Anzahl je Kategorie (Power Query)

In einem Forum habe ich folgende Frage gefunden und für diesen Beitrag leicht angepasst: Verschiedene Klienten haben im Zeitraum August bis Dezember 2016 eine von 3 möglichen Leistungen erhalten. Es soll nun in einer getrennten Tabelle ausgegeben werden, welche Leistung wie oft gewährt worden ist.

Power Query

Die Lösung mit Power Query gestaltet sich recht einfach:

  • Lesen Sie die Daten (diese Datei, 100 Datensätze) per Power Query in eine Abfrage ein.
  • Markieren Sie im Abfrage-Editor die 3. Spalte (Leistungs-Art).
  • Im Register Start wählen Sie im Menüband den Punkt Gruppieren.
  • Die Vorgaben stimmen, darum einfach nur OK.
  • Schließen & laden.

In der neuen Tabelle wird für jede Leistung die Anzahl der Zeilen berechnet. – Wenn sich die Werte in der Basis-Tabelle ändern, genügt in der Ergebnistabelle bei aktiviertem Register Abfrage ein Klick auf Aktualisieren.

Hinweis: Der Übersicht halber habe ich mich auf wenige Datensätze und auch nur 3 Leistungen beschränkt. Unter diesen Umständen wäre vielleicht ein ganz normales ZÄHLENWENN() ausreichend und eventuell praktikabler. Wenn aber viele auszuwertende Kriterien vorliegen und die Anzahl der Datensätze erheblich höher ist, bietet sich die Lösung mit Power Query gewiss an. - Eine gute Alternative wäre auch eine PivotTable. Diese eignet sich ganz besonders dann, wenn beispielsweise zusätzlich eine Auswertung nach Monaten oder nach Klienten gemacht werden soll.

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Methode ZÄHLENWENN()

Wiederum mit dieser Tabelle gestaltet sich das Ganze so:

  • Zweckmäßigerweise werden Sie zu Beginn die Roh-Daten in eine Intelligente Tabelle umwandeln (über das Menü, StrgT oder StrgL), denn dadurch wird der auszuwertende Bereich immer exakt angepasst.
  • Beispielsweise in E1 schreiben Sie Auswertung, in E2:E5  jeweils Anzahl Leistung 1 bis Anzahl Leistung 3.
  • In F2 kommt dann diese Formel: =ZÄHLENWENN(Tabelle1[Leistungs-Art];"Leistung 1")
  • Kopieren Sie die Formel in die folgenden beiden Zeilen und das Ergebnis wird sofort berechnet.

Sollten sich Werte in der Liste ändern oder die Anzahl der Einträge variieren, dann passt sich das Ergebnis sofort an. – Wenn aber nach mehreren Kriterien ausgewertet werden soll, dann müssen Sie ZÄHLENWENNS() einsetzen, was dann beispielsweise auch einen Zeitraum eingrenzen kann. Sie können sich mein Ergebnis ansehen, wenn Sie das versteckte Tabellenblatt Tabelle2 einblenden.

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Per Pivot Tabelle

Wenn Sie eine Excel-Version unter 2010 verwenden, dann steht Ihnen ja auch kein Power Query zur Verfügung. Da bietet sich als sehr gute und flexible Alternative eine PivotTable an. Mit wenigen Mausklicks können Sie das erreichen, was Sie in der (verborgenen) Tabelle3 sehen können. Hier habe ich auch die Auswertung auf Monats-Basis eingefügt.

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