ꜛ Tabellenspalten in Power Query sortieren (1)

Xtract: In Power Query ist das Sortieren von Spalten so ähnlich wie bei einer „Intelligen­ten“ Excel-Tabelle. Einige Besonderheiten erleichtern gewiss das Leben vieler Anwender…

  Wissensstand: Level 1Power Query für Einsteiger – Keine/kaum Vorkenntnisse in PQ

Spalten in Power Query sortieren, (nur) etwas anders als in Excel

Damit Power Query auch etwas zu tun bekommt, habe ich eine Liste der Mitglieder des 18. Deutschen Bundestages aus dem Netz heruntergeladen und nach dem Zufallsprinzip so richtig durcheinander gebracht. 😛 Laden Sie dieses File hier von unserem Server herunter. Das stellt sich dann so dar:

Die unsortierte Liste der Mitglieder des 18. Deutschen Bundestages

Da Sie ja die Daten in Power Query bearbeiten und dort sortieren wollen, müssen Sie zu Beginn diese Aufstellung in den Power Query-Editor importieren. Auch wenn es oft auf dem direkten Wege klappt empfehle ich Ihnen, die Daten zuvor in eine Intelligente Liste zu transformieren. Anschließend ein Klick in die Daten und führen Sie dann den Import in den Power Query-Editor durch.¿ Danach wird sich das so darstellen:

Lassen Sie uns erst einmal mit einer etwas ungewöhnlichen Sortierung beginnen:

  1. Fraktion
  2. Name
  3. Vorname

In genau dieser Reihenfolge erweitern Sie die entsprechende Überschrift. Sie beginnen also in Fraktion durch einen Klick auf den Pfeil    und wählen dann im DropDown Aufsteigend sortieren. Wie erwartet wird die Sortierung entsprechend geändert. Und in der Überschrift ist eine kleine Änderung erkennbar, der Erweitern-Pfeil ist kleiner geworden und dafür ist rechts daneben ein schlanker Aufwärts-Pfeil für die aufsteigende Sortierung (siehe auch die nächste Abbildung).

Im nächsten Schritt soll innerhalb der Fraktion nach Name sortiert werden. Also erweitern Sie dies Überschrift Name und auch hier geben Sie die aufsteigende Sortierung an. Passt! Die Fraktionen sind nach wie vor zusammenhängend und die Namen innerhalb der Fraktion sind wunschgemäß sortiert. Dass auch hier der Pfeil für die Sortierung in der Überschrift sichtbar ist, versteht sich von alleine. Und nun dürfen Sie auch noch nach dem Vornamen aufsteigend sortieren, falls innerhalb der Fraktion der Nachname einmal mehrfach vorkommen sollte (was aber nicht der Fall ist, da bei gleichem Namen der Ort als Zusatz verwendet wird).

So weit, so gut. Bei diesen 3 Spalten ist das ja noch gut überschaubar, aber wenn es deutlich mehr Spalten sind, die vielleicht auch noch unterschiedlich auf- und absteigend sortiert wurden, kommen Sie nach einiger Zeit, wo Sie sich mit der Datei nicht beschäftigt haben, vielleicht doch ins Grübeln, in welcher Rangfolge der Spalten sortiert worden sind. Aber auch da gibt es einen klaren Hinweis durch PQ. Ganz dicht neben dem Erweiterungs-Symbol jeder Spalte steht klein und in zartem Grau die gesuchte numerische Angabe. 🙂 

Die Sortier-Reihenfolge

Das hat ja nun schon einmal prima geklappt. Und jetzt möchte ich, dass Sie die gewiss am meisten verwendete Sortierreihenfolge anwenden: 1. Name, 2. Vorname, 3. Fraktion. Ja… Irgendwie will das meist nicht so funktionieren, wie Sie es gerne hätten, oder? 🙁 

Aber in ein Kästchen in der entsprechenden Überschrift mit dem Erweitern-Symbol klicken und Sortierung löschen auswählen, dann klappt das schon einmal. Aber natürlich nur für die gerade gewählte Spalte! Nun habe ich mir überlegt, das müsste doch einfacher gehen, als eine Spalte nach der anderen so zu „behandeln“. Also habe ich die beiden anderen Spalten gemeinsam markiert und versucht, mit einem Schlag diese restlichen Sortierungen zu löschen. Leider wird hier nur die einzige mit rechts angeklickte Spalte wunschgemäß behandelt. Schade … 🙁 

Durch Zufall bin ich dann doch noch zu einer guten Lösung gelangt, mit einem Schlag alle existierenden Sortierungen der gesamten Abfrage zu löschen. Ein Klick auf das Symbol welches so aussieht wie eine Tabelle mit einem kleinen Erweitern-Dreieck daneben im Schnittpunkt der Überschriften und der Spalten:

Hier klicken bringt den Erfolg

… und es öffnet sich ein Dropdown, wo wie in einem Kontext-Menü die gängigsten Anweisungen aufgeführt sind. Klicken Sie auf Spalten auswählen… und im darauffolgenden Dialog sofort auf OK. Bingo, prinzipiell war’s das. Die letzte eingestellte Sortierung ist erhalten geblieben aber die Sortier-Pfeile und damit auch deren Funktionalität sind verschwunden; Sie können nun wieder nach Belieben eine komplett neue Sortierreihenfolge vornehmen. 😉 Und bei der Gelegenheit können Sie sich gerne auch einmal die weiteren Auswahlpunkte ansehen, „man“ kann ja nie wissen… 😉

Ach ja, und da StrgZ in Power Query keine Funktion hat, können Sie auf diese Weise nicht den Ursprungszustand der ungeordneten Tabelle wiederherstellen. Der einfachste Weg wäre da wohl, die Arbeit abzubrechen, nicht zu speichern und wieder von vorne zu beginnen. Oder Sie markieren im rechten Seitenfenster die 2. Zeile, Rechtsklick und wählen dann im Kontextmenü Bis zum Ende löschen. Nach einer Bestätigung der Sicherheitsabfrage können Sie dann erneut durchstarten.

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Übersicht

PQ: Standards und Tipps zum sortieren einer Tabelle

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