KleinPivot (13) – Kleinbrot [ 6 ]

Diagramme die zweite

Die Aufgabe hört sich recht gut lösbar an: In einem Diagramm (Chart) soll aufgezeigt werden, wie der Umsatzverlauf eines bestimmten Produkts im Laufe des Jahres war. Zu Beginn werden Sie die „klassische“ Methode erarbeiten; die funktioniert nämlich mit allen Excel-Versionen ab Excel 2007. Dazu öffnen Sie die nun schon öfter verwendete Datei mit den Basisdaten aller Tage oder laden Sie das File hier noch einmal herunter.

Der „Klassiker“

Erstellen Sie daraus eine PivotTable, indem Sie nacheinander einfach die drei Felder anklicken. Damit ist erst einmal die Grundlage geschaffen. Im nächsten Schritt gruppieren Sie die kalendarischen Daten (Datum) nach Monaten. Jetzt gibt es nur noch 12 „Blöcke“ mit den kumulierten Daten jedes Produkts für alle 12 Monate. – Der besseren Übersicht wegen können Sie auch noch das Feld Produktgruppe in die Gruppe Spalten verschieben:

Übersichts-PT mit angepassten Überschriften

Monatliche Übersicht mit angepassten Überschriften

Daraus lässt sich nun mit wenigen Klicks ein simples Liniendiagramm erstellen:

Einfaches Liniendiagramm aller Produkte

Einfaches Liniendiagramm aller Produkte

Der Weg dahin bestand wirklich nur aus einigen Klicks: Analysieren | PivotChart | Linie und dann die Schaltfläche OK. Aber das Ziel, die eigentliche Aufgabe ist ja, nur ein einzelnes Produkt bzw. Produktgruppe im Jahresverlauf als Chart darzustellen.

Vielfach wird die erste Idee sein: Filter einsetzen. Grundsätzlich ist das auch gar nicht so falsch, denn es soll ja in der Tat ein Produkt, beispielsweise der Kuchen oder das Gebäck separat in der Geschäftsgrafik angezeigt werden. Also das Feld Produktgruppe zusätzlich in den Bereich FILTER ziehen. – Autsch, das ging wohl irgendwie etwas daneben. Der Verlauf der Linie erinnert irgendwie an den Kuchen, aber es ist eben nur ähnlich. Und ein Blick auf die Y-Achsenbeschriftung zeigt rasch, dass es sich um die summierten Umsätze aller Produkte handelt. Nach kurzer Überlegung ist das dann gewiss auch klar.

Also in B1 die Filter-Auswahl öffnen und nur den Kuchen auswählen. Das kommt schon eher hin. Jetzt noch rasch einen anderen Diagramm-Typ wählen. Dazu in der Menü-Leiste (oben) beim Kontext-Menüpunkt PIVOTCHART-TOOLS die Unter-Auswahl ENTWURF anklicken und dort (ziemlich weit rechts) in der Gruppe Typ auf das Symbol Diagrammtyp ändern klicken. Der Typ Säule ist ganz passend und dort wäre das erste oder das vierte Muster eine passende Wahl.

Etwas allerdings stört uns immer noch: Es ist nicht auf den ersten Blick erkennbar, um welches Produkt es sich handelt. Bei der Überschrift mag das Wort „Ergebnis“ ja noch OK sein, aber in der Legende sollte unbedingt „Kuchen“ stehen, weil dieses ja der ausgewählten Produktgruppe entspricht. Das ist ein echtes Manko, welches sich in dieser Konstellation auch nicht beseitigen lässt. Per Hand ändern kann schließlich nicht der Königsweg sein, denn das müsste dann ja bei jedem Wechsel der Produktgruppe umgehend und natürlich wiederum per Hand geschehen.

Also: Erst einmal Kommando zurück; ziehen Sie das Feld Produktgruppe direkt aus der Gruppe FILTER wieder in die Gruppe SPALTE. Wenn Sie jetzt nur gewohnheitsgemäß das Feld einfach nur nach rechts gezogen haben, weil dort ja die Gruppe liegt dann sollten Sie noch einmal genau hinschauen: Es gibt unter Umständen keine Gruppe SPALTE, dafür ist an der Stelle die Gruppenbezeichnung LEGENDE (REIHE). Das ist dann aber nur dem Umstand geschuldet, dass das Diagramm aktiviert ist, was an der doppelten Umrahmung erkennbar ist. Ein Klick in die PT und die gewohnte Beschriftung ist wieder da. Aber auch im Chart hat sich auch Wundersames getan. Überschrift und Legende sind so, wie es auch geplant war.

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Besser ist es so…

Es geht natürlich auch ohne diese Umwege, und dann ist das Ganze auch viel logischer, viel stringenter, gradliniger. Ausgangslage ist wieder die PT, wo die Produktgruppen im Bereich SPALTEN stehen. Löschen Sie am besten das bisherige Ergebnis, das Diagramm, um klare Verhältnisse zu schaffen. Sie können nun -wie gehabt- ein Chart mit der Gesamtübersicht erstellen oder gleich den Filter für beispielsweise den Kuchen setzen. Aber stopp, wählen Sie besser einen anderen Weg zum Ziel. Klicken Sie in B3 auf die - Schaltfläche und aktivieren Sie als alleinige Auswahl den Kuchen. Jetzt wie wie bereits in der vorherigen Übung ein Säulendiagramm erstellen und mit ein wenig Anpassung von Hand könnte das dann so aussehen:

Leicht nachgearbeitetes Säulendiagramm (Kuchen)

Leicht nachgearbeitetes Säulendiagramm (Kuchen)

Sie erkennen gewiss, dass die Legende nach oben verschoben ist und der frei gewordene Platz rechts für die breitere Darstellung der 3-D Säulen genutzt wurde. Überschrift und Legende sind stimmig. Das ist schon einmal gut.

Nun kommt aber der Wunsch auf, dass die drei umsatzstärksten Produkte in solch einem Diagramm nebeneinander dargestellt werden sollen. Bei diesen wenigen Produkten ist das zwar nicht so schwierig, die entsprechenden Produkte herauszusuchen, aber es gibt in der Praxis durchaus Fälle, wo es diverse Artikel gibt und die Werte dicht beieinander liegen. Und es ist dann ja auch nicht immer als gegeben anzusehen, dass es stets die gleichen Produkte sind, welche die ersten drei Plätze belegen.

Um dieses Ziel zu erreichen gehen Sie erst einmal wieder zur PivotTabelle. Klicken Sie auf das Filter-Symbol in B3. Anschließend auf Wertefilter und dann die unterste Auswahl. Top 10… Im dann auftauchenden Fenster ist nur ein einziger Wert zu ändern:

Nur die Top 3 Umsatzträger filtern

Nur die Top 3 Umsatzträger filtern

statt der 10 soll (natürlich) eine 3 im zweiten Eingabefeld stehen. Alle anderen Parameter wurden durch Excel automatisch gesetzt. OK und:

Die Top 3 Produkte im Vergleich

Die Top 3 Produkte im Vergleich

Die Überschrift wurde entfernt, da ja mehrere Produkte angezeigt werden, die Legende erweitert und natürlich sind auch die Säulen ergänzt worden. Und vielleicht ist Ihnen auch schon aufgefallen, dass im Chart selbst ja auch noch einmal das Filter-Symbol auftaucht. Wenn Sie (bei der Produktgruppe) darauf klicken werden Sie erkennen, dass Sie hier die gleichen Filtermöglichkeiten haben wie in der PT. Das ist immer dann ganz praktisch, wenn das Diagramm flächenmäßig recht groß ist und extra gescrollt werden müsste, um die Filterbedingungen in der PT zu ändern. Apropos zu groß: Wenn das Chart in ein eigenes Blatt hinein soll, dann ein Rechtsklick in das Chart und in der unteren Hälfte des Kontextmenüs Diagramm verschieben… anklicken und als Ziel ein neues Blatt definieren. Und dort dürfen Sie gleich in Eigenregie (ohne unsere Hilfe) die 6 umsatzstärksten Monate darstellen.  😉 

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Sahnetorte

Bei der Wahl dieser Überschrift hatte der Autor ein wenig den Schelm im Nacken. 😆 Aber so ganz falsch ist der Titel nun doch nicht. Die Säule Kuchen soll die Farbe einer Sahnetorte erhalten, weiß. Grau ist einfach zu unpassend. Auch das sind relativ wenige Schritte, die schneller durchgeführt sind als wir das hier zu Papier bringen können:

  • Klicken Sie ein Mal auf einen beliebige Kuchen-Säule. Achten Sie darauf, dass anschließend alle Kuchen-Säulen markiert sind, aber auch nur diese.
  • Wenn es nicht geklappt hat, dann ist StrgZ meist die beste Wahl, um zum vorherigen Zustand zurück zu gelangen.
  • Nach dem (gelungenen) Klick ein Rechtsklick auf eine der markierten Säulen und die (vermutlich) unterste Auswahl Datenreihen formatieren… anklicken. 
  • Es erscheint rechts ein neuer Regie-Bereich mit eben dieser Überschrift:

Neuer Regie-Bereich Datenreihen-Optionen

Neuer Regie-Bereich Datenreihen-Optionen

Die im Bild markierte pyramidenförmige Ausbuchtung des waagerechten Trennstrichs weist auf die Säulen, eigentlich die Datenreihen. Die Wahlmöglichkeiten darunter beziehen sich (nur) auf die markierten Elemente.

  • Klicken Sie nun links den Farbeimer an
  •  Im Auswahlbereich (FÜLLUNG) klicken Sie auf Einfarbige Füllung
  • Um den Kuchen die Farbe weiß zu geben, klicken Sie auf den kleineren Farbeimer im Bereich FÜLLUNG und wählen dann weiß als Farbe (die erste Farbe).

Das hat nun schon einmal geklappt. Allerdings ist nun der Kontrast der weißen Säule zum ebenfalls weißen Hintergrund nicht mehr existent. Um sich die Arbeit etwas zu erleichtern, klicken Sie nun einfach einmal in eine Zelle des „normalen“ Bereichs des Tabellenblattes, also weder in die PT noch in das Diagramm. Anschließend ein Klick in einen freien Raum des Charts, möglichst nahe der oberen oder unteren Kante. Wenn Sie den Mauszeiger einen Moment unbewegt lassen, wird ein ToolTip den Namen Diagrammbereich anzeigen. Im Regie-Fenster sollte das auch in der obersten Zeile so vermerkt sein. Vergeben Sie hier beispielsweise ein sehr helles Gelb als Hintergrundfarbe und damit ist dann auch dieser Schritt abgeschlossen.

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Schnellere Information

Wie für so gut wie alle hier angesprochenen Zielsetzungen gilt auch hier, dass wir nur einen der möglichen Wege aufzeigen. Egal, ob Sie sich in einem eigenen Diagramm-Blatt befinden oder Ihr Chart als Objekt in einem Tabellen-Blatt liegt, das grundsätzliche Vorgehen ist immer gleich.

Aktivieren Sie erforderlichenfalls das Chart-Objekt, sodass rechts oben das Plus-Symbol und der Pinsel zu sehen sind. Nach einem Klick auf das + tut sich eine Auswahl mit mehreren Kontrollkästchen. Aktivieren Sie dort die Datenbeschriftungen. Sofort sind die korrekt formatierten Werte sichtbar. Nur die Lesbarkeit lässt wirklich zu wünschen übrig:

Die Umsatzzahlen wurden automatisch eingefügt

Die Umsatzzahlen wurden automatisch eingefügt

Die Umsatzzahlen für den Kuchen sind wegen deren (im wörtlichen Sinne) herausragenden Positionen gut lesbar. Brot ist in den meisten Fällen OK und die Zahlen für die Brötchen sind nun wirklich suboptimal dargestellt. Und der Juli ist eine Sondersituation.

Prägen Sie sich einmal das Aussehen der Beschriftungen für den Kuchen ein. Oder machen Sie vielleicht sogar einen Screenshot, denn die folgende Änderung ist gering aber effektiv:

  • Klicken Sie auf eine der Kuchen-Beschriftungen. Alle sechs Zahlen sind nun sichtbar als Textfeld definiert
  • Ein Rechtsklick auf eines dieser Felder und die unterste Auswahl Datenbeschriftungen formatieren…
  • Farbeimer und dann bei FÜLLUNG die Einfarbige Füllung markieren
  • Wählen Sie hier Einfarbige Füllung und dann die Hintergrundfarbe.

Irgendwie anders, aber kaum merklich. Jedoch besser, und so soll es ja auch sein. Beim Brot und bei den Brötchen sollten Sie die Felder gleichermaßen anpassen. Und spätestens jetzt erkennen Sie, was den Unterschied ausmacht: Vorher war der Hintergrund des Feldes transparent, jetzt überdeckt der Hintergrund die darunter liegenden Elemente.

Dennoch bleibt das Problem beim Juli. Die Zahlen sind in der Vertikalen zu dicht beieinander und überlagern sich. Eine Möglichkeit wäre, das Feld für Brot|Juli, und zwar nur dieses eine nach oben zu verschieben. Geschmackssache… Wenn Sie es dennoch versuchen wollen, dann klicken Sie zwei mal -mit Pause- nacheinander auf das Feld, dann ist nur diese markiert. Und wenn Sie bein verschieben Shift gedrückt halten, dann geht es auch so gut wie immer im 0°-Winkel nach oben.

Ein anderer Weg sieht so aus:

  • Klicken Sie ein Mal außerhalb des Diagramms und dann im Chart auf eine Umsatzzahl für Brot.
  • Im Regie-Bereich klicken Sie bei den BESCHRIFTUNGSOPTIONEN auf das dritte Symbol. Es ist das gefüllte Quadrat mit 4 Pfeilen innen und außen 2 Bemaßungsstriche.
  • Geben Sie bei Benutzerdefinierter Winkel den Wert von -45° ein; minus ist richtig, alternativ wäre 315°, aber diesen Wert lässt Excel nicht zu.
  • Richten Sie die Felder für die Brötchen gleichermaßen aus.
  • Ziehen Sie das Feld Brot|Juli ganz etwas nach oben, so dass gerade beide Werte gut lesbar und nicht überdeckt sind.

Experimentieren Sie gerne noch etwas mit dem, was Sie hier (hoffentlich) gelernt haben herum. Es kann in allen erdenklichen Situationen nützlich sein. Sie haben auf jeden Fall erkannt, dass eigentlich nur einige, wenige Klicks reichen, um mehr oder weniger trockene Zahlen rasch und vielgestaltig zu visualisieren.

Natürlich haben Sie auch die Möglichkeit, Ihr Werk mit dem von uns erarbeiteten zu vergleichen. Falls Sie es herunterladen wollen, klicken Sie hier.


KleinPivot Übersicht (Grau: In Vorbereitung)

KleinPivot (1) Ausführliche Grundlagen, Basis „Kleinbrot“
KleinPivot (2) Selbstständige Übung, Basis „Bundestag“
KleinPivot (3) Aufbau auf (2), nur Teildaten auswerten (filtern)
KleinPivot (4) Kleinbrot [2], Aufbau auf KleinPivot (1)
KleinPivot (5) Schulnoten und mehr [1], Noten, Fächer, Daten
KleinPivot (6) Schulnoten und mehr [2], Klassenschnitt der Fächer
KleinPivot (7) Schulnoten und mehr [3],  Jungen vs. Mädchen
KleinPivot (8) Schulnoten und mehr [4], Notenvergleich der Kategorien
KleinPivot (9) Schulnoten und mehr [5], Kalendarische Auswertung
KleinPivot (10) Kleinbrot [3], Kalendarische Auswertung (1)
KleinPivot (11) Kleinbrot [4], Kalendarische Auswertung (2)
KleinPivot (12) Kleinbrot [5], PivotChart (1)
KleinPivot (13) Kleinbrot [6], PivotChart (2)
KleinPivot (14) Kleinbrot [7], Datenschnitt und Zeitachse | Epilog 

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