Wis­sens­stand: Lev­el 1 ⇒ Ein­steiger in PQ, kei­ne/kaum Er­fah­rung   

Das The­ma Zeit­en und Ex­cel ist fast schon ein Dauer­bren­ner in Fo­ren. Eine der „Lieblings­fra­gen”: Zeit­en wer­den oder wur­den als rei­ne Zif­fer­n­fol­gen ohne eine Tren­nung ein­ge­ben (was meis­tens der Fall ist) oder in die­ser Form seit­ens ei­nes an­de­ren Pro­gramms so er­stellt und in Ex­cel in die­ser Form im­por­tiert. – Wie kön­nen die­se Wer­te (in die­sem Fall bzw. Bei­trag) durch Pow­er Que­ry in durch Ex­cel auswert­bar „ech­te” Zeit­en umge­wan­delt wer­den? Hin­weis: An die­ser Stel­le gibt es zum gle­ichen The­ma eine Lö­sung in Plain Ex­cel.  😉 

Auch wenn das Prin­zip im­mer gle­ich ist hängt die Vorge­hensweise doch deut­lich da­von ab, in welch­er Form die Zif­fer­n­fol­gen (wel­che ja eine Uhr­zeit dar­stel­len und er­ge­ben sol­len) in den Basis­dat­en vor­liegen. Haupt­säch­liche Unter­schei­dungsmerk­male sind:

• Text oder Zahl,
• im­mer die gle­iche An­zahl von Zif­fern oder nicht,
• mit oder ohne Sekun­den.

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Als Text, im­mer glei­che Län­ge

In die­ser *.zip-gepack­ten Da­tei find­en Sie 2 Arbeitsmap­pen und 2 csv-Da­tei­en:
Zei­ten_1.xlsx und Zei­ten_1a.csv so­wie Zei­ten_1b.csv. Das File Zei­ten_2.xlsx kommt spä­ter zum tra­gen. Es sind jew­eils nur we­ni­ge Zei­len (sprich Dat­en), denn es geht hier nur um das Prin­zip und nicht um gro­ße Men­gen. Grund­sät­zlich wer­den Sie mir zus­tim­men, dass bei der Vor­gabe „im­mer gle­iche An­zahl von Zif­fern” die For­matierung als Text zwin­gend erforder­lich ist. Son­st wür­den ja Zeit­en vor 10:00 Uhr im­mer eine Stel­le we­ni­ger ha­ben, da beim Zahlen­for­mat Zahl eine füh­ren­de Null seit­ens Ex­cel ja automa­tisch ent­fer­nt wird. Bei ein­er csv-Da­tei lässt sich da im Pow­er Que­ry-Um­feld ge­wiss noch et­was ret­ten, aber für „sau­be­re” Ar­beit sind hier die Wer­te auch in Gänse­füßchen einge­fasst und so­mit ein­deutig als Text deklar­i­ert.

Öff­nen Sie nach dem ent­pack­en im ers­ten Schritt das File Zei­ten_1.xlsx und sie wer­den erken­nen, dass es 2 Arbeits­blät­ter gibt; Ta­bel­le1 mit 4‑stel­li­gen „Zeit­en”, Ta­bel­le2 mit 6‑stel­li­gen Zei­tangaben (also mit Sekun­den). Es soll­te sie auch nicht wun­dern, dass die Zah­len rechts­bündig aus­gerichtet sind. Das Zahlen­for­mat wird Ih­nen aber den deut­lichen Hin­weis ge­ben, dass es sich hier­bei (den­noch) um Text han­delt. Zu­ge­ge­ben, eine klei­ne Gemein­heit von mir aber in der Prax­is öf­ter ein­mal zu find­en. 🙄 Ver­lassen Sie sich also nicht in je­dem Fall auf die Aus­rich­tung der dargestell­ten Dat­en, mit­un­ter täuscht der Schein.

Begin­nen Sie mit Ta­bel­le1. Fol­gende Wer­te sol­len im End­ef­fekt kor­rekt dar­ge­stellt wer­den: 17:23 Uhr, 09:15 Uhr, 23:59 Uhr, 18:00 Uhr 06:00 Uhr und 00:00 Uhr. Selb­stre­dend ohne den Text „Uhr”. Und das gan­ze soll natür­lich nicht in Plain Ex­cel son­dern in Pow­er Que­ry ge­sche­hen. Also wer­den sie im ers­ten Schritt die Dat­en als Ta­bel­le for­matieren und dann in Pow­er Que­ry im­por­tie­ren. Aber Pow­er Que­ry „denkt mit” und passt die Dat­en so an, dass sie schein­bar opti­mal sind:

Die Tex­te wur­den automa­tisch zu Zah­len umfor­matiert

Im recht­en Seit­en­fen­ster erken­nen sie bei Angewen­dete Schrit­te als 2. Ein­trag Geän­dert­er Typ. Lö­schen Sie ein­fach die­se Zei­le, beispiel­sweise durch ei­nen Klick auf das vor­angestellte rote . Als Ef­fekt ste­ht dann in der Spal­te Zeit in jed­er Zei­le ein 4‑stel­li­ger, aus Zif­fern beste­hen­der links­bündi­ger Text:

4‑stel­li­ger Text

Alter­na­tiv kön­nen Sie so­fort nach dem Im­port, also vor je­dem weit­eren Schritt, den Daten­typ der Spal­te auf Text än­dern. Ich wer­de Ih­nen in die­sem Bei­trag di­ver­se Möglichkeit­en vor­stel­len, wie sie zum gewün­scht­en Ziel gelan­gen kön­nen. Die Rei­hen­folge stellt kei­ne Wer­tung dar. Wich­tig ist nur, dass ih­nen der Weg ge­fällt und sie ihn nachvol­lziehen kön­nen und auch wol­len.

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Der ein­fa­che Weg: Spal­te tei­len

Mit recht ein­fachen Mit­teln und nur eini­gen Maus­klicks kön­nen Sie in Pow­er Que­ry zum Ziel gelan­gen. Vol­lziehen Sie nacheinan­der die­se Schrit­te:

• Klick­en Sie nach dem Im­port in die Über­schrift Zeit.
• Start | Spal­te tei­len | Nach An­zahl von Zei­chen.
• Ge­ben Sie in das Feld An­zahl von Zei­chen die Zahl 2 ein und be­las­sen Sie es bei Wieder­holt.
• Bestäti­gen Sie mit OK.
• Mar­kie­ren Sie bei­de der nun getren­nten Spal­ten durch ei­nen Klick in die Über­schriften (Shift oder Strg ver­wen­den).
• Recht­sklick in eine der bei­den Über­schriften, Typ än­dern | Text.
• Bestäti­gen Sie, dass alle Wer­te geän­dert wer­den.
• Reg­is­ter Trans­formieren | (Grup­pe Text­spal­te) Spal­ten zusam­men­führen.
• Leg­en Sie als Trennze­ichen den Dop­pelpunkt : fest.
• Ge­ben Sie bei Neu­er Spal­tenname den Text  Zeit ein.
• Schlie­ßen Sie das Fen­ster mit OK.
• Ge­ben Sie die­ser Spal­te den Daten­typ:  Zeit.
• Schlie­ßen & la­den oder Schlie­ßen & la­den in… und die Dat­en wer­den entwed­er in ei­nem neu­en Blatt oder an gewün­schter Posi­tion in ein Ex­cel Tabel­len­blatt ge­schrie­ben.

Las­sen Sie sich nicht da­durch irri­tieren, dass nun automa­tisch die Sekun­den mit dem jew­eili­gen Wert :00 ange­hängt wer­den, das ist bei Pow­er Que­ry nun ein­mal so. In je­dem Fal­le ist die Auf­gabe für Ta­bel­le1 da­mit er­füllt. In Ta­bel­le2 ist das Vorge­hen abso­lut iden­tisch. Nur wer­den Sie hier na­tur­ge­mäß alle 3 durch die Tren­nung er­zeug­ten Spal­ten mar­kie­ren und dann durch den Dop­pelpunkt zusam­men­führen. Natür­lich ste­ht es Ih­nen frei, in Ex­cel die gener­ierten Dat­en nach ih­rem Ge­schmack zu for­matieren.

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csv-Da­tei­en

Die ent­spre­chen­de csv-Da­tei wer­den sie na­tur­ge­mäß nicht (per Dop­pelk­lick oder ähn­lich) öff­nen, weil Ex­cel un­ter den gegebe­nen Umstän­den da­mit ein­fach nicht fach­ge­recht umge­ht. Sie wer­den entwed­er ein neu­es Blatt in der bish­eri­gen Map­pe ver­wen­den oder vor­zugs­wei­se eine neue Map­pe er­stel­len. An­schlie­ßend über den Me­nü­punkt Dat­en (ab Ver­sion ²⁰¹⁶⁄₃₆₅) oder Pow­er Que­ry (2010/2013) Neue Ab­fra­ge | Aus Da­tei | Aus csv und Sie wäh­len ver­mut­lich zu­erst Zei­ten_1.csv. Sie erken­nen, dass Pow­er Que­ry wie­der „mit­denkt”. Ob­wohl die Anführungsze­ichen in der Orig­i­nal-Datei die Wer­te ganz klar als Text aus­wei­sen, sind das nach dem Im­port ein­deutig Zah­len. Aber immer­hin hat PQ erkan­nt, dass die 1. Zei­le die Über­schrift ent­hält. 😛 

Es wird Sie nicht er­stau­nen, dass das Lö­schen des let­zten Ein­trages bei Angewen­dete Schrit­te den gewün­scht­en Er­folg zeigt. Nun ste­ht in jed­er Zel­le wie­der eine 4‑stel­li­ge Zif­fer­n­folge, wie es bere­its in der Ex­cel-Da­tei der Fall war. Und aus die­sem Grun­de ist die Vorge­hensweise hier ab dem Punkt abso­lut iden­tisch zu der zu­vor ein­ge­üb­ten Art und Wei­se.

Die­ses war eine klei­ne Le­se­pro­be, ein Appetithap­pen, ein Ein­stieg. Sie ha­ben gese­hen, dass es mit Pow­er Que­ry dur­chaus mög­lich ist, eine Zif­fer­n­folge in eine für Ex­cel les­bare Zeit umzuwan­deln. Aber bekan­nter­maßen füh­ren vie­le Wege nach Rom, sprich zum gewün­scht­en Ziel. Mehr zum The­ma in weit­eren 2 Beiträ­gen.

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Den zweit­en Teil die­ser Trilo­gie kön­nen Sie hier le­sen.
Den drit­ten Teil die­ser Trilo­gie kön­nen Sie hier le­sen.