentlich”, denn es gibt doch die eine oder andere Beson­der­heit. Um das nachvol­lziehen zu kön­nen, laden Sie bitte von unserem Serv­er diese Datei herunter, for­matieren die Dat­en als Liste bzw. Tabelle (StrgL oder StrgT) und importieren Sie diese in den Pow­er Query Edi­tor. Es han­delt sich um die Mit­glieder des 18. Deutsch Bun­destages, die ich wegen des vorge­se­henen Sortierens ein wenig in Unord­nung gebracht habe. 😈 

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Grundlegendes zum Einstieg

Begin­nen Sie damit, die Liste etwas unkon­ven­tionell zu sortieren. Die Rei­hen­folge soll sein: Frak­tion, Vor­name und dann Name. Ob nun Auf- oder absteigend, das über­lasse ich Ihnen. Ver­suchen Sie es ein­fach ein­mal auf eigene Faust. Vielle­icht schaf­fen sie es ja sog­ar … Und wenn es ihnen nicht gelun­gen ist, dann schließen Sie ide­al­er­weise die Datei und öff­nen Sie das File gle­ich noch ein­mal, damit Sie den Orig­i­nal-Zus­tand wieder­hergestellt haben. Wenn Sie gute Basis-Ken­nt­nisse in Pow­er Query haben, kön­nen Sie auch direkt den let­zten Schritt löschen.

Wenn Sie diese Sortierung in Excel vornehmen, dann wer­den Sie zuerst nach Nach­name, anschließend Vor­name und zum Schluss Frak­tion sortieren, um zum gewün­scht­en Ergeb­nis zu gelan­gen. In Pow­er Query ist die Vorge­hensweise anders, näm­lich in der eigentlich logis­chen Rei­hen­folge entsprechend. Die höch­ste Pri­or­ität wer­den sie zuerst sortieren, anschließend die zwei­thöch­ste und zum Schluss die niedrig­ste. Also in der Rei­hen­folge Frak­tion, Vor­name, Nach­name.

Da es hier aber auch um absolute Basics geht, zeige ich Ihnen kurz den Weg, wie sie eine Spalte sortieren. Um ein ver­bre­it­etes Missver­ständ­nis auszuräu­men: Sortieren geht nur auf­steigend oder absteigend, Fil­tern hat damit rein gar nichts zu tun. Auch wenn es im gle­ichen Dia­log gezeigt wird. – Direkt nach dem Import in den Edi­tor zeigt sich der 1. Teil der Liste so:

Die zu sortieren­den Dat­en direkt nach dem Import

Ein Klick auf das Erweit­ern-Sym­bol  beispiel­sweise der Spalte Frak­tion und es öffnet sich ein Dia­log:

Nur die ober­sten Zeilen des Dialogs sind hier rel­e­vant

Die ersten bei­den Zeilen sind für ihr Vorhaben entschei­dend. Die sym­bol­is­che Darstel­lung links des Textes zeigt ein­deutig, in welch­er Form sortiert wer­den soll; von A nach Z oder eben von Z nach A. Ein Klick auf die Auswahl führt umge­hend die Sortierung auch größter Daten­men­gen rasch durch. Gle­ich­es gilt für weit­ere Spal­ten, wobei ‑wie bere­its erwäh­nt- genau diese Rei­hen­folge einge­hal­ten wird. Mit anderen Worten: Die zuerst sortierte Spalte bleibt in dieser Sortierung bzw. Rei­hen­folge beste­hen, auch wenn anschließend weit­ere Spal­ten sortiert wer­den. In den Erweiterung-Sym­bol­en erken­nen sie nach dem Sorti­er-Vor­gang einen Pfeil, der ihnen die Sorti­er-Rich­tung anzeigt. Sehen Sie keinen Pfeil, ist die Spalte auch nicht sortiert (hier: Vor­name).

Die Sorti­er-Rei­hen­folge wird durch die Pfeile angezeigt

Und wenn Sie genau hin­se­hen wer­den Sie direkt links des Kästchens eine Zif­fer erken­nen. Sie spiegelt die Pri­or­ität wieder, also die von Ihnen vorgenommene Sorti­er-Rei­hen­folge.

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Sortierung (erneut) ändern

Beim Testen für diesen Beitrag dachte ich: Die beste­hende Sortierung inner­halb ein­er Spalte nach Auf- oder Absteigend kann ich prob­lem­los ändern. Das funk­tion­iert auch ein­wand­frei. Aber nur, solange nur diese eine Spalte sortiert ist. Sind mehrere Spal­ten ein­er Tabelle, ein­er Abfrage sortiert, so hat das manch­mal uner­wartete Neben­ef­fek­te. Es ist dur­chaus denkbar, dass eine der weit­eren sortierten Spal­ten die eigentlich kor­rek­te Sortier­folge unmo­tiviert min­i­mal verän­dert.

Darum an dieser Stelle meine Empfehlung: Wenn Sie Änderun­gen in der Sortierung ein­er beliebi­gen Spalte vornehmen wollen, dann set­zen Sie vorzugsweise eine vorgenommene Sortierung zurück und begin­nen den Sorti­er-Vor­gang noch ein­mal. Ich halte das ganze zwar für einen Bug, aber ob und wann so etwas behoben wird, kann nie­mand vorse­hen. Zum Aufheben der Sortierung wer­den sie im Dia­log, der nach Klick auf  erscheint,  auf die 3. Zeile Sortierung löschen Klick­en. Wenn Sie sofort nach der Sortierung merken, dass da etwas schief gelaufen ist, kön­nen Sie den zulet­zt aufgerufe­nen Vor­gang (Sortierte Zeilen) ein­fach durch einen Klick auf  löschen. Und wenn sie die Rei­hen­folge der Spal­ten in Sachen Pri­or­ität der Sortierung ändern wollen, dann müssen Sie in jedem Falle erst alle Sortierun­gen nacheinan­der löschen und dann neu erstellen.

Und damit es eher den Standard-„Regeln” entspricht, sortieren Sie nun die Liste nach Name, Vor­name und Frak­tion. Exakt in dieser Rei­hen­folge.

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