Mindestlohn-Nachweis – Hinweise

Hinweise zu den Basis-Tabellen

 In diesem Beitrag haben Sie einiges zu den Mindestlohn-Tabellen gelesen. Sie konnten sich auch die Basis-Mappen herunter laden (und können es natürlich immer noch). Aber es sind eben nur grundlegende Dinge und Forderungen erfüllt. Je nach Ihren persönlichen Erfordernissen möchten Sie vielleicht etwas mehr Komfort haben oder zusätzliche Features nutzen.

Grundsätzliches

Prinzipiell gilt: Für Ihre eigenen Bedürfnisse dürfen Sie die Datei so anpassen, wie Sie es möchten. Damit verletzen Sie nicht das Urheberrecht an unserem Geistigen Eigentum. Was Sie aber nicht dürfen: Diese veränderte Datei an andere, externe (natürliche oder juristische) Personen  weiter geben. OK, das war juristisch klar ausgedrückt. Im normalen Sprachgebrauch heißt das, dass Sie solch eine veränderte Datei nur im eigenen Betrieb einschließlich eventueller Filialen nutzen  und nicht weiter geben dürfen. 

Kurz nach der Veröffentlichung der Dateien hier im Blog bzw. nach Weitergabe an unsere Kunden wurde vermehrt der Wunsch an uns und unseren Sponsor GMG Computer-Consulting heran getragen, manches doch etwas komfortabler bzw. benutzerfreundlicher zu gestalten oder auch die eine oder andere Ergänzung umzusetzen. Diese Stimmen wurden gehört und es liegen auch schon erweiterte Versionen vor.

Alles gratis?

Auch wenn Sie das Gefühl haben, dass im Internet fast alles umsonst und gratis zu haben ist: Kaufmännisch gesehen bezahlen Sie natürlich doch so gut wie jede in Anspruch genommene Leistung. Meist dadurch, dass Sie mittels Cookies mit gezielter Werbung „zugeschüttet“ werden. – Wir gehen da einen etwas anderen, einen ehrlicheren Weg. Wir verzichten auf externe Werbung und nutzen keinerlei Cookies, um Sie zu nerven. Wir stellen Ihnen auch die Basis-Versionen absolut kostenfrei zur Verfügung (abgesehen von eventuellen Kosten für Ihren Download). Wenn Sie mehr möchten, dann können (dürfen) Sie diese Daten und Dateien entweder selber Ihren Wünschen anpassen oder Sie nutzen unsere Dienste, die dann aber kostenpflichtig sind.

Unser Angebot

Wir (genauer gesagt unser Sponsor GMG-CC) haben einige kleine aber feine Erweiterungen an den verschiedenen Versionen vorgenommen. Diese liegen bereits fix und fertig vor und Sie können diese bei uns einfach per Mail anfordern. Und damit Sie nicht „Die Katze im Sack“ kaufen müssen, folgen hier einige kurze Erklärungen zu den unterschiedlichen Versionen. Die verwendeten Namen sind identisch mit den im anderen Beitrag, die Dateinamen werden natürlich den Gegebenheiten sinnvoll angepasst. Sollten Sie noch weitere Informationen benötigen, stehen wir Ihnen gerne per Mail oder telefonisch zur Verfügung.

Hugo Hurtig

Es handelt sich im Grunde genommen um eine sehr einfache Eingabe von den geleisteten Arbeits- und den Pausenzeiten. In H2 werden die bislang geleisteten Arbeitsstunden angezeigt und können per Augenschein mit der Vorgabe in K2 verglichen werden. In H3 tragen Sie den Stundenlohn ein, welcher in H4 mit den geleisteten Stunden multipliziert wird. Dieses Ergebnis werden Sie mit K5 vergleichen, falls es eine monatliche Entgeltgrenze gibt. 

Neu hinzu gekommen ist die (jetzige) Spalte E, welche die „vielsagende“ Überschrift ~ (eine Tilde)hat. Hier geben Sie ein „K“ oder ein „U“ für „Krank“ bzw. „Urlaub“ ein. Weiterhin ist in K4 die Regelarbeitszeit eingetragen, welche Sie selbstredend bei jedem Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin anpassen können. Diese Zeit wird automatisch bei der Arbeitszeit verwendet, wenn eine der beiden genannten Buchstaben in Spalte E eingegeben worden ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob Groß- oder Kleinschreibung verwendet wurde. Jede andere Eingabe wird nicht gewertet.

Die Tabelle für den einfachen Nachweis

Die Tabelle für den einfachen Nachweis

Der Hintergrund dieser Spalte und der Berechnung: Auch Gerinfügig Beschäftigten (Mini-Job) steht bezahlter Urlaub zu und auch Krankheitstage müssen -sofern an diesen Tagen gearbeitet worden wäre- bezahlt werden.

Alle Tabellenblätter sind mit einem Schutz versehen, damit nicht versehentlich Änderungen an Formeln vorgenommen werden können. Dabei ist gewährleistet, dass in alle Zellen, welche individuelle Werte enthalten, Änderungen vorgenommen werden können. Eine kleine Ausnahme allerdings ist gegeben: Im ersten Tabellenblatt (Hugo Hurtig) ist die Zelle A6 nicht geschützt, in allen weiteren Tabellenblättern ja. Das bedeutet, dass Sie zu Beginn eines neuen Monats (aus beispielsweise einer Vorlage dieser Mappe) eine neue (also leere) Datei erstellen und als erstes ausschließlich in diesem Blatt das Datum auf den Ersten des entsprechenden Monats ändern. Automatisch wird dann in allen weiteren Blättern dieser Mappe das Datum automatisch angepasst. Zweckmäßigerweise werden Sie diese neu erstellte Mappe dann auch unter dem Monatsnamen abspeichern.

Bei dieser Gelegenheit sei noch einmal darauf hingewiesen, dass Sie zum erstellen weiterer Arbeitsblätter für mehr Mitarbeiter ausschließlich das zweite Blatt oder eines der Folgeblätter verwenden sollten. Selbstverständlich sind auch wir bereit, Ihnen eine Mappe mit beliebig vielen Blättern und einer neutralen Namensgebung (beispielsweise MA1, MA2, …) oder mit von Ihnen genannten Blattbezeichnungen zur Verfügung zu stellen. Gleiches gilt für leere Dateien für jeden Monat des Jahres.

Bei Interesse an dieser Datei kontaktieren Sie uns bitte unter dem Stichwort:
MLN_Einfach_KU, der Dateiname ist dann: 
01_Mindestlohn-Stundennachweis_einfach~.xlsx

Eine kleinen Annehmlichkeit für die Anwender/innen ist in einer erweiterten Version eingebaut. In den bisherigen Versionen war es so, dass nach Eingabe des Arbeitsbeginns sofort eine Arbeitszeit berechnet worden ist, welche (naturgemäß) nicht stimmte. Es wurde automatisch 24:00 Uhr angesetzt (intern 0:00 des Folgetages). Bei dieser Version ist es so eingerichtet, dass die Berechnung erst erfolgt, wenn Beginn und Ende eingetragen sind. Das angehängte BE kennzeichnet auch bei den Folgeversionen dieses Feature. Der Dateiname hier ist:
01_Mindestlohn-Stundennachweis_einfach~BE.xlsx

Lieschen Müller

Die beiden hier vorgestellten Dateien sind vom Grundaufbau und der Funktionalität absolut Identisch zu den eben genannten (Hugo Hurtig). Sehen Sie dazu gerne dort noch einmal nach. Der Unterschied zu den vorherigen ist eine bedingte Formatierung, welche auf Wochenenden und Feiertage angewendet worden ist. Dabei gilt, dass Feiertage die höhere Priorität haben. Ostersonntag ist farblich als Feiertag hervorgehoben und nicht als „normaler“ Sonntag, wie auch in der Abbildung zu sehen. Und der Ostersamstag ist selbstredend ein ganz normaler Sonnabend und kein Feiertag.

Die Feiertage sind in einem getrennten Tabellenblatt in einer Liste erfasst. Das Blatt ist ausgeblendet, um Irritationen oder auch ungewollte Änderungen zu vermeiden. Selbstverständlich können Sie die Feiertage Ihrem Umfeld und Ihren Erfordernissen anpassen. Mehr dazu in der ausführlichen Anleitung, welche Sie als PDF bei uns anfordern können.

Wochenenden unf Feiertage sind farblich markiert

Wochenenden unf Feiertage sind farblich markiert

Bei Interesse an diesen Dateien kontaktieren Sie uns bitte unter dem Stichwort:
MLN_WE&FT_KU, der Dateiname ist dann: 
02_Mindestlohn-Stundennachweis_WE&FT-Formatierung~.xlsx  bzw.
02_Mindestlohn-Stundennachweis_WE&FT-Formatierung~BE.xlsx

 John Doe

Wiederum aufbauend auf der hierüber vorgestellten Version ist bei diesen Dateien eine Erleichterung eingebaut, welche ebenfalls etwas mit der Bedingten Formatierung zu tun hat und dazu dient, rechtzeitig auf das Nähern eines Grenzwertes aufmerksam zu machen:

Abgestufte Warnung bei Näherung an Grenzwerte

Abgestufte Warnung bei Näherung an Grenzwerte

Ist der erreichte Wert der Stunden oder des Entgelts über 90% bzw. über 95%, dann wird das Feld mit den Grenzwerten gelb oder orange eingefärbt. Selbstverständlich sind auch hier beliebige Anpassungen möglich.

Bei Interesse an diesen Dateien kontaktieren Sie uns bitte unter dem Stichwort:
MLN_Warn_KU, der Dateiname ist dann: 
03_Mindestlohn-Stundennachweis_Mit_Warnung~.xlsx  bzw.
03_Mindestlohn-Stundennachweis_Mit_Warnung~BE.xlsx

Jane Doe

Last but not least die vierte Gruppe der Dateien. Auch hier ist alles von der Vor-Version übernommen worden. Zusätzlich wurde eine Automatik eingbaut, dass eine Pausenregelung berücksichtigt wird, welche den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Bei mindestens 6 Stunden Arbeitszeit sind 30 Minuten, bei  mehr als 9 Stunden 45 Minuten als Minimum anzusetzen.

Hier gibt es nun (mindestens) zwei Betrachtungsweisen. Als Beispiel soll ein Arbeitsbeginn 10:00 und ein Arbeitsende 17:00 gelten. Das sind 7:00 Stunden. So weit, so klar. Das entspricht 6:30 Arbeitszeit und 0:30 Pause. Mit anderen Worten: wenn Ende minus Anfang größer ist als 6 Stunden, dann werden 30 Minuten bzw. bei mehr als 9 Stunden 45 Minuten abgezogen. In der Datei
04a_Mindestlohn-Stundennachweis_PausenAutomatik~.xlsx
ist das auch so realisiert. Das funktioniert aber nur dann, wenn die Interpretation so lautet, wie oben beschrieben. Denn nehmen Sie einmal den Fall an, dass Beginn um 10:00 ist und Ende um 16:10. Da muss irgendwann zwischendurch eine Pause genommen worden sein, weil ja die Differenz mit 6:10 größer ist als 6:00. Anders herum betrachtet sind unter diesen Umständen (mit Pause) natürlich nur 5:40 Stunden gearbeitet worden, was keineswegs dazu führen würde, dass eine Pause genommen werden muss. Sie sehen die Zwickmühle?

Im Normalfall wird bei diesen Gelegenheiten, bei derartigen Grenzfällen wahrscheinlich durch gearbeitet und statt 16:10 wird dann einvernehmlich 16:40 aufgeschrieben (in die Tabelle eingetragen), was dann einen „gesunden“ Kompromiss darstellen könnte. Gleiches gilt natürlich auch für die 9-Stunden-Regel.

Möchten Sie diesen Umweg nicht gehen, dann bleibt die Möglichkeit, die rechnerische Grenze von Ende – Anfang um 30 bzw. 45 Minuten hoch zu setzen. Rein rechtlich ist das aber nicht wirklich der sauberste Weg, denn bei einer Differenz von 6:25 wären ja mindestens 30 Minuten Pause fällig gewesen. Aber dann würde ja wiederum die wirklich gearbeitete Zeit beschnitten. Rein formal müsste nach 6 Stunden ununterbrochener Arbeit erst einmal 30 Minuten Pause eingelegt werden und dann kann es weiter gehen. Sie sehen, da beißt sich die Katze wieder in den Schwanz.  😕 Diese Formel finden Sie in der Datei
04a_Mindestlohn-Stundennachweis_PausenAutomatik~.xlsx

Es wäre durchaus möglich, in diesen „Niemandsland-Zeitbereichen“ nur den Überhang als Pause abzuziehen. Also bei einer Gesamt-Zeit von 6:25 nur die 25 Minuten. Aber solch eine Lösung hätte gewiss bei einer Prüfung durch die entsprechende Behörde (derzeit: Zoll) keine Chance auf Bestand. Und es wäre der schlechteste „Kompromiss“. Darum werden wir diese Lösung hier nicht vorstellen.

Bei Interesse an diesen Dateien kontaktieren Sie uns bitte unter dem Stichwort:
MLN_Pause_KU, der Dateiname ist dann:
04a_Mindestlohn-Stundennachweis_PausenAutomatik~.xlsx  bzw.
04a_Mindestlohn-Stundennachweis_PausenAutomatik~BE.xlsx
bzw.
04b_Mindestlohn-Stundennachweis_PausenAutomatik~.xlsx  04b_Mindestlohn-Stundennachweis_PausenAutomatik~BE.xlsx

Anleitungen

Zum Schluss sei angemerkt, dass es zu jedem der hier vorgestellten Gruppen auch eine ausführliche Anleitung im PDF-Format gibt. Dort ist die Anwendung der einzelnen Arbeitsmappe detailliert erklärt. Der Aufbau ist so gestaltet, dass sich die Basics naturgemäß (großenteils auch wortwörtlich) wiederholen und um jeweils die neuen Elemente erweitert werden. Im Zweifel reicht also auch die letzte PDF, damit Sie die komplette Übersicht haben. Diese Anleitungen werde automatisch den entsprechenden Dateien beigefügt.

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