Sortieren mit Power Query

PQQ: Mehrere Spalten mit Power Query sortieren

Folgendes Szenario sei gegeben: Für ein Seminar haben 50 Teilnehmer ihr Interesse bekundet. Ein großer Teil der Interessenten hat bereits eine schriftliche Zusage gegeben. Alle Interessenten sollen in diesem Seminar in einem Tagungshotel auf unterschiedliche Räume aufgeteilt werden. Die Zusammensetzung der Gruppen sollte so sein, dass die Altersunterschiede nicht zu groß sind. – Die Aufteilung soll stets aktualisiert werden; zum jeweils aktuellen Stand sollen nur jene Interessenten berücksichtigt werden, die eine Zusage erteilt haben. In dieser Arbeitsmappe finden Sie bereits eine Tabelle mit allen erforderlichen Daten.

Beginnen Sie damit, dass sie die Power Query Funktionalität aktivieren. Sorgen Sie dafür, dass eine beliebige Zelle in der Tabelle den Fokus hat, also markiert ist. Laden Sie die Daten über den Punkt Aus Tabelle in den Abfrage-Editor. Im ersten Schritt werden Sie in der Spalte Zusage alle Zeilen entfernen, wo kein x für eine gegebene Zusage steht. Dazu ein Klick in den Dropdown-Pfeil  der Überschrift Zusage und entfernen Sie das Häkchen beim Wert (NULL). Da sie sich in der Abfrage befinden, bleiben die Originaldaten selbstverständlich davon unberührt.

Als nächstes eine kleine kosmetische Korrektur: In der Spalte Geburtstag ist nicht nur das Datum aufgeführt sondern auch die Uhrzeit, jeweils 00:00 Uhr. Das wirkt irritierend, darum ändern Sie den Datentyp auf (nur) Datum. Das geht entweder über das Kontextmenü, dort der Punkt Typ ändern oder aber den entsprechenden Eintrag im Register Start mit der Bezeichnung Datentyp.

Um die in dieser Aufstellung gezeigten Teilnehmer auf die einzelnen Seminar-Räume zu verteilen, werden sie die einzelnen Spalten nacheinander sortieren. Beginnen Sie ganz rechts mit dem Raum Neumünster und Aufsteigend sortieren. Danach in Reihenfolge von rechts nach links (!) jeden weiteren Raum auf diese Weise sortieren. Sie erkennen, dass dann für jeden Raum die Teilnehmer zusammengefasst sind. – Was noch aussteht: Pro Raum soll ja der Altersunterschied der Teilnehmer möglichst gering sein. Darum werden sie nun auch die Spalte Geburtstag aufsteigend sortieren. Und voila, in Raum Hamburg werden sich die Senioren zusammenfinden, in Raum Neumünster finden sich die jüngsten Teilnehmer ein.

Prinzipiell ist damit die Aufgabe gelöst. Wenn Sie für die Auswertung und auch für die Ausdrucke nur 1 Tabellenblatt nutzen wollen, wo sie die Teilnehmerlisten für die einzelnen Räume per Filter erstellen und dann drucken, werden sie jetzt Schließen & laden anklicken und es wird ein einziges Tabellenblatt auf der Basis dieser Abfrage erstellt. Aber bitte nur dann! Lesen Sie eventuell erst einmal eiter und treffen Sie anschließend Ihre Entscheidung.

Möchten Sie jedoch -aus welchem Grund auch immer- für jeden Raum ein eigenes Tabellenblatt erstellen, dann bietet sich -bevor Sie die Abfrage per Schließen & laden speichern- folgendes Vorgehen an:

  • Klicken Sie auf den Text unterhalb des Symbols Schließen & laden (also nicht auf das Symbol) und anschließend auf die untere der beiden Möglichkeiten Schließen & laden in… Und im Dialogfenster klicken Sie auf die Optionsschaltfläche Nur Verbindung erstellen und bestätigen Sie mit Laden.
  • Öffnen Sie die Abfrage beispielsweise durch einen Doppelklick auf die grün hinterlegte Schaltfläche im rechten Seitenfenster.
  • Als allererstes erstellen Sie nun einen Verweis auf diese Abfrage. Dazu im Register Start, Gruppe Abfrage | Verwalten | Verweis anklicken. Dass die Abfrage wirklich neu erstellt worden ist erkennen sie daran, dass im rechten Seitenfenster im Textfeld Name die Bezeichnung Tabelle1 (2) steht.
  • Entscheiden Sie sich jetzt, welche Informationen in den einzelnen zu erstellenden Blättern der Seminar-Räume enthalten sein sollen.
  • Entfernen Sie jene Spalten, die in keinem Fall auf den Ausdrucken erscheinen werden bzw. sollen. Das wird wahrscheinlich die Spalte Geburtstag sein und auch Spalte Zusage. – Wie Sie die Spalten aus der Abfrage entfernen, bleibt ihnen überlassen. Beispielsweise Rechtsklick in die jeweilige Überschrift und dann Entf.
  • Diese Query werden sie als Basis, als zu duplizierende Vorlage für die kommenden Schritte verwenden.
  • Sie befinden sich in der Abfrage Tabelle1 (2) oder sie öffnen diese. Erstellen Sie von dieser eingeschränkten Auflistung wiederum ein Duplikat über die Schaltfläche Verweis.
  • Klicken Sie in der Überschrift Raum Hamburg nun auf das Sortiersymbol und filtern Sie so, dass nur die Einträge mit einem x sichtbar bleiben.
  • Entfernen Sie nun die Spalten der anderen Räume indem sie beispielsweise die Überschriften einzelnen oder getrennt markieren und dann Entf oder über die Schaltfläche in der Menüleiste.
  • Entfernen Sie im rechten Seitenfenster den Eintrag im Textfenster Name (im Normalfall wird es Tabelle1 (3) sein) und tragen dort einen neuen Namen für die Abfrage ein: qry_Hamburg.
  • Für die anderen Räume gehen Sie gleichermaßen vor. Also einen Verweis auf Vorlagen-Abfrage Tabelle1 (2) erstellen, den Raum Kiel, Lübeck, Flensburg oder Neumünster filtern, die Spalten der anderen Räume löschen und nach gleichem Muster für die Query einen entsprechenden Namen vergeben.

Jetzt existiert für jeden der Räume eine eigene Abfrage. Schließen & laden und für jede der Abfragen wird eine eigene Tabelle in jeweils einem gesonderten Arbeitsblatt erstellt. Dass dabei auch die Vorlage-Tabelle mit Übersicht aller Räume in einer getrennten Liste erstellt wird, ist so gewollt. Idealerweise werden sie nun in Excel die Registerkarten der einzelnen Arbeitsblätter mit den Namen der Räume umbenennen, das macht die Mappe etwas übersichtlicher. – Jetzt haben Sie die Möglichkeit, für jeden Seminarraum ein einzelnes Blatt auszudrucken und beispielsweise als Hinweis für die Teilnehmer an die Tür zu heften.

Bis hier können Sie das als ziemlich hohen Aufwand betrachten. Bedenken Sie aber folgendes: Wenn ein Interessent seine Zusage zurückzieht oder ein anderer die mündliche Zusage schriftlich bestätigt, dann ändern Sie in der Ursprungstabelle die Spalte Zusage und in einer der erstellten Tabellen(blätter) im Menü Abfragen aktivieren Sie die Menüpunkt Abfrage und dort im Menüband auf Aktualisieren klicken. Schon haben sich die Änderungen auf die jeweiligen Blätter übertragen.

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