Dateien zusammenfassen (importieren)

Aus ver­schieden­sten Grün­den kann es sin­nvoll oder erforder­lich sein, dass aus meh­re­ren Arbeitsmap­pen die In­hal­te in eine ein­zi­ge Map­pe zusam­menge­fasst wer­den sol­len oder müs­sen. Prinzip­iell wer­den Dat­en in eine neue Map­pe im­por­tiert. Die Ursprungs­dat­en kön­nen da­bei in unter­schiedlichen For­mat­en vor­liegen, beispiel­sweise als Text­datei (*.txt, *.csv, …) oder als Ex­cel-Da­tei (*.xls, *.xlsx, *.xlsm, …). Ne­ben der Voraus­set­zung, dass alle in dem Vor­gang zu importieren­den Da­tei­en vom gle­ichen Typ sind, also alle die gle­iche Dateinamen­er­weiterung ha­ben, gibt es nur eine ein­zi­ge kla­re Bedin­gung für ei­nen „sau­be­ren” Im­port: die einzufü­gen­den Da­tei­en müs­sen alle den gle­ichen Auf­bau ha­ben; also gle­iche Spal­tenzahl, gle­iche Spal­tenpo­si­tion; und alle Ta­bel­len sind entwed­er alle mit oder alle ohne Über­schrift-Zeile er­stellt.

Die einzel­nen Da­tei­en kön­nen entwed­er in jew­eils ein ein­zi­ges neu­es Tabel­len­blatt einge­fügt wer­den oder alle nacheinan­der in ein ein­zi­ges Sheet. Als weit­ere Voraus­set­zung gilt: Text­dateien sol­len im­mer nur kom­plett über­nom­men wer­den, bei Be­darf auch ohne Kopf­zei­le.

Bei Ex­cel-Da­tei­en als Daten­liefer­ant wird in die­sen Lösungsvorschlä­gen da­von aus­ge­gan­gen, dass im­mer das ers­te Arbeits­blatt der Quell-Da­tei im­por­tiert wird, was aber dur­chaus im VBA-Code an­ge­passt wer­den kann. – Weit­er­hin ist es denk­bar, dass die zu importieren­den Dat­en eine Kopf­zei­le (Über­schrift) ha­ben oder nicht. Ist die­ses der Fall, dann soll (natür­lich) nur eine ein­zi­ge Kopf­zei­le in die Ziel­d­atei einge­fügt wer­den.

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Die eine Mög­lich­keit zur Erre­ichung des Ziels ist copy and pas­te. Bei we­ni­ger als ein­er Hand­voll Files mag das ja noch trag­bar sein, aber wenn es meh­re­re Da­tei­en sind oder der Vor­gang im­mer wie­der durchge­führt wer­den muss, weil beispiel­sweise Dat­en aktu­al­isiert wor­den sind, dann bie­tet sich eine Automa­tisierung per Ma­kro (VBA-Pro­gramm) an. Das geht auch sehr gut, wenn die oben genan­nte Voraus­set­zung er­füllt ist, dass die zusam­men­zuführen­den Tabel­len­blät­ter al­ler Da­tei­en iden­tisch aufge­baut sind.

Eine weit­ere Voraus­set­zung ist, dass alle zusam­men­z­u­fassenden Files in nur ei­nem (1) Verze­ich­nis sind. Und es wer­den auch alle in die­sem Ord­ner enthal­te­nen Da­tei­en mit der entsprechen­den En­dung für die Zusam­men­fas­sung ver­wen­det. Da­tei­en mit an­de­ren als den im Code fest­gelegten Endun­gen wer­den nicht berück­sichtigt. Das be­deu­tet beispiel­sweise: Es wer­den alle *.txt-Da­tei­en aus dem Verze­ich­nis C:\Im­port­Da­ta\ von dem Ma­kro ein­ge­le­sen. Oder von al­len *.xlsx-Da­tei­en die Dat­en des ers­ten Tabel­len­blattes.

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Hin­weis: Sie wer­den nicht um­hin kom­men, die eine oder an­de­re Än­de­rung im VBA-Code der hier vorgestell­ten Muster­lö­sun­gen vor­zu­neh­men. Ins­beson­dere sind die­ses fest ver­ankerte Wer­te für Pfa­de der Quell­dateien. Wenn Sie kein­er­lei Er­fah­rung mit Pro­gram­mierung ha­ben, emp­feh­len wir Ih­nen, fachkundi­ge Hil­fe in An­spruch zu neh­men. Bei Be­darf ste­hen wir Ih­nen auch ger­ne mit Rat und Tat zur Sei­te, ein­fach eine Mail an uns.

Wir stel­len Ih­nen hier (nach und nach) ver­schiedene Lösun­gen bzw. Lösungsan­sätze vor. Für Tests von Ih­rer Sei­te ste­hen Ih­nen auch Mus­ter­dat­en in den For­mat­en *.xls (Ex­cel 2003), *.xlsx (Ex­cel ab 2007), *.csv (mit Semi­kolon getren­nt) so­wie *.txt (mit Tab­stopp getren­nt) und natür­lich jew­eils ein Excel-Work­book mit dem VBA-Code zur Ver­fü­gung.

Um Missver­ständ­nis­sen vorzubeu­gen: Es ist dur­chaus mög­lich, auch nur ein­zel­ne Da­tei­en für den Im­port aus­zu­wäh­len. Auch For­matierun­gen (aus Ex­cel-Da­tei­en) kön­nen über­nom­men wer­den. Bei sol­chen Anforderun­gen ist entwed­er eine gan­ze Men­ge an Kreativ­ität von Ih­rer Sei­te ge­fragt, ein gu­ter des Pro­gram­mierens kundi­ger Kol­lege oder Fre­und oder ein­fach ein Un­ter­neh­men, was sich die Hil­fe für Anwen­der „auf die Fah­nen ge­schrie­ben hat”. Da den­ken wir natür­lich an ers­ter Stel­le an GMG Com­put­er-Con­sult­ing.  😎

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Hin­weis: Wir räu­men ein. dass manch­es „ele­gan­ter” pro­gram­miert wer­den kann. Vielle­icht ei­ni­ge zehn­tel Sekun­den schnel­ler. Aber bei die­sen Tem­plates (Mus­ter­dateien) ste­ht die Funk­tion­al­ität und vor al­len Din­gen die Trans­parenz und Nachvol­lziehbarkeit des Codes im Vorder­grund. Sie als Anwen­der sol­len Änderun­gen vor­neh­men kön­nen, ohne da­bei ei­nen „Blind­flug” zu ma­chen.

Die fol­gende Ta­bel­le ist so aufge­baut: In der lin­ken Spal­te se­hen Sie die Verknüp­fung zum Bei­trag mit ei­nem mög­lichst kur­zem Na­men, mit­tig ste­ht eine knap­pe Beschrei­bung des In­hal­tes und rechts ist das Da­tum der Veröf­fentlichung oder der let­zten bedeu­ten­den Aktu­al­isierung ver­merkt. In der Ti­tel­zei­le der Ta­bel­le kön­nen Sie die Sortier­möglichkeit­en nut­zen.

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