Datenimport, diverse Formate

Daten verschiedener Formate importieren, einfügen, verknüpfen

Kennen Sie das Sprichwort: „Wer die Wahl hat, hat die Qual!“ Richtig, und so ist das auch in Excel, wenn Sie Daten von der Festplatte in Ihr Arbeitsblatt bekommen wollen. Ver­schie­dene einzelne Vorgehensweisen für oft genutzte Importe sind schon in einzelnen Beiträgen be­schrie­ben, siehe dazu auch die Tabelle am Ende dieses Beitrages.

Hier möchte ich Ihnen einige Basics aufzeigen, verschiedene Wege bei unterschiedlichen Voraussetzungen, deren Vor- und Nachteile. Grundsätzlich beziehen sich die hier gemachten Angaben alle auf Excel in der Version ab 2007, alle Abbildungen sind aus Excel 2010. Die Versionen bis 2003 unterscheiden sich von Grundsatz her gar nicht einmal so stark, aber der Weg zum Ziel (Menü) ist sehr viel anders.

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Excel-Dateien

Ihr erster Gedanke wird jetzt vielleicht sein: „Wieso, Excel-Dateien öffne ich und gut ist es.“ Na ja, vom Prinzip her haben Sie Recht. Aber es ist doch durchaus denkbar, dass Sie die Daten einer bestimmten Datei in einer anderen Mappe brauchen.

Tabelle 1:1 importieren

Sie wollen eine Tabelle von einer Mappe in die andere importieren und dabei alle, wirklich alle Formatierungen übernehmen? Da bietet sich folgender Weg an:

  • Sorgen Sie dafür, dass beide Workbooks geöffnet sind.
  • Wechseln Sie zu dem Fenster, wo die zu übertragende Datei, welche in die Zieldatei  importiert werden soll, liegt und wechseln Sie dort gegebenenfalls zu dem entsprechenden Tabellenblatt.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Register-Karte unten. Es zeigt sich dieses Kontextmenü:

Kontextmenü zum kopieren/verschieben

Kontextmenü zum kopieren/verschieben

  • Klicken Sie auf den in der obigen Abbildung bereits markierten Eintrag Verschieben oder kopieren…
  • In dem sich auftuenden Fenster ist zu Beginn die aktuelle Mappe mit allen darin ent­hal­tenen Arbeitsblättern zu sehen (hier nur das eine, die Tankrechnung):

Auswahl des zu kopierenden Blattes

Auswahl des zu kopierenden Blattes

  • Klicken Sie nun im oberen Bereich auf den DropDown-Pfeil und wählen Sie die Ziel-Mappe aus, wo die Tabelle also importiert werden soll. Zusätzlich markieren Sie unten links das Kästchen Kopie erstellen:

In welche Mappe soll eingefügt werden?

In welche Mappe soll eingefügt werden?

  • Jetzt bleibt nur noch, die Position des zu importierenden Blattes festzulegen, denn das Optionskästchen für das erstellen einer Kopie ist ja schon aktiviert:

Position innerhalb der Zielmappe festlegen

Position innerhalb der Zielmappe festlegen

  • OK, und der Import der Tabelle ist im 1:1-Format vollzogen.
  • Die Mappe mit den Export-Daten kann nun geschlossen werden.

Eigentlich, im strengeren Sinne handelt es sich hier um einen Export einer Tabelle, aber der Zweck ist dennoch vollkommen erfüllt. Die neu eingefügte Tabelle ist absolut unabhängig.

Der Vorteil dieser Methode: Es werden auch Schaltflächen und andere Steuerelemente mit übernommen.

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Nur Daten, Formeln und Formatierungen

Der ursprünglichste Weg, den Sie beschreiten können:

  • In der Quelldatei markeiern Sie den Schnittpunkt  zwischen Zeilen- und Spaltenköpfen. Das ist das Feld oberhalb der Zeilenbeschriftung 1 und links der Spaltenbeschriftung A. Dadurch ist die gesamte Tabelle markiert.
  • StrgC, um die Tabelle in die Zwischenablage zu kopieren.
  • Wechseln Sie zur Ziel-Tabelle und prüfen Sie gegebenenfalls, ob diese leer ist. Es wird nämlich komplett alles überschrieben.
  • StrgV, um die kopierte Tabelle einzufügen.

Vorteile:

  • Gewohnte Vorgehensweise
  • Alle Formatierungen einschließlich der Spaltenbreiten werden übernommen.

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Weitere Möglichkeiten

Zugegeben, es gibt noch weitere Möglichkeiten. Aber dieses sind die wichtigsten und auch am meisten genutzten. Ähnliches gilt auch für die weiter hier aufgeführten Optionen des Imports.

Nachteile: Es werden keine Schaltflächen oder andere Steuerelemente übernommen.

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Nur Daten, eingeschränkte Formatierungen

  • In der Quelldatei gehen Sie zur Zelle A1
  • StrgShiftEnde und den gesamten Datenbereich zu markieren
  • StrgC, um die Markierung in die Zwischenablage zu kopieren.
  • Wechseln Sie zur Ziel-Tabelle in jene Zelle, die den oberen linken Punkt des eingefügten Bereichs darstellt.
  • StrgV, um die Daten einzufügen.

Vorteile:

  • Gewohnte Vorgehensweise
  • Sie bestimmen die Position, wo die Daten eingefügt werden
  • Es können bereits Daten im Ziel-Blatt vorhanden sein. Diese werden nur überschrieben, wenn der einzufügende Bereich mit den vorhandenen Daten kollidiert.
  • viele Formatierungen werden übernommen.

Nachteile:

  • Die Spaltenbreiten werden nicht angepasst.
  • Es werden keine Schaltflächen oder andere Steuerelemente übernommen.
  • Grafische Elemente wie Textboxen werden nicht unbedingt übernommen.

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Nur Daten, keine Formeln (also nur Werte)

  • In der Quelldatei gehen Sie zur Zelle A1
  • StrgShiftEnde und den gesamten Datenbereich zu markieren
  • StrgC, um die Markierung in die Zwischenablage zu kopieren.
  • Wechseln Sie zur Ziel-Tabelle in jene Zelle, die den oberen linken Punkt des eingefügten Bereichs darstellt.

Rechte Maustaste und die Einfüge-Option für Wert wählen oder im Menüband Einfügen  und dann entweder W oder die entsprechende Option Werte einfügen anklicken.

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Text-Dateien (*.txt, *.asc, *.prn, …)

Hier geht es prinzipiell um alle Textbasierten Dateien. Mit einer Ausnahme: *.csv. Dieser Dateityp ist zwar auch reiner Text, wird aber durch Excel mehr oder weniger anders be­han­delt als die typischen Textdateien.

Import ohne Verknüpfung

Das bedeutet, dass Sie die entsprechende Datei als Text importieren und die Daten dann in keiner Weise zu den Ausgangswerten verknüpft sind. Also, wenn sich in der Textdatei Werte verändern, bleibt in der Excel-Datei alles so, wie es vorher importiert worden ist. Selbst dann, wenn Sie Excel am folgenden Tag erneut öffnen.

Vorab bemerkt: Die zu importierenden Textdateien finden Sie in dieser *.zip-Datei. Die En­dun­gen sind unterschiedlich, der Inhalt ist seitens der Daten zwar gleich, aber die Trennung der Spalten ist unterschiedlich. Dort ist auch die *.csv enthalten, die in diesem Abschnitt noch keine Berücksichtigung findet. Falls Sie Interesse haben: Die Textdateien basieren alle auf dieser Excel-Datei, welche ich entsprechend den Anforderungen exportiert habe. Hineinschauen lohnt sich vielleicht dennoch …

Bitte beachten Sie: Im folgenden Abschnitt Text Format *.txt sind sehr viele Grundlagen erwähnt, die für alle zu importierende Textformate gelten. Viele Abbildungen sind nur hier gezeigt, in den weiteren Formaten werden dann nur wesentliche Unterschiede bildlich erwähnt und bei den Einzelschritten durchaus auch Bezug auf die Erklärungen dieses Abschnitts genommen.

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Text-Format *.txt

Bei allen folgenden textbasierten Import-Formaten werde ich zu Beginn einen Screenshot der Textdatei vorstellen. Ich habe die jeweilige Datei mit dem Editor „Notepad++“ geöffnet und jeweils die ersten vier Zeilen festgehalten. Die Bildschirmdarstellungen sind so, dass Leer­zeichen (durch die orange Farbe ganz schwer erkennbar als mittiger Punkt wie auch in diversen Textverarbeitungen) und Tabulatoren (besser erkennbat als Pfeil) dargestellt werden. Da bei allen hier diskutierten Formaten ein Datensatz bzw. eine Zeile in der Excel-Tabelle mit einer Zeilenschaltung vom folgenden getrennt wird, habe ich das ¶–Zeichen nicht dargestellt. – Die *.txt stellt sich so dar:

Eine typische Textdatei im Editor betrachtet

Eine typische Textdatei im Editor betrachtet

Gemäß den allgemein gültigen Konventionen wird bei diesem Format jede Spalte durch ein Tab getrennt. In der obigen Abbildung deutlich am à zu erkennen. Wenn eine Spal­ten­po­si­tion keinen Wert enthält (wie beim Rabatt, Zeile 4), dann folgen in der Textdatei zwei Tab Zeichen direkt aufeinander.

Das typische Vorgehen ist dann so:

  • Dialog Datei öffnen und beim Typ der zu importierenden Datei wählen Sie *.* oder idealerweise gleich die Textdatei aus:

Vorauswahl des zu importierenden Dateityps

Vorauswahl des zu importierenden Dateityps

Das hat den Vorteil, dass Ihnen dann im Dateiauswahl-Dialog nur noch die passenden Dateien angezeigt werden. Um alles genau nachvollziehen zu können, wählen Sie die Datei

TXT xlsx4txt-import-test.txt

aus und es wird der Textkonvertierungs-Assistent mit diesem Fenster erscheinen:

Der erste Schritt des Text-Import-Assistenten

Der erste Schritt des Text-Import-Assistenten

Um zu vernünftigen Ergebnissen zu gelangen, ist es hier ausgesprochen wichtig, dass Sie alles genau abgleichen, bevor Sie „einfach“ auf Weiter > klicken.

  • Ursprünglicher Datentyp ist hier schon richtig ausgewählt, denn es sind ja Trennzeichen eingesetzt, hier: Tabs .
  • Der Import beginnt in Zeile 1, ist ebenfalls korrekt, denn wir wollen die Überschriften (und natürlich alle Daten) in die neue Tabelle importieren.
  • Als Dateiursprung ist hier Windows (ANSI) vorgewählt. Auch das ist korrekt. Sie merken das in erster Linie daran, dass die Umlaute und das €-Zeichen richtig dargestellt werden. Das erkennen Sie in der Vorschau, die Sie immer im Auge behalten sollten.

Alles ist hier in diesem Schritt des Assistenten bereits korrekt und bedarf keiner Änderung. Darum ein Klick auf Weiter >:

Auch im zweiten Schritt ist alles korrekt voreingestellt

Auch im zweiten Schritt ist alles korrekt voreingestellt

Perfekt. Auch hier sind keine Änderungen notwendig. Dennoch ist die eine oder andere Erklärung zu den Punkten des Dialogfensters sinnvoll:

  • Trennzeichen: Sie wissen aus der geöffneten Textdatei, dass es sich um Tab-Zeichen als Trenner handelt. Das hat Excel keineswegs von alleine erkannt sondern einfach einmal voraus gesetzt. Wenn Sie in der Dateivorschau keine klare Trennung durch die senkrechten Striche erkennen, dann ist es auch ein anderes Zeichen. Markieren Sie dann die entsprechende Option und geben bei Bedarf auch beim Punkt Andere: das gewünschte Trennzeichen ein. Da habe ich schon @ und | erlebt, aber theoretisch ist so ziemlich alles möglich (wenn auch nicht sinnvoll).
  • Aufeinander folgende Trennzeichen ist normalerweise nicht zu aktivieren. Sonst würden die zwei Tabs in Zeile 4 zu einem einzigen verschmelzen und der Endpreis stünde dann in der Spalte Rabatt.
  • Als Textqualifizierer sind hier die doppelten Anführungszeichen angegeben. Die sind immer dann wichtig, wenn innerhalb des Textes das Trennzeichen an sich Teil des Textes sein kann. Wenn in diesem Beispiel der Text ein Tab-Zeichen enthalten würde, dann müsste jeder Text in „Gänsefüßchen“ eingefasst sein, damit ein darin enthaltener Tab nicht zu einem Spaltenwechsel führt. Das ist aber vermehrt bei einem Semikolon (Strichpunkt) als Trennzeichen denkbar.

Ein letzter Blick auf die Datenvorschau und Weiter > geht’s:

Sehr wichtig: Die Zuordnung des Datentyps jeder einzelnen Spalte

Sehr wichtig: Die Zuordnung des Datentyps jeder einzelnen Spalte

Lesen Sie sich gerne einmal die erste Zeile des Dialogfensters durch. Dort steht schon sehr schön beschrieben, was Sie hier definieren können bzw. sollten. In der jeweils markierten Spalte können Sie hier festlegen, in welchem Format die Daten in der Tabelle abgelegt werden sollen:

  • Standard ist immer vorgegeben und kommt auch meistens hin. Excel wird dann versuchen, die Daten im passenden Format abzulegen. Und obwohl hier in der ersten Zeile Text steht, werden die folgenden Zeilen als Datum interpretiert und auch so in der Zieltabelle abgelegt.
  • Text wird die Daten der Spalte unabhängig von dem eigentlichen Inhalt als Text in der Tabelle formatieren. Das ist insbesondere bei manchen Werten wichtig, die bei­spiels­weise im Format 11/4 oder 13-9 oder ähnlich in der Textdatei stehen. Ist Standard in solchen Fällen als Datenformat festgelegt, dann wird gnadenlos der 11. April und der 13. September daraus gemacht; Excel sieht dann nämlich die Wahrscheinlichkeit, dass der Wert als Datum gemeint ist und aus „11/4″ wird der „11.4.“ des aktuellen Jahres (was ja auch passiert, wenn Sie solche Zeichenfolgen per Hand in eine Zelle eingeben). Ist für die Spalte Text vorgewählt, kann es nicht zu diesen Fehl­inter­pre­ta­tio­nen kommen.
  • Datum bietet sich ja eigentlich hier für die erste Spalte an. Das wäre auch OK, obwohl die erste Zeile ganz klar einen Text enthält. Aber hier ist es nicht erforderlich, da das Datum im deutschen Format vorliegt. Mehr dazu weiter unten beim Thema Besonderheiten. Aber auch Standard ist hier möglich, da Excel in der jeweiligen Zeile auch den deutschen Datumstext in ein „echtes“ Datum umwandelt.
  • Dass Sie beim Import auch einzelne Spalten nicht importieren (also überspringen) können, ist auch recht angenehm.
  • Weitere… ist hier auch nicht relevant und wird auch bei den Besonderheiten diskutiert.

Bleibt nur noch Fertig stellen und die Daten werden an der Position eingefügt, wo derzeit der Cursor steht; also beginnend in der aktiven Zelle. Oder doch nicht? Nein, keineswegs. Sie haben eine Datei geöffnet und dann den Inhalt konvertiert. Durch das öffnen haben Sie eine neue Datei angelegt und es wird auch eine neue Excel-Datei angelegt. Diese Mappe hat genau 1 Arbeitsblatt und dieses Blatt hat den Namen der importierten Textdatei, aller­dings ohne die Erweiterung. Diese Excel-Daten können Sie dann natürlich kopieren und in ein anderes Workbook einfügen. Der Vorgang ist ja bereits weiter oben beschrieben. Wen Sie die als Text importierte Datei speichern achten Sie bitte darauf, dass Sie die im Excel-Format mit der entsprechenden Erweiterung speichern.

Was vielleicht noch misslich ist: Durch das €-Zeichen sind die beiden Preis-Spalten Text und keine Zahl, keine Währung. Sie können also mit den Preisen nicht rechnen. Bedenken Sie, dass die Darstellung in Tabellen fast immer auf der Formatierung beruht und in der Zelle selbst nur der eigentliche numerische Wert ohne das Währungszeichen steht. – Hier hilft es, ganz einfach das € durch nichts, also ein leeres Eingabefeld zu ersetzen, schon sind in den entsprechenden Spalten die reinen numerischen Werte und diese können dann wieder wie gewünscht formatiert werden.

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Text-Datei *. asc oder *.txt

Wenn Sie sich den Screenshot hierunter ansehen, werden Sie auf den ersten Blick vielleicht keinen Unterschied zu der vorherigen Darstellung erkennen. Beim genaueren Hinsehen aber wird Ihnen auffallen, dass die Umlaute bei den Produkten und das €-Zeichen einfach falsch dargestellt werden.

Diese Dateien werden mitunter mit der Endung *.asc (ASCII) abgespeichert, wesentlich öfter aber ganz normal als *.txt. Es sind ja auch die typischen Merkmale einer exportierten Text­datei vorhanden, insbesondere der Tab als Trennzeichen ist ein deutliches Indiz:

Vorsicht, bei Texten im DOS-Zeichenformat sieht manches anders aus

Vorsicht, bei Texten im DOS-Zeichenformat sieht manches anders aus

Prinzipiell ist hier das Vorgehen genau so wie bei der Textdatei im ANSI- also Windows-Zeichensatz. Nur an einer Stelle sollten und einer andern Stelle müssen Sie eine Änderung vornehmen:

Die der Datei-Auswahl ist kann es bei der Erweiterung *.txt so bleiben wie vorher. Bei *.asc oder ähnlich hilft es enorm, wenn Sie im Öffnen-Dialog entweder *.* eingeben oder bei Dateiname: *.asc als Vor-Auswahl eingeben. Dann werden Ihnen im Auswahlfenster auch alle oder nur die gewünschten Dateien angezeigt. Alternativ müssten Sie bei Dateiname: den vollen Namen per Hand eingeben.

Beim Import werden Sie gleich beim ersten Schritt eine Änderung vornehmen:

Nach Auswahl des korrekten Zeichenformats sind Umlaute wieder erkennbar

Nach Auswahl des korrekten Zeichenformats sind Umlaute wieder erkennbar

Der Dateiursprung ist MS-DOS (PC-8) und zumindest die Umlaute werden bereits in der Vorschau einwandfrei dargestellt. Das €-Zeichen allerdings wird in keiner Version des Dateiursprungs dargestellt werden, es ist einfach im DOS-Zeichensatz noch nicht vorhanden.

Die restlichen Einstellungen und Vorgehensweisen sind wie gehabt und oben beschrieben.

Bleibt noch das Problem mit den ? statt des . Versuchen Sie es doch einmal mit dem ersetzen, wie bereits vorher angesprochen. Sie werden rasch erkennen, das geht so nicht. Excel findet nichts zum ersetzen. Das liegt daran, dass das Fragezeichen beim Suchen ein Platzhalter für ein beliebiges Zeichen ist und Excel (genauer gesagt: Office) hier eine gewisse Intelligenz  an den Tag legt und nicht jedes Zeichen durch nichts ersetzt.

Die Lösung: Geben Sie in das Suchen-Feld nicht nur das Fragezeichen sondern erst eine Tilde und dann das Fragezeichen ein: ~?. Dann durch nichts ersetzen und jedes Frage­zeichen wird durch „nichts“ ersetzt. Wollen Sie das Ersetzen auf bestimmte Spalten begrenzen, weil beispielsweise in anderen Zellen das Fragezeichen als korrektes Zeichen vorkommt, dann lassen Sie sich unbedingt die erweiterten Optionen anzeigen und wählen Sie dann bei Suchen: die Option In Spalten statt In Zeilen aus:

So ersetzen Sie nur in bestimmten Spalten

So ersetzen Sie nur in bestimmten Spalten

 Nun können Sie mit den importierten Daten so umgehen, wie sie es vorhaben.

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Textdatei *.prn

In den letzten Jahren ist es mir nicht mehr direkt untergekommen, aber in Foren wird ab und zu diese Problematik angesprochen. Auch bei diesem Dateityp, der nicht unbedingt die Endung *.prn haben muss, handelt es sich um Textdateien. Die Besonderheit ist, dass jede Spalte gleich breit ist. Die Spaltenbreite richtet sich nach dem längsten Eintrag:

Selten verwendet: Feste Spaltenbreiten

Selten verwendet: Feste Spaltenbreiten

Das sieht doch ganz klar und eindeutig aus. Die Überschrift beim Einzelprei(s) ist jedoch etwas gekürzt. Ich vermute, dass das €-Zeichen daran Schuld ist, bin mir aber nicht sicher. Ansonsten sind die Spalten klar erkennbar.

Nach dem Start des Imports gebe ich stets in das Feld Dateiname: *.prn ein, um die Auswahl einzugrenzen. Nach der Auswahl der entsprechenden Datei wird Excel normalerweise von alleine erkennen, dass es sich um eine feste Textlänge handelt. Dennoch sollten Sie im ersten Fenster des Assistenten auf diese Einstellung achten.

Im zweiten Schritt scheint dann auch auch alles korrekt zu sein. Oder doch nicht? Es ist schon wichtig, dass Sie genau überprüfen, ob die Spalten richtig abgetrennt sind. Position 28 ist schon einmal falsch abgetrennt. Da endet keine Spalte! Also fassen Sie die Trennlinie an und verschieben sie an eine andere Position oder ganz aus dem Daten­bereich heraus. Wenn Sie einmal zu viel des Guten getan haben, dann genügt ein Klick im (weißen) Daten­bereich und an der Position wird eine neue Trennlinie eingefügt. Oder Sie machen es so, wie dort im oberen Bereich des Fensters sehr schön beschrieben.

Klar erkennbar: Teilweise falsche Trennungen der Spalten

Klar erkennbar: Teilweise falsche Trennungen der Spalten

Der Rest ist dann wieder wie gehabt. Ach ja, wenn Sie sich die Mühe mit dem ersetzen des €-Zeichens ersparen wollen, dann lassen Sie die Trennungen an den Stellen doch einfach stehen und ergänzen im Tabellenblatt nach dem Import nur noch die abgeschnittenen Überschriften.

Mit Ausnahme der *.csv-Dateien war’s das eigentlich auch erst einmal. Eigentlich, denn es gibt auch bei den bisher diskutierten Formaten einige Besonderheiten, die entweder zu beachten sind oder auch differenzierte Wege, die zum Ziel führen.

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Besonderheiten

Die bis hierher diskutierten Vorgehensweisen funktionieren grundsätzlich dann, wenn keine außergewöhnlichen Umstände vorliegen. Prinzipiell immer dann, wenn keine landes­spezi­fi­schen Einflüsse gegeben sind. Wenn also Quelle und Ziel mit deutschem Excel in nicht veränderten Landeseinstellungen erstellt worden ist. Das hört sich schwierig an, aber im Prinzip steckt der Grundsatz dahinter, dass im weit über 95% aller Fälle keine Probleme auftauchen, wenn die Daten aus Deutschland kommen und Sie auch die hiesigen Ein­stel­lungen auf dem Rechner haben.

Interessant wird es aber auch dann, wenn ein anderes System beteiligt ist. Das sind oft kaufmännische Applikationen von Unternehmen wie SAP, Oracle oder vergleichbar. Dort wird fast immer ein Export nach Excel angeboten, aber die Tücken des Objekts liegen im Detail. Da wird dann ein Datum im amerikanischen Format ausgegeben oder statt des Dezimalkommas zum Trennen der Nachkommastellen wird ein Punkt verwendet; das Komma ist dann als Tausenderabtrennung in Verwendung.

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Datumsformat

Angenommen, in Ihrer zu importierenden Datei steht in einer Datumsspalte 1/1/14. Sie haben die entsprechende Spalte beim Importassistenten als Datum deklariert und alles wird im deutschen Excel mit deutschen Landes-Einstellungen so importiert, wie Sie es erwartet haben. Es wird zum 1. Januar 2014.

In der folgenden Zeile der gleichen Spalte ist als Wert 5/1 vermerkt. Der Import wird ohne „Murren“ geschehen, und es wird auch ein Datum in der Spalte sein. Der 5. Januar. Gleiches gilt bei 31/1 für den Monatsletzten. Alle kalendarischen Daten wurden richtig importiert. Das würde übrigens auch dann alles zum korrekten Ergebnis führen, wenn Sie gleich zu Beginn nach eventueller Anpassung der Spaltentrenner auf Fertig stellen geklickt hätten.

Und jetzt bekommen Sie die gleichen kalendarischen Daten, aber aus den USA. Auch die werden ohne Murren importiert, wenn Sie gleich auf Fertig stellen klicken. Aber das Ergebnis ist ein anderes, als vorgesehen:

Fehler bei US-Datumsformat

Fehler bei US-Datumsformat

Zeile 1 ist ja korrekt. Zeile 2 ist auch ein Datum, aber nicht der 5.1. sondern der 1.5. Und Zeile 3 ist einfach nur Text. Und das liegt daran, dass Excel in den beide ersten Zeilen ein Datum erkennt dieses auch entsprechend umwandelt, aber in der dritten Zeile mit dem ersten Tag des 31. Monats nichts anfangen kann. Darum ist das Text.

Aus diesem Grunde ist es wichtig, den exakten Aufbau, das exakte Format des Datums zu kennen. Und in diesem Fall werden Sie im dritten Schritt des Assistenten die entsprechende Formatierung wählen:

Auswahl der korrekten Folge von Tag-Monat-Jahr

Auswahl der korrekten Folge von Tag-Monat-Jahr

Erst der Monat, dann der Tag und schließlich das Jahr. Trenner sind hier nicht angegeben, weil diese sehr unterschiedlich sein können und von Excel alleine erkannt werden. – So wird der Import, die Konvertierung in das deutsche Format sauber vonstatten gehen und ein korrektes Ergebnis heraus kommen.

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Dezimaltrenner

Nicht nur beim Datum gibt es Unterschiede zu deutschen Gewohnheiten und Regeln. In den Staaten (und auch anderen Nationen) wird der Dezimaltrenner (bei uns das Komma) und die Tausendermarkierung genau umgedreht verwendet. Also: 12.345,67 wird dort als 12,345.67 dargestellt. Und bei einem Import aus einer Textdatei gibt das natürlich einen riesigen „Kuddelmuddel“. Zehntausend (ohne Nachkommastellen) wird als 10,000 importiert und als 10 interpretiert, den dort steht ja 10 Komma 000. Hier ist also besondere Obacht angesagt!

Wenn Sie im dritten Schritt des Imports aus Weitere… klicken, dann wird sich dieses Fenster auftun:

Hier stelle Sie die Trennzeichen für Tausender"punkt" und Dezimal"komma" ein

Hier stelle Sie die Trennzeichen für Tausender“punkt“ und Dezimal“komma“ ein

Passen Sie diese Einstellungen den Gegebenheiten an und auch der Datenimport wird erfolgreich sein. Natürlich gilt für alle diese Fälle, dass Sie noch einmal prüfen, ob die importierten Werte auch schlüssig sind.

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Import per c/p

Es gibt bei Microsoft-Programme fast immer mehrere Wege, zum Ziel zu gelangen. So auch hier. Ein weiterer Weg wäre, die Daten per copy/paste einfügen. Dazu werden Sie erst einmal die Textdatei in einem Editor öffnen:

In Notepad++ geöffnete Textdatei mit Tabulatoren

In Notepad++ geöffnete Textdatei mit Tabulatoren

Jetzt kopieren Sie alle enthaltenen Daten. Bei allen mir bekannten Editoren funktioniert zum Markieren des gesamten Inhalts die Tastenkombination StrgA. Danach kopieren Sie die Markierung mit Strg C. Damit sind die Daten in der Windows Zwischenablage. Wechseln Sie zu Excel und aktivieren Sie die Zelle, wo, die Daten eingefügt werden sollen. Einfach per Klick darauf.

Wenn Sie jetzt denken, dass dieses wieder dem Lerneffekt diente, dann stimmt das in gewissem Maße. Lerneffekt ja, weil das auf diesem Wege durchaus so funktioniert, wie die Beschreibung vermuten lässt. Die Daten werden tatsächlich an der markierten Position eingefügt.

Jetzt haben Sie wiederum die Wahl: Sind die Daten mit Tab getrennt, dann reicht StrgV vollkommen aus. Die Daten der Zwischenablage werden ab der aktuellen Zelle korrekt eingefügt. Allerdings haben Sie hier erst im Nachhinein die Möglichkeit, die Struktur auf eventuelle Fehler zu überprüfen. Ein ähnlicher Weg bietet mehr Möglichkeiten. Die kopierten Daten der Textdatei (egal welchen Formats) liegen ja in der Zwischenablage. Für den Import klicken Sie im Menü Datei auf das Dreieck unten im Symbol Einfügen:

Hier starten Sie das einfügen der Daten

Hier starten Sie das einfügen der Daten

Sie gelangen dann auf Wunsch in den bekannten Textkonvertierungs-Assistenten und können alle Möglichkeiten nutzen.

Der Punkt Inhalte einfügen… ist hier nicht immer hilfreich, es werden in dem Fall die Inhalte der Windows Zwischenablage unverändert eingefügt. Dieser zweite Weg ist immer dann emp­feh­lens­wert, wenn Sie bei *.txt-Dateien im ersten Fenster des Assistenten sofort auf die Schalt­fläche Fertig stellen klicken würden. Wie bereits eben beschrieben kopieren Sie die Daten der Textdatei in die Zwischenablage. Dann positionieren Sie den Cursor an die Position, wo die linke, obere Ecke der Importdaten sein soll. StrgV und das war’s auch schon. Die Daten sind importiert. Excel „merkt“ an den Tab-Zeichen, dass eine neue Zelle folgt.

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Verknüpfter Import

Es gibt in Excel noch eine besondere Form des Imports, wo die Daten der Ziel-Tabelle automatisch mit denen der Quelle verknüpft sind. Dieser Bereich ist sehr komplex, er wird später in einem getrennten Beitrag diskutiert. Der Information halber:

Hier verwenden Sie den Assistenten

Hier verwenden Sie automatisch den Assistenten

Sie gelangen automatisch in den Textkonvertierungs-Assistenten, um die Daten korrekt einfügen zu können. Anschließend werden Sie einstellen, wann die Daten (automatisch) aktualisiert werden sollen. Das kann ein Zeit-Rhythmus sein (alle ## Minuten) oder auch beim öffnen der Datei. Experimentieren Sie gerne etwas mit Test-Daten, es lohnt sich gewiss. Probieren Sie es gerne aus, auch wenn das Verhalten vielfach anders ist, als Sie es gewohnt sind. Sie sollten sich mit dieser Möglichkeit intensiv auseinandersetzen, wenn Sie eine Tabelle immer wieder aktualisieren müssen und dieses möglichst komfortabel gestalten wollen.

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*.csv-Dateien

Streng genommen sind *.csv-Dateien auch reine Textdateien. Aber gerade in Excel haben diese eine Sonderstellung, was Sie schon daran merken, dass das Dateisymbol dem Excel zugehörig ist. Bedenken Sie dabei, dass Excel nur anhand der Erweiterung *.csv erkennt, um welchen Dateityp es sich bei dem File handelt. Verschiedene Beiträge zu diesem Thema existieren bereits in diesem Blog. In der Tabelle hierunter finden Sie eine Übersicht.

Weitere Lern-Einheiten
Textdatei (*.csv) importieren (1)Textdatei (*.csv) per VBA/Makro importieren
Import aus US-DatenformatText-Daten (*.txt, *.csv, *.prn, …), die im US-Zahlenformat vorliegen in ein deutsches Excel korrekt importieren
Textdateien importieren (2)Ausführliche Anleitung für den Import von *.csv- (und Textdateien) Dateien per VBA. Import n:m und n:1 (Dateien->Tabellenblätter).

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