Einleitende Worte

Mit schön­er Regelmäßigkeit kommt in Foren und auch bei uns die Anfrage, ob und wie sich Frage­bo­gen, die als PDF-For­mu­lar erstellt werde sollen, mit Excel auswerten lassen. Die Antwort ist schon auf­grund der Länge dieses Beitrages klar, es geht. Es geht auch recht kom­fort­a­bel, wenn alle Para­me­ter beachtet wer­den.

Voraus­set­zung für ein gutes Gelin­gen ist, dass nicht nur Excel in ein­er neueren Ver­sion einge­set­zt wird son­dern auch unbe­d­ingt das Pro­gramm Adobe Acro­bat Pro in ein­er nicht allzu alten Ver­sion. Hier in dieser Muster­lö­sung wird die Ver­sion Adobe Acro­bat X Pro ver­wen­det und besprochen. Prinzip­iell kön­nen Sie auch mit erhe­blich älteren Ver­sio­nen zum Ziel gelan­gen, aber es ist denkbar, dass die Vorge­hensweise eine kom­plett andere ist. Beispiel­sweise wur­den derzeit die aus­ge­füll­ten Feld­in­halte bzw. Markierun­gen als E‑Mail im Text-For­mat über­sandt. Aber das nur als Inter­mez­zo, hier ist die oben aufge­führte Kon­fig­u­ra­tion bindend.

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Aller Anfang ist schwer

Und so stellt sich die Frage, wie der PDF-Frage­bo­gen erstellt wer­den soll. Direkt im Acro­bat? Na ja, das gin­ge, aber es ist doch recht müh­selig. In Word? Eine gute Alter­na­tive. Aber wenn Sie glauben, dass Sie in Word Oper­a­tions­felder ein­bauen kön­nen und diese dann im Acro­bat (Read­er) auch als solche funk­tion­ieren, dann ist das lei­der nicht richtig. Oder aber Sie nutzen gle­ich MS Excel. Das passt ja auch ganz gut, denn schließlich geht es in diesem Blog in erster Lin­ie um Excel. Obwohl bei­de Möglichkeit­en gle­ich­w­er­tig wären, ziehe ich Excel vor, weil die Fra­gen im PDF-Doku­ment ja auch tabel­lar­isch ange­ord­net sind.

Den­noch gilt: Da hier die Inter­ak­tion von PDF zu Excel im Vorder­grund ste­ht, gestalte ich den Frage­bo­gen recht ein­fach und auch knapp. Das Prinzip soll im Vorder­grund ste­hen, nicht das Ausse­hen. Auch sind die Schritte im Acro­bat mitunter recht knapp beschrieben, mitunter ist „gesun­des” Mit­denken und etwas Forschergeist gefragt.

Ich habe erst ein­mal eine Excel-Tabelle erstellt, welche die Fra­gen und natür­lich auch die Bew­er­tungsmöglichkeit­en enthält. Das Ganze sieht dann so aus, wie hierunter gezeigt. Am besten steigen Sie gle­ich an dieser Stelle ein und Sie laden sich die Arbeitsmappe hier herunter.

Frage­bo­gen in MS Excel

Die eine oder andere Anmerkung ist mir doch wichtig, denn son­st kann es bei Ihren ersten Gehver­suchen vielle­icht doch anders laufen, als geplant.

• Spalte A: Die Spal­tenbre­ite richtet sich nicht nach der Über­schrift son­dern nach der Bre­ite der Texte in A5:A9. Etwas mehr als notwendig darf es aber sein, weil der Druck in eine *.pdf mitunter etwas anders aus­fällt als die Ansicht auf dem Bild­schirm.
• Spalte B (und weit­ere): Die punk­tierten Lin­ien sind Rah­men. Sie dienen ein­fach als Hil­fe zur Posi­tion­ierung der Options­felder später in der *.pdf. Sie wer­den anschließend (im Acro­bat) per Hand wieder ent­fer­nt.
• Spalte C (und weit­ere): Es ste­ht Ihnen frei, ob Sie hier den vollen Text eingeben („1 Punkt”, „2 Punk­te”, …) oder nur eine Zahl (1 .. 5) und diese dann aber mit dem entsprechen­den Zahlen­for­mat verse­hen.
• Spalte M: Die ist ein angenehmes Bei­w­erk. Sie ken­nen das vielle­icht: Wenn Sie erst ein­mal eine Option­ss­chalt­fläche ein­er Gruppe angek­lickt haben, dann kön­nen Sie zwar zwis­chen den Vor­gaben wech­seln aber „rück­gängig”, also alle leer, lässt sich nicht mehr machen. Um das zu erre­ichen, müsste die PDF neu geladen wer­den. Die Ver­wen­dung ein­er solchen Spalte ist ein Ausweg, weil intern später 0 Punk­te für diese Auswahl vergeben wer­den.
• Zeilen 5:9: Die Zeilen­höhe muss größer sein als Stan­dard. Die Options-Schalt­flächen wer­den mehr Platz brauchen. Und das würde dann ziem­lich „gequetscht” ausse­hen. Bei ein­er Kon­trolle wer­den Sie sehen, dass ich die Höhe 21 (28 Pix­el) gewählt habe.
• Wenn Sie wollen, kön­nen Sie die Texte mit den Punk­ten noch etwas ein- bzw. die for­matierten Zahlen aus­rück­en. Ich belasse es bei diesem Ausse­hen.
• Da bei vor­eingestell­ter Schrift­größe und auch bei Stan­dard-Rän­dern der Druck­bere­ich zu bre­it wäre, richt­en Sie die Druck-Ein­stel­lun­gen über das Reg­is­ter Seit­en­lay­out so ein, dass die Bre­ite auf 1 Seite begren­zt wird.

Ich ziehe es vor, diese Mappe ein­fach und nur im Excel-For­mat zu spe­ich­ern. Die Alter­na­tive wäre ja, das Arbeits­blatt sofort als PDF zu spe­ich­ern, dann hät­ten Sie gle­ich eine Datei, welchen Sie im Acro­bat Pro öff­nen kön­nten. – Wofür auch immer Sie sich entschei­den, schließen Sie nun die Excel-Datei.

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Das PDF-Formular erstellen

Öff­nen (starten) Sie nun das Pro­gramm Adobe Acro­bat Pro, nicht den Read­er. Zu Beginn stellt sich das so dar:

Start­bild­schirm des Acro­bat Pro

Prinzip­iell wären hier zwei Optio­nen gle­ich­w­er­tig: PDF erstellen oder PDF-For­mu­lar erstellen. Ich gehe hier den Weg, der sich eigentlich anbi­etet, die For­mu­lar-Option. Als erstes wer­den Sie gefragt, wie Sie an die Dat­en kom­men wollen:

Auswahl der Daten­quelle

Sie erken­nen schon, dass Sie ver­schiedene Dateifor­mate importieren kön­nen. Nach einem Klick auf Weit­er > kommt dieses Fen­ster:

Die Datei suchen

Ein Klick auf Durch­suchen… und Sie wer­den im typ­is­chen Datei-Öff­nen-Dia­log die entsprechende Excel-Datei auswählen. Falls Sie die Excel-Datei doch noch geöffnet haben, wird hier eine Fehler­anzeige kom­men und Sie haben die Gele­gen­heit, das File doch noch zu schließen. Nach erfol­gter Auswahl wird Ihnen noch ein­mal der kom­plette Pfad und Dateiname angezeigt:

Die Datei ist aus­ge­sucht

Wiederum Weit­er > und der Fortschritts­balken zeigt an, dass die Kon­vertierung manch­mal einen Moment länger dauern kann:

Fortschritts­balken bei der Umwand­lung

Jet­zt zeigt sich das frisch erstellte PDF-Doku­ment, und es sind sog­ar schon Felder an den richti­gen Stellen einge­fügt:

Es wur­den automa­tisch Textfelder erstellt

Beim zweit­en oder drit­ten Blick wer­den Sie erken­nen, dass die Felder zwar per­fekt an den richti­gen Stellen sitzen aber es sind Textfelder, und die gehören da nun wirk­lich nicht hin. Es sollen schließlich Options­felder sein. Schade eigentlich …

Das ein­fach­ste ist in diesem Moment, mit dem Mauszeiger einen großen Rah­men um alle Felder zu ziehen und dann Entf. Es bleiben dann nur die Texte und die Unter­stre­ichun­gen, die unteren Rah­men über. Und das ist die opti­male Aus­gangssi­t­u­a­tion. Hät­ten Sie gle­ich zu Beginn die Möglichkeit gewählt, eine PDF zu erstellen, dann hät­ten Sie jet­zt zwar im reinen For­mu­la­rbere­ich von vorn­here­in genau dieses Ausse­hen, aber im Seit­en­teil rechts wären auch keine For­mu­lar-Werkzeuge zu sehen. Ach ja, statt des Rah­mens mit der Maus hät­ten Sie auch StrgA drück­en kön­nen, dann soll­ten auch alle Felder markiert sein.

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Positionierung der Formularfelder

Prinzip­iell kön­nen Sie jedes For­mu­lar-Ele­ment frei­hand dort posi­tion­ieren, wo Sie wollen. In ein­er Tabelle aber fällt die kle­in­ste Unregelmäßigkeit, die winzig­ste Asym­me­trie sofort auf. Darum ist es hil­fre­ich, Posi­tion­ierung­shil­fen einzuset­zen. Ide­al­er­weise ist diese Posi­tion das linke Ende der Unter­striche neben dem entsprechen­den Text.

Es stellt sich zu Beginn die Frage, welch­es For­mu­lar-Ele­ment soll ver­wen­det wer­den. Grund­sät­zlich ist es natür­lich ein Options­feld, weil hier nur eine einzige Auswahl in der jew­eili­gen Gruppe (Wartezeit .. Begrüßung) möglich ist. Typ­is­cher­weise sind das diese run­den Knöpfe, die sich im englis­chen Sprachge­brauch „Radiobut­tons” nen­nen. Es gibt aber eine Alter­na­tive, das sind viereck­ige Options­felder, die mit einem Kreuz Aktiv­ität anzeigen. Die werde ich später in der Beispiel-Lösung ver­wen­den.

Aber zunächst geht es ja um die exak­te Posi­tion­ierung. Und dazu gibt es Hil­f­s­lin­ien, die zwar auf dem Bild­schirm nicht aber in der endgülti­gen Datei angezeigt wer­den. Als erstes sor­gen Sie dafür, dass die Lin­eale sicht­bar sind. Dabei hil­ft bei Bedarf der Menüpunkt Anzeige | Ein-/Aus­blenden und dort dann das Unter­menü Lin­eale und Raster; StrgR kann auch zielführend sein. Klick­en Sie nun in eines der Lin­eale oben oder links und ziehen Sie bei gedrück­ter Maus­taste eine Hil­f­s­lin­ie an die gewün­schte Posi­tion. Auch wenn die Posi­tion beim ersten Anlauf nicht so exakt ist, wenn alle Lin­ien in etwa passen, ver­größern Sie den Zoom auf beispiel­sweise 200% oder 400% und ver­schieben dann jede der Lin­ien entwed­er genau auf die Posi­tion­shil­f­s­lin­ien (die Rah­men aus Excel) bzw. an deren linken Rand. Am Ende sollte es dann so ausse­hen:

Die Hil­f­s­lin­ien sind einge­fügt

Die Hil­f­s­lin­ien überdeck­en nun (mehr oder weniger) die waagerecht­en Lin­ien aus dem Excel. Die Schnittpunk­te horizontal+vertikal sind die Mark­er für die Posi­tion­ierung.

In weis­er Voraus­sicht, dass ja mehrere gle­iche Felder (Radiobut­tons) gebraucht wer­den, ist es aus­ge­sprochen hil­fre­ich, die Option bei Werkzeu­gauswahl beibehal­ten zu aktivieren:

Werkzeu­gauswahl beibehal­ten

Hier an dieser Stelle gibt es nur die Möglichkeit, die run­den Options­felder einzufü­gen. Wenn Sie auf das Sym­bol mit der Maus zeigen, haben Sie auch gle­ich eine hil­fre­iche Erk­lärung:

Ein­fü­gen der Options­felder

Klick­en Sie darauf und posi­tion­ieren Sie das blaue Viereck unter­halb der Zeile Wartezeit und direkt rechts der ersten Hil­f­s­lin­ie. Sie wer­den rasch merken, dass die exak­te Posi­tion­ierung durch einen „Mag­net­ef­fekt” sehr erle­ichtert wird:

Der Mag­net­ef­fekt hil­ft beim posi­tion­ieren

Arbeit­en Sie sich unbe­d­ingt in der gle­ichen Zeile von links nach rechts vor, bis zur let­zten Spalte. Erst dann gehen Sie in die näch­ste Zeile. Der Hin­ter­grund ist, dass Sie damit die Rei­hen­folge der Posi­tion­ierung fes­tle­gen, wenn mit der Tab-Taste gear­beit­et wird. Und da bekan­ntlich Vor­sicht bess­er ist, als Nach­sicht, spe­ich­ern Sie jet­zt die PDF-Datei im Sinne ein­er Zwis­chen­spe­icherung.

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Im näch­sten Schritt wer­den Sie aus den run­den Options­feldern qua­dratis­che Options­felder zum ankreuzen machen. Dazu markieren Sie mit StrgA alle Felder und mit der recht­en Maus­taste wählen Sie im Kon­textmenü die Eigen­schaften…

Eigen­schaften des Options­feldes ändern

Jet­zt kommt etwas Fleißar­beit. Sie müssen jedes einzelne Feld mit einem Rück­gabe­w­ert und einem Grup­pen­na­men verse­hen. Ein Recht­sklick auf die erste Schalt­fläche und im Kon­textmenü wählen Sie dann Feld Umbe­nen­nen…. Es zeigt sich dieses Fen­ster:

Umbe­nen­nen des Options­feldes und ändern des Rück­gabe­w­ertes

In der oberen Eingabezeile (Options­fel­dauswahl:) ste­ht Auswahl1, die untere ist markiert und dort ste­ht der Text Gruppieren1. Sie find­en diese Werte übri­gens auch im recht­en Bere­ich des Fen­sters Auf­gaben bei der Über­schrift Felder. Ich komme gle­ich noch ein­mal darauf zurück.

Ändern Sie nun den Wert im unteren Textfeld (Grup­pen­name:) auf Wartezeit; es ist der Text aus der ersten Spalte, erste, also der darüber liegen­den Zeile des eigentlichen For­mu­lar-Bere­ichs. Und sollte Ihnen aufge­fall­en sein, dass da irgend etwas anders ist, als es vorher war… Ja, ich habe den Tippfehler „Watezeit” zur „Wartezeit” inner­halb des Acro­bat mit­tels des Tex­twerkzeugs geän­dert. Und natür­lich sehen Sie, dass alle Felder um 1 Zeile nach unten ver­schoben sind. Das mag etwas irri­tieren, kann aber erst ein­mal so bleiben. Sie wis­sen aber und behal­ten auch stetig im Hin­terkopf, dass die erste Zeile der Options­felder jet­zt schon zur Wartezeit gehört.

In der Options­fel­dauswahl gebe ich nur die 1 als Wert ein, denn es soll bei ein­er Markierung dieser Auswahl eine 1 (entspricht 1 Punkt) zurück gegeben wer­den. Da wir im Feld rechts davon die gle­iche Gruppe haben, kopiere ich den Inhalt des unteren Eingabefeldes mit StrgC in die Zwis­chen­ablage. Das Ganze stellt sich nun so dar:

Die Namen und Werte sind nun angepasst

Nun klicke ich auf das Options­feld rechts daneben und wäh­le wiederum Feld Umbe­nen­nen… Das untere Textfeld ist zwar schon markiert, aber den­noch soll­ten Sie einen ein­fachen Klick dort aus­führen, um das Feld zu aktivieren. StrgV, und es wird mit dem eben kopierten Grup­pen­na­men über­schrieben. In das obere Textfeld kommt (natür­lich) die 2. – Das geht so weit­er bis zum let­zten Options­feld dieser Zeile. Nur geben Sie dort eine 0 als Wert ein, denn es sind ja im Prinzip null Punk­te, wenn keine Auswahl getrof­fen wor­den ist. Das gle­iche Vorge­hen gilt für die Zeilen darunter, nur wer­den Sie natür­lich statt Wartezeit die Begrüßung .. Zufrieden­heit als Grup­pen­na­men ver­wen­den. Aber stopp! Hal­ten Sie nach dem ersten Feld ein­mal inne und betra­cht­en Sie das eben schon ein­mal ange­sproch­ene Fen­ster rechts:

Das rechte Fen­ster mit den Feld-Optio­nen

Es wurde automa­tisch die Gruppe Wartezeit und Begrüßung angelegt. Und jet­zt kön­nen Sie sich entschei­den, ob Sie genau so wie gehabt weit­er fort­fahren wollen oder beim Umbe­nen­nen nur die Gruppe per C:P ändern. Denn Sie haben in dem Fen­ster rechts die Möglichkeit, die Werte für die Options­felder direkt anzu­passen, zu ändern. So kön­nen Sie Ihre Arbeitsweise Ihren Vor­lieben etwas anpassen.

Spätestens wenn Sie damit durch sind, also alle 30 Options­felder geän­dert haben, spe­ich­ern Sie die PDF-Datei unter dem bish­eri­gen oder einem anderen Namen ab. Sicher­heit geht vor, und jet­zt wird es etwas kri­tisch.

Excels Hilfslinien löschen

Zugegeben, die kleinen, kurzen Posi­tion­ier­hil­fen, die Rah­men­lin­ien aus Excel sind kaum zu sehen, aber sie kön­nten doch störend wirken. Und die wer­den Sie nun ent­fer­nen, denn wir haben ja immer noch die Hil­f­s­lin­ien des Acro­bat.

Zuerst ein­fach ein­mal StrgA, um alle Felder zu markieren. Das soll sich dann so darstellen:

Alle Felder sind markiert, um sie zu ver­schieben

Jet­zt Shift→ und das gle­iche sofort noch ein­mal. Jet­zt sind ver­mut­lich auch teil­weise die Hil­f­sstriche aus Excel zu sehen, wenn sie nicht kom­plett von den Hil­f­s­lin­ien des Acro­bat verdeckt sind:

Die Felder sind nun nach rechts ver­schoben

Schließen Sie nun die For­mu­la­rbear­beitung über den entsprechen­den Menüpunkt im recht­en Fen­ster und öff­nen Sie nun im recht­en Fen­ster den Menüpunkt Inhalt. Dort wählen Sie Objekt bear­beit­en aus. Der Mauszeiger hat nun ein kleines, nicht aus­ge­fülltes Quadrat unten rechts (siehe Markierung in der Abbil­dung). Markieren Sie nun die erste Spalte mit den (hof­fentlich) zumin­d­est teil­weise sicht­baren Rah­men­lin­ien, indem Sie den Bere­ich mit gedrück­ter Maus­taste ein­gren­zen:

Die Posi­tion­ier­hil­fen aus Excel sind umrahmt

Wenn Sie beim Markieren etwas in die Options­felder hinein gelan­gen, kann es sein, dass der Text mit markiert wird. Das darf nicht sein. Lieber die Excel-Rah­men­lin­ien nur in hal­ber Bre­ite über­fahren, das reicht schon. Nach dem Loslassen sind dann alle Rah­men des Excel in eine blaue Umran­dung einge­fasst:

Die Rah­men­lin­ien sind markiert

Ein­fach Entf und diese Spalte ist „sauber”. Wieder­holen Sie das für die restlichen fünf Spal­ten.

Wech­seln Sie nun wieder in die Funk­tion­al­ität für die For­mu­la­re (recht­es Fen­ster). Klick­en Sie auf Bear­beit­en und anschließend StrgA, um alle Options­felder zu markieren. Jet­zt schieben Sie diese wieder in die alte Posi­tion zurück, inden Sie zwei mal nacheinan­der Shift← betäti­gen. Anschließend kön­nen Sie die immer noch kom­plett markierten For­mu­la­rfelder ver­tikal aus­richt­en. Pro­bieren Sie ein­fach ein­mal, den unteren Rand der Kästchen auf die jew­eilige Hil­f­s­lin­ie zu posi­tion­ieren, wobei die Kästchen natür­lich eine Zeile nach oben rutschen müssen. Wenn Sie die For­mu­la­rbear­beitung schließen, erken­nen Sie schon das Gesamt­bild, wie es dich dann in der endgülti­gen PDF darstellt.

Sie kön­nen jet­zt auch schon die Funk­tion­al­ität prüfen, aber in jedem Fall soll­ten Sie vorher den Stand der Dinge spe­ich­ern. Denn wenn Sie erst ein­mal ein Kreuzchen geset­zt haben, dann ist es nicht so ohne weit­eres wieder zu ent­fer­nen. Da ist es doch dann wesentlich leichter, die PDF-Datei nach dem Exper­i­men­tieren ohne Spe­ich­ern zu been­den und die eben gespe­icherte Datei dann wieder zu öff­nen.

Wenn Sie sich sehr viel Mühe geben wollen, dann kön­nen Sie noch bei ein­er Darstel­lungs­größe von min­destens 400% das erste Kästchen in ein­er Größe anpassen, die bess­er aussieht. Wenn Sie eine der Eck­en zum verän­dern anklick­en und zusät­zlich Shift drück­en, dann bleibt das Feld qua­dratisch. Haben Sie die passende, meist um einiges kleinere Größe gefun­den, kön­nen Sie erst StrgA und dann über das Kon­textmenü (rechte Maus­taste) fes­tle­gen, dass alle Kästchen die gle­iche Höhe und Bre­ite haben sollen wie das aktuelle. Danach noch ein­mal neu posi­tion­ieren und das sieht gewiss so richtig schick aus.

Ein let­zter Check noch:

• Stimmt die Beze­ich­nung aller Texte?
• Ist die Rechtschrei­bung OK?
• Ist das Gesamt­bild zufrieden­stel­lend?
• Ist jedes der Options­felder der kor­rek­ten Gruppe zuge­ord­net?
• Stimmt bei jedem Options­feld der zugewiesene Wert?

Wenn nichts mehr zu kor­rigieren ist, dann spe­ich­ern Sie die PDF ein let­ztes Mal. Öff­nen Sie die Datei mit dem Adobe Read­er (früher­er Name: Acro­bat Read­er) und testen Sie aus­giebig die Funk­tion­al­ität. Füllen Sie doch ein­fach ein­mal einen oder mehrere der Frage­bö­gen aus und versenden Sie diese per Mail an eine „Sam­mel­stelle”:

Mail-Ver­sand (Möglichkeit 1)

Als Alter­na­tive bietet sich ein Weg an, der von Adobe favorisiert wird:

Alter­na­tiv­er Ver­sand per Mail

Der Acro­bat hat eine eigene Möglichkeit, die aktuelle Datei zu versenden. Der Vorschlag ist, Adobe Send­Now zu ver­wen­den. Das hat vielle­icht einige Vorteile, aber ich ste­he der Cloud nach wie vor kri­tisch gegenüber. Darum wäh­le ich lieber den Weg über die „nor­male” E‑Mail. Die würde dann in etwa so ausse­hen:

Beispiel-e-Mail

Bild ändern wegen Menü

Selb­stver­ständlich wer­den Sie noch die Mailadresse für die Rück­ant­wort in den Text ein­fü­gen und darauf hin­weisen, dass die kom­plette PDF zurück gesandt wer­den soll. Auch kann es natür­lich nur eine Zustell-Adresse sein, die restlichen wer­den dann entwed­er als Bcc oder einzeln versendet. Selb­stver­ständlich kön­nen Sie ‑wie auch im „reinen” Out­look- die Kon­tak­t­grup­pen (ehe­mals Verteil­erlis­ten) für den Ver­sand ver­wen­den. Reine Serien­malis mit per­sön­lich­er Anrede sind in plain Out­look möglich.

Die zurück gesandten Antworten, exakt aus­ge­drückt die PDF-Anhänge, wer­den sin­nvoller­weise in einem getren­nten Verze­ich­nis auf der Fest­plat­te gespe­ichert; das erle­ichtert das Han­dling bei der Vor­bere­itung für den Export der aus­gew­erteten Dat­en nach Excel.