Fragebogen (PDF) auswerten

Auswerten eines Fragebogens im PDF-Format

Einleitende Worte

Mit schöner Regelmäßigkeit kommt in Foren und auch bei uns die Anfrage, ob und wie sich Fragebogen, die als PDF-Formular erstellt werde sollen, mit Excel auswerten lassen. Die Antwort ist schon aufgrund der Länge dieses Beitrages klar, es geht. Es geht auch recht komfortabel, wenn alle Parameter beachtet werden.

Voraussetzung für ein gutes Gelingen ist, dass nicht nur Excel in einer neueren Version eingesetzt wird sondern auch unbedingt das Programm Adobe Acrobat Pro in einer nicht allzu alten Version. Hier in dieser Musterlösung wird die Version Adobe Acrobat X Pro verwendet und besprochen. Prinzipiell können Sie auch mit erheblich älteren Versionen zum Ziel gelangen, aber es ist denkbar, dass die Vorgehensweise eine komplett andere ist. Beispielsweise wurden derzeit die ausgefüllten Feldinhalte bzw. Markierungen als E-Mail im Text-Format übersandt. Aber das nur als Intermezzo, hier ist die oben aufgeführte Konfiguration bindend.

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Aller Anfang ist schwer

Und so stellt sich die Frage, wie der PDF-Fragebogen erstellt werden soll. Direkt im Acrobat? Na ja, das ginge, aber es ist doch recht mühselig. In Word? Eine gute Alternative. Aber wenn Sie glauben, dass Sie in Word Operationsfelder einbauen können und diese dann im Acrobat (Reader) auch als solche funktionieren, dann ist das leider nicht richtig. Oder aber Sie nutzen gleich MS Excel. Das passt ja auch ganz gut, denn schließlich geht es in diesem Blog in erster Linie um Excel. Obwohl beide Möglichkeiten gleichwertig wären, ziehe ich Excel vor, weil die Fragen im PDF-Dokument ja auch tabellarisch angeordnet sind.

Dennoch gilt: Da hier die Interaktion von PDF zu Excel im Vordergrund steht, gestalte ich den Fragebogen recht einfach und auch knapp. Das Prinzip soll im Vordergrund stehen, nicht das Aussehen. Auch sind die Schritte im Acrobat mitunter recht knapp beschrieben, mitunter ist „gesundes“ Mitdenken und etwas Forschergeist gefragt.

Ich habe erst einmal eine Excel-Tabelle erstellt, welche die Fragen und natürlich auch die Bewertungsmöglichkeiten enthält. Das Ganze sieht dann so aus, wie hierunter gezeigt. Am besten steigen Sie gleich an dieser Stelle ein und Sie laden sich die Arbeitsmappe hier herunter.

Fragebogen in MS Excel

Fragebogen in MS Excel

Die eine oder andere Anmerkung ist mir doch wichtig, denn sonst kann es bei Ihren ersten Gehversuchen vielleicht doch anders laufen, als geplant.

  • Spalte A: Die Spaltenbreite richtet sich nicht nach der Überschrift sondern nach der Breite der Texte in A5:A9. Etwas mehr als notwendig darf es aber sein, weil der Druck in eine *.pdf mitunter etwas anders ausfällt als die Ansicht auf dem Bildschirm.
  • Spalte B (und weitere): Die punktierten Linien sind Rahmen. Sie dienen einfach als Hilfe zur Positionierung der Optionsfelder später in der *.pdf. Sie werden anschließend (im Acrobat) per Hand wieder entfernt.
  • Spalte C (und weitere): Es steht Ihnen frei, ob Sie hier den vollen Text eingeben („1 Punkt“, „2 Punkte“, …) oder nur eine Zahl (1 .. 5) und diese dann aber mit dem entsprechenden Zahlenformat versehen.
  • Spalte M: Die ist ein angenehmes Beiwerk. Sie kennen das vielleicht: Wenn Sie erst einmal eine Optionsschaltfläche einer Gruppe angeklickt haben, dann können Sie zwar zwischen den Vorgaben wechseln aber „rückgängig“, also alle leer, lässt sich nicht mehr machen. Um das zu erreichen, müsste die PDF neu geladen werden. Die Verwendung einer solchen Spalte ist ein Ausweg, weil intern später 0 Punkte für diese Auswahl vergeben werden.
  • Zeilen 5:9: Die Zeilenhöhe muss größer sein als Standard. Die Options-Schaltflächen werden mehr Platz brauchen. Und das würde dann ziemlich „gequetscht“ aussehen. Bei einer Kontrolle werden Sie sehen, dass ich die Höhe 21 (28 Pixel) gewählt habe.
  • Wenn Sie wollen, können Sie die Texte mit den Punkten noch etwas ein- bzw. die formatierten Zahlen ausrücken. Ich belasse es bei diesem Aussehen.
  • Da bei voreingestellter Schriftgröße und auch bei Standard-Rändern der Druckbereich zu breit wäre, richten Sie die Druck-Einstellungen über das Register Seitenlayout so ein, dass die Breite auf 1 Seite begrenzt wird.

Ich ziehe es vor, diese Mappe einfach und nur im Excel-Format zu speichern. Die Alternative wäre ja, das Arbeitsblatt sofort als PDF zu speichern, dann hätten Sie gleich eine Datei, welchen Sie im Acrobat Pro öffnen könnten. – Wofür auch immer Sie sich entscheiden, schließen Sie nun die Excel-Datei.

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Das PDF-Formular erstellen

Öffnen (starten) Sie nun das Programm Adobe Acrobat Pro, nicht den Reader. Zu Beginn stellt sich das so dar:

Startbildschirm des Acrobat Pro

Startbildschirm des Acrobat Pro

Prinzipiell wären hier zwei Optionen gleichwertig: PDF erstellen oder PDF-Formular erstellen. Ich gehe hier den Weg, der sich eigentlich anbietet, die Formular-Option. Als erstes werden Sie gefragt, wie Sie an die Daten kommen wollen:

Auswahl der Datenquelle

Auswahl der Datenquelle

Sie erkennen schon, dass Sie verschiedene Dateiformate importieren können. Nach einem Klick auf Weiter > kommt dieses Fenster:

Die Datei suchen

Die Datei suchen

Ein Klick auf Durchsuchen… und Sie werden im typischen Datei-Öffnen-Dialog die entsprechende Excel-Datei auswählen. Falls Sie die Excel-Datei doch noch geöffnet haben, wird hier eine Fehleranzeige kommen und Sie haben die Gelegenheit, das File doch noch zu schließen. Nach erfolgter Auswahl wird Ihnen noch einmal der komplette Pfad und Dateiname angezeigt:

Die Datei ist ausgesucht

Die Datei ist ausgesucht

Wiederum Weiter > und der Fortschrittsbalken zeigt an, dass die Konvertierung manchmal einen Moment länger dauern kann:

Fortschrittsbalken bei der Umwandlung

Fortschrittsbalken bei der Umwandlung

Jetzt zeigt sich das frisch erstellte PDF-Dokument, und es sind sogar schon Felder an den richtigen Stellen eingefügt:

Es wurden automatisch Textfelder erstellt

Es wurden automatisch Textfelder erstellt

Beim zweiten oder dritten Blick werden Sie erkennen, dass die Felder zwar perfekt an den richtigen Stellen sitzen aber es sind Textfelder, und die gehören da nun wirklich nicht hin. Es sollen schließlich Optionsfelder sein. Schade eigentlich …

Das einfachste ist in diesem Moment, mit dem Mauszeiger einen großen Rahmen um alle Felder zu ziehen und dann Entf. Es bleiben dann nur die Texte und die Unterstreichungen, die unteren Rahmen über. Und das ist die optimale Ausgangssituation. Hätten Sie gleich zu Beginn die Möglichkeit gewählt, eine PDF zu erstellen, dann hätten Sie jetzt zwar im reinen Formularbereich von vornherein genau dieses Aussehen, aber im Seitenteil rechts wären auch keine Formular-Werkzeuge zu sehen. Ach ja, statt des Rahmens mit der Maus hätten Sie auch StrgA drücken können, dann sollten auch alle Felder markiert sein.

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Positionierung der Formularfelder

Prinzipiell können Sie jedes Formular-Element freihand dort positionieren, wo Sie wollen. In einer Tabelle aber fällt die kleinste Unregelmäßigkeit, die winzigste Asymmetrie sofort auf. Darum ist es hilfreich, Positionierungshilfen einzusetzen. Idealerweise ist diese Position das linke Ende der Unterstriche neben dem entsprechenden Text.

Es stellt sich zu Beginn die Frage, welches Formular-Element soll verwendet werden. Grundsätzlich ist es natürlich ein Optionsfeld, weil hier nur eine einzige Auswahl in der jeweiligen Gruppe (Wartezeit .. Begrüßung) möglich ist. Typischerweise sind das diese runden Knöpfe, die sich im englischen Sprachgebrauch „Radiobuttons“ nennen. Es gibt aber eine Alternative, das sind viereckige Optionsfelder, die mit einem Kreuz Aktivität anzeigen. Die werde ich später in der Beispiel-Lösung verwenden.

Aber zunächst geht es ja um die exakte Positionierung. Und dazu gibt es Hilfslinien, die zwar auf dem Bildschirm nicht aber in der endgültigen Datei angezeigt werden. Als erstes sorgen Sie dafür, dass die Lineale sichtbar sind. Dabei hilft bei Bedarf der Menüpunkt Anzeige | Ein-/Ausblenden und dort dann das Untermenü Lineale und Raster; StrgR kann auch zielführend sein. Klicken Sie nun in eines der Lineale oben oder links und ziehen Sie bei gedrückter Maustaste eine Hilfslinie an die gewünschte Position. Auch wenn die Position beim ersten Anlauf nicht so exakt ist, wenn alle Linien in etwa passen, vergrößern Sie den Zoom auf beispielsweise 200% oder 400% und verschieben dann jede der Linien entweder genau auf die Positionshilfslinien (die Rahmen aus Excel) bzw. an deren linken Rand. Am Ende sollte es dann so aussehen:

Die Hilfslinien sind eingefügt

Die Hilfslinien sind eingefügt

Die Hilfslinien überdecken nun (mehr oder weniger) die waagerechten Linien aus dem Excel. Die Schnittpunkte horizontal+vertikal sind die Marker für die Positionierung.

In weiser Voraussicht, dass ja mehrere gleiche Felder (Radiobuttons) gebraucht werden, ist es ausgesprochen hilfreich, die Option bei Werkzeugauswahl beibehalten zu aktivieren:

Werkzeugauswahl beibehalten

Werkzeugauswahl beibehalten

Hier an dieser Stelle gibt es nur die Möglichkeit, die runden Optionsfelder einzufügen. Wenn Sie auf das Symbol mit der Maus zeigen, haben Sie auch gleich eine hilfreiche Erklärung:

Einfügen der Optionsfelder

Einfügen der Optionsfelder

Klicken Sie darauf und positionieren Sie das blaue Viereck unterhalb der Zeile Wartezeit und direkt rechts der ersten Hilfslinie. Sie werden rasch merken, dass die exakte Positionierung durch einen „Magneteffekt“ sehr erleichtert wird:

Der Magneteffekt hilft beim positionieren

Der Magneteffekt hilft beim positionieren

Arbeiten Sie sich unbedingt in der gleichen Zeile von links nach rechts vor, bis zur letzten Spalte. Erst dann gehen Sie in die nächste Zeile. Der Hintergrund ist, dass Sie damit die Reihenfolge der Positionierung festlegen, wenn mit der Tab-Taste gearbeitet wird. Und da bekanntlich Vorsicht besser ist, als Nachsicht, speichern Sie jetzt die PDF-Datei im Sinne einer Zwischenspeicherung.

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Im nächsten Schritt werden Sie aus den runden Optionsfeldern quadratische Optionsfelder zum ankreuzen machen. Dazu markieren Sie mit StrgA alle Felder und mit der rechten Maustaste wählen Sie im Kontextmenü die Eigenschaften…

Eigenschaften des Optionsfeldes ändern

Eigenschaften des Optionsfeldes ändern

Jetzt kommt etwas Fleißarbeit. Sie müssen jedes einzelne Feld mit einem Rückgabewert und einem Gruppennamen versehen. Ein Rechtsklick auf die erste Schaltfläche und im Kontextmenü wählen Sie dann Feld Umbenennen…. Es zeigt sich dieses Fenster:

Umbenennen des Optionsfeldes und ändern des Rückgabewertes

Umbenennen des Optionsfeldes und ändern des Rückgabewertes

In der oberen Eingabezeile (Optionsfeldauswahl:) steht Auswahl1, die untere ist markiert und dort steht der Text Gruppieren1. Sie finden diese Werte übrigens auch im rechten Bereich des Fensters Aufgaben bei der Überschrift Felder. Ich komme gleich noch einmal darauf zurück.

Ändern Sie nun den Wert im unteren Textfeld (Gruppenname:) auf Wartezeit; es ist der Text aus der ersten Spalte, erste, also der darüber liegenden Zeile des eigentlichen Formular-Bereichs. Und sollte Ihnen aufgefallen sein, dass da irgend etwas anders ist, als es vorher war… Ja, ich habe den Tippfehler „Watezeit“ zur „Wartezeit“ innerhalb des Acrobat mittels des Textwerkzeugs geändert. Und natürlich sehen Sie, dass alle Felder um 1 Zeile nach unten verschoben sind. Das mag etwas irritieren, kann aber erst einmal so bleiben. Sie wissen aber und behalten auch stetig im Hinterkopf, dass die erste Zeile der Optionsfelder jetzt schon zur Wartezeit gehört.

In der Optionsfeldauswahl gebe ich nur die 1 als Wert ein, denn es soll bei einer Markierung dieser Auswahl eine 1 (entspricht 1 Punkt) zurück gegeben werden. Da wir im Feld rechts davon die gleiche Gruppe haben, kopiere ich den Inhalt des unteren Eingabefeldes mit StrgC in die Zwischenablage. Das Ganze stellt sich nun so dar:

Die Namen und Werte sind nun angepasst

Die Namen und Werte sind nun angepasst

Nun klicke ich auf das Optionsfeld rechts daneben und wähle wiederum Feld Umbenennen… Das untere Textfeld ist zwar schon markiert, aber dennoch sollten Sie einen einfachen Klick dort ausführen, um das Feld zu aktivieren. StrgV, und es wird mit dem eben kopierten Gruppennamen überschrieben. In das obere Textfeld kommt (natürlich) die 2. – Das geht so weiter bis zum letzten Optionsfeld dieser Zeile. Nur geben Sie dort eine 0 als Wert ein, denn es sind ja im Prinzip null Punkte, wenn keine Auswahl getroffen worden ist. Das gleiche Vorgehen gilt für die Zeilen darunter, nur werden Sie natürlich statt Wartezeit die Begrüßung .. Zufriedenheit als Gruppennamen verwenden. Aber stopp! Halten Sie nach dem ersten Feld einmal inne und betrachten Sie das eben schon einmal angesprochene Fenster rechts:

Das rechte Fenster mit den Feld-Optionen

Das rechte Fenster mit den Feld-Optionen

Es wurde automatisch die Gruppe Wartezeit und Begrüßung angelegt. Und jetzt können Sie sich entscheiden, ob Sie genau so wie gehabt weiter fortfahren wollen oder beim Umbenennen nur die Gruppe per c:p ändern. Denn Sie haben in dem Fenster rechts die Möglichkeit, die Werte für die Optionsfelder direkt anzupassen, zu ändern. So können Sie Ihre Arbeitsweise Ihren Vorlieben etwas anpassen.

Spätestens wenn Sie damit durch sind, also alle 30 Optionsfelder geändert haben, speichern Sie die PDF-Datei unter dem bisherigen oder einem anderen Namen ab. Sicherheit geht vor, und jetzt wird es etwas kritisch.

Excels Hilfslinien löschen

Zugegeben, die kleinen, kurzen Positionierhilfen, die Rahmenlinien aus Excel sind kaum zu sehen, aber sie könnten doch störend wirken. Und die werden Sie nun entfernen, denn wir haben ja immer noch die Hilfslinien des Acrobat.

Zuerst einfach einmal StrgA, um alle Felder zu markieren. Das soll sich dann so darstellen:

Alle Felder sind markiert, um sie zu verschieben

Alle Felder sind markiert, um sie zu verschieben

Jetzt Shift und das gleiche sofort noch einmal. Jetzt sind vermutlich auch teilweise die Hilfsstriche aus Excel zu sehen, wenn sie nicht komplett von den Hilfslinien des Acrobat verdeckt sind:

Die Felder sind nun nach rechts verschoben

Die Felder sind nun nach rechts verschoben

Schließen Sie nun die Formularbearbeitung über den entsprechenden Menüpunkt im rechten Fenster und öffnen Sie nun im rechten Fenster den Menüpunkt Inhalt. Dort wählen Sie Objekt bearbeiten aus. Der Mauszeiger hat nun ein kleines, nicht ausgefülltes Quadrat unten rechts (siehe Markierung in der Abbildung). Markieren Sie nun die erste Spalte mit den (hoffentlich) zumindest teilweise sichtbaren Rahmenlinien, indem Sie den Bereich mit gedrückter Maustaste eingrenzen:

Die Positionierhilfen aus Excel sind umrahmt

Die Positionierhilfen aus Excel sind umrahmt

Wenn Sie beim Markieren etwas in die Optionsfelder hinein gelangen, kann es sein, dass der Text mit markiert wird. Das darf nicht sein. Lieber die Excel-Rahmenlinien nur in halber Breite überfahren, das reicht schon. Nach dem Loslassen sind dann alle Rahmen des Excel in eine blaue Umrandung eingefasst:

Die Rahmenlinien sind markiert

Die Rahmenlinien sind markiert

Einfach Entf und diese Spalte ist „sauber“. Wiederholen Sie das für die restlichen fünf Spalten.

Wechseln Sie nun wieder in die Funktionalität für die Formulare (rechtes Fenster). Klicken Sie auf Bearbeiten und anschließend StrgA, um alle Optionsfelder zu markieren. Jetzt schieben Sie diese wieder in die alte Position zurück, inden Sie zwei mal nacheinander Shift betätigen. Anschließend können Sie die immer noch komplett markierten Formularfelder vertikal ausrichten. Probieren Sie einfach einmal, den unteren Rand der Kästchen auf die jeweilige Hilfslinie zu positionieren, wobei die Kästchen natürlich eine Zeile nach oben rutschen müssen. Wenn Sie die Formularbearbeitung schließen, erkennen Sie schon das Gesamtbild, wie es dich dann in der endgültigen PDF darstellt.

Sie können jetzt auch schon die Funktionalität prüfen, aber in jedem Fall sollten Sie vorher den Stand der Dinge speichern. Denn wenn Sie erst einmal ein Kreuzchen gesetzt haben, dann ist es nicht so ohne weiteres wieder zu entfernen. Da ist es doch dann wesentlich leichter, die PDF-Datei nach dem Experimentieren ohne Speichern zu beenden und die eben gespeicherte Datei dann wieder zu öffnen.

Wenn Sie sich sehr viel Mühe geben wollen, dann können Sie noch bei einer Darstellungsgröße von mindestens 400% das erste Kästchen in einer Größe anpassen, die besser aussieht. Wenn Sie eine der Ecken zum verändern anklicken und zusätzlich Shift drücken, dann bleibt das Feld quadratisch. Haben Sie die passende, meist um einiges kleinere Größe gefunden, können Sie erst StrgA und dann über das Kontextmenü (rechte Maustaste) festlegen, dass alle Kästchen die gleiche Höhe und Breite haben sollen wie das aktuelle. Danach noch einmal neu positionieren und das sieht gewiss so richtig schick aus.

Ein letzter Check noch:

  • Stimmt die Bezeichnung aller Texte?
  • Ist die Rechtschreibung OK?
  • Ist das Gesamtbild zufriedenstellend?
  • Ist jedes der Optionsfelder der korrekten Gruppe zugeordnet?
  • Stimmt bei jedem Optionsfeld der zugewiesene Wert?

Wenn nichts mehr zu korrigieren ist, dann speichern Sie die PDF ein letztes Mal. Öffnen Sie die Datei mit dem Adobe Reader (früherer Name: Acrobat Reader) und testen Sie ausgiebig die Funktionalität. Füllen Sie doch einfach einmal einen oder mehrere der Fragebögen aus und versenden Sie diese per Mail an eine „Sammelstelle“:

Mail-Versand (Möglichkeit 1)

Mail-Versand (Möglichkeit 1)

Als Alternative bietet sich ein Weg an, der von Adobe favorisiert wird:

Alternativer Versand per Mail

Alternativer Versand per Mail

Der Acrobat hat eine eigene Möglichkeit, die aktuelle Datei zu versenden. Der Vorschlag ist, Adobe SendNow zu verwenden. Das hat vielleicht einige Vorteile, aber ich stehe der Cloud nach wie vor kritisch gegenüber. Darum wähle ich lieber den Weg über die „normale“ E-Mail. Die würde dann in etwa so aussehen:

Beispiel-e-Mail

Beispiel-e-Mail

Bild ändern wegen Menü

Selbstverständlich werden Sie noch die Mailadresse für die Rückantwort in den Text einfügen und darauf hinweisen, dass die komplette PDF zurück gesandt werden soll. Auch kann es natürlich nur eine Zustell-Adresse sein, die restlichen werden dann entweder als Bcc oder einzeln versendet. Selbstverständlich können Sie -wie auch im „reinen“ Outlook- die Kontaktgruppen (ehemals Verteilerlisten) für den Versand verwenden. Reine Serienmalis mit persönlicher Anrede sind in plain Outlook möglich.

Die zurück gesandten Antworten, exakt ausgedrückt die PDF-Anhänge, werden sinnvollerweise in einem getrennten Verzeichnis auf der Festplatte gespeichert; das erleichtert das Handling bei der Vorbereitung für den Export der ausgewerteten Daten nach Excel.

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