Gruppen-Index, einheitlich je Gruppe

  Wissensstand: Level 2 ⇒ Solides Basiswissen in Excel, etwas Erfahrung in PQ   

Ein Lebensmittel-Geschäft fährt für die Kunden auch vorbestellte Ware aus. Die Bestellungen kommen in vielen Fällen vollkommen „gemischt“ herein, ein Beispiel finden Sie in dieser Datei. Das Ziel: Mit Excel einen Lieferschein (mit Preisen) zu erstellen, wo für jedes Produkt eine Packungs- bzw. Umkarton-Nummer eingetragen wird. Dabei ist davon auszugehen, dass alle Produkte einer Gruppe auch in eine einzelne Umverpackung (Karton) gelegt werden. Das Ziel dieser kleinen Aufgabe ist: Den Gesamtpreis berechnen und für jede Produktgruppe die Nummer der Umverpackung generieren.

Nach dem Laden der Muster-Datei werden sie die Daten in den Power Query-Editor importieren. Idealerweise werden sie die beiden letzten Spalten Gesamtpreis und Pak. Nr. löschen, damit sie in den folgenden Schritten die beiden Spalten mit genau diesem Namen neu erstellen können. Sie wissen, dass in einer „ordentlichen“ Liste die Spaltennamen eindeutig sein müssen.

Wechseln Sie zum Register Spalte hinzufügen. Markieren Sie die Spalten Anzahl und Einzelpreis und wählen dann in der Gruppe Aus Zahl das Symbol Standard und im DropDown klicken Sie natürlich auf Multiplizieren. Die automatisch vergebene Überschrift Multiplikation ändern Sie gleich in Gesamtpreis. Wechseln Sie zum Register Transformieren, achten Sie darauf, dass die Spalte Gesamtpreis (noch) markiert ist und in der Gruppe Zahlenspalte wählen Sie das Symbol für Runden. Für das kaufmännische Runden wählen Sie den untersten Punkt Runden… und im Dialog geben Sie natürlich eine 2 für zwei Nachkommastellen ein. Jetzt haben dort auch der grüne Paprika (und weitere Produkte) einen Preis in der üblichen Darstellungsweise. 😉 

Im folgenden Schritt geht es darum, jeder Gruppe eine fortlaufende Nummer zuzuweisen. Wenn es nicht fortlaufend wäre, könnte ein PQ-SVERWEIS die einfachste Lösung sein. Aber es könnte den Empfänger durchaus irritieren, wenn die Beschriftungen der Kartons mit 1, 4 und 5 vorliegen würden; es wäre gewiss immer das ungute Gefühl, dass da der Karton mit Nummer 2 und jener mit Nummer 3 fehlte. 🙁 

Markieren Sie die Spalte Gruppe. Gruppieren nach (Symbol oder Rechtsklick) und im Dialogfenster tragen Sie bei Neuer Spaltenname den Text Pak. Nr. ein. Bei Vorgang wählen Sie den unteren Punkt Alle Zeilen. Bestätigen Sie mit OK. Die große Tabelle ist nun auf vier Zeilen geschrumpft:

Die geschrumpfte Abfrage

Wechsel zum Register Spalte hinzufügen, erweitern Sie das Symbol Indexspalte und wählen dort Von 1. Ich erstelle an diesem Punkt ein Duplikat der Abfrage. Für Sie ist das optional, denn wenn Sie ausschließlich die Pack-Liste erstellen wollen, brauchen Sie keine getrennte Übersicht, welche Produktgruppe in welcher Umverpackung ist. Der besseren Übersicht wegen benenne ich die eben duplizierte Abfrage um in Packliste und lösche dann die Spalte mit der Paket-Nummer. Die Überschrift Index passe ich an und benenne Sie in Paket Nr. um. Danach wechselte ich wieder zur ursprünglichen Abfrage Tabelle1.

Im ersten Schritt erweitere ich nun die Spalte Pak. Nr. durch einen Klick auf den Doppelpfeil Doppelpfeil. Im Dialogfenster entferne ich die Häkchen bei Gruppe und bei Ursprünglichen Spaltennamen als Präfix verwenden. Nach dem schließen des Fensters werden Sie die erste Spalte (Gruppe) an die Position nach Produkt verschieben, damit die ursprüngliche Spalten-Reihenfolge wiederhergestellt wird. Und last but not least ändern Sie die Überschrift Index in Pak. Nr. damit ist die Aufgabe erledigt.


Sollte es wichtig sein, dass die ursprüngliche Reihenfolge (Zeilen) der Bestellung unabhängig von der Sortierung der Gruppen erfolgen soll, dann muss vor dem Vorgang des Gruppierens ein Index eingefügt werden. Dazu markieren Sie im rechten Seitenfenster die Zeile Gerundet, wechseln erforderlichenfalls zum Register Spalte hinzufügen und klicken dann auf das Symbol Indexspalte. Die Sicherheitsabfrage, ob ein Schritt eingefügt werden soll, bestätigen Sie. Wiederum aus Gründen der Konflikt-Prävention geben Sie der Spalte einen neuen Namen, beispielsweise Hilfs-Index. Anschließend markieren Sie im rechten Seitenfenster Gruppierte Zeilen und per Rechtsklick darauf Bis zum Ende löschen. Jetzt sofort die vorher durchgeführten Schritte ab Gruppieren noch einmal durchführen. Sortieren Sie nun die Spalte Hilfs-Index aufsteigend. Die gewünschte Reihenfolge ist gegeben und sie können die Spalte Hilfs-Index löschen.

Bleibt noch der Schritt Schließen & laden bzw. Schließen & laden in… und die Abfragen werden in ein neues Blatt oder an gewünschter Position in ein Excel-Worksheet geschrieben.

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