MiniTipps: Verschiedene

Tipps und Tricks, diverse

Wechseln zwischen mehreren Fenstern

Wenn Sie verschiedene Arbeitsmappen (Excel-Dateien) geöffnet haben, gibt es in allen Excel-Versionen einen schnellen Weg, zwischen den Fenstern zu wechseln: StrgF6, und Excel schaltet zwischen den Arbeitsmappen / Fenstern, nicht jedoch zwischen den einzelnen Tabellenblättern (sheets) nacheinander um.

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Text ohne Formatierung kopieren

Beim „normalen“ kopieren von Zellen werden auch die Formatierungen mit kopiert und übernommen. Wollen Sie nur die Inhalte einer oder mehrerer Zellen an der Zielposition einfügen, dann gehen Sie den Weg über Inhalte einfügen und wählen dann Formeln, Werte, oder eine gewünschte vorgegebene Kombination.

In den Excel-Versionen ab 2007 reicht an der Ziel-Position bereits ein Rechtsklick, um eine genügende Auswahl der Möglichkeiten zu finden.

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Spaltenbreite(n) optimieren

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Breite einer oder mehrerer Spalten zu optimieren. Die schnellste geht so: Klicken Sie auf den Spaltenkopf, damit die gesamte Spalte markiert ist. Anschließend ein Doppelklick auf die Trennlinie zwischen der anzupassenden und der rechts danebenliegenden Spalte und sofort wird die Spaltenbreite optimiert.

Sollen mehrere Spalten gleichzeitig angepasst werden, dann markieren Sie alle entsprechenden Spalten und führen Sie dann den Doppelklick auf dem äußeren Rand der ganz rechten markierten Spalte durch.

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Zeilenhöhe(n) optimieren

Prinzipiell ist das Vorgehen wie bei der Spaltenbreite, nur dass Sie hier die Zeilen markieren und dann auf den Leerraum zwischen den Zeilenköpfen doppelklicken.

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Datenmaske für bequeme Eingabe von Daten

In früheren Versionen des Excel (bis 2003) konnten Daten über eine ganz einfach gestaltete Datenmaske eingegeben werden. Das Ganze natürlich ohne Programmierung. Nur eine Zelle innerhalb des  zusammenhängenden Datenbereichs anklicken und wenn die erste Zeile Überschriften enthält, dann wird die Maske automatisch erstellt. Der Weg dorthin: Daten | Maske… und schon ist die Eingabemaske da.

Ab Excel Version 2007 geht das entweder über einen Umweg: Sie legen diese Funktionalität als Schaltfläche auf die Schnellstart-Leiste, um rasch darauf zugreifen zu können. Das geht dann über die Office-Schaltfläche (Kugel oben links bei 2007, Schaltfläche ab 2010), dann Excel-Optionen | Anpassen | Befehl auswählen -> Alle Befehle und schließlich Maske… Hinzufügen >>.

oder Sie drücken einfach die Tastenkombination AltNM, wenn sich die aktive / markierte Zelle im Datenbankbereich befindet. Das ist natürlich leichter … 😎

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Im abgesicherten Modus starten

Manchmal kann es sinnvoll oder erforderlich sein, Excel im abgesicherten Modus zu starten. Damit werden keine Add-Ins mit gestartet, was das Programm eventuell stabiler macht. Um das zu erreichen, drücken Sie während des Aufrufs (auch Mausklick auf das Programmsymbol) die Taste Strg. Eine eventuelle Nachfrage wegen des Abgesicherten Modus bejaen Sie.

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Spezialzeichen mit SUCHEN() finden

Die Grundfunktionalität der Funktion lautet ja so:

=SUCHEN(was: wo; [ErstesZeichen])

Das haut auch fast immer hin. Aber angenommen in A1 steht folgender Text: Berechnen Sie 7*3 und lassen Sie sich die Position des * ausgeben:

=SUCHEN(“*“;A1;1)

Das Ergebnis wird Sie vielleicht überraschen: 1. Das liegt daran, dass der * ein Platzhalter für eine beliebige Zeichenkette beliebiger Länge ist. Um den Stern oder das Fragezeichen (auch ein Platzhalter, aber für genau 1 Zeichen) zu finden, geben Sie die Funktion so ein:

=SUCHEN(“~*“;A1;1)

Die Tilde ~ „maskiert“ die Eingabe des Spezialzeichens. Das Ergebnis wird nun korrekt sein: 16.

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Differenz  vom größten und kleinsten Wert einer Liste

In A1:A25 stehen beispielsweise Umsätze. In C1 soll nun die Differenz zwischen dem niedrigsten und dem höchsten Umsatz in Prozent ausgegeben werden. Prinzipiell gibt es da ja zwei Sichtweisen der Betrachtung. Beispiel: Der niedrigste Wert ist 100.000 € und der höchste Wert sind 125.000 €. Sie sagen: Die Differenz sind 25%. Das ist Ihre Sichtweise, denn 100.000 + 25% sind 125.000. Ich sage aber: Das sind 20% Differenz. Denn wenn ich von 125.000 20% abziehe, dann sind das 100.000.

Aus diesem Grunde gibt es auch 2 Formeln zur Lösung, je nachdem, wo die Basis, die 100% gesehen werden. Die erste Formel gilt für die Basis des niedrigen Wertes (entspricht den 25% im obigen Beispiel), die zweite Formel setzt den höheren Wert  mit 100% an und würde dann entsprechend nur 20% ergeben:

=ABS(1-(MAX(A1:A25)/MIN(A1:A25)))
=ABS(1-(MIN(A1:A25)/MAX(A1:A25)))

Das ABS() mag Ihnen ungewöhnlich vorkommen. Es sorgt dafür, dass immer eine positive Zahl ausgegeben wird. Im erstgenannten Fall würde sonst als Ergebnis -25% heraus kommen, was mathematisch zwar korrekt für „Normaldenker“ aber vielleicht etwas verwirrend ist. 😉 Ach ja, und wenn Sie auf Ihrem Bildschirm nur 0,25 bzw. 0,2 sehen, dann sollten Sie bei den Zahlenformaten die Auswahl % treffen. Dann ist auch das bereinigt.

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Umsteiger haben es schwer …

Excel 2007

Wer von Excel 2003 (oder einer älteren Version) auf Excel 2007
oder höher umsteigt, hat es wahrlich schwer. Nichts ist mehr dort, wo es mal war.
Und die klassischen Menüs fehlen auch. Dafür gibt es die Ribbons.

Microsoft hat hier ein Herz für derart geplagte User und bietet die Möglichkeit, den Umstieg etwas leichter zu gestalten.
Hier finden Sie eine gute Website von MS, die zu allen Befehlen aus der 2003er Version die Entsprechung in der 2007er Ausgabe anzeigt und beschreibt. Die Datei kann vom Microsoft-Server herunter
geladen werden und Sie können anschließend in aller Ruhe den Umstieg bewältigen.

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Sofort volles Menü anzeigen

Excel 2003

Bei den normalen Einstellungen wird in Excel bei der Auswahl eines Menüpunktes nur ein kleiner Teil des Menüs angezeigt. Es sind die meist verwendeten Untermenü-Punkte.

Wenn Sie öfter einen Menüpunkt auswählen wollen, der nicht sofort sichtbar ist, kann die Wartezeit so richtig „nerven“. Um das abzustellen, gehen Sie so vor:

  • Wählen Sie Extras | Anpassen… und dort die Registerkarte Optionen.
Immer gleich das volle Menü

Immer gleich das volle Menü

  • Setzen Sie bei der Markierung (Bild oben) das Häkchen (hier noch die Standard-Einstellung).

Ab sofort werden die Menüs ohne Verzögerung in voller Länge angezeigt.

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