KleinPivot (14) – Kleinbrot [ 7 ]

Kleinbrot, Datenschnitt und Zeitachse

Sie werden es erahnen, es wird wieder jene Arbeitsmappe eingesetzt, die in den letzten Beiträgen die Basis bildete. Es handelt sich um diese Datei. Es ist wichtig, dass Sie die Basis-Daten als Intelligente Tabelle einrichten, später dazu mehr. Erstellen Sie daraus eine PivotTabelle, indem Sie Datum in die ZEILEN ziehen, Produktgruppe in die SPALTEN und Preis in die Ʃ Werte. Das einzige, was Sie im Moment noch machen könnten sind Kosmetische Korrekturen an den Überschriften. Und natürlich die Spalten B:H, die sollten als Währung formatiert sein.

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Datenschnitt

Zugegeben, der Name dieser Funktionalität ist nicht wirklich auf den ersten Blick transparent. Das hört sich so etwas nach Durchschnitt an, aber weit gefehlt. Schauen Sie selbst, es lohnt sich gewiss. Um das Ganze etwas übersichtlicher zu gestalten, reduzieren Sie die Daten auf die vollen Monate. Sie erinnern sich, Stichwort Gruppieren. Bei Bedarf lesen Sie hier noch einmal nach. Jetzt gibt es die Forderung, dass möglichst komfortabel und auch transparent eine Auswahl für die Produkte bzw. Produktgruppen getroffen werden kann. Natürlich geht es auf dem üblichen Weg, indem Sie in B3 auf die Schaltfläche klicken und dann die entsprechenden Häkchen setzen oder entfernen. Und bis Excel 2007 war das auch die komfortabelste Möglichkeit, die Darstellung zu filtern. Beginnend mit Excel 2010 gibt es aber den Datenschnitt. Im Sub-Menü ANALYSIEREN Gruppe Filtern ist die Schaltfläche Datenschnitt einfügen. Ein Klick darauf und Sie haben in einem Fenster die Auswahl, für welches Feld Sie den Datenschnitt anwenden wollen:

Feldauswahl im Datenschnitt

Feldauswahl im Datenschnitt

Entscheiden Sie sich erst einmal für die Produktgruppe und setzen Sie dort ein Häkchen. In dem Moment haben Sie auch die Möglichkeit, die Auswahl mit OK zu bestätigen. Sofort wird das Datenschnitt-Fenster geöffnet:

Datenschnitt-Auswahl der Produkte

Datenschnitt-Auswahl der Produkte

Derzeit ist jeder Feldname blau hinterlegt und alle Produkte werden auch angezeigt. Im ersten Schritt sollen einzelne Produkte angezeigt werden und zwar ausschließlich diese. Beispielsweise die Brötchen. Ein Klick auf die blaue Fläche im Datenschnitt-Fenster und umgehend werden alle anderen Felder ohne Hintergrund dargestellt. Selbstverständlich spiegelt sich das auch in der PivotTabelle wieder. Nur die Brötchen und die Gesamtsumme sind in der PT zu sehen. Ein Klick auf beispielsweise den Kuchen und sofort ändert sich die PivotTable. Wollen Sie mehrere Produkte in der PT darstellen, dann gilt die normale Markierungs-Logik aus Excel: Ein ShiftKlick umfasst alle Felder zwischen dem bereits markierten und der aktuell angeklickten. Einzelne, nicht zusammenhängende Schaltflächen und damit auch die entsprechende Darstellung in der PT erreichen Sie, wenn Sie die Taste Strg nutzen. – Sie werden rasch merken, dass diese Datenschnitte extrem schnell den gewünschten Datenextrakt darstellen können. Aber wie schon erwähnt, leider gibt es diese Möglichkeit erst ab Excel 2010. Natürlich ist es auch möglich, einen weiteren Datenschnitt einzufügen. Dazu klicken Sie wiederum in die PT und können auf die gleiche Weise wie zuvor ein neues Datenschnitt-Objekt erzeugen. Das könnte beispielsweise das Datum sein. Natürlich werden hier automatisch nur die Monate zur Auswahl angeboten. So ist es ausgesprochen einfach möglich, die Frühlingsmonate März bis Mai plus die Produkte Kaffee, Gebäck und Kuchen darzustellen. Und nun stellen Sie sich einmal den Aufwand vor, den Sie in „plain Excel“ dafür betreiben müssten … Unvorstellbar. Sie haben beim Datenschnitt noch einige Möglichkeiten mehr, als wir Ihnen hier vorgestellt haben. Immer dann, wenn Sie eines dieser Objekte aktiviert haben, ist als kontextbezogenes Menü der Punkt DATENSCHNITTTOOLS mit den OPTIONEN zu sehen. Die meisten Einstellungen dienen der Optik, aber die Datenschnitteinstellungen (ganz links) sind durchaus eines Blickes wert. Und falls Sie sich fragen, wie Sie ganz schnell alle Filter wieder aufheben können, da gibt es auch eine ganz schnelle Antwort: In der Titelzeile jedes Datenschnitt-Objekts (Fensters) ist rechts ein Filter mit einem x zu sehen. Ein Klick darauf und jeglicher Filter für dieses Feld ist aufgehoben.

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Zeitachse

Dieser Name ist aus unserer Sicht ausgesprochen passend gewählt. Sie können in der Tat nur kalendarische Daten (Zeiträume) und Zeiten auswählen. Nach einem Klick auf die entsprechende Schaltfläche zeigt sich solch ein „Fenster“:

Die Zeitachse der PivotTable

Die Zeitachse der PivotTable

Erst einmal recht unspektakulär und scheinbar in Konkurrenz zur Datum-Auswahl, die Sie gerade vorher erprobt haben. Ein gravierender Unterschied ist hier gegeben: Es kann nur ein einziger, zusammenhängender Zeitraum markiert und dargestellt werden. Und ein weiterer bedeutender Unterschied: Sie können (rechts oben) mit einem Klick das Zeitintervall verändern, welches dann in der PivotTabelle dargestellt wird. Wenn also beispielsweise rasch ein bestimmter, kritischer Zeitraum betrachtet werden soll, dann ist dieses eine enorme Hilfe. Und natürlich können Sie auch diese Objekte über eine spezielle Ribbon-Bar des Kontextmenüs nach Ihrem Geschmack verändern.

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Und wech …  😆

Wenn Sie mit rechts auf eines der Datenschnitt- oder Zeitachse-Objekte klicken, dann wird Ihnen alles denkbare angeboten, nur nicht die Möglichkeit, das Teil zu löschen. Im besten Fall können Sie es ausschneiden, dann ist aber der Inhalt der Zwischenablage überschrieben. Um das Ziel zu erreichen, gehen Sie so vor: Zeigen Sie mit der Maus auf einen der Ränder des Objekts. Der Mauszeiger muss nun so aussehen, wie hier gezeigt:

Jetzt kann das ganze Objekt markiert werden

Das ganze Objekt markieren

Nun ein Linksklick und der einfache Rahmen wird zu einem doppelten Rahmen mit ausgeprägten Eckpunkten. Nun die Taste Entf und wech isses (soll heißen: weg ist es).

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Endrunde

Angenommen, die Bäckerei Kleinbrot muss Kosten sparen. Und da kommt die Überlegung auf, dass man ja die Umsätze an den einzelnen Wochentagen vergleichen könnte. Vielleicht ist ja ein Tag dabei, wo beispielsweise nachmittags geschlossen werden kann. Unter den derzeitigen Gegebenheiten ist es nicht so einfach, die Umsätze in der PT nach Wochentagen zu gruppieren. Aber natürlich gibt es einen Weg… Gehen Sie dazu in das Tabellenblatt mit den Basis-Daten. Spalte D ist ja noch leer, darum können Sie in D1 die Überschrift Wochentag schreiben. In D2 tragen Sie nun diese Formel ein: =TEXT([@Datum];"TTTT") und Sie erkennen, dass automatisch alle Zeilen der Tabelle mit dieser Formel aufgefüllt werden. Übrigens noch einmal zur Erinnerung: das [@Datum] fügen Sie am leichtesten in die Formel ein, wenn Sie beim Erstellen der Formel direkt in D2 klicken. Bei der Gelegenheit können Sie auch gleich in der nächsten Spalte den Monat auf die gleiche Weise berechnen lassen, vielleicht brauchen Sie den voll ausgeschriebenen Monat ja noch. Wechseln Sie nun wieder zum Tabellenblatt mit der PivotTabelle. Stellen Sie den Ausgangszustand wieder her. Das bedeutet: Keine Gruppierung, keine Datenschnitte, keine Zeitachse, kein Filter. Übrigens: Wenn Sie das Blatt in solch einem Zustand kopieren, haben Sie immer eine „saubere“ Vorlage für weitere Vorhaben. Aber irgend etwas fehlt noch. Bei den Feldnamen fehlt noch der Wochentag und gegebenenfalls auch der Monat. Da die Verknüpfung zu einer Intelligenten Tabelle erstellt worden ist müssen Sie nicht die Datenquelle ändern, es reicht, wenn Sie in der Gruppe Daten den Punkt Aktualisieren oder Alle aktualisieren ausführen. Schon können Sie auch auf dieses Feld bzw. beide Felder zugreifen Führen Sie sich noch einmal das Ziel vor Augen: Gibt es einen bestimmten Wochentag, wo auffallend weniger Umsatz als an anderen Tagen gemacht wurde? Und es geht dabei naturgemäß nicht um die Produkte sondern um die Tagesumsätze. Sie brauchen also weder das Feld Datum noch die Produktgruppe. Die Häkchen können Sie also entfernen. Da Sie ja die Wochentage betrachten wollen, klicken Sie nun noch auf das Feld Wochentag. Und nun kommt vielleicht die erste Überraschung: Es gibt auch an zumindest einem Sonntag Umsatz. Und das, obwohl doch gar nicht an Sonntagen geöffnet war? Nur wenn Sie neugierig sind hier eine Möglichkeit heraus zu bekommen, wann dieser Umsatz gemacht wurde:

  • Aktivieren Sie das Feld Datum
  • Setzen Sie in A3 den Filter auf Sonntag oder nutzen Sie die Option Datenschnitt
  • Ziehen Sie Ihre Schlussfolgerungen und setzen Sie den Filter dann wieder so, wie es sinnvoll erscheint.

Sie haben vielleicht schon eben an meiner Ausdrucksweise gemerkt, dass der Filter nicht unbedingt ganz aufgehoben werden soll. Diese zwei Sonntage waren ein Test, sie verfälschen aber das Gesamtbild. Darum ist es sinnvoll, den Sonntag auszublenden. Und das Feld Datum wird natürlich auch nicht mehr gebraucht. Das Ganze sollte sich nun bei Ihnen so darstellen:

Umsätze der Wochentage

Umsätze der Wochentage

Statt der Überschrift Datum könnte nun auch Wochentag dort stehen, ganz nach Wunsch. Die Zahlen an sich sind ja klar und eindeutig. Aber vielleicht möchten Sie das ja auch über ein PivotChart aufbereiten? Versuchen Sie es einfach einmal. Die Säulen bieten sich an, egal ob nun 2-D oder 3-D. Probieren Sie aber auch einmal die (liegenden) Balken. Vielfach ist mit diesem Diagramm-Typ der Unterschied eindrucksvoller darstellbar.


Jetzt fragen Sie sich vielleicht noch, wozu Sie die ausgeschriebenen Monatsnamen nutzen können. Derzeit (Excel 2013) gibt es keine Möglichkeit, die Monatsabkürzungen direkt und ohne Umwege in Langform darzustellen. Im folgenden Screenshot sehen Sie, wie Sie beispielsweise das erschaffene Feld nutzen können:

Über einen Umweg: Voll ausgeschriebene Monatsnamen

Über einen Umweg: Voll ausgeschriebene Monatsnamen

Die Einstellungen sind deutlich erkennbar, weitere „Tricks“ sind nicht dabei. Übrigens: Wenn Sie auf das Bild klicken, wird es in einem getrennten Fenster größer und dadurch auch etwas schärfer dargestellt.

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Zum guten Schluss

Sie ahnen es, dieses kleine in sich geschlossene Seminar hat hiermit sein Ende gefunden. Die hier gezeigten Aufgaben sind alle Teil eines Seminars, einer Schulung. Unser Sponsor GMG Computer-Consulting nutzt bei freien als auch Firmenseminaren und Trainings diese Unterlagen und Aufgaben. Dort wird dann natürlich wirklich in die Tiefe gegangen, selbstverständlich werden offene Fragen (auch aus anderen Bereichen, soweit es die Zeit zulässt) diskutiert und auch gezielte Beispiele aus einem den Teilnehmern bekannten Umfeld erarbeitet. Das ist aber auch der Grund, dass die Erklärungen hier im Blog mitunter etwas knapp ausfallen und eine Grundwissen in Excel voraussetzen. Diese KleinPivot-Episode soll für Sie in diesem Blog einen Einstig in die Welt des Pivots erleichtern. Vielleicht werden irgendwann auch noch einmal Videos dazu kommen, aber das ist noch Zukunftsmusik. Derzeit ist das aus finanzieller Sicht nicht möglich, da all diese Inhalte hier im Netz ja kostenfrei sind, wir aber durchaus andauernde Kosten hierfür haben. Aber immerhin, einige Nutzer haben ihren Dank für die recht umfangreiche Arbeit an diesem gesamten Projekt durch beispielsweise einen Amazon-Gutschein zum Ausdruck gebracht. Das macht Mut zum Weitermachen. In Sachen Pivot ist hier an verschiedenen Stellen noch das eine oder andere zu finden und es wird gewiss auch noch mehr, denn PT können die Arbeit enorm erleichtern. Auf jeden Fall freuen wir uns, dass Sie bis hierhin durchgehalten haben.


KleinPivot Übersicht (Grau: In Vorbereitung)

KleinPivot (1) Ausführliche Grundlagen, Basis „Kleinbrot“
KleinPivot (2) Selbstständige Übung, Basis „Bundestag“
KleinPivot (3) Aufbau auf (2), nur Teildaten auswerten (filtern)
KleinPivot (4) Kleinbrot [2], Aufbau auf KleinPivot (1)
KleinPivot (5) Schulnoten und mehr [1], Noten, Fächer, Daten
KleinPivot (6) Schulnoten und mehr [2], Klassenschnitt der Fächer
KleinPivot (7) Schulnoten und mehr [3],  Jungen vs. Mädchen
KleinPivot (8) Schulnoten und mehr [4], Notenvergleich der Kategorien
KleinPivot (9) Schulnoten und mehr [5], Kalendarische Auswertung
KleinPivot (10) Kleinbrot [3], Kalendarische Auswertung (1)
KleinPivot (11) Kleinbrot [4], Kalendarische Auswertung (2)
KleinPivot (12) Kleinbrot [5], PivotChart (1)
KleinPivot (13) Kleinbrot [6], PivotChart (2)
KleinPivot (14) Kleinbrot [7], Datenschnitt und Zeitachse | Epilog

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