PQQ: Alter in Jahren berechnen

Mitunter ist es erforder­lich das Alter ein­er Per­son zu berech­nen. In Excel selb­st gibt es ver­schiedene Wege, in Pow­er Query stelle ich Ihnen einem möglichen Weg vor, der ganz ohne Formeln auskommt und natür­lich auch richtig rech­net. Und um das auch mit ein­er größeren Zahl von Daten­sätzen durchzuex­erzieren, laden Sie diese Datei mit 1.000 Pseu­do-Namen und Geburt­sta­gen von unserem Serv­er herunter.

Nach dem Import wer­den Sie erken­nen, dass Ina Herb­st (Zeile 109) genau heute Geburt­stag hat. Das habe ich in den Quell­dat­en per Formel so fest­gelegt. Und da sich das Geburt­s­jahr auch wegen des zufäl­lig berech­neten Datums stets ändert, kann ich Ihnen das Alter nicht vorher­sagen. Dieser Daten­satz dient in erster Lin­ie der Kon­trolle, dass auch am eigentlichen Geburt­stag das Alter kor­rekt berech­net wird.

Hin­weis: Wenn Sie mit kalen­darischen Dat­en vor dem 1.1.1900 arbeit­en, dann wird Pow­er Query das entsprechende Feld als Text darstellen und die gesamte Spalte als Daten­typ Beliebig. In dem Fall ist es erforder­lich, die Spalte(n) expliz­it als Datum zu for­matieren.

Nach dem Import der Dat­en in den Pow­er Query-Edi­tor wer­den Sie sehen, dass der Geburt­stag grund­sät­zlich als Datum/Zeit importiert wor­den ist. Ein aus mein­er Sicht unschön­er Stan­dard, den ich lei­der nicht per Ein­stel­lung abstellen kann. Okay, ich per­sön­lich passe den Daten­typ der Optik wegen ein­fach auf Datum an, Sie kön­nen sich aber prob­lem­los diesen Schritt ers­paren; PQ rech­net so oder so kor­rekt. Die Zwis­ch­en­ergeb­nisse wer­den sich aber unter­schiedlich darstellen.

Wech­seln Sie nun zum Menü Trans­formieren. Markieren Sie die Spalte¿ Geburt­stag und Klick­en Sie dann in der Gruppe Datums- und Uhrzeitspalte auf Datum. Wählen Sie hier den ober­sten Ein­trag Alter. Das Ergeb­nis wird Sie vielle­icht etwas irri­tieren, hier ein Beispiel (Sta­tus heute, 06.09.2020, 17:40 Uhr):

Auf den ersten Blick vielle­icht etwas ver­wirrend…

Das Ergeb­nis dieser Berech­nung ist ein Wert im Daten­typ Dauer (Dura­tion).  Vor dem tren­nen­den Punkt ist die Anzahl der Tage seit dem Geburt­stag angegeben, danach entwed­er die ver­gan­gene Zeit seit 00:00 Uhr (falls Sie die Spalte Geburt­stag in der ursprünglichen For­matierung belassen haben) oder falls Sie zu Beginn die Spalte Geburt­stag als (nur) Datum for­matiert hat­ten, dann ste­ht immer 00:00:00 als Zei­tangabe in der berech­neten Spalte.

Um nun das exak­te Alter zu berech­nen, bei markiert­er Spalte Geburt­stag wiederum in der Gruppe Datums- und Uhrzeitspalte ein Klick auf die Schalt­fläche Dauer und dort dann die Zeile Jahre gesamt anklick­en. Umge­hend wird Ihnen in lan­destyp­is­ch­er For­matierung (hier in Deutsch­land also mit einem Dez­i­malkom­ma) die Anzahl der Jahre seit der Geburt angezeigt. Da aber im Nor­mal­fall nur die eigentliche Anzahl der vollen Jahre bei der erwün­scht­en Aus­gabe des Alters erwün­scht ist, muss (nur) noch der Nachkom­mateil „abgeschnit­ten” wer­den. Und da die Alter­sangabe immer nur pos­i­tiv sein kann, bevorzuge ich den Weg über Trans­formieren, Gruppe Zahlenspalte und dann Run­den | Abrun­den und das Ergeb­nis stimmt. Na ja, stimmt fast, denn die Über­schrift muss natür­lich noch angepasst wer­den; ich würde Alter in Jahren ver­wen­den. Alter­na­tiv zum Abrun­den kön­nen Sie auch im Menü Trans­formieren Gruppe Zahlenspalte die Auswahl Stan­dard | Ganz­zahldivi­sion tre­f­fen und im Dia­log als Wert eine 1 eingeben und dann bestäti­gen.

Hin­weis: Das Ziel der Auf­gaben­stel­lung ist ja, das Alter der jew­eili­gen Per­son zu berech­nen. Wenn Sie beispiel­sweise zu Ver­gle­ich­szweck­en auch noch den (eigentlichen) Geburt­stag mit darstellen wollen, dann wer­den Sie zu Beginn eine Kopie der Spalte Geburt­stag erstellen, dieser gewiss den Daten­typ Datum zuweisen und spätestens zum Schluss die Über­schrift wieder zu Geburt­stag ändern. – Ach ja, falls Sie sich nun die Frage stellen, ob auch ## Jahre, ## Monate und ## Tage als Ergeb­nis möglich ist: Ja, das geht auch in Pow­er Query. Aber das würde bei weit­em den Umfang dieses Quick­ies, ja sog­ar eines „nor­malen” Beitrages spren­gen. Für Plain Excel gibt es da schon sehr viele Beispiel im Web.

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