PQ-Import en détail • Liste/Tabelle

PQ-Import en détail • Liste/Tabelle

Wenn Sie in Power Query Daten importieren, dann wird die Datenquelle in den meisten Fällen eine Liste oder eine Tabelle sein. Dabei ist mit „Tabelle“ kein Tabellenblatt sondern eine Intelligente Tabelle gemeint. Darum ist auch diese Möglichkeit als alleinstehender Menüpunkt im Menüband angesiedelt.

Direkter Import

Um diese und weitere Übungen dieses Import-Typs nachvollziehen zu können, laden Sie zu Beginn erst einmal dieses File. Es handelt sich um eine nur für  diese Beiträge per copy/paste erstellte Liste aus dem Internet, wo ich die Links und verschiedene Formatierungen entfernt habe. Und damit die Liste nicht zu umfangreich wird, habe ich auch nur die obersten Datensätze erfasst.

Wenn Sie den direkten Weg gehen wollen, klicken Sie irgendwo in die Daten (hier bitte Ausnahmsweise ab Spalte C) und wählen dann im Menü Daten Gruppe Abrufen und transformieren und danach ein Klick auf das Symbol Aus Tabelle. Automatisch wird der als Liste erkannte Bereich durch einen Laufrahmen markiert und auch in einem Dialogfenster erfasst:

Es wurden eindeutig nicht alle Daten für den Import erfasst

Es wurden eindeutig nicht alle Daten für den Import erfasst

Ich habe sie nicht umsonst gebeten, eine beliebige Zeile ab Spalte C zu markieren. So stellen Sie nämlich fest, dass einerseits durch den Laufrahmen aber auch im Dialogfenster nur ein Teil der Daten markiert bzw. erfasst ist. Damit meine ich nicht die Zeile 15, die ja durch 2 Leerzeilen von den Daten oben getrennt ist. Die Ursache ist darin zu finden, dass in der Überschrift-Zeile die Zellen A1 und B1 leer sind. Excel erkennt den zusammenhängenden Bereich in erster Linie an den durchgehenden, nicht durch Lücken unterbrochenen Überschriften.

Ich gehe davon aus, dass sie (des Prinzips wegen) alle Daten A1:J12 importieren wollen. Darum klicken Sie im Dialog erst einmal auf Abbrechen. Um das Ziel zu erreichen, könnten Sie einerseits einen beliebigen Wert in A1 und B1 schreiben oder aber sie lassen die beiden Zellen leer und markieren mit der Maus den Bereich A1:J12. Danach vollziehen Sie das Prozedere wie gehabt, kontrollieren den zu importierenden Bereich einschließlich des Häkchens bei Tabelle hat Überschriften (muss gesetzt sein) und bestätigen den Dialog mit OK.

Damit ist der Vorgang (gewiss erfolgreich) abgeschlossen und die Daten sind in den Abfrage-Editor importiert worden. Wenn Sie keine Dummy-Überschriften eingefügt haben, dann wurden seitens Power Query automatisch die Texte Spalte1 und Spalte2 eingefügt. Und was Ihnen gewiss auffallen wird: Die Mini-Grafiken (beispielsweise in der zweiten Spalte) wurden nicht importiert, die Werte sind in der ganzen Spalte null. Das gilt übrigens auch für die beiden letzten Spalten.

Damit ist das importieren, das laden der Daten abgeschlossen und Sie können mit weiteren Schritten dem eigentlichen Ziel entgegen gehen.

▲ nach oben …

Indirekter Import

Ihnen ist vielleicht aufgefallen, dass sich die Original-Daten nach dem Import im Aussehen etwas verändert haben. Sie wurden mit allen Konsequenzen in eine Intelligente Tabelle umgewandelt. Darum stellt sich die Frage, warum Sie die Daten nicht vor dem Import in den Abfrage-Editor in eine solche Liste umwandeln sollten. Das führt zwar dazu, dass die Daten nur indirekt importiert werden, aber das hat einen entscheidenden Vorteil: Sie können im Vorwege bestimmen, wie mit „Ungereimtheiten“ umgegangen werden soll.

So wird beispielsweise in der obigen Muster-Datei automatisch eine Überschrift in die beiden ersten Spalten eingefügt. Bei dieser Vorgehensweise haben Sie bereits vor dem Import in den Editor die Möglichkeit, eine adäquate Überschrift einzutragen. Und insbesondere in Sachen Überschrift kann Ihnen beim direkten als auch beim indirekten Import dieses widerfahren:

Formeln werden in jedem Fall in statische Werte umgewandelt

Formeln werden in jedem Fall in statische Werte umgewandelt

Überschriften werden ja ab und zu aus Formeln gebildet, auch wenn der Anwender nur Text sieht. In einer Liste/Tabelle können keine derart berechneten Überschriften existieren. Das hat auch nichts mit Power Query zu tun sondern ist eine Direktive des Excel. Auch in diesem Fall haben Sie sehr rechtzeitig und in gewohnter Umgebung die Chance, einen Wunschtext für die Überschrift zu verwenden.

Und nicht zu vergessen: Sie können jeder Tabelle ja einen individuellen und einzigartigen Namen geben:

Jede Tabelle hat einen Namen

Jede Tabelle hat einen Namen…

Die Änderung des Namens für eine Tabelle scheint auf den ersten Blick nur marginal zu sein aber es hat einen großen Vorteil: Die Tabelle im Editor (exakt: die Abfrage) wird automatisch diesen Namen bekommen und ist dadurch viel besser identifizierbar, falls Sie später mit mehreren Abfragen in einer Mappe arbeiten. Und das ist nach einer kurzen Gewöhnungszeit fast immer der Fall…

Ein wichtiger erster Schritt

Wodurch auch immer, in die Quelldaten hat sich ein Fehler eingeschlichen. Trotz des kommenden BrExit (eigentlich ja erst recht nicht wegen 😎 ) stimmt der Kurs des £ nicht. Da Sie prinzipiell in Power Query nur komplette Spalten ändern können, sollten Sie durch etwas Nachdenken den Fehler erkennen und in der Tabelle mit den Quelldaten bereinigen, nachdem Sie die Query gespeichert haben (geht per Schließen & laden) . Beim nächsten öffnen der Abfrage dann ein Klick auf Aktualisieren und siehe da … 😛 

▲ nach oben …

Dieser Beitrag wurde unter Daten-Import / -Export, File-Handling, Ohne Makro/VBA, Power Query, PQ-Basics, PQ-Import en détail, PQ-Quickies abgelegt und mit , , , , , , verschlagwortet. Setze ein Lesezeichen auf den Permalink.

Schreibe einen Kommentar