KleinPivot (3) – Geänderte Basisdaten

Besser die Wurzel anpassen

Im vorherigen Kapitel haben Sie die ersten Schritte mit der Liste der Abgeordneten des Deutschen Bundestages gemacht. Sie haben (hoffentlich) auch die Mappe gespeichert. Denn genau die brauchen Sie nun wieder. Öffnen Sie also erforderlichenfalls die Datei KleinPivot_02 auf Ihrem Rechner oder erarbeiten Sie noch einmal das vorherige Kapitel.

Zu viel ist zu viel

Sie erinnern sich vielleicht an das Ergebnis der Auswertung, welches auch ausgeschiedene Mitglieder in einer eigenen „Fraktion“ zusammengefasst hat:

Anzahl der Mitglieder je Fraktion

Anzahl der Mitglieder je Fraktion

Diese „Fraktionen“ waren mit einem Stern gekennzeichnet. Um nun ein realistischeres Bild zu bekommen sollte die Datenbasis derart angepasst werden, dass die ausge­schie­de­nen Personen nicht mitgezählt werden, damit in der Zeile Gesamtergebnis dann auch die korrekte Zahl der Mitglieder steht und auch nur die Fraktionen aufgelistet werden, die es „real“ gibt.

Der beste und auch einfachste Weg ist es, direkt an der Wurzel anzupacken. Die Basis-Daten sollten so angepasst werden, dass in der PT am Ende nur noch die Fraktionsbezeichnungen ohne Sternchen erscheinen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Klicken Sie in der Tabelle mit den Basisdaten (bei unserer Tabelle ist es das Register Bundestagsmitglieder) in die Zelle D1
  • Tragen Sie die Überschrift Ausgeschieden in die Zelle ein. Sofort wird eine neue Spalte ohne Inhalte erzeugt.
  • Klicken Sie in D2 und geben Sie den ersten Teil der Formel ein: =rechts(
  • Klicken Sie in C2 und statt der gewohnten Zell-Adresse wird [@Fraktion] automatisch eingetragen. Das ist eine vorteilhafte Eigenschaft der Intelligenten Tabellen.
  • Ergänzen Sie nun die Formel, dass sie so aussieht: =rechts([@Fraktion]; 1)="*" und schließen Sie die Formel beispielsweise mit Eingabe ab.

Sie werden erkennen, dass sich einerseits der Funktionsname rechts in Großbuchstaben umgewandelt hat und diese Formel automatisch in jede Zeile der Tabelle kopiert worden ist. Und beispielsweise in Zeile 5 erkennen Sie, dass Frau Alpers ausgeschieden ist, das Attribut in der Spalte D ist hier WAHR.

Nun ist es ein Leichtes, einen Filter zu setzen und nur die nicht ausgeschiedenen Mitglieder anzeigen zu lassen. Gesagt, getan. Aus dieser gefilterten Liste erstellen Sie eine neue PivotTabelle. – Stop, das wäre zu viel des Guten. Es gibt ja schon die Pivot-Auswertung mit den Fraktionen und der Anzahl der Mitglieder. Nur sind hier ja auch die „Sternchen-Fraktionen“ mit aufgeführt, was ja unterbunden werden sollte. Wechseln Sie also in dieses Tabellenblatt.

Damit Sie auch Schritt für Schritt genau nachvollziehen können, was im Hintergrund wirklich passiert, schauen Sie sich rechts den Bereich PivotTable-Felder noch einmal an. Sie erkennen drei Feldnamen: Name, Vorname, Fraktion und die letztgenannte ist mit einem Häkchen versehen. Nun bitte ein Rechtsklick in den Daten-Bereich und im Kontextmenü den Punkt Aktualisieren wählen.

Das einzige, was sich geändert hat: Bei PivotTable-Felder ist das Feld Ausgeschieden hinzu gekommen, die Anzahl der Mitglieder aber ist gleich geblieben. – Sie haben erkannt, dass ein Filter in den Basisdaten nichts nutzt, eine Veränderung in den Daten an sich aber sehr wohl nach einer Aktualisierung in der PT niederschlägt. Es muss also ein anderer Weg gefunden werden, die Daten zu „bereinigen“.

Filter in der PT setzen

Natürlich wäre es möglich, in den Basisdaten die betroffenen Mitglieder zu löschen. Aber das würde die Auswertungsmöglichkeiten der Daten enorm einschränken. Dann könnten Sie sich beispielsweise nicht „mal eben“ nur die ausgeschiedenen Mitglieder anzeigen lassen. Auch Berechnungen aller Art wären nur mit den „aktiven“ Mitgliedern möglich.

Um das Ziel zu erreichen gehen Sie diesen Weg:

  • Ziehen Sie das Feld Ausgeschieden in den (unteren) Bereich FILTER. Umgehend werden in Zeile 1 des Datenbereichs zwei Einträge vorgenommen.
  • Klicken Sie auf das Symbol (rechts) in B1 und wählen Sie in dem Fenster den Eintrag FALSCH für alle Mitglieder, die nicht ausgeschieden sind, bei Ausgeschieden also den Wert FALSCH haben:

Filter für die Fraktionen setzen

Filter für die Fraktionen setzen

Sofort nach dem Klick auf OK werden Sie „Sternchen-Fraktionen“ nicht mehr angezeigt und auch die Anzahl der Mitglieder entspricht dem tatsächlichen Stand, das Gesamtergebnis ist dann 631.

Hinweis: Wenn es Ihnen sympathischer ist, können Sie in den Basisdaten natürlich statt „Ausgeschieden“ auch „Aktiv“ (oder vergleichbar) als Überschrift wählen. Dann wird diese Formel so aussehen: =RECHTS([@Fraktion]; 1)<>"*" und Sie müssen dann naturgemäß den Filter in der Pivot-Auswertung auf WAHR setzen.


KleinPivot Übersicht (Grau: In Vorbereitung)

KleinPivot (1) Ausführliche Grundlagen, Basis „Kleinbrot“
KleinPivot (2) Selbstständige Übung, Basis „Bundestag“
KleinPivot (3) Aufbau auf (2), nur Teildaten auswerten (filtern)
KleinPivot (4) Kleinbrot [2], Aufbau auf KleinPivot (1)
KleinPivot (5) Schulnoten und mehr [1], Noten, Fächer, Daten
KleinPivot (6) Schulnoten und mehr [2], Klassenschnitt der Fächer
KleinPivot (7) Schulnoten und mehr [3],  Jungen vs. Mädchen
KleinPivot (8) Schulnoten und mehr [4], Notenvergleich der Kategorien
KleinPivot (9) Schulnoten und mehr [5], Kalendarische Auswertung
KleinPivot (10) Kleinbrot [3], Kalendarische Auswertung (1)
KleinPivot (11) Kleinbrot [4], Kalendarische Auswertung (2)
KleinPivot (12) Kleinbrot [5], PivotChart (1)
KleinPivot (13) Kleinbrot [6], PivotChart (2)
KleinPivot (14) Kleinbrot [7], Datenschnitt und Zeitachse | Epilog

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