Verbundene Zellen filtern

Vertikal verbundene Zellen filtern

Ich muss zugeben, dass ich mir mehrmals überlegt habe, ob ich diesen Beitrag hier einstellen soll oder lieber doch nicht. Der Hintergrund: Verbundene Zellen sehen zwar meistens gut aus, sind fast immer „der Anfang allen Übels“. Mitunter sage ich auch, sie seien „eine Erfindung von des Teufels Großmutter“  😉 . Und ich stehe auch voll und ganz hinter der Aussage „form follows function“, denn die Funktionalität sollte nie der Optik wegen beeinträchtigt sein.

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Beispieltabelle und Versuche…

Natürlich hat die Beispieltabelle vertikal verbundene Zellen. Es ist eine Auflistung von Stromverbrauchern einer Wohnung. Zugegeben, das sieht gut aus:

Vertikal verbundene Zellen als Störungs-Ursache

Vertikal verbundene Zellen als Störungs-Ursache

Küche, Wohnzimmer, Schlafzimmer, immer schick in der Mitte des rechts daneben stehenden Blocks. So weit, so gut. Und jetzt soll gefiltert werden. Es sollen nur definierte Räume angezeigt werden. Viel Spaß … !

AutoFilter

Der erste Versuch wird gewiss ein ganz normaler Auto-Filter sein. Also A5:B15 markieren und Daten | Filtern. Prima, das sieht doch schon gut aus. Die  Schaltflächen sind sichtbar und Sie können sie sogar anklicken. Also rasch einmal die Küche filtern. Klappt doch! … Aber nur auf den ersten Blick, denn in der Küche steht ja nicht nur der Herd als Verbraucher in der Liste. Also fällt das schon einmal flach.  😥 

Als Liste/Intelligente Tabelle

Nächster Versuch. Sie machen aus den Daten eine Liste bzw. Intelligente Tabelle. Da gibt es ja auch die Möglichkeit des Filterns. Die Ernüchterung kommt rasch, und zwar im doppelten Sinne. Erstens „wandern“ die Zimmer-Namen in die erste Zeile des Blocks zurück, wo sie ja auch in Wirklichkeit stehen und zweitens wird auch nur die erste Zeile gefiltert, wie auch im vorherigen Versuch.  😕 

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Lösungen

„Zu Fuß“

Bei diesen wenigen und überschaubaren Daten bietet sich förmlich an, die Zeilen mit den Zimmern, die nicht angezeigt werden sollen, einfach per Hand auszublenden. Aber ehrlich, das ist nun wirklich nicht der Hit. Der Aufwand ist bei diesen drei Einheiten schon hoch, bei 10, 20 oder gar 100 Einheiten einfach nur unzumutbar.

AutoFilter & Co.

Das hatten wir doch eben schon einmal. Und das ging mächtig daneben. Aber offensichtlich gibt es doch einen Weg, das zu berwerkstelligen. Richtig. Dazu entfernen Sie erst einmal die Formatierungen in Sachen „vertikal verbunden“ und zentriert. Füllen Sie nun alle Leerzellen im Bereich A6:A15 mit dem entsprechenden Zimmer-Namen auf. Und wenn Sie jetzt mit dem AutoFilter oder der Listen-Funktionalität filtern, klappt das auch.

Ein kleiner Tipp: Das Füllen der Leerzellen ist hier ja noch ganz einfach zu handhaben. Bei größeren Datenbeständen geht es erheblich leichter. Hier können Sie (in unserem Blog) mehr dazu nachlesen.

Zugegeben, immer der gleiche Zimmer-Name untereinander stört etwas. Meistens wird in solchen Fällen empfohlen, einfach weiße Schrift zu verwenden. Nun ja, auf weißem Hintergrund ist sie tatsächlich nicht zu sehen. Wenn Sie die Daten aber als Liste/Tabelle formatieren, dann ist vielfach ja jede zweite Zeile eingefärbt und dann ist dort der Text sehr wohl sichtbar. – Unsere Empfehlung: Verwenden Sie das Benutzerdefinierte Format ;;; beim Zahlenformat, dann sind die entsprechenden Texte in jeder Situation unsichtbar.

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… Und es geht doch!

Und zwar mit der vertikalen Zentrierung. Eigentlich fristet die Funktion des Erweiterten Filters ein Mauerblümchen-Dasein. Aber manchmal kann solch ein Blümchen ein wahrer Lichtblick sein, wie auch in diesem Fall.

Zugegeben, es ist etwas mehr Aufwand und einiges ist ungewohnt, aber hier ist es zielführend. Trotz vertikal verbundener Zellen kann „sauber“ gefiltert werden. Zur Vorbereitung müssen Sie erst einmal in C5 eine Überschrift eintragen, die in dieser Schreibweise noch nicht in der Zeile vorkommt. Das könnte Zimmer! (mit dem Ausrufungszeichen) sein, ich schlage Filter vor. Füllen Sie nun in jede Zeile dieser Spalte den entsprechenden Begriff, also das betreffende Zimmer. Also praktisch genau so, wie schon weiter oben für Spalte A beschrieben:

Spalte C mit Zimmer-Namen gefüllt

Spalte C mit Zimmer-Namen gefüllt

Und was ist nun der große Unterschied zu vorher, außer dass nun eine Spalte mehr da und in der Tat die vertikale Zentrierung nach wie vor vorhanden ist? Nichts weiter, aber Sie werden gleich die neu erstellte Spalte einfach ausblenden, unsichtbar machen. Ich vergebe der Bequemlichkeit halber für diese Daten (A5:C15, also einschließlich Überschrift) den Bereichsnamen AlleRäume, anschließend blende ich die Spalte C aus.

Nun schreiben Sie in eine freie Zelle, beispielsweise G1 exakt den Namen der Überschrift jener Spalte, die gefiltert werden soll. Das wäre hier beispielsweise Zimmer! oder wenn Sie meiner Empfehlung gefolgt sind Filter. Es ist also die Überschrift der ausgeblendeten Spalte, welche komplett mit den Raumnamen gefüllt ist. In die Zeile darunter schreiben Sie -auch wiederum in exakter Schreibweise- den Namen des Zimmers, das gefiltert werden, also das weiterhin angezeigt werden soll. In G2 steht dann beispielsweise Küche.

Nun klicken Sie den Datenbereich, also irgendwo in A5:C15. Menü Daten, Gruppe Sortieren und Filtern und dort ein Klick auf Erweitert. Normalerweise wird nun der Datenbereich bzw. der Bereichsname beim Punkt Listenbereich vorgegeben sein, erforderlichenfalls korrigieren Sie die Werte; Sie können auch den Bereichsnamen AlleRäume dort eingeben, was manchmal leichter ist. In das Feld Kriterienbereich schreiben Sie nun $E$1:$E$2 (das geht auch per Markierung in dem Tabellenblatt) und anschließend nur noch OK.

Der Spezialfilter führt zum Ziel

Der Spezialfilter führt zum Ziel

Sie sehen, dass Hilfsspalten manchmal sehr nützlich sein können. Selbst wenn diese ausgeblendet sind.

Noch ein Hinweis zum Bereichsnamen: Idealerweise ist der gesamte Datenbereich als Liste/Intelligente Tabelle formatiert und Sie vergeben hierfür einen Bereichsnamen. Ich selbst verwende als Präfix grundsätzlich tbl_, hier wäre beispielsweise tbl_Räume oder tbl_AlleRäume der Bereichsname. Der riesige Vorteil der Liste: Wenn (in diesem Fall) Räume dazu kommen, sich also die Anzahl der Datenblöcke ändert, dann ist keine Anpassung des Bereichs in dem Spezialfilter erforderlich, der Bereichs- bzw. Tabellenname ist stets das Synonym für exakt den aktuellen Bereich.

Mehr zum Thema filtern können Sie hier im Blog nachlesen.

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