Vorbereitung für Pivot – Unvorteilhafte Quelldaten

Vorbereitung von Daten für eine PivotTable
bei einer unvorteilhaften Datenquelle

In einem Excel-Forum kam diese Anfrage (leicht gekürzt):

Hallo Zusammen,
ich habe eine recht große Rohdaten-Datei mit ein paar Merkmalen (Region, Produkt) in den Zeilen und Quartale sowie Kennzahlen (Rohkennzahlen + Berechnung Jahresmittelwert) in den Spalten.
Um die Datei für eine Pivot vorzubereiten muss ich die Jahre und Quartale in Zeilen bekommen und den Mittelwert rausschmeißen (sonst erkennt die Pivot das ja als eigenen Datensatz).
Klar kann ich das händisch mit transponieren machen… das kostet aber massig Zeit und ich werde das wöchentlich machen müssen…
Hat jemand eine Idee wie das schneller gehen könnte?

Beispieldatei ist angehängt.
Besten Dank schon mal für eure Hilfe!
Gruß (NickName)

Die dort angehängte Datei war schon anonymisiert, darum biete ich diese hier auch als Original zum Download für Sie an. Was ich geändert habe: Um die persönlichen Informationen zu entfernen, habe ich den Filenamen geändert und die Daten in eine neue Mappe kopiert; somit sind bei den Eigenschaften meine Daten als Verfasser eingetragen.

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Einstieg

Auf den allerersten Blick sieht das ganze relativ normal aus. Auf den zweiten Blick fällt gewiss auf, dass die Überschrift aus 2 Zeilen besteht. Das ist schon einmal ein absolutes NoGo für eine „vernünftige“ Liste bzw. Tabelle. Und wenn sie dann auch noch die Anforderungen in der Zieltabelle (ab Zeile 27) genau betrachten werden sie auch verschiedene Punkte finden, die so nicht, zumindest nicht direkt in den Quelldaten zu finden sind. – Auch wenn solch eine Aktion nur einmalig durchgeführt werden soll lohnt es sich, Power Query dafür einzusetzen. Wie der Fragesteller schon geschrieben hat wäre das ein unverhältnismäßig hoher Aufwand, wenn das „zu Fuß“ erledigt werden müsste, zumal das Ganze nach seiner Aussage ja wöchentlich angepasst werden soll.

Ich gehe davon aus, dass sie die Musterdatei geladen haben. Die für diese Aufgabe entscheidenden Daten befinden sich im Bereich A2:W14. Ab Zeile 27 ist ja nur dargestellt, wie das Endergebnis aussehen soll. Die Forderung des Fragestellers, die Spalte Mittelwert jeweils zu löschen, soll auch erfüllt werden, obwohl das aus meiner Sicht nicht unbedingt erforderlich ist, um eine „saubere“ PivotTable zu generieren. Ich würde das Feld in der Pivot Tabelle wahrscheinlich einfach nicht mit einbeziehen. 😉 

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Import in Power Query

Zuerst müssen naturgemäß die Quelldaten in den Power Query Editor übernommen werden. Klicken Sie also irgendwo in diesen Daten-Block, aktivieren Sie die Power Query Funktionalität und dann ein Klick auf die Schaltfläche Aus Tabelle. Der Datenbereich wird korrekt erkannt, ein Häkchen bei Tabelle hat Überschriften sollte auch gesetzt sein. Mit OK bestätigen, und mit diesem Schritt ist der Import in den Editor beendet.

Erste Korrekturen

Gleich zu Beginn können Sie ja etwas Platz schaffen, indem sie sämtliche Spalten mit der Überschrift Mittelwert (teilweise gefolgt von einer Zahl) nacheinander oder in einem Rutsch löschen. Das geht intuitiv oder Sie lesen sich (beispielsweise hier im Blog) einige Grundlagen des PQ durch. – Und dann sind da ja noch die ersten drei Spalten-Überschriften, deren Aussagekraft nun nicht gerade überwältigend ist. Darum ändern Sie den Text dieser drei Überschriften auf jenen Wert, der jeweils direkt darunter in Zeile 1 steht; also Region, Gebiet, Produkt. Wie Sie dabei vorgehen ist Ihnen überlassen, im Begleit-Video sind unterschiedliche Schritte beschrieben.

Prinzipiell sind damit die wichtigsten Änderungen abgeschlossen. Geben Sie dieser Abfrage noch einen „sprechenden“ Namen beispielsweise qry_Basis-Daten und schließen Sie die Abfrage nun auf eine besondere Weise:

  • Entweder im Menü Start auf den Text unterhalb des Symbols Schließen & laden klicken …
  • … oder Sie öffnen das Menü Datei.
  • Danach den Punkt Schließen und laden in… markieren und im Dialogfenster das Optionsfeld Nur Verbindung erstellen auswählen, anschließend auf Laden klicken.

So erstellen Sie eine Abfrage, die nicht als Tabelle gespeichert werden wird. Im anderen Fall wird die Arbeitsmappe schnell mit (meist nicht wirklich wichtigen) Arbeitsblättern überfrachtet.

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Nach Umsatz und Menge teilen

Da diese Kreuztabelle ja zwei grundsätzlich unterschiedliche Bereiche enthält, nämlich Umsatz und Anzahl und diese beiden Werte später in der Ergebnis-Tabelle nebeneinander dargestellt werden sollen, müssen die beiden Gruppen erst einmal separiert werden. Später werden Sie mithilfe von Power Query dafür sorgen, dass  die Spalten wunschgemäß nebeneinander stehen.

Um dieses Ziel zu erreichen ist es erforderlich, dass aus dieser einen komplexen Datenzusammenstellung in Form einer Kreuztabelle zwei einzelne Querys erstellt werden. Die ersten 3 Spalten (Region bis Produkt) sind in beiden Abfragen gleich, danach folgen die Spalten mit der Bezeichnung Umsatz in Zeile 1 bzw. in der zweiten Abfrage mit der Bezeichnung Menge.

Auch wenn die Schritte jetzt vielleicht etwas umständlich erscheinen, die hier aufgeführte Vorgehensweise ist für ungeübte Anwender gewiss sicherer. – Sie befinden sich in der Abfrage qry_Basis-Daten und klicken in der Gruppe Abfrage auf die Schaltfläche Verwalten.  Im Untermenü wählen Sie den zweiten Punkt Duplizieren. Dadurch wird ein Duplikat der aktuellen Abfrage erstellt. Vergeben sie als erstes in den Abfrageeinstellungen einen neuen Namen, beispielsweise qry_Umsatz. Löschen Sie nun alle Spalten, wo in Zeile 1 der Begriff Menge steht.

Das war’s fast auch schon. An dieser Stelle bleibt nur noch die Aufgabe, die 1. Zeile der Daten zu löschen. Dazu im Register Start ein Klick auf Zeilen verringern | Zeilen entfernen | Erste Zeilen entfernen. Da sie nur 1 Zeile entfernen wollen, geben Sie im Dialogfenster bei Anzahl von Zeilen eine 1 ein und bestätigen Sie mit OK. Den Namen der Abfrage haben Sie ja bereits geändert , darum können Sie jetzt Schließen & laden in…. und (natürlich) wiederum als Nur Verbindung erstellen wählen. (Später werden Sie merken, dass dieser letztgenannte Schritt einen eher präventiven Charakter hat. Er ist nicht unbedingt erforderlich.)

Prinzipiell gilt das gleiche Vorgehen für die Abfrage Menge. Auch hier werden sie zu Beginn ein Duplikat der Abfrage qry_Basis-Daten erstellen. Als erste Handlung (natürlich) den Namen der Abfrage auf qry_Menge ändern. Hier werden sie naturgemäß die Spalten löschen, welche die Bezeichnung Umsatz in der Zeile 1 haben. Und natürlich auf dem gleichen Wege wie eben die oberste Daten-Zeile löschen. Auch diese Abfrage sollten Sie aus Gründen der Transparenz nach dem gleichen Modus als Verknüpfung speichern.

In Ausnahme-Fällen werden sie ganz links im Abfrage-Editor unterhalb des Menübandes nur ein Größer-Zeichen > und darunter um 90° nach links gekippt das Wort Abfragen sehen. In diesem Fall klicken Sie bitte auf das Zeichen (die Schaltfläche) > und es wird ein Seitenfenster eingeblendet, wo die Namen der existierenden Abfragen dieser Mappe aufgeführt sind (was prinzipiell Standard sein sollte):

Alle Abfragen im linken Seitenfenster

Alle Abfragen im linken Seitenfenster

Es wäre hilfreich, wenn Sie nun einmal die Überschriften in den beiden gerade erstellten Abfragen vergleichen. Eigentlich sollten sie gleich sein. Aber die Quartals-Bezeichnungen unterscheiden sich doch deutlich. Es sieht zwar so aus, als wenn hier durch ziehen in Excel eine fortlaufende Nummerierung speziell für die anonymisierte Muster-Datei geschaffen worden ist, aber das ist nicht der Fall. In den Daten des Arbeitsblattes sind die Überschriften der beiden Gruppen noch identisch. Power Query hat hier eingegriffen und bereits beim laden der Daten in den Editor dafür gesorgt, dass ausschließlich einmalige, also nicht identische Überschriften existieren. Und das ist dann auch ein Grund dafür, dass in späteren Schritten differenziert und situationsangepasst vorgegangen werden muss.

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Daten entpivotieren

Irgendwie müssen die Daten ja transponiert werden. Und zwar so, dass die ersten 3 Spalten bestehen bleiben und die danach folgenden Werte, also die Überschrift und die jeweiligen Umsätze „gekippt“, transponiert werden. Danach müssen die ersten 3 Spalten ja auch noch so weit nach unten aufgefüllt werden, wie es transponierte Spalten gibt. Und genau das ist ja der Batzen an Arbeit, der bei einer Ausführung von Hand anliegen würde. Power Query hat da eine sehr praktische Funktionalität:

  • Markieren Sie die ersten 3 Spalten
  • Rechtsklick in eine der markierten Überschriften
  • Im Kontextmenü wählen Sie den vorletzten Eintrag: Andere Spalten entpivotieren. Alternativ lässt sich das auch über das Register Transformieren, Gruppe Beliebige Spalte | Spalten entpivotieren | Andere Spalten entpivotieren durchführen.

Schneller als sie zusehen können bauen sich die Daten in der gewünschten Form auf. Die Umsätze der einzelnen Quartale pro Region, Gebiet und Produkt werden von horizontal nach vertikal transponiert und die zugehörige Zeile der ersten 3 Spalten werden automatisch nach unten vervielfacht:

Die Daten direkt nach dem entpivotieren

Die Daten direkt nach dem entpivotieren

Auch wenn sie erkennen, dass dort gewiss noch Korrekturbedarf besteht, belassen Sie es erst einmal beim derzeitigen Status quo. Wählen Sie nun die Abfrage qry_Menge und führen Sie hier das gleiche Prozedere durch. Damit haben sie erst einmal die Grundlagen für das spätere zusammenführen der Daten geschaffen. – Bei den kommenden Schritten sind sie wiederum etwas gefordert; aber das, was sie lernen, werden sie mit Sicherheit auch an anderer Stelle nutzen können.  💡 

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Q1-15 zu 2015 und Q1

In der vorletzten Spalte mit der durch Power Query vergebenen Überschrift Attribut stehen ja nun die ursprünglichen Überschriften in vertikaler Anordnung. Sie erkennen gewiss auch, dass aus diesen Werten durchaus das Ziel, eine 4-stellige Jahreszahl und ein 2-stelliges Quartal abgeleitet werden kann. Auch wenn Sie wüssten, wie das in Excel am besten gemacht wird, hier geht das zwar vom Prinzip her gleichartig aber dennoch ganz anders.  😎 

Solange ich nichts anderes erwähne werden sich alle Anweisungs-Bezüge ausschließlich auf die Spalte Attribut beziehen. In Zeile 1 steht beispielsweise Q1-15, unschwer zu erkennen als 1. Quartal 2015. Aus diesem Begriff sollen nun an erster Stelle die Jahreszahl extrahiert und dann zu einer 4-stelligen (des 21. Jahrhunderts) umgewandelt werden, anschließend sollen die ersten beiden Zeichen (das Quartal) in einer neu zu schaffenden Spalte rechts daneben eingefügt werden.

Zu Beginn werden sie Quartal und Jahr in zwei Spalten aufteilen. Im ersten Schritt die Spalte Attribut komplett zu markieren, aber eben nur diese Spalte. Im Register Start ein Klick auf Spalte teilen und danach die Auswahl Nach Trennzeichen. Vielleicht fragen Sie sich jetzt, warum nicht nach einer festen Zahl von Zeichen nämlich 2. Die Antwort ist relativ einfach: Da das Minuszeichen immer das Quartal vom Jahr trennt, bietet sich das an. Und vor allen Dingen: Bei diesem Weg wird das Trennzeichen automatisch entfernt. Wenn Sie nach einer festen Zahl von Zeichen trennen, bleibt das Zeichen immer noch bestehen. – Im Feld Trennzeichen klicken Sie auf den DropDown-Pfeil und wählen ganz unten –Benutzerdefiniert– aus und als zu trennendes Element tragen Sie in das Feld darunter das Minuszeichen - ein. Danach einfach nur mit OK bestätigen.

Sie erkennen, dass blitzschnell das Quartal von der Jahreszahl separiert wurde und die Überschrift in Attribut.1 umbenannt worden ist. In der Spalte rechts daneben, Attribut.2 ist der Rest des Eintrages der jeweiligen Spalte wie erwartet ohne den Bindestrich geschrieben worden. Die Spalte mit dem Quartal ist jetzt OK und sollte darum eine „vernünftige“ Überschrift bekommen: Quartal.

Beim Jahr ist es nicht ganz so eindeutig wie eben. Es sind nicht immer schöne 2-stellige Jahreszahlen. Auch hier war wahrscheinlich das ziehen in Excel der Grund für diese fehlerhaften, irritierenden Angaben. Aber das gibt mir die Gelegenheit, Ihnen auch die 2. Möglichkeit der Spaltentrennung vorzustellen. Wenn Sie vorerst einmal außer Acht lassen, dass dort ja im Endeffekt die 4-stellige Jahreszahl stehen soll, sind ja bei allen Einträgen dieser Spalte nur die beiden ersten, die beiden linken Ziffern entscheidend. Darum markieren Sie die Spalte Attribut.2 und nutzen wiederum den Menüpunkt Spalte teilen. Hier aber wählen Sie die 2. Möglichkeit, Nach Anzahl von Zeichen. Es wird für sie keine Überraschung sein, dass sie bei Anzahl von Zeichen eine 2 eingeben. Bei den Optionsfeldern zur Gruppe Teilen aktivieren Sie die oberste Möglichkeit, Einmal, so weit links wie möglich. Auch hier mit dem OK bestätigen. Da wir die nun neu erzeugten Spalte Attribut.2.2 nicht mehr benötigen, ein Klick in die Überschrift und beispielsweise mit der Taste Entf löschen. Und da ja im Prinzip auch die Spalte mit der Jahreszahl zu mindestens korrekt (wenn auch noch nicht wunschgemäß formatiert) ist, benennen Sie die Überschrift Attribut.2.1 um in Jahr.

Wieder ein Schritt weiter. Jetzt muss ja nur noch irgendwie die Ziffernfolge 20 vor die Kurzform der Jahreszahl platziert werden. Vergessen Sie jetzt bitte einfach einmal die Excel Logik. Hier geht es ganz anders. 😎

Klicken Sie erst einmal ins Register Spalten hinzufügen. Im Menüband wählen Sie dann den 1. Eintrag Benutzerdefinierte Spalte. Das Dialogfenster mag zu Beginn etwas verwirren oder sie etwas ratlos dreinschauen lassen, ich versichere Ihnen aber, dass nichts so heiß gegessen wird, wie es vom Herd kommt …

Dialog-Fenster einer benutzerdefinierten Spalte

Dialog-Fenster einer benutzerdefinierten Spalte

Klicken Sie in das große Textfeld direkt hinter das Gleichheitszeichen = und schreiben Sie die Zahl 20 dort hin. Das war’s, bestätigen mit OK. Als letzte Spalte wird mit der Überschrift Benutzerdefiniert für jede einzelne Zeile der Wert 20 eingetragen. Jetzt müssen Sie nur noch dafür sorgen, dass daraus gemeinsam mit der Spalte Jahr ein neues Feld geschaffen wird. Achten Sie darauf, dass ausschließlich die neu geschaffene Spalte markiert ist. Danach die Taste Strg und in dem Moment wird auch in der Gruppe Aus Text der Menüpunkt Spalten zusammenführen aktiviert. Wählen Sie diesen aus und im neuen Dialogfenster haben Sie dieses Mal nicht ganz so viel Auswahl. Das Trennzeichen bleibt bei –Kein– und bei Neuer Spaltenname geben Sie Jahr ein. Anschließend OK und sie sehen, dass in der letzten Spalte die Jahreszahl so steht, wie es gewünscht ist.

Es sind ja immer noch die beiden Spalten Jahr und Benutzerdefiniert markiert; da diese gelöscht werden sollen, einfach ein Rechtsklick in eine der beiden Überschriften und im Kontextmenü den Eintrag Spalten entfernen wählen. – Da in einer Abfrage keine zwei Überschriften mit dem gleichen Namen existieren können, hat Power Query den durch Sie vorgegebenen Namen Jahr entsprechend den Regeln geändert: Auf Jahr.1. Und da die ursprüngliche, die verantwortliche Spalte ja jetzt gelöscht ist, benennen Sie diese Spalte auch wieder um zu Jahr.

Allerdings ist die Spalte an falscher Position. Sie soll direkt nach Produkt positioniert sein. Hier geht es nun einmal ausnahmsweise sehr ähnlich wie bei Excel: Klick in die Überschrift, festhalten und an die Zielposition ziehen, dann loslassen. Sorgen Sie jetzt noch dafür, dass die beiden letzten Spalten die Namen Quartal und Umsatz haben.

Es wird sie nicht wundern, dass sie bei der Abfrage qry_Menge den gleichen Weg beschreiten wie eben. Da das für sie jedoch noch alles recht frisch ist, hier noch einmal stichpunktartig die Vorgehensweise:

  • Öffnen Sie die Abfrage beispielsweise durch einen Klick im linken Seitenfenster auf den entsprechenden Namen.
  • Markieren Sie die Spalte Attribut durch einen Klick in die Überschrift
  • Spalte teilen | Nach Trennzeichen | –Benutzerdefiniert– und den Bindestrich - als Trennzeichen eingeben und OK
  • Spalte Attribut.2 ebenfalls Spalte teilen aufrufen, bei Anzahl von Zeichen 2 eingeben und Einmal, so weit links wie möglich markieren. OK
  • Spalte Attribut.2.2 löschen
  • Im Menü Spalte hinzufügen das Symbol Benutzerdefinierte Spalte.
  • In das Textfeld 20 eintragen und OK
  • Spalten zusammenführen, kein Trennzeichen und OK
  • Übrigens: dass sie bislang die Überschriften mit Attribut*noch nicht umbenannt haben, kann durchaus von Vorteil sein. Denn wenn Sie jetzt erst die Spalte Benutzerdefiniert und dann die Spalte Attribut.2.1 markieren, Spalten zusammenführen wählen und als neuen Spaltennamen Jahr eintragen, wird dieser Name auch exakt so übernommen. Es existiert ja noch keine Überschrift mit dieser Bezeichnung.
  • Jetzt noch zusätzlich die Überschrift Attribut.2.2 mittels Strg markieren und die 3 Spalten entfernen.
  • Anschließendnoch das Jahr direkt hinter die Spalte Produkt platzieren
  • Die Spalte mit dem Quartal sollte auch die korrekten Überschrift bekommen
  • Statt der Überschrift Wert geben Sie dort bitte Menge ein.

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Vorbereitung für das zusammenführen der beiden Abfragen

Ein wichtiger Punkt fehlt noch. Wenn die beiden Abfragen vereint werden sollen, bedarf es eines Feldes, welches in beiden Abfragen den gleichen Wert hat. Es muss übrigens nicht der gleiche Feldname. die gleiche Überschrift sein. Dieses ist typischerweise eine ID, eine Kundennummer, ein sonstiger auf jeden Fall sich in der Abfrage nicht wiederholen der Referenzwert. Auch da bietet Power Query eine elegante Möglichkeit an. Im Menü Spalte hinzufügen gibt es in der Gruppe Allgemein als vorletzte Auswahl die Indexspalte.

In beiden der zusammenzuführenden Abfragen fügen Sie durch einen Klick hierauf diese Spalte hinzu. Nach der letzten Spalte wird jeweils ein null-basierte Index mit Schrittweite 1 eingetragen. Wenn Sie möchten, können Sie die Spalte auch ganz bequem an die 1. Position der Spalten in der Abfrage verschieben: Rechtsklick in die Überschrift, drittletzter Eintrag ist Verschieben und dort wählen Sie im Untermenü den Punkt An den Anfang. Zugegeben, da sie diese Spalte in Kürze löschen werden ist die Position nicht so wichtig, aber ich finde es gut, diese Möglichkeit zu kennen. Wenn beide Abfragen nun mit einer gleich aufgebauten Indexspalte versehen sind, geht es zum nächsten Schritt.

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Zusammenführen der beiden Teil-Abfragen

Jetzt geht es in den Endspurt. Die beiden Abfragen für den Umsatz und die Menge sollen so zusammengeführt werden, dass die Zahl der Zeilen sich nicht verdoppelt, die beiden eben angesprochenen Spalten aber genau in der genannten Reihenfolge nebeneinander stehen. Und auch hier betreten sie gewiss Neuland, wenn sie nicht schon Erfahrung in Datenbanken oder SQL haben.

Markieren Sie als erstes im linken Seitenfenster die Abfrage qry_Umsatz. Im Register Start finden Sie im rechten Bereich die Schaltfläche Kombinieren. Klicken Sie darauf und wählen Sie den obersten Punkt Abfragen zusammenführen. Es wird sich dieses Bild auftun:

Auf diesem Wege werden Abfragen zusammengeführt

Auf diesem Wege werden Abfragen zusammengeführt

Die obere Hälfte des Fensters ist schon mit einigen Muster-Daten der Umsatz-Abfrage gefüllt. Klicken Sie nun in das leere Feld darunter oder auf den dortigen DropDown-Pfeil und suchen Sie sich den Eintrag für die Menge-Abfrage. Anklicken und auch die untere Hälfte des Fensters wird mit den ersten Daten diese Abfrage exemplarisch gefüllt.

Jetzt kommt die Index-Spalte zum tragen. Klicken Sie in beiden Abfragen nacheinander in das Feld Index, damit diese markiert sind. Dabei wird eine Verknüpfung beider Felder hergestellt. Der Bereich ganz unten (Join-Art) ist derzeit nicht relevant, sie werden ihn vielleicht bei anderen Gelegenheiten nutzen. Weitere Änderungen sind nicht erforderlich und nach einem OK zeigt sich das Abfrage-Fenster so:

Etwas irritierend: Eine neue Spalte mit einem Doppelpfeil-Symbol

Etwas irritierend: Eine neue Spalte mit einem Doppelpfeil-Symbol

Die neu eingefügt die Spalte mag sie vielleicht etwas irritieren. Durchweg der Wert Table und die Überschrift ist auch nicht gerade vielsagend. Dass es eine neue Spalte ist, das wissen Sie auch ohne diesen Text. 🙄 Was vielleicht für sie auch neu ist: Die Schaltfläche rechts der Überschrift. Ein Klick darauf birgt aber vielleicht eine kleine Überraschung:

Nach dem Klick aud fie Erweitern-Schaltfläche

Nach dem Klick aud fie Erweitern-Schaltfläche

Hier wird Ihnen angeboten, alle Spalten der Abfrage qry_Menge beginnend ab dieser Position nebeneinander einzublenden. Das wollen sie natürlich nicht, darum (Alle Spalten auswählen) deaktivieren und den untersten Punkt Menge mit einem Häkchen versehen, damit im Rahmen nur noch dieses Feld markiert ist. Ganz unten, außerhalb des Rahmens nehmen Sie das Häkchen bei Ursprünglichen Spaltennamen als Präfix verwenden heraus und dann OK. Als letzte „Übung“ bleibt noch, aus den beiden Abfragen die Spalte Index zu entfernen, sie hat ihren Dienst getan. Es ist aber auch kein Tragikum, wenn sie in der Abfrage erhalten bleibt, dann wird sie aber auch in der letztendlich erstellten Ziel-Tabelle mit enthalten sein.

Sind Sie geschafft?

Das kann ich natürlich nicht beurteilen. 😉 Aber was ich weiß: Sie haben es geschafft. Zu mindestens fast. Ein ganz kleiner Schritt fehlt noch, denn die Daten der Abfrage sollen ja in eine Tabelle eines leeren Arbeitsblatts übertragen werden.

Sorgen Sie dafür, dass die Abfrage qry_Umsatz aktiv ist, denn in dieser Query sind auch die Mengen in der getrennten Spalte erfasst. Jetzt dem Start-Menü ein Klick auf den Text Schließen & laden und die Auswahl Schließen & laden in… wählen. Sollte das nicht möglich sein, weil dieser Punkt ausgebaut ist, im linken Seitenfenster ein Klick auf diese Abfrage und dort im Kontextmenü auf Verweis klicken. Es wird dann eine neue Abfrage mit dem Namen qry_Umsatz (2) erstellt. Hier können Sie dann entweder über das Menü Datei oder (wie gehabt) Start die Möglichkeit Schließen & laden in… wählen, um die Abfrage in eine Tabelle zu laden:

Übertragen der Abfrage in ein Arbeitsblatt

Übertragen der Abfrage in ein Arbeitsblatt

Das Ergebnis wird sie überzeugen, es entspricht den eingangs genannten Forderungen. Und das wichtigste dabei: Wenn nach den vom Fragesteller genannten 14 Tagen neue Daten verarbeitet werden müssen, reicht ein Klick auf Abfrage | Aktualisieren und die Daten sind auf dem neuesten Stand.

Falls die Quell-Daten nicht in der gleichen Mappe liegen und entsprechend auch nicht überschrieben werden dann ist es wichtig, dass die extern referenzierten Daten im identischen Verzeichnis liegen und der Dateiname auch vollkommen gleich ist.

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