Mehrere Tabellenblätter, 1 Auswertung

Hinweis: Diese Seite ist kein Teil meines Blogs, sie wird ausschließlich genutzt, um Hilfe suchenden aus diversen Foren einen ausführlichen und immer gleichen Hinweis in emotionell angemessener Form zu geben. Bitte habe dafür Verständnis.


Viele Blätter, eine Zusammenfassung

Einfach ein „Dauerbrenner“ in Foren aber auch der real existierenden Welt: Mehrere Tabellenblätter (Register) sollen sinnvoll und möglichst ohne Umwege ausgewertet werden. Der Klassiker: „Ich habe 12 Blätter …“ 🙁 Dann ist mir schon klar, dass es 12 Monate sind und es eine Jahreszusammenfassung geben soll. Und fast alle Helfer erwidern dann gebetsbuchartig den Satz, dass gleiche Daten in 1 Liste/Tabelle gehören, um eine vernünftige Basis für eine Auswertung zu haben. Ich bin auch zu 99,9% dieser Meinung. Und als kleine Ergänzung, die dem eben gesagten keieswegs widerspricht: 1 Liste in 1 Blatt, nicht mehrere (wobei Ausnahmen hier denkbar, mitunter auch wünschenswert und sinnvoll sind. Dann aber ausschließlich nebeneinander).

Auf dieses 1‰ „Überhang“ gehe ich gleich noch ein. Es gibt so gut wie keinen Grund, dass zusammen gehörende Daten in logische Einheiten (wie beispielsweise Wochen oder Monate) aufgeteilt, in unterschiedliche Arbeitsblätter zerstückelt werden. Die aktuellen Excel-Versionen haben über 1 Millionen Zeilen, das reicht immer und ewig. Das Argument der Übersichtlichkeit will ich auch gleich an dieser Stelle in Frage stellen. Normalerweise werden Daten in einer Liste, einer Intelligenten Tabelle erfast. Die sehen nach einem Klick auf „Als Tabelle formatieren“ oder StrgT bzw. StrgL nicht nur übersichtlicher aus, du hast mit einem Schlag viel mehr Möglichkeiten. Und die Übersichtlichkeit lässt sich ruck zuck durch den AutoFilter herstellen. Dazu kommt noch, dass die Tabelle automatisch mitwächst, wenn neue Zeilen angehängt werden. Natürlich wirst du Leerzeilen vermeiden, die gehören nicht in eine Liste.

Wo ich Verständnis habe: Wenn der Chef es explzit so will; so und nicht anders. OK, dann vertrete ich die Meinung: „Wess Brot ich ess, des Lied ich sing“. Oder: Es steht einem Untergebenen zwar zu, einen Hinweis, einen Rat zu geben aber keiesfalls gegen Weisungen zu handeln. So weit geht die „Mitbestimmung“ Gott sei Dank noch nicht. Der Vorgesetzte muss dann eben mit den Konsequenzen des höheren Zeitaufwandes leben. – Und wo ich auch eine sinnvolle Ausnahme sehe: Wenn Außenstellen ihr eigenes System haben und in Abständen einen Excel-Report an die Zentrale senden. Dann sind das nun einmal physisch getrennte Daten, die nicht immer unter allen Umständen per Hand in die Hauptdatei integriert werden müssen. Insbesondere unter dem Aspekt, dass mitunter Korrekturen oder Nachmeldungen möglich sein können.

Auswege
Mache wo immer es möglich ist, einen Schnitt und baue die Daten in einer einzigen Liste auf bzw. füge sie auf eine beliebige Weise zusammen. Du profitierst sehr schnell davon, insbesondere wenn du Auswertungen mit PivotTable machen willst oder gar sollst. Und wenn es bei den 'zig Basisdaten-Blättern bleiben soll oder muß: Ab Excel 2010 gibt es die Möglichkeit, Power Query einzusetzen. Damit ist eine stets aktuelle Zusammenfassung der Daten recht elegant möglich. Das Vorgehen habe ich beispielsweise hier imBlog ausführlich beschrieben. Weitere Links: Siehe auch hier in unserem Blog.

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