Jubiläums-Beitrag: Umsätze mehrerer Monate als Kreuztabelle

Xtract: In einzelnen Files sind für jeden Monat Umsätze unterschiedlicher Produkte erfasst. Nicht jedes Produkt ist in jedem Monat verkauft worden. In einer Kreuztabelle sollen die Monate dynamisch ergänzt werden.

  Wissensstand: Level 1 ⇒ Einsteiger in PQ, keine/kaum Erfahrung   

Umsätze mehrerer Monate (Liste) teilweise unterschiedliche Produkte kombinieren und als Kreuztabelle kumulieren

In einem Forum wurde die Frage gestellt, wie einzelne Excel-Files gleicher Struktur aber nur teilweise gleicher Produkte zu einer Kreuztabelle zusammengeführt werden können. Die Basisdaten sind auf Monats-Basis, also für jeden Monat 1 File mit einem unterschiedlichen Extrakt aus einem Konglomerat von Produkten. Als Ziel sollen alle *.xlsx-Files eines Verzeichnisses gemeinsam eingelesen und anschließend per Power Query logisch angeordnet und auch ausgewertet werden.


Jubiläum… ??? Nun ja, dieser Beitrag ist deutlich umfangreicher und auch komplexer als für den freien, ohne Spende sichtbaren Teil des Blogs üblich. Aber in meiner Familie feiern wir heute eine Art Jubiläum. Und darum bekommen auch Sie an diesem Jubel-Tag, am 11. April 2020 ein kleines Geschenk von mir.

Start, teilweise mit Hindernissen 😉

Eine Eigenheit eines Forums besteht oft darin, dass sich im Laufe der Zeit das eigentliche, ursprünglich geschilderte Problem verändert; oft wird die Zielsetzung in der Entwicklung des Threads detaillierter beschrieben, es kommt aber auch vor, dass sich die Quelldaten irgendwann so massiv verändern, dass die erste vorgestellte Version verworfen werden und eine komplett neue Lösung erstellt werden muss. Ähnlich ist es hier gewesen, aber sehen Sie selbst… Und außerdem hat dieser Thread eine ausgesprochen hohe Zahl an Beiträgen unterschiedlicher Helfer „erwirtschaftet“. Das zeugt davon, dass es sich um ein interessantes Thema handelt.

In diesem Forum-Beitrag ist das Problem geschildert und eine erste Version der Muster-Daten als Datei eingestellt; „als Datei“ zeigt schon andeutungsweise auf, dass nur 1 File mit mehreren Tabellen existiert, und so ist es auch hier. Ich habe die zusätzliche *.xlsx mit der Wunsch- bzw. Zielvorstellung noch einmal in unserem Blog für Sie eingestellt, damit Sie einen leichteren Zugriff haben. Das File mit den eigentlichen  Quelldaten laden Sie bitte hier von unserem Server herunter. Und mit dieser letztgenannten, von mir noch nicht angepassten Datei werden Sie auch Ihre Arbeit beginnen.

Import der Quelldaten

Ob nun direkt aus dem Forum oder von unserem Server, Sie öffnen erst einmal die Datei mit den Quelldaten. Sie erkennen, dass 3 Tabellenblätter mit jeweils einem Register für die Monate Oktober, November und Dezember existieren. Übrigens ohne Jahresangabe, aber solange nicht mehr als 12 Monate erfasst wurden, ist das ja vollkommen okay und ausreichend.

Egal in welchem Monats-Blatt sie sich gerade befinden, klicken Sie irgendwo in die Daten und erstellen daraus eine sogenannte „Intelligente“ Tabelle. Ich mache das per StrgT oder StrgL. Und der Deutlichkeit wegen gebe ich der Tabelle den Namen des entsprechenden Monats. Das geht übrigens recht praktisch, wenn das Register Tabellentools aktiviert ist und sie dort ganz links in das Textfeld unter Tabellenname den Wunschnamen der Tabelle eintragen. Gleiches Vorgehen für die beiden anderen Monate.

Je nach Excel-Version werden sie nun den Menüpunkt Power Query aufrufen (Excel 2010/2013) oder zum Menüpunkt Daten wechseln. Achten Sie darauf, dass eine beliebige Zelle innerhalb der Tabelle aktiv/markiert ist und wählen dann im Menüband die Möglichkeit, Daten  Aus Tabelle/Bereich zu importieren. Es öffnet sich der Power Query-Editor und für den Oktober stellt sich der Datenbereich so dar:

Die Oktober-Daten direkt nach dem Import

Sie werden spätestens auf dem zweiten Blick erkennen, dass bei der ID-Nr die Nummerierung nicht lückenlos ist. Und auch die Zahlen beim Preis (Okt.) sind ohne Währungssymbol und ausgesprochen „platzsparend“ dargestellt. 😉 

Um zu verhindern, dass bei der Auswertung jede einzelne dieser Abfragen noch einmal als Tabelle im Arbeitsblatt gespeichert wird erweitern Sie das Symbol Schließen & laden und wählen Sie im Untermenü dann Schließen & laden in… Anschließend markieren Sie die Option Nur Verbindung erstellen, letztendlich OK.

Das Abfrage-Fenster schließt sich und sie befinden sich wieder im aufrufenden Tabellenblatt. Wechseln Sie beispielsweise zum Sheet November und gehen Sie gleichermaßen vor. Sie werden spätestens jetzt im rechten Seitenfenster erkennen, dass die Abfragen automatisch den Namen der korrespondierenden Tabelle bekommen haben. Verfahren Sie mit dem Dezember auf die gleiche Art und Weise. Bei der Gelegenheit: Sie können das Schließen & laden bzw. Schließen & laden in… auch über den Menüpunkt Datei aufrufen. – Und wenn ausnahmsweise das rechte Seitenfenster einmal ausgeblendet ist, gehen Sie im Arbeitsblatt über Daten | Abfragen und Verbindungen und gut ist es.

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Zusammenfügen der Monate

Öffnen Sie die Abfrage Oktober beispielsweise durch einen Doppelklick auf den Namen der Abfrage im rechten Seitenfenster. Klicken Sie links des Editor-Bereichs (mit der Daten-Tabelle) im schmalen Streifen auf den senkrechten Text Abfragen > und dieser Bereich erweitert sich automatisch zu einem breiten, kompletten linken Seitenfenster. Dort können Sie durch einen einfachen Klick zwischen den unterschiedlichen Abfragen wechseln.

In der Oktober-Abfrage fehlen ja die Daten für die ID-Nr 102 und 105. Wenn Sie im linken Seitenfenster auf November klicken werden Sie erkennen, dass hier auch nicht alle IDs gelistet sind aber immerhin gibt es in diesen Daten die bislang fehlende 105. Und im Dezember finden Sie dann auch die letzte, noch fehlende ID.

Sie wissen nun, dass in diesem Fall jede einzelne der ID-Nr 101 bis 107 durchgängig vertreten ist, sofern alle Monate zusammengefasst sind. Das ist aber nicht relevant, denn normalerweise sind diese Listen deutlich größer und die Produktnummern sind auch nicht immer so übersichtlich, manche durchaus kryptisch und schwer zu merken. Das Ziel der nächsten Operationen soll also sein, eine Liste aller ID-Nummern ohne Duplikate zu erstellen. Diese Tabelle dient dann als Basis für das zusammenfügen der Daten aller Monate. Gehen Sie dazu so vor:

  • Aktivieren Sie eine der 3 Monats-Abfragen, vorzugsweise Oktober.
  • Achten Sie darauf, dass das Register Home bzw. Start aktiv ist.
  • Wählen Sie Kombinieren.
  • Erweitern Sie die Auswahl Abfragen anfügen ▼ und wählen Sie Abfragen als neu anfügen.
  • Klicken Sie im Dialogfenster Anfügen zu Beginn auf die Option Drei oder mehr Tabellen.
  • Sie erkennen im linken Kasten (Verfügbarer Tabellen) alle drei Abfragen, im rechten Kasten ist bereits die Abfrage Oktober eingefügt.
  • Kopieren Sie die Einträge November und Dezember (aus dem linken Kasten) entweder durch Doppelklick oder markieren und Klick auf die Schaltfläche Hinzuf… in den Kasten rechts. Das Ergebnis zeigt sich nun so:

Auf diese Weise werden Abfragen hinzugefügt, hier durch markieren und ziehen

Nachdem Sie den Dialog mit OK geschlossen haben, hat PQ eine neue Abfrage mit dem Namen Append1 bzw. (in aktuellen Versionen) Anfügen1 erstellt. Bei diesen wenigen Datensätzen werden Sie auch sofort feststellen, dass hier alle 13 Datensätze der drei zusammengeführten Einzelabfragen enthalten sind.

Für diese Aufgabe brauchen Sie eine Kopie der aktuellen Abfrage. Sie können nun an dieser Stelle (der Übung wegen) den Vorgang des Zusammenfügens der drei Monate noch einmal wiederholen. Dann wird eine weitere Abfrage mit dem Namen Anfügen2 (Append2) erstellt. Alternativ werden Sie an dieser Stelle im linken Seitenfenster einen Rechtsklick auf die zuerst erstellte Abfrage durchführen, Duplizieren wählen und die neu erstellte Abfrage idealerweise gleich zu Anfügen2 umbenennen. Ich mache diesen letzten Schritt meistens über die Funktionstaste F2. Bei der Gelegenheit: Ich verwende ab hier nur noch die deutsche Bezeichnung der Abfrage, weil in den neueren Versionen des Excel auch ausschließlich der deutsche Name (Anfügen…) automatisch vergeben wird.

Dieses ist erst einmal die Ausgangsbasis für zwei unterschiedliche Wege, um zum Ziel zu gelangen. Die erste von den beiden gleich aufgeführten Methoden sollte von Einsteigern in Sachen Power Query gerne genutzt werden, da der Lerneffekt eine gute Basis für gleichartige, ähnlich gelagerte Aktionen bilden wird. Die zweite (weiter unten vorgestellte) Möglichkeit ist eher für PQ-User gedacht, die schon über ein gewisses Maß an Erfahrung in Sachen Power Query verfügen.

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Der „klassische“ Weg

Die Abfragen Anfügen1 und Anfügen2 sind generiert worden. Dort sind jeweils alle Datensätze der drei Monate spaltenweise untereinander aufgeführt. Wählen Sie für diese Übung erst einmal die Query Anfügen1. Da Sie für den ersten Schritt ausschließlich die ID-Nr brauchen, ein Rechtsklick in genau diese Überschrift und Andere Spalten entfernen aus dem Kontextmenü auswählen. Wiederum ein Rechtsklick in die Überschrift und Duplikate entfernen. Idealerweise werden sie die Liste nun noch Aufsteigend sortieren:

Die Liste der separierten und sortierten ID-Nummern

Aktivieren Sie wiederum die Schaltfläche Kombinieren,  klicken Sie diesmal auf die Auswahl Abfragen zusammenführen und im Dialog wählen Sie im mittigen Textfeld (eigentlich DropDown) den Monat Oktober. Belassen Sie es im Join-Art-DropDown bei der Vorgabe Linker äußerer Join und markieren Sie im oberen wie auch im unteren Fenster die Spalte ID-Nr:

Zusammenführen mehrerer Abfragen

Nach dem OK ist eine neue Spalte mit dem Namen Oktober erstellt worden, der Inhalt der Spalte ist jedoch durchgängig Table. Klicken Sie auf den Doppelpfeil Doppelpfeil in der Überschrift dieser Spalte und entfernen Sie im Dialog die Häkchen bei ID-Nr sowie bei Ursprünglichen Spaltennamen als Präfix verwenden. Das erste Ergebnis sieht ja schon ganz passabel aus:

So stellen sich die Preise für den Oktober dar

Im nächsten Schritt Kombinieren Sie wieder diese Abfrage auf die gleiche Weise mit dem Monat November; beim Erweitern belassen Sie jedoch ausschließlich das Häkchen bei Preis (Nov.), denn die Spalte Produkt existiert  ja bereits; und auch dieser Monat ist an der richtigen Position in die Abfrage eingetragen. Der Dezember bleibt ja noch übrig, hier ist das Vorgehen genau so wie beim November. 💡 

So weit, so gut. Ist Ihnen eigentlich aufgefallen, dass da dennoch etwas nicht stimmen kann? Die ID-Nr 102 und 105 haben keine Produktbezeichnung und 107 hebt sich insofern von den anderen Einträgen hervor, dass hier statt des Singulars (Einzahl) der Plural (Mehrzahl) steht; also Trauben statt Traube. Das muss natürlich zumindest in Sachen fehlender Produktbezeichnung geändert werden.

Um sich etwas Arbeit ersparen zu können, im linken Seitenfenster ein Rechtsklick auf die Abfrage Anfügen1 und wählen Sie Duplizieren. Markieren Sie im rechten Seitenfenster die Zeile Andere entfernte Spalten per Doppelklick. Im Dialog Spalten auswählen setzen Sie das Häkchen bei Produkt. Sofort nach dem Schließen des Dialogs wird auch die Spalte mit dem Produktnamen eingeblendet. Vielleicht fällt Ihnen auf, dass die derzeit aktive Abfrage Anfügen1 (2) im linken Seitenfenster mit einem Warn-Symbol versehen ist. Stören Sie sich im Moment einfach nicht daran.

Markieren Sie im rechten Seitenfenster die Zeile Sortierte Zeilen und Sie werden in der Abfrage erkennen, dass die ID-Nr 107 doppelt vorhanden ist. Den Grund dafür habe ich eben „so ganz nebenbei“ erwähnt, denn einmal ist der Produktname die Traube und ein anderes Mal sind es die Trauben. Für Power Query sind es aus diesem Grunde zu Recht unterschiedliche Produkte.

Sie werden anschließend im rechten Seitenfenster einen Doppelklick auf Zusammengeführte Abfragen durchführen. Im Dialog ist die erste Spalte ID-Nr ja schon in beiden Kästen markiert. Drücken Sie Strg und klicken Sie im oberen als auch im unteren (großen) Kasten in die Spalte Produkt. Beim genauen Hinsehen werden Sie erkennen, dass nun neben den eigentlichen Überschriften eine Nummerierung für die Reihenfolge eingefügt worden ist. Wegen der Änderung müssen Sie naturgemäß das Dialogfenster per OK schließen. Der anschließende Klick auf die nächste Zeile im rechten Seitenfenster Erweiterte Oktober birgt eine Überraschung: Ein weiteres gelbes Warndreieck und eine schön gelb hinterlegt Fehlermeldung. 😯

Fehler: Die Ursache ist in der ersten Zeile recht deutlich beschrieben

Wenn Sie mögen, analysieren Sie gerne diese Meldung. Einsteiger werden allerdings damit teilweise Probleme haben. Darum empfehle ich Ihnen den einfachen und pragmatischen Weg: Klicken Sie im rechten Seitenfenster in dieser Zeile auf das rote X links des Textes, um diese Zeile, genauer gesagt diesen Schritt in der Auflistung zu löschen.

Markieren Sie wiederum Zusammengeführte Abfragen. Erweitern Sie in der Abfrage die Überschrift Oktober durch einen Klick auf den Doppelpfeil und entfernen Sie alle Häkchen mit Ausnahme Preis (Okt.). Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage, dass ein Schritt eingefügt werden soll. Durch die Änderung wurde in der Auflistung Angewendete Schritte der Schritt Erweiterte Oktober wieder eingefügt. Und siehe da, keine Warnung mehr. Selbst im linken Seitenfenster (Abfragen) ist die Warnung bei Anfügen1 (2) verschwunden.

Nun im rechten Seitenfenster per Doppelklick Zusammengeführte Abfragen1 öffnen und im Dialog markieren Sie wie gehabt per Strg die beiden Spalten ID-Nr sowie Produkt und bestätigen wieder mit OK. Eine Kontrolle beim Schritt Erweiterte November zeigt Ihnen, dass das Ergebnis jetzt besser aussieht. Jede Zelle/Zeile in der Spalte Produkt enthält eine Bezeichnung. Bleibt noch Zusammengeführte Abfragen2, wo sie für den Dezember auf gleiche Weise wie gehabt die Produkt-Spalten markieren und das Fenster danach schließen. Ein Klick auf die letzte Zeile zeigt, dass jetzt prinzipiell das Ziel erreicht ist. Prinzipiell, weil ja immer noch die ID-Nr 107 doppelt vorhanden ist. Aber wie bereits angemerkt, ist dieses kein Fehler des Excel oder des Power Query.

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„Aufräumen“

Bleibt noch das „Problem“ mit der ID 107, die ja prinzipiell doppelt vorhanden ist, obwohl es sich eigentlich im das gleiche Produkt handelt. Vielleicht kommen Sie jetzt ja auf die Idee, einfach die Ersetzen-Funktion des PQ zu nutzen. Die Idee ist ja ganz pfiffig, aber nein, sie ist nicht gut. Prinzipiell sollte ein Problem an der Wurzel angepackt, gelöst werden. Und die Wurzel sind nun einmal die Roh-Daten.

Im „Normalfall“ werden Sie nun suchen, in welchem Monat oder Monaten ein Wert für die Trauben eingetragen ist, den Power Query-Editor durch einen Klick auf Schließen & laden beenden und im betroffenen Tabellenblatt die Korrektur des Textes vornehmen. Nach einem neuen Aufruf der Abfrage werden Sie spätestens nach einem Aktualisierungsvorgang erkennen, dass nun alles seine Richtigkeit hat. 💡 

Aber da Sie vielleicht doch noch den kommenden Abschnitt (für erfahrene User) durcharbeiten möchten, belassen Sie es bei den „falschen“ Daten in den Roh-Daten. Denn natürlich würden die abgeänderten Werte über kurz oder lang auch in den Teil der Übung übernommen werden und Sie hätten andere Werte auf Ihrem Bildschirm als ich in diesem Script.

Für erfahrene User

Der eben aufgezeigte Weg scheint vielleicht etwas umständlich zu sein. Ist er auch. Ich bin aber der festen Überzeugung, dass Einsteiger durchaus erst einmal die grundlegenden Praktiken kennenlernen sollten. Wenn Sie schon ein „gesundes“ Maß an Erfahrung in Sachen Power Query haben, wird Ihnen der jetzt vorgestellte Weg gewiss gefallen. 😉 

Aktivieren Sie die Abfrage Anfügen2 durch einen Klick im linken Seitenfenster. Und für den Fall, dass Sie zu Beginn des vorherigen Abschnitts von der Abfrage Anfügen1 kein zweites Exemplar erstellt hatten, haben Sie jetzt immer noch Gelegenheit dazu. Sie sehen wieder die kompletten Daten, also alle 13 Zeilen mit allen Spalten vor sich auf dem Bildschirm. Daraus werden Sie in dieser Übung mit deutlich weniger Schritten als vorher die gleiche Zieltabelle wie eben erstellen.

Markieren Sie zuerst die Überschrift ID-Nr, Strg oder Shift und dann ein Klick in die Überschrift Produkt. Anschließend ein Rechtsklick in eine der beiden markierten Überschriften und im Kontextmenü wählen Sie Gruppieren nach… Im Dialog-Fenster könnten Sie den vorgegebenen Text Anzahl bei Neuer Spaltenname zwar belassen, ich vergebe aber der Klarheit wegen den neutralen Namen Data. Bei Vorgang wählen Sie die unterste Möglichkeit Alle Zeilen:

Der bereits fertig ausgefüllte ‚Gruppieren nach‘-Dialog

Nach einem Klick auf OK hat sich Entscheidendes getan. Die Spalten ID-Nr und Produkt sind so geblieben und in der neu hinzugekommen Spalte Data steht durchgehend der englische Ausdruck für Tabelle: Table. Erweitern Sie diese Überschrift und wählen Sie als allererstes im Dialog die Option Aggregieren. Sorgen Sie dafür, dass nur die 3 hier in der Abbildung markierten Positionen (also die Monate) auch in ihrem Dialog gekennzeichnet sind:

Nur diese Positionen sollen markiert sein

OK und ja, und das war’s schon. 🙂

Wenn Sie nun noch ID-Nr aufsteigend sortieren, hat die Abfrage beinahe genau das Aussehen wie sich das Endergebnis im vorherigen Kapitel darstellt, also prinzipiell das Wunschergebnis. Natürlich auch mit der doppelten Produktnummer 107. Aber das ist natürlich auch hier eine andere Baustelle. Ja, die Überschriften sind anders, aber …

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Jetzt noch bereinigen!

Und da dieser Weg so schön kurz war zeige ich Ihnen noch eine Möglichkeit auf, wie Sie prinzipiell nur auf die ID-Nr zugreifen werden und das dazugehörige Produkt mit einer PQ-Funktion ähnlich dem SVERWEIS() in die Abfrage-Tabelle integrieren. Das hat dann noch den angenehmen „Nebeneffekt“, dass die ID-Nr 107 auch nur in 1 Zeile auftaucht und natürlich kumuliert ist.

Der einfachste und auf Dauer gesehen sinnvollste Weg ist, in Excel (idealerweise in einem leeren Tabellenblatt oder einem getrennten Workbook) eine ganz normale Liste zu erstellen. In der einen Spalte sind alle Produkt-IDs aufgeführt und in der Spalte daneben die Namen, die Bezeichnungen der Produkte. Dadurch ist gewährleistet, dass jeder ID stets der gleiche Name zugeordnet werden kann. Ich habe das File einmal in dieser Arbeitsmappe für Sie vorbereitet. Ach ja, ich habe diese Mappe bei mir im Verzeichnis D:\Data\ abgelegt. Wenn Sie die Abfrage aus der weiter unten von mir zur Verfügung gestellte Mappe direkt für ihre Zwecke nutzen wollen müssen Sie dieses File entweder im gleichen Pfad auf Ihrem Rechner ablegen oder die Daten in Power Query entsprechend anpassen (siehe hier).

Um diesen Weg beschreiten zu können, gehen Sie so vor:

  • Erstellen Sie erst einmal  (beispielsweise per Duplizieren) eine Kopie der Abfrage Anfügen2. Das ist eine reine Vorsichtsmaßnahme, die ich mir angewöhnt habe. Das Ergebnis ist die Abfrage Anfügen2 (2).
  • Führen Sie hier im rechten Seitenfenster einen Doppelklick auf Gruppierte Zeilen durch.
  • Zeigen Sie im Dialog Gruppieren nach auf das Feld mit dem Eintrag Produkt und es erscheinen rechts daneben drei relativ große Punkte: •••
  • Klicken Sie darauf und wählen Sie Löschen, danach schließen Sie diesen Dialog per OK.
  • Wenn Sie nun im rechten Seitenfenster auf Aggregierte Data klicken werden sie in der Abfragetabelle erkennen, dass die Spalte Produkt entfernt worden ist.

Irgendwie müssen die Daten ja aus der soeben erstellten oder von Ihnen heruntergeladenen externen Datei in diese Abfrage integriert werden. Auch auf die Gefahr hin, dass jetzt die eine oder andere Abfrage ungewollt in das aktuelle Workbook gespeichert (geschrieben) wird, klicken Sie auf das Symbol Schließen & laden. Sie müssen nämlich direkt in Excel eine neue, weitere Abfrage erstellen. Und ja, das mit den eventuell ungewollt in die Arbeitsmappe geschriebenen Daten können Sie später noch bereinigen. Hinweis: Sie können das ungewollte Speichern natürlich unterbinden, wenn Sie die entsprechenden Abfragen rechtzeitig (also vorher) als Nur Verbindung kennzeichnen. 💡 

Wieder in Excel werden sie entweder den Menüpunkt Power Query in den älteren und das Menü Daten in den Versionen ab Excel 2016 aktivieren; dort wählen Sie den Menüpunkt Aus Datei. Im PullDown-Menü der älteren Versionen dann naturgemäß Aus Excel und wählen Sie dann die entsprechende Datei auf Ihrem Computer. In den Versionen ab 2016 wählen Sie Daten abrufen | Aus Datei | Aus Arbeitsmappe und anschließend doppelklicken Sie auf die entsprechende Datei im File-Dialog ID_Produkt-Liste.xlsx oder Sie markieren den Eintrag und wählen Importieren. Es öffnet sich der Navigator. Vorzugsweise wählen Sie dort die Tabelle ID_Produkt aus. Erweitern Sie die Schaltfläche Laden und wählen dort Laden in… und im Dialog markieren Sie Nur Verbindung erstellen, da die Tabelle ja später in der Mappe nicht sichtbar sein soll.

Öffnen Sie die Abfrage Anfügen2 (2) und treffen im Menü Home bzw. Start die Auswahl Kombinieren | Abfragen zusammenführen und treffen Sie für die untere Tabelle im mittleren Bereich die Auswahl ID_Produkt. Markieren Sie in beiden Tabellen die Spalte ID-Nr und schließen Sie dann dieses Fenster.

Erweitern Sie nun noch die neue Spalte ID_Produkt und achten Sie darauf, dass ausschließlich das Kästchen Produkt mit einem Häkchen versehen ist. Verschieben sie diese Spalte beispielsweise durch ziehen an die zweite Position. Sortieren Sie erforderlichenfalls die Spalte ID-Nr noch aufsteigend und auch dieses Problem ist gelöst. – Wenn Sie mehr über diese Art der Verknüpfung wissen möchten, lesen Sie gerne hier etwas mehr zum Thema PQ-Verweis nach. – Mich stört in den Überschriften für die Monate der Text „Summe von “, da korrigiere ich die Einträge einen nach dem anderen per F2, Doppel- oder Rechtsklick in die Überschrift und ein letztes Mal in dieser Runde Schließen & laden.

Und da jetzt auch die Möglichkeit gegeben ist, doppelte IDs zu verhindern, ist auch das „Hindernis“ (siehe die Überschrift ganz oben) beseitigt. Meine Mappe mit den Muster-Ergebnissen des derzeitigen Standes können Sie hier von unsrem Server herunterladen. Die Interims-Dateien, welche für das Endergebnis nicht direkt wichtig sind, habe ich als „Nur Verbindung“ gespeichert, die sind also nicht in der Mappe zu sehen. Und natürlich können Sie auch noch die beiden Abfragen Anfügen1 und Anfügen2 löschen, sie waren ja „nur“ die Matritze für die Arbeits-Kopien der Abfragen. Der Hintergrund für das Erstellen der Kopien ist ganz einfach, dass ich für den Fall, dass etwas mit den Arbeits-Kopien total schief läuft, ich diese Arbeits-Kopie lösche und wieder ohne großen Stress eine „saubere“ Basis habe. (Ich weiß, wovon ich rede… 🙄 )

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Eine Arbeitsmappe je Monat

Auch wenn es auf den ersten Blick nicht so aussieht … wenn die zu importierenden Files nicht als einzelnes Blatt in 1 Mappe sondern jeweils in einer einzelnen Mappe also in je einer eigenen Arbeitsmappe liegen, ist das eine deutlich andere Ausgangslage und auch Vorgehensweise. Und ehe jetzt vielleicht von Ihnen der durchaus berechtigte Einwand kommt, dass ein Anwender doch die entsprechenden Blätter der Monats-Arbeitsmappen in die Auswertungs-Mappe kopieren könnte… Das ginge zwar, aber Redundanzen sind einfach nicht erwünscht und führen spätestens dann zu Fehlern, wenn die Quelldaten einmal verändert werden und der Sachbearbeiter nicht davon in Kenntnis gesetzt wird. Aber das ist dann doch auch eine ganz andere Baustelle. Darum:

 To be to continued …

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