Jahreskalender

Urlaubsplaner (einfache Ausführung)

Alle Jahre wieder, insbesondere zum Jahresende hin kommt die Frage, ob es Urlaubs­pla­ner oder ähnliche Vorlagen für einen Jahresplaner, einen Projektplaner, einen Jahres­ka­len­der in Excel gibt. Und ja, die gibt es reichlich. Und damit das Angebot noch etwas er­wei­tert wird, haben wir auch noch einen solchen erstellt. Und im Gegensatz zu manch einem anderen Werk sind auch 2016 alle Tage vorhanden und auch richtig formatiert (trotz des Schalt­jahres) 😉 .

Ohne große Beschreibung: Laden Sie den Planer einfach hier einmal herunter und schau­en Sie sich ihn an. Das Ganze ist ohne Makros (also ohne VBA) und auf der Basis des Excel 2007 erstellt. In früheren Excel-Versionen kann es zu etwas irritierenden Farb­ge­bun­gen kommen, welche Sie aber über die Bedingte Formatierung anpassen können.

Zu Beginn ist es wichtig für Sie zu wissen, dass ein Schreibschutz (Blattschutz) eingebaut wurde. Passwort wurde keines vergeben. Somit können die kalendarischen Daten nicht versehentlich geändert werden. Apropos kalendarische Daten: B1 ist natürlich änderbar und ausschließlich dort bestimmen Sie, für welches Jahr der Kalender gelten soll.

Die Formatierung geschieht durch eine Bedingte Formatierung. Die können Sie natürlich Ihren Wünschen gemäß anpassen. Die einzelnen Monate in Zeile 1 sind farblich ab­ge­setzt. Wochenenden sind punktiert dargestellt und Feiertage durch die Längsstreifen. Auch das blau-weiß-Muster im Kalender-Bereich bei den Namen wurde so erstellt.

Sollten Sie bei den Feiertagen Änderungen vornehmen wollen, dann beachten Sie, dass es sich hier um eine Liste/Tabelle handelt. Solch ein Bereich wird durch Excel ganz beson­ders behandelt. Also einfach Werte an passender Stelle zufügen, erforderlichenfalls nach dem Datum sortieren (wichtig!) und das war es auch schon. Oder Sie löschen bei­spiels­wei­se für den 24. und 31. Dezember die komplette Zeile, weil das beispielsweise im Handel keine Feiertage sind. Die Berechnung wird immer für das Jahr vorgenommen, welches in B1 des Tabellenblattes Urlaubsplaner steht (siehe auch Zelle A1 des Tabellenblattes Feiertage).

Da die Zahl der Namen bei Ihnen gewiss eine andere ist. passen Sie bitte in der Bedingten Formatierung den Bereich Ihren Bedürfnissen an.

Anmerkung: Kleinere Anpassungen wurden im Dezember 2014 vorgenommen.

Hinweis: Eine wesentlich komfortablere Version mit Makros und Eingabemaske finden Sie hier im Blog.

Ergänzung: (Februar 2015) Wir nehmen vermehrte Nachfragen zum Anlass, doch etwas mehr auf die Bedingte Formatierung in diesem Beitrag einzugehen. Grundsätzlich muss gesagt werden, dass exakt diese Formatierung erst ab Excel 2007 möglich ist, da vier unterschiedliche Bedingungen für die BF (Bedingte Formatierung) genutzt werden. In Versionen bis einschließlich 2003 sind (ohne erhebliche Umwege) höchstens drei BF möglich. Folgende Regeln liegen für den jeweiligen Tag bzw. Monat zugrunde:

  • Wochenende
  • Ungerader Monat
  • Gerader Monat
  • Feiertag

Die Priorität ist in genau der hierüber aufgeführten Reihenfolge. Das hat zur Folge, dass an einem Wochenende (höchste Priorität) alle anderen Bedingungen „überschrieben“ werden. Beispielsweise wird die Hintergrundfarbe des (un)geraden Monats nicht übernommen und auch Feiertage wie Ostersonntag werden als Wochenende und nicht als Feiertag formatiert. Möchten Sie das (aus verständlichen Gründen) ändern, dann verschieben Sie die Feiertags-Formatierung an die erste, die oberste Stelle.

Nun noch einige Erklärungen zu den Formeln:

  • Wochenende: =WOCHENTAG(B$1; 2)>5
    Diese Funktion berechnet den Wochentag der jeweiligen Spalte, Zeile 1. Das zweite Argument 2 bewirkt, dass der erste Tag der Woche der Montag ist. Samstag ist somit der 6. Tag. Und so werden die Tage größer als 5 als Wochenende definiert.
  • Ungerade Monate: =ISTUNGERADE(ZEILE())*ISTUNGERADE(MONAT(B$1))
    Eigentlich hätte auch ein einfaches ISTUNGERADE(MONAT(B$1) gereicht. Dann wäre aber der Monat komplett durchgefärbt worden und wegen der durchgängigen Hintergrundfarbe müssten dann noch (beispielsweise) punktierte Rahmen um jede Zelle gelegt werden, um eine besserer Orientierung zu gewährleisten. Durch den ersten Teil der Formel ISTUNGERADE(ZEILE())* erreiche ich, dass nur Zeilen mit einer ungeraden Nummer eingefärbt werden. Ein WAHR*WAHR ergibt im Endeffekt wiederum ein WAHR, ein FALSCH*WAHR hingegen ein FALSCH, sprich die Bedingung trifft nicht zu.
  • Gerade Monate=ISTUNGERADE(ZEILE())*ISTGERADE(MONAT(B$1))
    Hier trifft das hierüber gesagte zu, es bezieht sich nur aus gerade Monate.
  • Feiertage: =NICHT(ISTFEHLER(SVERWEIS(B$1; Feiertage; 1; FALSCH)))
    Die klassische Methode über den SVERWEIS(). Hier wird in einem Bereich mit dem Namen Feiertage nachgesehen, ob es den entsprechenden Tag in der Liste gibt oder nicht. Gibt es ihn nicht, dann gibt SVERWEIS() einen Fehlerwert zurück. Durch die Funktionskombination NICHT(ISTFEHLER(..) wird abgefragt, ob eben kein Fehler zurück gegeben wurde, weil also der Tag gefunden wurde, sprich es ist ein Feiertag. Schwierig, aber so wird solch eine Formel fast immer aufgebaut.

    Dabei geht es entschieden einfacher und kürzer: 
    =ZÄHLENWENN(Feiertage; B$1) 
    führt zum gleichen Ergebnis. ZÄHLENWENN() gibt die Anzahl der Fundstellen zurück. Null entspricht einem FALSCH, alles andere einem WAHR. Ändern Sie gerne diese Zeile in der Bedingten Formatierung, Sie machen das dadurch gewiss lesbarer.

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