PQQ: Spalten untereinander anordnen


Video auf YouTubeHinweis:
Die Arbeitsschritte dieses Beitrages sind in einem kleinen Video dokumentiert. Das unterstützende Begleit-Video finden Sie auf YouTube an dieser Stelle.

Beachten Sie bitte: Dieses Begleit-Video enthält zusätzliche Informationen, die im folgenden Beitrag nicht dokumentiert sind!


Öffnen Sie diese Arbeitsmappe nachdem Sie das File von unserem Server heruntergeladen haben und sie erkennen, dass im einzigen Arbeitsblatt einige Namen in 3 Spalten verteilt angeordnet sind. Das Ziel der Aufgabe ist: Alle Namen sollen untereinander in einer einzigen Spalte zusammengefasst werden. Und natürlich soll das ganze mit Power Query geschehen. Außerdem gibt es 2 Lösungen, die vom Schwierigkeitsgrad her und auch im Ergebnis unterschiedlich sind.

Als grundsätzliche Vorbereitung eigentlich für jeden Datenimport in Power Query gilt, dass die zu importierenden Daten erst einmal per StrgT oder StrgL in eine Tabelle/Liste gewandelt werden. So auch hier.

Zeilenweise einlesen

Der einfachere Weg zum Ziel ist in diesem Fall, die Daten Zeile für Zeile einzulesen und  anschließend untereinander anzuordnen. Die Reihenfolge der Daten wäre hier also Alexander, Elias, Jacqueline, Barbara, … Gehen Sie dazu so vor:

  • Importieren Sie die Daten über den Menüpunkt Daten | Aus Tabelle
  • Achten Sie im Dialog darauf, dass die Tabelle keine Überschriften hat.
  • Nach dem Import sieht der Abfrage-Editor so aus:

Direkt nach dem Import der Daten

Direkt nach dem Import der Daten

  • Die Spalte1 ist markiert; um alle Spalten zu markieren, Shift und ein Klick auf die Überschrift Spalte3.
  • Rechtsklick in eine der Überschriften und im Kontextmenü wählen Sie den Punkt Spalten entpivotieren.
  • Ein Klick in die Überschrift Attribut, es darf anschließend nur diese Spalte markiert sein. Jetzt entweder Entf oder Rechtsklick in die Überschrift und Entfernen.
  • Markieren Sie den Text Schließen & laden (nicht das Symbol) und Schließen & laden in…
  • Die Auswahl Tabelle ist o. k., als Ziel markieren Sie zu Beginn Bestehendes Arbeitsblatt und anschließend ein Klick auf das Symbol neben dem Textfeld mit der Zieladresse.
  • Klicken Sie in der Tabelle in die Zelle E1 und nachdem die Adresse übernommen worden ist ein Klick auf OK.
  • Zurück im vorherigen Dialog schließen Sie diesen durch einen Klick auf Laden.

Damit ist dieser (erste) Teil der Aufgabe erledigt. Obwohl die einzelnen Spalten nicht gleich lang waren und in Zeile 6 der 1. Eintrag auch erst in Spalte B stand ist die erzeugte Tabelle ohne Lücken, keine leere Zeilen. Damit ist das Ziel erreicht.

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Spaltenweise einlesen

Die gerade vorgestellte Lösung hat vielleicht den Nachteil, dass nicht die gewünschte Reihenfolge der Namen erhalten geblieben ist. Bei einer Lösung „zu Fuß“ würden sie wahrscheinlich die Daten jeder der einzelnen Spalten markieren, nacheinander ausschneiden und in Spalte1 direkt unterhalb des letzten Namens einfügen. Die anschließend nur noch aus der Überschrift bestehenden Spalten könnten gelöscht werden. Alternativ würden sie die Originaldaten beibehalten und die Daten an der Zielposition kopieren.

Mit Power Query ist das beim ersten Mal doch etwas aufwendiger. Dieser höhere Aufwand wird sich gewiss nur dann lohnen, wenn es entweder Spalten mit extrem vielen Daten sind oder/und dieser Vorgang immer wieder mit veränderten Basisdaten durchgeführt werden soll. Dennoch sollten Sie jetzt keine Bedenken haben, es ist durchaus machbar. 😎 – Auch hier eine Anleitung Schritt für Schritt, aufbauend auf der zuvor erstellten Tabelle/Liste

  • Laden Sie die Daten wie auch vorher in den Abfrage-Editor.
  • Sie erkennen, dass der Name der Abfrage auch wieder Tabelle1 ist, allerdings hier mit dem Zusatz (2) versehen. Nutzen Sie die Gelegenheit und geben diese Abfrage gleich einen sinnvollen, sprechenden Namen: Spaltenweise.
  • Um das (noch nicht erwähnte)  Zwischenziel -jede Spalte in eine eigene Abfrage platzieren- zu erreichen, gehen Sie den Weg über Verwalten | Duplizieren. Und gleich danach dasselbe noch einmal, damit diese Abfrage in dreifacher Ausfertigung existiert.
  • Falls erforderlich öffnen Sie das linke Seitenfenster indem sie auf dort auf den senkrechten Text Abfragen oder das Größer-Symbol klicken.
  • Wählen Sie die erste der 3 Spaltenweise – Abfragen. Spalte1 sollte markiert sein, Rechtsklick in die Überschrift und Andere Spalten entfernen.
  • Anschließend aktivieren Sie die Abfrage Spaltenweise (2), die Überschrift Spalte2 und wiederum Andere Spalten entfernen.
  • Gleiches Vorgehen in der letzten Abfrage Spaltenweise (3).
  • Wechseln Sie nun zu Abfrage Spaltenweise und klicken Sie im Menüband auf das Symbol Kombinieren. Erweitern Sie den Menüpunkt Abfragen zusammenführen durch Klick auf  und Abfragen anfügen.
  • Klick auf die Auswahl Drei oder mehr Tabellen.
  • Fügen Sie nun nacheinander per Doppelklick die beiden Abfragen Spaltenweise (2) und Spaltenweise (3) in den Bereich Anzufügende Tabellen ein. Bestätigen Sie mit OK.
  • Um nun alle 3 Spalten gemeinsam zu markieren, Shift und ein Klick auf die Überschrift Spalte3.
  • Rechtsklick in eine der Überschriften und Spalten zusammenführen.
  • Im Dialog einfach nur auf OK klicken.
  • Klick in der Überschrift auf  und das Häkchen bei (leer) entfernen.
  • Im Menüband ein Klick auf den Text Schließen & laden, also auf das Symbol.
  • Es werden automatisch 3 neue Blätter Tabelle2, Tabelle3, Tabelle4 erstellt.
  • Die zusammengefassten Daten waren ja in der ersten der 3 Abfragen und entsprechend ist auch das erste der 3 Arbeitsblätter die „Heimat“ der neuen, zusammengefassten Tabelle. Wechseln Sie also zu Tabelle2 und markieren einen in den Daten einen beliebigen Namen. StrgA und weil wahrscheinlich nur die Daten ohne die Überschrift markiert sind nochmals StrgA.
  • In jedem Fall sollte jetzt die gesamte Tabelle aber auch nur die Tabelle markiert sein. Erforderlichenfalls korrigieren.
  • StrgX um die Tabelle auszuschneiden, Wechsel zum Arbeitsblatt Tabelle1, Klick in die Zelle G1 und StrgV, um die Daten aus der Zwischenablage dort einzufügen.
  • Die Arbeitsblätter Tabelle3 und Tabelle4 können Sie jetzt löschen, die Daten werden nicht mehr gebraucht.

Sie werden schon auf den ersten Blick erkennen, dass die Reihenfolge der Namen genau so ist, wie sie eigentlich sein sollte. Die Spalten waren von mir ja ganz bewusst alphabetisch geordnet angelegt worden. – Damit ist die komplette Aufgabe „bezwungen“. 😉 

Hinweis: Gleiches Thema, ähnliche  (aber nicht identische) Lösung: Hier im Blog.

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Reference: #0810

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