Bedingte Formatierung (ab Excel 2007)

Bedingte Formatierung → Ganze Zeile

Ab Excel 2007

In einem Forum habe ich einmal eine Anleitung auf eine Anfrage zum Thema „Bedingten Formatierung“ gegeben. Ich übernehme hier meinen Beitrag in weiten Teilen so, wie er auch im Forum erschienen ist. Kleine Textpassagen sind angepasst, es bleibt aber beim stichwortartigen Charakter mit reichlich Abbildungen. Und der „lockere“ Ton ist natürlich auch dem Forum geschuldet.

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Die Vorgabe

  • Acht verschiedene Zeitfenster sollen verschieden formatiert werden.
  • Im Bereich A2:A9 sind Kenn-Buchstaben als Code vermerkt.
  • In B2:B9 steht der zugehörige Zeitraum bzw. „erledigt“.
  • Auch in B2:B9 sind die gewünschten Hintergrundfarben für den entsprechenden Zeitraum bereits per Hand formatiert.
  • Ausschließlich in Zeile 11:25 werden auszuwertende Codes eingetragen.
  • Wenn ein „passender“ Code eingetragen wird, dann soll die komplette Zeile bis zum Ende entsprechend der Vorgabe eingefärbt werden.
  • Bei Änderung eines Wertes in A!:A25 soll die Formatierung angepasst werden.

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Die Realisierung

Einzelne Zelle

In der folgenden Abbildung sehen Sie den Kopfbereich mit den Code-Zeichen A ..G, X und den dazu gehörigen Farbmustern. In A11 ist erst einmal eine Raute # als Platzhalter eingetragen:

Farbvorgabe für die Zeiträume

Farbvorgabe für die Zeiträume

Dann die Zelle A11 (die mit der Raute) markieren und …

Auswahl des Ribbon für die Bedingte Formatierung

Auswahl des Ribbon für die Bedingte Formatierung

Richtig, bedingte Formatierung auswählen

Neue Regel erstellen

Neue Regel erstellen

Eine neue Regel erstellen:

Eine neue Formel muss erstellt werden

Eine neue Formel muss erstellt werden

Und es soll eine Formel verwendet werden, um die Formatierung zu gestalten.

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Bis hierher sollte eigentlich alles klar sein. Das ist der Standard. Jetzt kann es durchaus etwas „kniffelig“ werden …

Zelle A11 ist immer noch markiert!

Die Formel für die bedingte Formatierung der Zelle

Die Formel für die bedingte Formatierung der Zelle

In das freie Feld im Fenster diese Formel genau so eingeben: =$A11=“A“

DOLLAR A11 !

Nach einem Klick auf Formatieren…

Hintergrundfarbe für den Code-Buchstaben A festlegen.

Hintergrundfarbe für den Code-Buchstaben A festlegen.

… und danach einem OK passiert erst einmal gar nichts. Noch steht ja auch ein # und kein A drin.

Die Zelle ändern auf A und …

Nur die Zelle A11 ist nun formatiert

Nur die Zelle A11 ist nun formatiert

Wenn jetzt nichts passiert ist, unbedingt die Bedingte Formatierung über Regeln verwalten noch einmal ansehen. Die Formel / Regel links muss exakt so aussehen, und nicht anders:

Die Hintergrundfarbe ist nun festgelegt

Die Hintergrundfarbe ist nun festgelegt

Da können auch manchmal zu viele Anführungszeichen automatisch rein gesetzt worden sein. Notfalls einen Klick in den Eingabebereich und anschließend mit der Maustaste den Schreibcursor positionieren und entsprechend ändern.

Bereiche (mehrere Zellen), nachträglich

Jetzt auf das Pinsel-Symbol (Ribbon) klicken und bitte exakt so wie hierunter gezeigt positionieren und …

Die Formatierung mit dem Format-Übertragen-Pinsel kopieren

Die Formatierung mit dem Format-Übertragen-Pinsel kopieren

… linke Maustaste drücken, gedrückt halten und bis Zeile 25 (oder wie weit auch immer) runterziehen. Dabei immer schön links auf den Spaltenköpfen bleiben!

Den Zielbereich für die bedingte Formatierung neu festlegen

Den Zielbereich für die bedingte Formatierung neu festlegen

Sind die Zeilenköpfe mit markiert? Dann jetzt loslassen und nun sieht das so aus:

Genau so ist es richtig.

Genau so ist es richtig.

Wenn Sie nun beispielsweise in A17 ein A eintippen, wird die komplette Zeile bis zur letzten Spalte automatisch farblich hinterlegt. So soll es ja auch sein.

Zu Testzwecken geben Sie in A14 ein E ein. Danach unbedingt wieder auf A11, bei den bedingten Formatierungen eine Neue Regel erstellen und dort für das E die Formatierung vornehmen:

Andere Code-Buchstaben müssen andere Farben bekommen

Andere Code-Buchstaben müssen andere Farben bekommen

Die Regelverwaltung sieht nach diesem Zwischenschritt  so aus:

Die zweite Formel für die Formatierung ist eingetragen

Die zweite Formel für die Formatierung ist eingetragen

Idealerweise legen Sie nun auch für die anderen Werte die Regel und die Formatierung fest. Jeweils mit Übernehmen bestätigen. Für eine leere Zelle können Sie die Formel eingeben:
=$A11=""
also 2 Anführungszeichen ohne Leerzeichen dazwischen.

zum Schluss wiederum auf A11 gehen, Pinselsymbol und auf der Leiste mit den Zeilenköpfen die Formatierung nach unten kopieren. Bleibt nur noch die Aufgabe, die restlichen Codes mit der entsprechenden Hintergrundfarbe in der Bedingten Formatierung zu versehen.
Die Formatierungen für A und E finden Sie hier schon einmal vorgefertigt.

Bereiche von Beginn an

In den meisten Fällen werden Sie im Vorwege absehen können, wie groß der zu formatierende Bereich sein wird. Da bietet es sich an, gleich von vornherein den zu formatierenden Bereich zu markieren und dann die entsprechenden Formeln einzutragen. Das erspart einiges an zusätzlicher Arbeit. – Möchten Sie den Bereich variabel gestalten, dann bietet sich die Verwendung von Bereichsnamen an. Dann muss im Falle eines Falles nur das Ausmaß des Bereichsnamens angepasst werden, und nicht mehr. Und die Luxus-Lösung ist, wenn Sie den entsprechenden Bereich als (dynamische) Tabelle (beispielsweise mit StrgT oder StrgL) formatieren, dann wird der Bereich auch entsprechend angepasst.

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