Auch wenn diese The­matik an ver­schiede­nen Punk­ten dieses Blogs disku­tiert wor­den ist, sollen an dieser Stelle einige Grund­la­gen zu dieser The­matik besprochen und die Unter­schiede her­aus­gestellt wer­den. Wenn Sie im Reg­is­ter Start im Menüband das Sym­bol Kom­binieren aufrufen, dann erken­nen Sie u.A. diese bei­den Menüpunk­te:

Gruppe: Kom­binieren

Auch wenn es auf den ersten Blick so scheint, dass zwei unter­schiedliche Beze­ich­nun­gen für die gle­iche Sache existieren, das ist nicht der Fall. Das Ziel, welch­es Sie erre­ichen wollen bzw. wer­den ist jew­eils ein kom­plett anderes. Die einzige Gemein­samkeit: In jedem Fall wer­den Abfra­gen (Querys) und nicht direkt Dat­en aus Excel kom­biniert.

Abfragen Anfügen

Auch wenn dieses der zweite, der untere Menüpunkt ist beginne ich hier­mit, weil dieser Part ein­fach­er zu ver­ste­hen und zu hand­haben ist. In Kurz­form: Diese Funk­tion­al­ität fügt eine oder mehrere Abfra­gen ein­fach durch anhän­gen zusam­men. Also prak­tisch copy and paste, wobei die Inhalte nur als Werte ohne For­matierung einge­fügt wer­den. Diese Vorge­hensweise, diesen Ablauf wer­den Sie wahrschein­lich öfter ein­mal ein­set­zen, wenn Sie die klas­sis­che Aufteilung mehrerer Abteilun­gen oder Monate in je einem Arbeits­blatt haben, der Auf­bau der Tabellen aber immer gle­ich ist. Wenn es dann beispiel­sweise darum geht, die Umsätze eines Jahres aus einzel­nen Monats­blät­tern für eine Auswer­tung zusam­men­z­u­fassen, dann ist eine (1) große Liste mit allen Dat­en des Jahres mehr als sin­nvoll. Bei der Gele­gen­heit: Im Nor­mal­fall soll­ten Sie das Design ein­er (kün­fti­gen) Auswer­tung von vorn­here­in so pla­nen, dass gle­iche Dat­en auch nur in einem einzi­gen Tabel­len­blatt, ein­er einzi­gen zusam­men­hän­gen­den Liste zusam­menge­fasst wer­den. Das ist ein Stan­dard nicht nur in Excel, son­dern in der Daten­ver­ar­beitung. Und es erle­ichtert unge­mein eine Auswer­tung.

Zum üben habe ich Ihnen hier eine zip-gepack­te Datei zur Ver­fü­gung gestellt. Dort ist nach klas­sis­ch­er „Unart” 😉 für jeden Monat des Jahres ein einzelnes Tabel­len­blatt erstellt wor­den. Für die Jahresüber­sicht sollen nun alle 12 Monate in einem einzi­gen Tabel­len­blatt kon­so­li­diert wer­den. Es wird keine typ­is­che Kon­so­li­dierung mit automa­tis­ch­er Addi­tion von Werten sein, da diese Dat­en später ein­mal ‑nach weit­er­er Auf­bere­itung- für eine Piv­ot­Table als Daten­ba­sis genutzt wer­den sollen. Es geht auss­chließlich darum, die Ursprungs­dat­en automa­tisiert aneinan­der zu hän­gen.

Öff­nen und ent­pack­en Sie das zip-File am besten in einem getren­ntes Verze­ich­nis, damit Sie aus­nahm­s­los die Excel-Dateien Jan­u­ar bis Dezem­ber im direk­ten Zugriff haben. – So weit die Vor­bere­itung für diese Auf­gabe.

Sie haben Excel geöffnet und wahrschein­lich ein leeres Arbeits­blatt, ein­er auch son­st leeren Mappe auf dem Bild­schirm. Wenn Sie Excel 2010 bzw. Excel 2013 ver­wen­den, dann ist es zwin­gend notwendig, dass Sie das Add-On Pow­er Query instal­liert und auch den entsprechen­den Menüpunkt auch im Reg­is­ter zur Ver­fü­gung haben. Klick­en Sie auf genau diesen Menüein­trag, um die Möglichkeit­en des Pow­er Query nutzen zu kön­nen. In Excel 2016 bzw. Office 365 wech­seln Sie nun zum Reg­is­ter Dat­en, dort find­en Sie in der Gruppe Abrufen und trans­formieren die gewün­schte Funk­tion­al­ität.

Erstellen Sie nun eine Neue Abfrage | Aus Datei und dann wählen Sie natür­lich den Punkt Aus Arbeitsmappe. Im Dia­log Dat­en importieren wech­se­len Sie zum eben erstell­ten Verze­ich­nis und dort die Datei für den Monat Jan­u­ar aus. Wenn es Ihnen lieber ist, kön­nen Sie natür­lich auch mit dem 1. Ein­trag in der Liste (hier: April) begin­nen; wichtig ist nur, dass Sie am Ende alle 12 Monate importiert haben. – Nach der Auswahl des ersten Files Klick­en Sie auf Importieren und im Nav­i­ga­tor-Fen­ster wird ein­er­seits die Datei mit einem gel­ben Ord­ner-Sym­bol als auch das Wort darin enthal­tene Tabel­len­blatt mit einem Tabellen-Sym­bol angezeigt. Nach einem Klick auf die Zeile Jan­u­ar zeigt sich dieses Bild:

Vorschau der Dat­en beim Import

Es ist unschw­er zu erken­nen, dass es sich hier um die gewün­scht­en Dat­en han­delt. Jet­zt stellt sich die Frage, was Sie mit diesen Dat­en machen wollen. Grund­sät­zlich bieten sich die Schalt­flächen Laden oder Bear­beit­en an. Meis­tens wer­den Sie in so einem Fall die Schalt­fläche Bear­beit­en anklick­en, um die Dat­en direkt danach im Edi­tor bear­beit­en zu kön­nen. In diesem Fall schlage ich aber vor, auf das Drop­down-Sym­bol der Schalt­fläche Laden zu Klick­en und dann den 2. Punkt Laden in… zu wählen. Damit kön­nen Sie erre­ichen, dass Sie zwar die Dat­en im Edi­tor be- und ver­ar­beit­en kön­nen, wenn Sie aber später ein­mal auf Schließen & laden Klick­en, wer­den Ihnen nicht alle 12 Monate plus die Zusam­men­fas­sung als einzelne Tabellen in jew­eils einem einzel­nen Arbeits­blatt abge­spe­ichert. Später dazu mehr. Es erscheint rasch ein Dia­log, wo die Auswahl Tabelle markiert ist. Sie wer­den hier jedoch die untere der bei­den Möglichkeit­en anklick­en:

Es soll nur eine Verbindung erstellt wer­den …

Dann auf Laden Klick­en und Sie müssen schon genau hin­se­hen, dass sich da doch etwas getan hat. Es gibt nun ein recht­es Seit­en­fen­ster, wo unter der Über­schrift Arbeitsmap­pen alle Abfra­gen dieser Mappe aufge­führt wer­den. Derzeit ist das naturgemäß nur die Abfrage Jan­u­ar. Unter dem Namen ste­ht noch der Hin­weis: Nur Verbindung. – Sie wer­den es sich denken kön­nen, dass Sie nun die restlichen Monate Feb­ru­ar bis Dezem­ber auf die gle­iche Weise importieren.

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Fehlgriff 😐 

Wenn Ihnen ein­mal das passiert, was auch mir mitunter wider­fährt: Die Fin­ger an der Maus waren schneller als der Kopf dann haben Sie direkt auf Laden angek­lickt und nicht auf Laden in… Das merken Sie auch recht schnell, denn es wird automa­tisch ein neues Tabel­len­blatt erstellt und im Seit­en­fen­ster erken­nen Sie, dass der let­zte Ein­trag ein klein wenig anders aussieht:

Hier sind 32 Zeilen tat­säch­lich geladen wor­den

In dem Fall die eben erstellte direk­te Abfrage löschen, indem ich diese beispiel­sweise im Seit­en­fen­ster markiere und dann entwed­er Entf oder per Recht­sklick den entsprechen­den Punkt im Kon­textmenü auswählen. Weit­ere Möglichkeit­en dür­fen Sie selb­st erkun­den. 😎

Anschließend werde ich den Vor­gang für diesen Monat noch ein­mal mit ein­er Denkpause an passender Stelle auf kor­rek­te, die vorge­se­hene Weise wieder­holen. Ach ja, natür­lich lösche ich auch das Arbeits­blatt Tabelle2, denn die Dat­en sind nun ja (nur) als Verbindung vorhan­den und sollen nicht isoliert in ein­er Tabelle angezeigt wer­den.

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Analyse

Das wäre geschafft. Im näch­sten Schritt soll­ten Sie der Sicher­heit und Trans­parenz wegen erst ein­mal eine Date­n­analyse vornehmen. Dazu öff­nen Sie die Abfrage Jan­u­ar auf einem beliebi­gen Wege; beispiel­sweise durch einen Dop­pelk­lick auf den Ein­trag im recht­en Seit­en­fen­ster. Im Edi­tor erken­nen Sie, dass die wirk­lich leeren Felder mit dem Begriff null dargestellt wer­den, was keineswegs der Zahl 0 entspricht; diese erken­nen Sie beispiel­sweise beim 1. Jan­u­ar in der Spalte Summe. Sollte ein­mal in den Quell­dat­en eine Zeile beispiel­sweise durch ein Formel-Ergeb­nis mit einem Leer­String "" gefüllt sein, dann würde in der Abfrage diese Zelle auch leer (ohne die Anführungsze­ichen) und nicht mit der Beze­ich­nung null dargestellt wer­den.

Wenn Sie im Edi­tor ganz nach unten blät­tern dann wer­den Ihnen wahrschein­lich die bei­den let­zten Zeilen ins Auge fall­en. Die Zeile mit dem Text Summe wird bei der Zusam­men­fas­sung gewiss nicht gebraucht und die let­zte Zeile ist kom­plett leer. An dieser Stelle wer­den Sie sich entschei­den müssen, ob Sie für jeden Monat einzel­nen direkt nach dem Import diese Kor­rek­tur vornehmen oder nach dem zusam­men­fü­gen „in einem Schlag”. Ich bevorzuge die zweite Meth­ode, sie spart einiges an Arbeit. Und im End­ef­fekt soll dann ja auch noch die Spalte mit den Sum­men ent­fer­nt wer­den. – Und genau­so würde ich dann auch mit der Spalte Summe umge­hen.

Bleiben Sie im Edi­tor-Fen­ster mit den Jan­u­ar-Dat­en, denn diese sollen ja den Grund­stock für die Zusam­men­fas­sung bilden. Wenn Sie jet­zt ver­suchen, die Abfrage Jan­u­ar schon ein­mal zu spe­ich­ern, um eine „gesunde Basis” zu schaf­fen, dann wer­den Sie gewiss irri­tiert sein:

Keine freie Auswahl …

Egal ob Sie nun auf das Sym­bol oder den nicht aus­ge­graut­en Text Klick­en, es passiert offen­sichtlich gar nichts. Und es wird sich auch nicht ändern, wenn Sie noch weit­ere Abfra­gen ange­fügt haben. Die aktu­al­isierte Verbindung wird gespe­ichert, mehr nicht.Es gibt aber einen Ausweg: Sie erstellen eine Kopie der Abfrage Jan­u­ar und die kön­nen Sie dann ganz nor­mal spe­ich­ern und anschließend die weit­eren Abfra­gen dort anfü­gen.

Sie ahnen es vielle­icht schon, auch hier haben Sie mehrere Möglichkeit­en, eine Kopie zu erstellen. Sie befind­en sich immer noch im Edi­tor. Reg­is­ter Start | Gruppe Abfrage und hier den Menüpunkt Ver­wal­ten anklick­en. Im Drop­down erscheinen 3 Möglichkeit­en, wovon die 1. von vorn­here­in wegfällt. Bleiben Duplizieren und Ver­weis über. Hier tre­f­fen Sie nun eine grund­sät­zliche Entschei­dung.

Duplizieren erstellt ein Dup­likat, eine Momen­tauf­nahme der derzeit­i­gen Abfrage. Das bedeutet: Sollte sich etwas in den Quell­dat­en verän­dern, wird sich das Dup­likat nicht verän­dern. Es beste­ht kein­er­lei Verbindung mehr zu der ursprünglichen Abfrage.

Genau ander­sherum ist es bei Ver­weis. Ändern sich die Dat­en in der Mut­ter-Abfrage, dann wer­den auch die Dat­en in der Tochter-Abfrage mit angepasst. Ver­wen­den Sie hier die weniger ressourcenfressende Möglichkeit des Dup­likats.

Spätestens jet­zt wird links des Edi­tors ein weit­eres Seit­en­fen­ster geöffnet. Hier sind alle Abfra­gen der aktuellen Mappe aufge­führt. Und soeben neu dazugekom­men in der unteren Zeile die Abfrage Jan­u­ar (2). Und damit Sie nicht im Eifer des Gefechts nach der Zusam­men­fas­sung nur auf das Sym­bol Schließen & laden Klick­en und damit erre­ichen, dass wiederum nur eine Verbindung erstellt und gespe­ichert wird ohne die Dat­en in ein­er neuen Tabelle in einem neuen Blatt darzustellen, soll­ten Sie jet­zt schon auf den Text unter­halb des Sym­bols Klick­en und hier Schließen & laden in… wählen. Im anschließen­den Dia­log markieren Sie im oberen Teil des Fen­sters Tabelle anstatt Nur Verbindung erstellen und es ist dur­chaus eine Über­legung wert, in der unteren Hälfte den Punkt Beste­hen­des Arbeits­blatt auszuwählen, damit das erste Tabel­len­blatt nicht leer bleibt.

In das 1. Arbeits­blatt wur­den nun die Jan­u­ar Dat­en geschrieben. Wahrschein­lich wer­den Sie etwas darüber irri­tiert sein, dass statt eines typ­is­chen Datums die serielle Zahl in dieser Spalte ste­ht. In Zelle A2 wäre dieses 41640. Stören Sie sich nicht daran, dass wird sich gle­ich von alleine regeln.

Da dieses die Basis für die Zusam­men­fas­sung ist, öff­nen Sie bitte diese eben erstellte Abfrage noch ein­mal. Entwed­er durch Dop­pelk­lick im recht­en Seit­en­fen­ster auf diesen Ein­trag oder im Menü-Reg­is­ter Abfrage und im Menüband dann Bear­beit­en anklick­en. Und hier wer­den Sie auch wieder ihr Datum in gewohn­ter Schreib­weise sehen. 😆 

 Im Dia­log Klick­en Sie als erstes auf die Options-Schalt­fläche Drei oder mehr Tabellen und das Dialogfen­ster wird sich ver­größern und so darstellen:

Welche Tabellen (eigentlich Abfra­gen) sollen anhefügt wer­den?

Nacheinan­der wer­den Sie nun die Monate Feb­ru­ar bis Novem­ber hinzufü­gen. Das geht beispiel­sweise ganz gut mit einem Dop­pelk­lick auf den jew­eili­gen Monat im linken  Fen­ster. Dadurch „wan­dert” der entsprechende Monat in den Bere­ich Anzufü­gen Tabellen. Natür­lich kön­nen Sie auch jew­eils auf die Schalt­fläche Hinzuf… Klick­en. Und genau das müssen Sie in jedem Fall beim Dezem­ber bzw. der let­zten anzufü­gen­den Tabelle (Abfrage) machen, denn wenn Sie nur mit Dop­pelk­lick gear­beit­et haben, wird die OK – Schalt­fläche nicht aktiviert sein. Erst wenn zu min­destens 3 Ein­träge im recht­en Bere­ich aufge­führt sind und dort min­destens ein­er davon mit­tels der Schalt­fläche Hinzufü­gen einge­tra­gen wurde, wird OK aktiviert. – Spätestens jet­zt soll­ten Sie dieser Query einen anderen Namen geben, beispiel­sweise Alle Monate.

Sie haben nun 12 + 1 Abfra­gen. Die Dat­en der Abfrage Alle Monate sehen Sie im Edi­tor. Und im näch­sten Schritt wer­den Sie alle Zeilen ent­fer­nen, die in der Spalte Datum kein kalen­darischen Datum enthal­ten. Dazu Klick­en Sie in die Über­schrift dieser Spalte und dort auf das Erweit­ern-Sym­bol . Im Drop­down ent­fer­nen Sie nun das Häkchen in der Zeile (NULL), ziehen den Roll­balken des Pull­Downs ganz nach unten und ent­fer­nen dann auch das Häkchen bei Summe. OK und Sie haben eine „saubere” Daten­ba­sis. – Dass Sie im Jan­u­ar an Sonn-und Feierta­gen im Edi­tor ein leeres Feld sehen, bei den restlichen Monat­en jedoch den Wert null ist der Tat­sache geschuldet, dass für eine andere Übung die Jan­u­ar-Dat­en etwas manip­uliert wor­den sind.

Prinzip­iell ist diese Auf­gabe damit erledigt. Die einzel­nen Arbeits­blät­ter sind untere­inan­der ange­fügt und die nicht erforder­lichen Zeilen wur­den gelöscht. In diesem Fall sollte noch die Spalte Summe ent­fer­nt wer­den, was nun mit einem einzi­gen Mausklick in die Über­schrift und Entf geschehen kann. Auf Schließen & laden Klick­en, dann wer­den die Dat­en im Blatt Tabelle1 automa­tisch aktu­al­isiert. Die Auf­gabe ist nun wirk­lich und nicht nur prinzip­iell erledigt.

Hin­weis: Bei dieser Vorge­hensweise ist es wichtig, dass die Über­schriften in den einzel­nen anzuhän­gen den Abfra­gen iden­tisch zu denen in der ersten Abfrage der „Serie” sind. Auch bei gerin­gen Abwe­ichun­gen ein­schließlich der Groß- / Klein­schrei­bung wer­den uner­wartete Ergeb­nisse pro­duziert. Meist ist es dann eine zusät­zlich erzeugte Spalte, die so gar nicht in das vorgegebene Muster passt.

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Hin­weis: Kurz nach der Veröf­fentlichung dieses Beitrages ist auch in einem Forum eine Frage gestellt wor­den, die mit ein­er sehr schö­nen und auch schlicht­en Pow­er Query Beispiel-Lösung zu Ende gebracht wer­den kann. – Ins­beson­dere wenn Sie noch nicht viel Erfahrung in Sachen PQ haben, soll­ten Sie dort zu lesen begin­nen.

Abfragen zusammenführen

Ein ganz ander­er Ansatz mit viel, viel mehr Möglichkeit­en die Dat­en in eine neue Form zu brin­gen, das ver­steckt sich hin­ter diesem Menüpunkt. Prinzip­iell steckt viel Daten­bank dahin­ter. Anhand einiger typ­is­chen Beispiele werde ich Ihnen einen Ein­blick in die Arbeit mit dieser Funk­tion­al­ität geben.

Lückenfüller

Die Auf­gabe ist ganz schlicht und ein­fach: In ein­er Liste ste­hen diverse Zahlen. Ein kleines Manko, dass in der Rei­he „Lück­en” sind, soll behoben wer­den. Genau dieses The­ma wurde in unserem Blog bere­its erörtert; Klick­en Sie hier für eine aus­führliche Beschrei­bung und Lösung.

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Listen-Abgleich

Auch diese The­matik wurde bere­its in unserem Blog behan­delt, allerd­ings unter einem anderen Aspekt; wenn Sie mögen, schauen Sie gerne hier ein­mal here­in. Auch wenn der Lösungsweg prak­tisch der gle­iche ist, werde ich hier mit ein­er anderen Wort­wahl und mehr Bildern etwas tiefer in die The­matik ein­steigen.

Vorarbeiten

Begin­nen Sie damit, dass Sie diese zip-Datei herun­ter­laden und möglichst in ein eigenes Verze­ich­nis zu ent­pack­en. Dort sind die Bestände von 2 Lager-Stan­dorten in jew­eils ein­er eige­nen Arbeitsmappe (Datei) erfasst. Das Ziel ist: Sie sollen fest­stellen, welch­es Pro­dukt in welchem Lager vorhan­denes und welch­es nicht. Das hört sich anfangs nach ein­er „Fin­gerübung” an, aber Sie wer­den rasch sehen dass es nicht reicht, bei­de Ergeb­nisse ein­fach nebeneinan­der in ein­er Liste darzustellen. Nicht jedes Lager hat alle Pro­duk­te und wirk­lich geord­net sind die Lis­ten auch nicht. Damit würde ein Abgle­ich per Hand zur Sisyphos Arbeit ausarten. 😥 Ach ja, und die ZÄHLENWEN() – Meth­ode ist hier auch nicht unbe­d­ingt opti­mal bzw. zielführend.

Mit ein­er Daten­bank und SQL wäre so etwas (für Kön­ner) wirk­lich eine Fin­gerübung also eine leichte Auf­gabe. Mit dem klas­sis­chen Excel allerd­ings ist das aus mein­er Sicht eine Zumu­tung für die Sach­bear­bei­t­erin oder den Sach­bear­beit­er. Hier ist Pow­er Query eine riesige Hil­fe. 💡 

Um die Quell­dat­en so weit wie möglich zu schützen, soll­ten Sie diese nur ein­le­sen und nicht direkt in Pow­er Query ein­binden. Meine Empfehlung sieht so aus:

• Erstellen Sie eine neue, leere Arbeitsmappe oder ver­wen­den Sie ein leeres Blatt eines bere­its existieren­den Work­books.
• Aktivieren Sie erforder­lichen­falls die Pow­er Query-Funk­tion­al­ität.
• Neue Abfrage | Aus Datei | Aus Arbeitsmappe und wählen Sie im Dia­log die Datei Lager_1.xlsx aus. Im Nav­i­ga­tor markieren Sie die einzige Tabelle, kon­trol­lieren die Vorschau auf Plau­si­bil­ität und anschließend erweit­ern Sie die Schalt­fläche Laden per Klick auf die Schalt­fläche .
• Wählen Sie hier den unteren der bei­den Punk­te: Laden in…
• Unter dem Aspekt, dass die Quell­dat­en ein­er­seits unange­tastet bleiben sollen, sich aber auch von Woche zu Woche verän­dern kön­nen, wählen Sie die Option Nur Verbindung erstellen:

Es soll nur eine Verbindung erstellt wer­den …

• Schalt­fläche Laden und in der Tabelle selb­st tut sich erst ein­mal gar nichts. Allerd­ings öffnet sich rechts ein Seit­en­fen­ster, wo die Abfrage angezeigt wird und auch der Hin­weis, dass nur eine Verbindung existiert:

Die Tabelle ‘Lager 1’ als ‘Nur Verbindung’

• Gehen Sie genau­so zum ein­le­sen der Dat­en für das Lager 2 vor. Auch hier wer­den Sie den Typ Nur Verbindung wählen.
• Soll­ten Sie ein­mal „abrutschen”, dann kön­nen Sie die Abfrage im recht­en Seit­en­fen­ster auf beliebige Weise löschen und anschließend nach den Vor­gaben neu erstellen.

Die Vor­bere­itun­gen sind jet­zt abgeschlossen, Sie kön­nen sich einen „Schlacht­plan” zurechtle­gen, was Sie als Ergeb­nis eine Auswer­tung sehen wollen. In diesem Falle gebe ich Ihnen ein­fach ein­mal vor, welch­es Ergeb­nis erzielt wer­den soll.

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Zielsetzung

Die erste Auf­gabe ist ja schon definiert. Um das Ganze zu konkretisieren hier noch ein­mal in Lang­form: Lager 1 ist das Haupt­lager und es soll fest- und gegenübergestellt wer­den, wie der Lagerbe­stand des jew­eili­gen Pro­duk­ts in Lager 2 ist. Auch wenn sich das anfangs ganz ein­fach anhört, so gibt es doch die eine oder andere Stolper­falle. Das begin­nt damit, dass die Liste Lager 2 ganz anders sortiert ist als die des Haupt­lagers. Und es sind auch nicht alle Pro­duk­te stan­dard­mäßig in Lager 2 vor­rätig. Damit ist nicht gemeint, dass der Bestand auf 0 gesunken ist son­dern dass sie gar nicht in der Liste erfasst sind weil gar nicht im Ange­bot. – Hier nun Schritt für Schritt eine Anleitung, wie Sie solch einen Abgle­ich bewälti­gen kön­nen:

• Öff­nen Sie die Abfrage für Lager 1 entwed­er durch Dop­pelk­lick auf den Ein­trag im recht­en Seit­en­fen­ster oder auf die Auswahl BEARBEITEN im Dialogfen­ster.

Eine der Möglichkeiten,eine Abfrage zu öff­nen

• Es öffnet sich der Query-Edi­tor und Sie ver­schaf­fen sich erst ein­mal einen Ein­druck, was hier in welch­er Form dargestellt wird.
• Jet­zt im Reit­er Start | Gruppe Abfrage | Ver­wal­ten die Auswahl Ver­weis anklick­en.
• Um eventuellen „Aus­rutsch­ern” vorzubeu­gen, wer­den Sie die Roh-Form diese Abfrage erst ein­mal so spe­ich­ern, dass sie nicht nur als Verbindung son­dern als Tabelle in einem Arbeits­blatt sicht­bar ist:
  • Wählen Sie jet­zt ein­fach ein­mal das Reg­is­ter Datei | Schließen und laden in… und belassen Sie es oberen Teil des Fen­sters bei der Option Tabelle.
  • In der unteren Hälfte Klick­en Sie auf Beste­hen­des Arbeits­blatt und belassen Sie es bei der Ziel-Angabe $A$1; wenn Sie hier ein anderes Ziel wählen kann es sein, dass Sie die neue Auswahl selb­st bei kor­rek­ter Eingabe mehrfach bestäti­gen müssen. Das ist zumin­d­est meine Erfahrung. Ein Klick auf Laden und die Abfrage wird als Tabelle/Liste an das von ihnen deklar­i­erte Ziel geschrieben.
• Da bei diesem Vor­gang der Abfrage-Edi­tor automa­tisch geschlossen wird, öff­nen Sie wieder die eben als Verbindung gespe­icherte Abfrage. Diese hat ja den kor­rek­ten aber nicht ger­ade aus­sagekräfti­gen Namen Lager 1 (2). Den ändern Sie jet­zt bitte um und ver­wen­den beispiel­sweise Lager-Ver­gle­ich (1).
• Prä­gen Sie sich noch ein­mal den Auf­bau ein­schließlich der Rei­hen­folge der Dat­en dieser Abfrage ein.
• Links im Edi­tor erken­nen Sie eine Seit­en-Leiste mit dem Ver­merk Abfra­gen sowie dem Größer-Zeichen. Klick­en Sie auf das > und es wer­den alle 3 Abfra­gen in einem  Seit­en­fen­ster links der Tabelle angezeigt.
• Klick­en Sie ein­fach ein­mal auf Lager 2 und erken­nen Sie, was hier anders ist und welche Logik hin­ter dieser Sortierung steckt.
• Wech­seln Sie wieder zu Lager-Ver­gle­ich (1) und acht­en Sie darauf, dass das Reg­is­ter Start aktiviert ist. Hier ein Klick auf die Schalt­fläche Kom­binieren und dann die obere Auswahl Abfra­gen zusam­men­führen. – Es öffnet sich dieser Dia­log:

Der erste Schritt zum Zusam­men­führen zweier Abfrageb

• Auch wenn dort sehr promi­nent Es ist keine Vorschau ver­füg­bar zu lesen ist, so geht das doch nur für eine zweite Abfrage, die mit der ersten (in der oberen Fen­ster­hälfte sicht­bar) zusam­menge­führt wer­den soll. – Klick­en Sie in das Textfeld ober­halb dieses Hin­weis­es und wählen Sie durch Klick den Ein­trag Lager 2.
• An dieser Stelle ist es wichtig dass Sie erken­nen, welche Spal­ten als Schlüs­sel für die Verknüp­fung der bei­den Abfra­gen dienen kön­nen bzw. sollen. Die Über­schriften der Spal­ten kön­nen, müssen aber nicht iden­tisch sein. Es kön­nen Zahlen oder auch Texte sein, die Ein­träge soll­ten aber den Charak­ter von IDs haben, also in der einzel­nen Tabelle ein­ma­lig sein. Hier bietet sich das Feld Pro­duk­t­Nr. an. Und da es sich um Läger eines einzi­gen Unternehmens han­delt ist die Behaup­tung, dass die Pro­duk­t­beze­ich­nung zum jew­eili­gen Pro­dukt iden­tisch ist, legit­im. Und es ist auch der Fall.
• Auch wenn für Sie der Begriff Join-Art vielle­icht etwas frem­dar­tig ist, die Lis­ten­feld-Auswahl darunter ‑ins­beson­dere die in Klam­mern ste­hen­den Erk­lärun­gen- soll­ten Sie sich genau anse­hen; sie kön­nen bei passender Gele­gen­heit von entschei­den­der Bedeu­tung sein. – Hier ist die Vor­gabe kor­rekt, denn es sollen alle Pro­duk­te des Haupt­lagers (oben) dargestellt wer­den und nur die Pro­duk­te aus Lager 2, die mit denen aus Lager 1 übere­in­stim­men.
• Markieren Sie nun in der oberen Hälfte sowie in der unteren Hälfte das entsprechende Feld in den Dat­en-Darstel­lun­gen und der Dia­log sollte sich nun so darstellen:

Die bei­den Schlüs­sel-Spal­ten sind markiert und eine Infor­ma­tion über die Anzahl übere­in­stim­mender Schlüs­sel­be­griffe wird angezeigt

• Beacht­en Sie auch den Hin­weis, dass in der Datei Lager 2 nicht alle Zeilen mit der 1. Abfrage übere­in­stim­men. Gle­iche Werte wür­den mich aber sehr nach­den­klich machen, denn das Ziel dieser Abfrage ist ja zu erfahren, welche Pro­duk­te in Lager 2 nicht gelis­tet sind.

Was dann fol­gt, wird Sie vielle­icht etwas irri­tieren. Es gibt zwar eine neue Spalte in der Abfrage, aber jedes Feld (Zeile) hat immer den gle­ichen Inhalt: Table. Tisch? Wieso? Ok., wenn Sie nicht so tief in der EDV drin steck­en wer­den Sie wahrschein­lich als erstes an diese Über­set­zung denken. Gemeint ist hier die Bedeu­tung „Tabelle”. – Und was soll Ihnen das sagen? Ein Klick auf eine Zelle der Spalte New­Col­umn (der Name wurde automa­tisch durch Pow­er Query vergebe­nen) zeigt zwar irgen­det­was an:

Nicht wirk­lich aus­sagekräftig für Ein­steiger (später aber gewiss)

… aber so recht lässt sich das nicht unbe­d­ingt einord­nen. Da es sich hier um Basics han­delt, die ver­mit­telt wer­den sollen, meine Empfehlung: „Ein­fach noch nicht ein­mal ignori­eren”.  😉

Bleibt immer noch die Frage, wie ich diese Dat­en des Lager 2 neben die jew­eili­gen Pro­duk­te des Lager 1 darstellen kann. Schauen Sie sich doch ein­mal die Über­schrift dieser Spalte an. Rechts ist eine Schalt­fläche, die für die meis­ten Win­dows-Anwen­dun­gen atyp­isch ist. Ich würde dieses Sym­bol  als „Dop­pelpfeil” oder „abgeknick­ter Dop­pelpfeil” beze­ich­nen. Klick­en Sie mal darauf und der sich auftuende Dia­log ist zu min­destens erst ein­mal vielver­sprechend:

Diese Felder bzw. Spal­ten der zweit­en Abfrage kön­nen Sie anzeigen lassen

Dass es sich hier um die Über­schriften der Spal­ten in Lager 2 han­delt, ist offen­sichtlich. Wenn Sie es bei der Vor­gabe belassen, wer­den alle hier markierten Spal­ten aller übere­in­stim­mender Pro­duk­te ein­fach an die bish­erige Tabelle ange­fügt. Natür­lich wird dabei automa­tisch eine Neuord­nung vorgenom­men, sodass die Pro­duk­t­num­mer, welche ja das Verknüp­fungsmerk­mal sind, jew­eils in kom­mu­nizieren­den Zeile ste­ht.

Aus mein­er Sicht ist es aber nicht erforder­lich, jede der Spal­ten zu wieder­holen. Für diesen Zweck brauchen Sie doch (eigentlich) nur die Anzahl, den Lagerbe­stand. Selb­st wenn das Pro­dukt in Lager 2 ausverkauft sein sollte, so wird es durch die Zahl 0 in der entsprechen­den Spalte als lager­mäßig erfasst geführt und aus­gewiesen. Ent­fer­nen Sie also alle Häkchen bis auf Anzahl. Ich per­sön­lich ent­ferne auch grund­sät­zlich das Häkchen bei Ursprünglichen Spal­tenna­men als Prä­fix ver­wen­den, weil ich Wert darauf lege, eine indi­vidu­elle Über­schrift zu gener­ieren. Ein Klick auf OK und das ganze sieht schon etwas „vernün­ftiger” aus.

Da in ein­er Liste keine 2 iden­tis­chen Über­schriften existieren dür­fen, hat Pow­er Query auch eine entsprechende Umbe­nen­nung zu Anzahl.1 vorgenom­men. Der besseren Trans­parenz wegen benenne ich jet­zt die 3. Spalte in der Abfrage um: Anzahl (Lager 1) und die let­zte Spalte entsprechend zu Anzahl (Lager 2). Ich habe für den fol­gen­den Screen­shot die Anzeige mal etwas gescrollt und Sie soll­ten die Zeilen 11 und 19 etwas genauer betra­cht­en:

null ist „nix”, 0 ist die Zahl

Erah­nen Sie, was der Unter­schied ist? Die Pro­duk­t­num­mer 14 (Zeile 11) wird in Lager 2 gar nicht gelis­tet, Pro­duk­t­Nr. 22 ist zwar lager­mäßig erfasst, hat jedoch buch­mäßig einen Bestand von 0.

Schließen & laden und die im Blatt Tabelle1 bere­its vorhan­dene Tabelle wird um diese eine Spalte ergänzt. Hier sehen Sie auch, dass Pro­dukt 14 in Lager 2 nicht gelis­tet ist, denn das Feld ist leer. Jet­zt ste­ht es in den natür­lich frei, in dieser Liste beliebige Auswer­tun­gen vorzunehmen. Sie kön­nen hier in der Excel-Tabelle fil­tern oder aber die Dat­en in eine Piv­ot­Table übernehmen.

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Ergebnisse im gesonderten Blatt

Wenn Sie aber für andere Zwecke eine eigen­ständi­ge Liste benöti­gen, wo beispiel­sweise alle in Lager 2 nicht gelis­teten Artikel oder all jene Artikel dargestellt wer­den, deren Bestand 0 ist, dann ist das mit dem fil­tern und anschließen­dem Kopieren und Ein­fü­gen vielle­icht etwas umständlich. Vor allem dann, wenn diese getren­nten Tabellen wiederkehrend benötigt wer­den. Da schlage ich dann fol­gen­des Vorge­hen vor:

• Öff­nen Sie wieder die Abfrage Lager-Ver­gle­ich (1) und fil­tern Sie die let­zte Spalte.

Aber Stopp! Wenn Sie jet­zt ihren etwas ändern, wird diese Abfrage ja dauer­haft verän­dert. Und da Sie vielle­icht bei­de der eben genan­nten Auswer­tun­gen brauchen, muss die Daten­ba­sis ja jew­eils iden­tisch sein. Darum wer­den Sie wiederum über den Punkt Ver­wal­ten (Reg­is­ter Start | Abfrage) den bish­eri­gen Stand der Dinge Duplizieren, dieser neu erstell­ten Abfrage gle­ich einen sprechen­den Namen (beispiel­sweise Lager 2 – nicht gelis­tet) geben und sofort nach der Umbe­nen­nung über Schließen & laden in… in ein neues Arbeits­blatt spe­ich­ern. Jet­zt gle­ich wieder die Abfrage öff­nen und um die nicht gelis­teten Artikel her­auszu­fil­tern ein­fach ein Klick auf  in der Über­schrift Anzahl (Lager 2), und wählen Sie alle Möglichkeit­en außer der ober­sten (NULL) ab.

Der Zweck ist damit erre­icht, aber in der Liste wird dann in der let­zten Spalte abso­lut nichts drin­ste­hen. Ob das nun ger­ade die Aus­sagekraft erhöht? Ich würde in dieser Spalte bei den gefilterten Werten ein­fach den Wert null durch nicht gelis­tet erset­zen. Aber wie so oft im Leben: „unver­hofft kommt oft …”:

Ein Klick auf das Achtung-Schild gibt einen Hin­weis

Das OK ist „aus­ge­graut” und wenn Sie auf das Sym­bol zeigen erk­lärt Ihnen Pow­er Query, dass Sie einen numerischen Wert eingeben sollen. Klar, Sie kön­nen jet­zt auch hier eine 0 eingeben was ja auch dem Stand der Dinge entspricht. Aber das kön­nte zu Irri­ta­tio­nen führen, da ja beim wirk­lichen 0‑Bestand gelis­teter Pro­duk­te eben­falls eine 0 in der Spalte ste­ht. Also wie lässt sich diese Zwick­müh­le umge­hen?

Ganz klar: erst ein­mal auf Abbrechen Klick­en. Dann ein Blick in das Menüband, wo der Daten­typ dieser Spalte ver­merkt ist. Und siehe da, der Wert null ist vom Typ her eine ganze Zahl. Was liegt also näher, den Daten­typ auf Text zu ändern? Machen Sie das und starten Sie den näch­sten Ver­such, den Inhalt der Spalte zu erset­zen. Und siehe da, der Erfolg ist gegeben. 😎  Schließen & laden und die Dat­en wer­den in eine neue Tabelle geschrieben. – Eine Alter­na­tive wären natür­lich, in der Query die Spalte ganz zu löschen. Ich ziehe das der Nach­haltigkeit wegen vor. Und bei der Gele­gen­heit soll­ten Sie auch die Beze­ich­nun­gen der Arbeits­blatt-Reg­is­ter den Gegeben­heit­en anpassen, damit das wiederfind­en leichter fällt.

Um von den in Lager 2 gelis­teten Pro­duk­ten diejeni­gen her­auszufind­en, die ausverkauft sind wer­den Sie gle­icher­maßen vorge­hen wie bei den fehlen­den Pro­duk­ten; allerd­ings als Fil­ter-Kri­teri­um die Zahl 0 eingeben. Und denken Sie daran, dass Sie auch hier wiederum von der Abfrage Lager-Ver­gle­ich (1) per Ver­weis eine neue Abfrage erstellen.

Sie soll­ten jet­zt in der Lage sein, auch all jene Pro­duk­te aufzulis­ten, die in Lager 2 aber nicht in Lager 1 gelis­tet oder vor­rätig sind. Sie wer­den in dem Fall aber (ver­mut­lich) eine neue Abfrage­ba­sis erstellen, wo beim Zusam­men­führen der Dat­en oben die Dat­en vom Lager 2 ste­hen und run­den die des Lager 1. (Hin­weis an die Daten­bankspezies und Insid­er: Ja ich weiß … 😉 )

Es wird Ihnen schon aufge­fall­en sein: Bei dieser Form der Kom­bi­na­tion von Abfra­gen ist es immer nur möglich genau 2 Abfra­gen zu kom­binieren. Die „Luxu­saus­führung”, dass mehrere Abfra­gen gemein­sam in eine neue Query inte­gri­ert wer­den, ist hier nicht gegeben; wenn es erforder­lich ist, wer­den Sie Schritt für Schritt vor­ange­hen und immer die let­zte erstellte kom­binierte Abfrage als Basis für die kom­mende Zusam­men­führung von Dat­en ver­wen­den.

Ich weiß, viel Text … Schließlich habe ich ja einige Stun­den mir der For­mulierung und dem Schreiben ver­bracht. Aber Sie soll­ten eine solide Basis bekom­men. Denn hier in der Gruppe Kom­binieren, ins­beson­dere  dem Zusam­men­führen steckt noch einiges an Poten­zial mehr drin, als es auf den ersten Blick erscheint. Das würde aber diese Ein­führung nicht nur über­fracht­en son­dern es würde an dieser Stelle auch zu weit führen.

▲ nach oben …

Zeitverschiebung 😉

Wie das Leben so spielt, kurz nach Fer­tig­stel­lung dieses Beitrages ist in einem Forum eine recht inter­es­sante Fragestel­lung gepostet wor­den, die sich auch recht gut für den Ein­satz von Pow­er Query eignet. Gle­ich vor­weg ange­merkt: Das lässt sich auch gut mit der SVERWEIS()-Funk­tion des Excel bew­erk­stel­li­gen, aber als Ein­stiegsübung für Pow­er Query (Mit­telk­lasse) ist das ganz ein­fach zu gut geeignet. 😎 

Wenn Sie diese Mappe laden, erken­nen Sie 3 tabel­lar­ische Werte­grup­pen. In den Basis-Dat­en (Spalte A:C) sind in der 1. Spalte (später) alle Tage des Jahres vom 1. Jan­u­ar bis zum 31. Dezem­ber aufge­führt. Hier hat jed­er Tag exakt eine Zeile. In den bei­den fol­gen­den Spal­ten dieses Blocks ste­ht eine Uhrzeit.

Im Daten­block Einzufü­gen ist eine ähn­liche Anord­nung: Eine Spalte mit dem Datum, eine Spalte mit der Zeit. Hier allerd­ings kann ein Datum mehrfach aber auch gar nicht vorkom­men. So fehlen für den 3. Jan­u­ar die einzufü­gen den Dat­en.

Die Ziel-Vorstel­lung sieht nun so aus, dass in der Spalte Tag jedes Datum min­destens ein Mal vorkommt, mit den dazuge­höri­gen Zeit­en der Basis-Dat­en. Die Zeit­en aus dem Daten­block Einzufü­gen sollen direkt nach der Spalte Tag einge­fügt wer­den. Sind für den Tag mehrere Zeilen mit Zeit­en ver­merkt, dann soll in der Zielta­belle die erforder­liche Anzahl von kalen­darischen Dat­en (Zeilen) einge­fügt wer­den und die Werte aus Zeit1 und Zeit2 sollen auch automa­tisch aufge­füllt wer­den. Das Sys­tem ist in der vor­liegen­den kleinen Muster-Tabelle ganz gut nachvol­lziehbar. – Diese Dat­en der Ziel-Vorstel­lung sind naturgemäß nur zur Ver­an­schaulichung gedacht, sie dienen im Prinzip nur als Vor­gabe für die Ori­en­tierung und zum späteren Abgle­ich des gefun­de­nen Ergeb­niss­es.

Einlesen der Daten

Ich habe mich entschlossen, bei dieser kleinen Auf­gabe auf einen Lev­el herunter zu gehen, der einem absoluten Ein­steiger in Sachen Pow­er Query ent­ge­gen kommt. Ich nehme also bewusst in Kauf, dass redun­dante Dat­en in der Mappe existieren. Als Aus­gle­ich ist es dafür gewiss ein­fach­er, an dieser oder jen­er Stelle das erforder­liche „aha-Erleb­nis“ zu haben. 😉 Und ich werde hier auch noch detail­liert­er beschreiben wie ich vorge­he und auch warum ich diesen Weg so beschre­ite.

Begin­nen wir mit den Basis-Dat­en. Zwis­chen der Grup­pen-Über­schrift und den Dat­en ist nicht ohne Grund eine Leerzeile. So ist ganz klar der Dat­en-Bere­ich abge­gren­zt und kann durch Excel automa­tisch erkan­nt wer­den. – Die Pow­er Query Funk­tion­al­ität ist eingeschal­tet, Klick­en Sie irgend­wo in den Bere­ich der Basis-Dat­en. Um den Abfrage-Edi­tor zu öff­nen, wählen Sie Aus Tabelle. Der markierte Bere­ich hat ja Über­schriften, darum OK. Der Edi­tor stellt sich nun so dar:

Direkt nach dem Import in den Abfrage-Edi­tor …

Wenn Sie etwas Erfahrung mit Excel und kalen­darischen Werten haben dann wis­sen Sie, dass das Ausse­hen der dargestell­ten Werte teil­weise zwar anders als gewohnt aber dur­chaus kor­rekt ist. Die Uhrzeit­en irri­tieren gewiss beson­ders, es sind die als Dez­i­malzeit dargestell­ten Anteile eines Tages. Klick­en Sie mit rechts ind die Über­schrift Tag, Typ ändern, Datum (statt Datum/Uhrzeit). Markieren Sie nun die Über­schriften Zeit1 und Zeit2 und ändern Sie hier den Daten­typ auf Zeit. Dass dann auch die Sekun­den angezeigt wer­den ist Stan­dard und im Edi­tor nicht änder­bar. Jet­zt ein Klick auf Schließen & laden und diese Abfrage wird erst ein­mal gesichert und als Tabelle in ein neu erstelltes Arbeits­blatt geschrieben.

Zurück zum Blatt Tabelle1 und platzieren Sie den Cur­sor in die Dat­en des Bere­ichs Einzufü­gen. Genau wie eben wer­den Sie über die Auswahl Aus Tabelle im Menüband die Dat­en in den Query Edi­tor importieren. Auch wer­den Sie hier die Spalte Tag in ein (reines) Datum ändern, die Spalte Zeit3 in eine (les­bare) Zeit umwan­deln. – Da ja automa­tisch immer so „her­rlich” anonyme Namen für die Abfra­gen vergeben wer­den, ändern Sie den Namen für diese Abfrage auf qry_Daten Zeit3. Auch diese Abfrage kön­nen, nein soll­ten Sie in einem getren­nten Work­Sheet sich­ern.

Sie befind­en sich jet­zt ein­er nor­malen Excel-Tabelle im Arbeits­blatt-Reg­is­ter Tabelle3. Die erstellte Liste ist markiert bzw. eine beliebige Zelle in diesem Bere­ich ist die aktive Zelle. Im Menü-Reg­is­ter Klick­en Sie auf Abfrage und anschließend im Menüband auf Bear­beit­en. Umge­hend öffnet sich der Query Edi­tor für die eben erstellte Abfrage. Klick­en Sie im linken, schmalen Seit­en­streifen auf das Größer-Sym­bol >, um das linke Seit­en­fen­ster zu öff­nen. Es zeigt sich nun dieses Bild:

Alle Abfra­gen wer­den im linken Seit­en­fen­ster gelis­tet

Klick­en Sie nun auf den oberen Ein­trag Tabelle1 und sofort wird die 1. Abfrage einge­blendet. Um auch diese Abfrage umzube­nen­nen, ein­fach F2 und dann schreiben Sie qry_Daten Zeit1&2 und bestäti­gen mit der Einga­betaste. Übriges: Ich ver­wende grund­sät­zlich das passende Prä­fix für das jew­eilige Objekt; qry_ für Abfra­gen (Queries), tbl_ für Tabellen. So kann ich eine Tabelle gut von ein­er Abfrage unter­schei­den.

Sie kön­nten jet­zt direkt mit dem verknüpfen der Dat­en weit­er­ma­chen. Das ist aus ver­schiede­nen Grün­den aber nicht so opti­mal. Darum erstellen Sie von dieser Abfrage eine dynamis­che Kopie. Gemeint ist damit, dass auch das Dup­likat der Abfrage mitwächst oder anpasst, wenn sich die hier gezeigte Abfrage wegen geän­dert­er Basis-Dat­en verän­dert. Im Reg­is­ter ein Klick auf Ver­wal­ten, anschließend Ver­weis. Es wird sofort ein Spiegel dieser Datei erstellt und die Abfrage hat den gle­ichen Namen mit dem Zusatz (2).

Zusammenfügen der Abfragen

In der recht­en Hälfte des Menüban­des find­en Sie die Schalt­fläche Kom­binieren. Ein Klick darauf und im sich auftuen­den Pull­Down wählen Sie den Punkt Abfra­gen zusam­men­führen. In dem Dia­log erken­nen Sie 2 große Bere­iche. Im oberen ist die aktuelle Abfrage abge­bildet. Klick­en Sie dann in das einzeilige Textfeld direkt darunter und wählen Sie dort anschließend die Abfrage qry_Daten 3. Sofort erscheint auch hier ein Abbild der Dat­en dieser Query. Im oberen als auch unteren Bere­ich sind es prinzip­iell immer nur die ersten 5 Zeilen, die angezeigt wer­den. (Passende Abbil­dun­gen find­en Sie im Haupt-Teil.)

Oben sind die Dat­en, die in jedem Fall in die endgültige zu erstel­lende Tabelle über­nom­men wer­den sollen. Die Werte aus dem unteren Fen­ster­bere­ich sollen mit der oberen Abfrage verknüpft wer­den und zwar so, dass zu jedem kalen­darischem Datum oben das entsprechende Datum unten ange­hängt wird und eventuell fehlende Zeilen automa­tisch ergänzt wer­den. Das verbindende Glied ist das Datum in der Spalte Tag. Klick­en Sie auf eine beliebige Zelle der Spalte Tag im oberen und im unteren Bere­ich. Damit schaf­fen Sie eine logis­che Verbindung. Wenn Sie etwas tiefer schauen (Join-Art) dann wer­den Sie in Klam­mern die Erk­lärung find­en, dass alle Daten­sätze aus der ersten Abfrage und alle übere­in­stim­menden Zeilen aus der 2. Abfrage ver­wen­det wer­den sollen. OK und es wird automa­tisch eine neue Spalte mit dem Namen New­Col­umn erstellt. Das sieht dann so aus:

Die Aus­sagekraft der Werte in der neuen Spalte ist noch nicht  hoch

Nicht irri­tieren lassen, ein­fach auf dieses Sym­bol  in der Über­schrift der neuen Spalte Klick­en. Sie erken­nen, dass dort in einem kleinen Dia­log die Spal­ten dieser Abfrage aufge­führt sind:

Alle Spal­ten-Namen wer­den „ange­boten”

Sor­gen Sie dafür, dass nur die Zeile mit Zeit3 ein Häkchen hat und Klick­en Sie auf OK. Über­raschung! Für den 1. Jan­u­ar wor­den automa­tisch einige Zeilen und die damit ver­bun­de­nen Zeit­en in die Tabelle einge­fügt. Damit sind Sie dem Ziel ein Riesen­schritt näher gekom­men. Prinzip­iell bleiben nur noch einige kleine Dinge über, um der Vor­gabe gerecht zu wer­den. Als erstes kön­nen Sie die Über­schrift der neu erstell­ten Spalte kor­rigieren und nur Zeit3 ste­hen lassen oder neu schreiben. Dann ziehen Sie die Spalte durch Klick in die Über­schrift vor die Spalte Zeit1 und als let­ztes bleibt noch, die 1. Spalte auf­steigend zu sortieren, damit nicht der 3. nach dem 4. Jan­u­ar ein­gerei­ht ist. Wenn dann auch noch die Spalte Zeit3 für jedes Datum, für jeden Tag getren­nt auf­steigend sortiert wer­den soll, dann machen Sie das jet­zt im Anschluss. Das unter­schei­det sich grund­sät­zlich vom Vorge­hen in Excel, wo Sie ja erst die Zeit-und dann die Tagspalte sortiert hät­ten. Ich benenne nun auch noch das Arbeits­blatt-Reg­is­ter um, damit eine bessere Zuord­nung möglich ist. Ich vergebe den Namen Zusam­men­fas­sung. Jet­zt noch Schließen & laden  anklick­en und in dem Blatt Zusam­men­fas­sung wird das endgültige Ergeb­nis gespe­ichert.

Änderung / Ergänzung der Quell-Daten

Wenn Sie mögen, kön­nen Sie jet­zt in den Quell­dat­en auf dem Blatt Tabelle1 in Spalte A den näch­sten Tag mit irgendwelchen Zei­tangaben und in Spalte E ein beliebiges Datum mit irgen­dein­er Zeit eingeben. Aus Test-Grün­den kön­nen Sie auch noch ein­mal den 01.01. 2015 nehmen und 12:00 Uhr, damit der Wert auch richtig ein­gerei­ht wer­den kann. Hin­weis: Acht­en Sie unbe­d­ingt darauf, dass die neuen Ein­tra­gun­gen sich nicht außer­halb der Intel­li­gen­ten Tabelle befind­en. Sie soll­ten also erst in die let­zte Zeile der Tabelle Klick­en, Tab und dann erst in der neuen Zeile die Dat­en eingeben. Dass alles richtig ist erken­nen Sie daran, dass der Markierungsrah­men der intel­li­gen­ten Tabelle auch den neuen Ein­trag umfasst. Wenn Sie das in der Darstel­lung nicht so genau erken­nen kön­nen, Klick­en Sie ein­fach in den oberen Bere­ich der Tabelle und StrgA und der gesamte Dat­en-Bere­ich der Tabelle wird markiert. Das ist aus mein­er Sicht die ein­fach­ste und beste Möglichkeit der Kon­trolle. Den­noch hier ein­mal eine Abbil­dung zur Verdeut­lichung:

Die Pfeile zeigen auf die Rah­men­be­gren­zun­gen und den Anfass­er

Die schmalen blauen Lin­ien zeigen die Gren­zen der Tabelle auf. Mit dem Anfass­er unten rechts im Bere­ich der Tabelle kön­nen Sie nachträglich die Intel­li­gente Tabelle so anpassen, dass auch neue Werte, die außer­halb der Liste ste­hen, in die Tabelle inte­gri­ert wer­den.

Öff­nen Sie das Arbeits­blatt Zusam­men­fas­sung, Klick­en Sie erforder­lichen­falls in die Tabelle und anschließend ein Klick auf den Menüpunkt Abfrage. An 4. Stelle ist das Sym­bol Aktu­al­isieren, und darauf Klick­en Sie nun. Sie wer­den es ahnen, diese Zusam­men­fas­sung wird entsprechend den Werten in den Basis-Tabellen aktu­al­isiert. Alle neu eingegebe­nen Dat­en ste­hen am richti­gen Platz. – Die Arbeits­blät­ter Tabelle2 und Tabelle3 kön­nten Sie sog­ar löschen. Da aber derzeit in Sachen Pow­er Query sehr viele Anpas­sun­gen vorgenom­men wer­den bin ich mir nicht sich­er, ob das in späteren aktu­al­isierten Ver­sio­nen immer noch toleriert wird. Darum meine ich, diese bei­den Blät­ter nur zu verstecken/ausblenden ist der bessere Weg.

… Und hier geht’s zurück zum ursprünglichen Teil „Zusam­men­fü­gen”!

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