Xtract: Detaillierte Beschreibung (Basics) des Imports einer externen Excel-Arbeitsmappe mit mehreren Tabellenblättern in den Power Query-Editor.
Wissensstand: Level 1 ⇒ Einsteiger in PQ, keine/kaum Erfahrung
Sie wollen aus einer anderen Excel-Datei Daten zur Verarbeitung per Power Query importieren. Das kann ein Datenblatt (Blatt-Register, Tabellenblatt), eine Tabelle/Liste oder ein benannter Bereich sein. Der prinzipielle Weg ist immer gleich, im Detail allerdings gibt es einige kleine Unterschiede.
Grundsätzlich
Sie beginnen immer mit der Power Query-Funktionalität, also entweder dem Menüpunkt Power Query (2010/13) oder via Daten Gruppe Abrufen und transformieren. In jedem Fall werden Sie nun den Menüpunkt Neue Abfrage wählen.
Der Import
Über Aus Datei gelangen Sie zum Punkt Aus Arbeitsmappe:
Das DropDown des Menüs für den Import eines Excel-Files
Wählen Sie erforderlichenfalls das Laufwerk und das Verzeichnis, wo die zu importierende Datei gelagert ist. Es werden Ihnen in einem Dialogfenster jeweils nur reine Excel-Dateien angezeigt, also *.xl* aber keine *.csv, obwohl das Symbol dieser Files sehr ähnlich ist. Sie können hier nur 1 Datei auswählen; anschließend Klicken Sie auf Importieren.
Nach dem Import öffnet sich ein neuer Dialog. Es wird ganz oben der komplette Dateiname angezeigt (gelbes Ordner-Symbol) und auch mindestens 1 Datei, die ja in einer Mappe enthalten sein muss. Wenn Sie genau hinsehen werden Sie in manchen Fällen erkennen, dass der Objektname mehrfach in diesem Verzeichnis auftaucht:
Namen zu importierender Elemente können mehrfach erscheinen
Was jeweils die beiden Einträge aber (optisch) unterscheidet ist das Symbol links des Namens. Ich habe eine andere Excel-Datei bewusst so eingerichtet, dass hier anhand der Bezeichnungen der Liste eine leichtere Identifikation möglich ist:
Unterschiedliche Symbole für unterschiedliche Objekt-Typen
Ich habe hier die drei typischen Vertreter der Möglichkeiten farblich markiert:
- Februar ist der „normale” Blattname/Name des Registers in der Arbeitsmappe. Hier sind es alle 12 Monate und das Tabellenblatt Feiertage. Das Symbol erinnert an ein Arbeitsblatt wo unten links Tabellen-Register angedeutet sind.
- Tabelle2 ist der Name einer Intelligenten Tabelle/Liste, welche beispielsweise über das Menü als Tabelle formatiert oder per StrgL bzw. StrgT Als Tabelle formatiert worden ist. Der dunkelblaue Streifen am oberen Rand des Symbols soll die typischerweise so hervorgehobene Überschrift einer Tabelle visualisieren.
- Data_Feb habe ich als Namen für einen benannten Bereich verwendet. Hier wird also innerhalb eines Arbeitsblattes ein oder mehrere definierte Bereiche mit jeweils einem (hoffentlich) „sprechenden” Namen versehen, welcher hier aufgeführt und zur Auswahl angeboten wird.
Möchten Sie nur 1 Objekt (Arbeitsblatt, Tabelle/Liste, Bereich) importieren, Klicken Sie dieses an und umgehend wird im rechten Seitenbereich eine Vorschau der ausgewählten Daten angezeigt, hier beispielsweise für den Bereich mit dem Namen Data_Feb:
Die Daten-Vorschau im rechten Bereich ist sehr hilfreich
Möchten Sie mehrere Elemente auswählen um sie dann in einem Arbeitsgang zu je einer Abfrage zu machen dann markieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen ganz oben im Dialog. – Anschließend ein Klick auf Laden oder Bearbeiten.
Laden
Die Schaltfläche Laden bietet Ihnen 2 Möglichkeiten: Laden und Laden in… Für beide Möglichkeiten gilt, dass die ausgewählten Elemente direkt als Abfrage erstellt werden, ohne dass der Editor geöffnet wird.
Der Unterschied zwischen den beiden Möglichkeiten: Laden erstellt ohne weitere Nachfrage die entsprechenden Abfragen, diese sind dann im rechten Seitenfenster als Symbol sichtbar. – Laden in… wird solch einen Dialog öffnen:
Dialog, der unterschiedliche Formen des Ladens ermöglicht
In vielen Fällen werden Sie die Abfrage auch später als Tabelle in ein Blatt schreiben wollen. Bei den Standard-Einstellungen wird ein neues Arbeitsblatt erstellt und dort wird dann das Ergebnis der Abfrage als Tabelle/Liste hineingeschrieben. Sie können aber auch ein bereits existierendes WorkSheet und dort sogar die Position der dann erzeugten Liste festlegen.
Nur Verbindung erstellen wird dafür sorgen, dass zwar eine Abfrage aber keine dazu passende Tabelle/Liste erstellt wird. Auf Umwegen können Sie anschließend natürlich das Ergebnis der (bearbeiteten) Abfrage(n) in eine oder mehrere Tabellen speichern.
Bearbeiten
Hier werden ‑wie eben beschrieben- auch die Quelldaten geladen, aber in diesem Fall auch gleich im Abfrage-Editor zur Bearbeitung und Auswertung angeboten. Diesen Weg werden Sie in den meisten Fällen wählen, weil Sie nach der Bearbeitung immer noch wählen können, ob nur eine Verbindung erstellt werden soll oder eine bzw. mehrere Abfragen als Tabelle in die Mappe geschrieben werden sollen.
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