Grundsätzliches

Prinzip­iell gilt: Für Ihre eige­nen Bedürfnisse dür­fen Sie die Datei so anpassen, wie Sie es möcht­en. Damit ver­let­zen Sie nicht das Urhe­ber­recht an unserem Geisti­gen Eigen­tum. Was Sie aber nicht dür­fen: Diese verän­derte Datei an andere, externe (natür­liche oder juris­tis­che) Per­so­n­en  weit­er geben. OK, das war juris­tisch klar aus­ge­drückt. Im nor­malen Sprachge­brauch heißt das, dass Sie solch eine verän­derte Datei nur im eige­nen Betrieb ein­schließlich eventueller Fil­ialen nutzen  und nicht weit­er geben dür­fen. 

Kurz nach der Veröf­fentlichung der Dateien hier im Blog bzw. nach Weit­er­gabe an unsere Kun­den wurde ver­mehrt der Wun­sch an uns und unseren Spon­sor GMG Com­put­er-Con­sult­ing her­an getra­gen, manch­es doch etwas kom­fort­abler bzw. benutzer­fre­undlich­er zu gestal­ten oder auch die eine oder andere Ergänzung umzuset­zen. Diese Stim­men wur­den gehört und es liegen auch schon erweit­erte Ver­sio­nen vor.

Alles gratis?

Auch wenn Sie das Gefühl haben, dass im Inter­net fast alles umson­st und gratis zu haben ist: Kaufmän­nisch gese­hen bezahlen Sie natür­lich doch so gut wie jede in Anspruch genommene Leis­tung. Meist dadurch, dass Sie mit­tels Cook­ies mit geziel­ter Wer­bung „zugeschüt­tet” wer­den. – Wir gehen da einen etwas anderen, einen ehrlicheren Weg. Wir verzicht­en auf externe Wer­bung und nutzen kein­er­lei Cook­ies, um Sie zu ner­ven. Wir stellen Ihnen auch die Basis-Ver­sio­nen abso­lut kosten­frei zur Ver­fü­gung (abge­se­hen von eventuellen Kosten für Ihren Down­load). Wenn Sie mehr möcht­en, dann kön­nen (dür­fen) Sie diese Dat­en und Dateien entwed­er sel­ber Ihren Wün­schen anpassen oder Sie nutzen unsere Dien­ste, die dann aber kostenpflichtig sind.

Unser Angebot

Wir (genauer gesagt unser Spon­sor GMG-CC) haben einige kleine aber feine Erweiterun­gen an den ver­schiede­nen Ver­sio­nen vorgenom­men. Diese liegen bere­its fix und fer­tig vor und Sie kön­nen diese bei uns ein­fach per Mail anfordern. Und damit Sie nicht „Die Katze im Sack” kaufen müssen, fol­gen hier einige kurze Erk­lärun­gen zu den unter­schiedlichen Ver­sio­nen. Die ver­wen­de­ten Namen sind iden­tisch mit den im anderen Beitrag, die Dateina­men wer­den natür­lich den Gegeben­heit­en sin­nvoll angepasst. Soll­ten Sie noch weit­ere Infor­ma­tio­nen benöti­gen, ste­hen wir Ihnen gerne per Mail oder tele­fonisch zur Ver­fü­gung.

Hugo Hurtig

Es han­delt sich im Grunde genom­men um eine sehr ein­fache Eingabe von den geleis­teten Arbeits- und den Pausen­zeit­en. In H2 wer­den die bis­lang geleis­teten Arbeitsstun­den angezeigt und kön­nen per Augen­schein mit der Vor­gabe in K2 ver­glichen wer­den. In H3 tra­gen Sie den Stun­den­lohn ein, welch­er in H4 mit den geleis­teten Stun­den mul­ti­pliziert wird. Dieses Ergeb­nis wer­den Sie mit K5 ver­gle­ichen, falls es eine monatliche Ent­gelt­gren­ze gibt. 

Neu hinzu gekom­men ist die (jet­zige) Spalte E, welche die „viel­sagende” Über­schrift ~ (eine Tilde)hat. Hier geben Sie ein „K” oder ein „U” für „Krank” bzw. „Urlaub” ein. Weit­er­hin ist in K4 die Rege­lar­beit­szeit einge­tra­gen, welche Sie selb­stre­dend bei jedem Mitar­beit­er bzw. Mitar­bei­t­erin anpassen kön­nen. Diese Zeit wird automa­tisch bei der Arbeit­szeit ver­wen­det, wenn eine der bei­den genan­nten Buch­staben in Spalte E eingegeben wor­den ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob Groß- oder Klein­schrei­bung ver­wen­det wurde. Jede andere Eingabe wird nicht gew­ertet.

Die Tabelle für den ein­fachen Nach­weis

Der Hin­ter­grund dieser Spalte und der Berech­nung: Auch Ger­in­fügig Beschäftigten (Mini-Job) ste­ht bezahlter Urlaub zu und auch Krankheit­stage müssen ‑sofern an diesen Tagen gear­beit­et wor­den wäre- bezahlt wer­den.

Alle Tabel­len­blät­ter sind mit einem Schutz verse­hen, damit nicht verse­hentlich Änderun­gen an Formeln vorgenom­men wer­den kön­nen. Dabei ist gewährleis­tet, dass in alle Zellen, welche indi­vidu­elle Werte enthal­ten, Änderun­gen vorgenom­men wer­den kön­nen. Eine kleine Aus­nahme allerd­ings ist gegeben: Im ersten Tabel­len­blatt (Hugo Hur­tig) ist die Zelle A6 nicht geschützt, in allen weit­eren Tabel­len­blät­tern ja. Das bedeutet, dass Sie zu Beginn eines neuen Monats (aus beispiel­sweise ein­er Vor­lage dieser Mappe) eine neue (also leere) Datei erstellen und als erstes auss­chließlich in diesem Blatt das Datum auf den Ersten des entsprechen­den Monats ändern. Automa­tisch wird dann in allen weit­eren Blät­tern dieser Mappe das Datum automa­tisch angepasst. Zweck­mäßiger­weise wer­den Sie diese neu erstellte Mappe dann auch unter dem Monat­sna­men abspe­ich­ern.

Bei dieser Gele­gen­heit sei noch ein­mal darauf hingewiesen, dass Sie zum erstellen weit­er­er Arbeits­blät­ter für mehr Mitar­beit­er auss­chließlich das zweite Blatt oder eines der Fol­ge­blät­ter ver­wen­den soll­ten. Selb­stver­ständlich sind auch wir bere­it, Ihnen eine Mappe mit beliebig vie­len Blät­tern und ein­er neu­tralen Namensge­bung (beispiel­sweise MA1, MA2, …) oder mit von Ihnen genan­nten Blat­tbeze­ich­nun­gen zur Ver­fü­gung zu stellen. Gle­ich­es gilt für leere Dateien für jeden Monat des Jahres.

Bei Inter­esse an dieser Datei kon­tak­tieren Sie uns bitte unter dem Stich­wort:
MLN_Einfach_KU, der Dateiname ist dann: 
01_Mindestlohn-Stundennachweis_einfach~.xlsx

Eine kleinen Annehm­lichkeit für die Anwender/innen ist in ein­er erweit­erten Ver­sion einge­baut. In den bish­eri­gen Ver­sio­nen war es so, dass nach Eingabe des Arbeits­be­ginns sofort eine Arbeit­szeit berech­net wor­den ist, welche (naturgemäß) nicht stimmte. Es wurde automa­tisch 24:00 Uhr ange­set­zt (intern 0:00 des Fol­ge­tages). Bei dieser Ver­sion ist es so ein­gerichtet, dass die Berech­nung erst erfol­gt, wenn Beginn und Ende einge­tra­gen sind. Das ange­hängte BE kennze­ich­net auch bei den Fol­gev­er­sio­nen dieses Fea­ture. Der Dateiname hier ist:
01_Mindestlohn-Stundennachweis_einfach~BE.xlsx

Lieschen Müller

Die bei­den hier vorgestell­ten Dateien sind vom Grun­dauf­bau und der Funk­tion­al­ität abso­lut Iden­tisch zu den eben genan­nten (Hugo Hur­tig). Sehen Sie dazu gerne dort noch ein­mal nach. Der Unter­schied zu den vorheri­gen ist eine bed­ingte For­matierung, welche auf Woch­enen­den und Feiertage angewen­det wor­den ist. Dabei gilt, dass Feiertage die höhere Pri­or­ität haben. Oster­son­ntag ist far­blich als Feiertag her­vorge­hoben und nicht als „nor­maler” Son­ntag, wie auch in der Abbil­dung zu sehen. Und der Oster­sam­stag ist selb­stre­dend ein ganz nor­maler Sonnabend und kein Feiertag.

Die Feiertage sind in einem getren­nten Tabel­len­blatt in ein­er Liste erfasst. Das Blatt ist aus­ge­blendet, um Irri­ta­tio­nen oder auch unge­wollte Änderun­gen zu ver­mei­den. Selb­stver­ständlich kön­nen Sie die Feiertage Ihrem Umfeld und Ihren Erfordernissen anpassen. Mehr dazu in der aus­führlichen Anleitung, welche Sie als PDF bei uns anfordern kön­nen.

Woch­enen­den unf Feiertage sind far­blich markiert

Bei Inter­esse an diesen Dateien kon­tak­tieren Sie uns bitte unter dem Stich­wort:
MLN_WE&FT_KU, der Dateiname ist dann: 
02_Mindestlohn-Stundennachweis_WE&FT-Formatierung~.xlsx  bzw.
02_Mindestlohn-Stundennachweis_WE&FT-Formatierung~BE.xlsx

 John Doe

Wiederum auf­bauend auf der hierüber vorgestell­ten Ver­sion ist bei diesen Dateien eine Erle­ichterung einge­baut, welche eben­falls etwas mit der Bed­ingten For­matierung zu tun hat und dazu dient, rechtzeit­ig auf das Näh­ern eines Gren­zw­ertes aufmerk­sam zu machen:

Abgestufte War­nung bei Näherung an Gren­zw­erte

Ist der erre­ichte Wert der Stun­den oder des Ent­gelts über 90% bzw. über 95%, dann wird das Feld mit den Gren­zw­erten gelb oder orange einge­färbt. Selb­stver­ständlich sind auch hier beliebige Anpas­sun­gen möglich.

Bei Inter­esse an diesen Dateien kon­tak­tieren Sie uns bitte unter dem Stich­wort:
MLN_Warn_KU, der Dateiname ist dann: 
03_Mindestlohn-Stundennachweis_Mit_Warnung~.xlsx  bzw.
03_Mindestlohn-Stundennachweis_Mit_Warnung~BE.xlsx

Jane Doe

Last but not least die vierte Gruppe der Dateien. Auch hier ist alles von der Vor-Ver­sion über­nom­men wor­den. Zusät­zlich wurde eine Automatik eing­baut, dass eine Pausen­regelung berück­sichtigt wird, welche den geset­zlichen Vor­gaben entspricht. Bei min­destens 6 Stun­den Arbeit­szeit sind 30 Minuten, bei  mehr als 9 Stun­den 45 Minuten als Min­i­mum anzuset­zen.

Hier gibt es nun (min­destens) zwei Betra­ch­tungsweisen. Als Beispiel soll ein Arbeits­be­ginn 10:00 und ein Arbeit­sende 17:00 gel­ten. Das sind 7:00 Stun­den. So weit, so klar. Das entspricht 6:30 Arbeit­szeit und 0:30 Pause. Mit anderen Worten: wenn Ende minus Anfang größer ist als 6 Stun­den, dann wer­den 30 Minuten bzw. bei mehr als 9 Stun­den 45 Minuten abge­zo­gen. In der Datei
04a_Mindestlohn-Stundennachweis_PausenAutomatik~.xlsx
ist das auch so real­isiert. Das funk­tion­iert aber nur dann, wenn die Inter­pre­ta­tion so lautet, wie oben beschrieben. Denn nehmen Sie ein­mal den Fall an, dass Beginn um 10:00 ist und Ende um 16:10. Da muss irgend­wann zwis­chen­durch eine Pause genom­men wor­den sein, weil ja die Dif­ferenz mit 6:10 größer ist als 6:00. Anders herum betra­chtet sind unter diesen Umstän­den (mit Pause) natür­lich nur 5:40 Stun­den gear­beit­et wor­den, was keineswegs dazu führen würde, dass eine Pause genom­men wer­den muss. Sie sehen die Zwick­müh­le?

Im Nor­mal­fall wird bei diesen Gele­gen­heit­en, bei der­ar­ti­gen Gren­zfällen wahrschein­lich durch gear­beit­et und statt 16:10 wird dann ein­vernehm­lich 16:40 aufgeschrieben (in die Tabelle einge­tra­gen), was dann einen „gesun­den” Kom­pro­miss darstellen kön­nte. Gle­ich­es gilt natür­lich auch für die 9‑S­tun­den-Regel.

Möcht­en Sie diesen Umweg nicht gehen, dann bleibt die Möglichkeit, die rech­ner­ische Gren­ze von Ende – Anfang um 30 bzw. 45 Minuten hoch zu set­zen. Rein rechtlich ist das aber nicht wirk­lich der sauber­ste Weg, denn bei ein­er Dif­ferenz von 6:25 wären ja min­destens 30 Minuten Pause fäl­lig gewe­sen. Aber dann würde ja wiederum die wirk­lich gear­beit­ete Zeit beschnit­ten. Rein for­mal müsste nach 6 Stun­den unun­ter­broch­en­er Arbeit erst ein­mal 30 Minuten Pause ein­gelegt wer­den und dann kann es weit­er gehen. Sie sehen, da beißt sich die Katze wieder in den Schwanz.  😕 Diese Formel find­en Sie in der Datei
04a_Mindestlohn-Stundennachweis_PausenAutomatik~.xlsx

Es wäre dur­chaus möglich, in diesen „Nie­mand­s­land-Zeit­bere­ichen” nur den Über­hang als Pause abzuziehen. Also bei ein­er Gesamt-Zeit von 6:25 nur die 25 Minuten. Aber solch eine Lösung hätte gewiss bei ein­er Prü­fung durch die entsprechende Behörde (derzeit: Zoll) keine Chance auf Bestand. Und es wäre der schlecht­este „Kom­pro­miss”. Darum wer­den wir diese Lösung hier nicht vorstellen.

Bei Inter­esse an diesen Dateien kon­tak­tieren Sie uns bitte unter dem Stich­wort:
MLN_Pause_KU, der Dateiname ist dann:
04a_Mindestlohn-Stundennachweis_PausenAutomatik~.xlsx  bzw.
04a_Mindestlohn-Stundennachweis_PausenAutomatik~BE.xlsx
bzw.
04b_Mindestlohn-Stundennachweis_PausenAutomatik~.xlsx  04b_Mindestlohn-Stundennachweis_PausenAutomatik~BE.xlsx

Anleitungen

Zum Schluss sei ange­merkt, dass es zu jedem der hier vorgestell­ten Grup­pen auch eine aus­führliche Anleitung im PDF-For­mat gibt. Dort ist die Anwen­dung der einzel­nen Arbeitsmappe detail­liert erk­lärt. Der Auf­bau ist so gestal­tet, dass sich die Basics naturgemäß (großen­teils auch wortwörtlich) wieder­holen und um jew­eils die neuen Ele­mente erweit­ert wer­den. Im Zweifel reicht also auch die let­zte PDF, damit Sie die kom­plette Über­sicht haben. Diese Anleitun­gen werde automa­tisch den entsprechen­den Dateien beige­fügt.