Verschiedene Haushaltsbücher
Wenn Sie einmal die Suchmaschine Ihres Vertrauens *) bemühen und die Begriffskombination „Haushaltsbuch Excel” bzw. „Haushaltbuch Excel” eingeben, dann werden Sie mehr als ausreichend Treffer bekommen. Dennoch finde ich es wichtig, dieses Thema einmal von einer anderen Seite anzugehen.
Typischerweise haben Sie eine fertige Version eines solchen Wirtschaftsbuchs, mal schlicht und auf das Notwendigste beschränkt, mal mit mehr Komfort oder auch schon richtig professionell. Wenn Sie einfach nur eine fertige Lösung wollen, dann ist diese Seite eventuell nicht das, was Sie suchen. Hier bieten wir anhand eines konkreten Beispiels mehrere Entwicklungsstufen an, von sehr „schlank” bis recht komfortabel.
Jede dieser Entwicklungsstufen ist hier kurz erläutert und es wird ab der zweiten Fassung auf Veränderungen zur vorhergehenden Version hingewiesen. Es soll aber keinen Seminar-Charakter haben, denn wir möchten Sie dazu animieren, selbst die Fortschritte zu erkunden. Dann fallen Ihnen Anpassungen nämlich auch viel leichter.
Jede dieser Versionen ist alleine lauffähig und für ihren Umfang auch uneingeschränkt nutzbar. Selbst in der ersten Version wird taggenau saldiert, es wird also mit jedem Eintrag der aktuelle Stand der Finanzen an einer Stelle des Arbeitsblattes wiedergespiegelt (Zelle H2). Apropos „erste Version”: Sie sollten sich zumindest die Beschreibung der ersten Version durchlesen, weil hier dieses oder jenes erklärt wird, was nicht auf den ersten Blick sichtbar ist.
*) Ich vertraue keiner Suchmaschine wirklich, denn obwohl der jeweilige Dienst kostenlos ist, bezahle ich in irgend einer Form dafür. Nicht umsonst ist Goo… eines der am höchsten bewerteten Unternehmen der Welt.
Version 1
Ein wirklich sehr einfaches Haushaltsbuch ohne jegliche Extras. Aber es reicht für viele Bedürfnisse aus. Prinzipiell stellt sich das in Haushaltsbuch_01 so dar:
Ausschnitt der ersten Zeilen eines Haushaltsbuchs
Wenn Sie nachrechnen werden Sie erkennen, dass der hier abgebildete Saldo nicht stimmen kann, aber das hat zwei Gründe: Erstens gibt es einen Übertrag und zweitens sind in der Musterdatei noch einige Einträge mehr vorhanden.
Besonderheiten
Die erste Besonderheit „versteckt” sich in E1. Dort ist der Übertrag als Wert eingetragen aber nicht sichtbar. Schauen Sie sich einmal die Formatierung (Zahlenformat) an, die genau diesen Effekt bewirkt. Und nebenbei: Die Zelle bleibt auch beim Ausdrucken leer. Und dass ein Bereichsname verwendet wurde, ist offensichtlich.
Weiterhin ist das Fenster so fixiert, dass die ersten beiden Zeilen stets sichtbar sind, egal wie weit Sie nach unten scrollen. Und das gilt auch für die linke Spalte. Sie erkennen das auch an den etwas dickeren Linien.
Letztendlich ist noch ein Autofilter eingebaut. Sie sehen es an den Schaltflächen mit dem nach unten weisenden Dreieck in Zeile 2. Damit ist es sehr schön möglich, nur bestimmte Positionen anzuzeigen, ohne die Gesamtsumme zu beeinträchtigen. Hier einmal am Beispiel der Einnahmen aus den beiden Jobs:
Gefilterte Daten im Haushaltsbuch
Leistungsumfang
Dieses Tabellenblatt Haushaltsbuch_01 ist sehr, sehr einfach gestaltet. Alle Einnahmen und Ausgaben werden als Zahlen ohne Vorzeichen eingegeben, dafür aber in getrennte Spalten. Dass die Ausgaben vor den Einnahmen stehen, hat einen ganz praktischen Grund: Da normalerweise mehr Positionen Ausgaben sind als Einnahmen, ist die direkt neben der Spalte mit der Beschreibung leichter zu erreichen…
In H2 wird stets der aktuelle Geldbestand errechnet und mit jeder Buchung eines Betrages aktualisiert. Und damit die Formel und auch die Überschriften nicht versehentlich überschrieben werden, sind diese schreibgeschützt.
Das war’s auch schon. Einfach und zweckmäßig. In einer kleinen Erweiterung, in Haushaltsbuch_01a ist noch eine kleine optische Erinnerung eingebaut: Wenn in einer Zeile ein Datum eingegeben ist aber kein Betrag, dann wird in der Zeile in Spalte F ein rotes Kästchen darauf hinweisen, dass noch kein Betrag eingegeben worden ist. Diese Funktionalität haben wir erst einmal bis zur Zeile 200 eingebaut.
Version 2
Prinzipiell ist diese Mappe Haushaltsbuch_02 kaum gegenüber der Vorversion verändert. Es scheint so, dass nur das Aussehen ein anderes ist. Aber das täuscht. Der eigentliche Datenbereich ist als Tabelle (in früheren Versionen „Liste”) ausgelegt. Dadurch wurde nicht nur das Aussehen automatisch verändert (die farbliche Liniierung):
Das Haushaltsbuch als Tabelle / Liste formatiert
… sondern auch die Funktionalität. Aber dazu gleich mehr.
Besonderheiten
Die wichtigste Änderung ist die Formel in H3. War es in der ersten Version noch =SUMME(D:D)-SUMME(C:C)+Übertrag dann stellt sich das jetzt so dar: =SUMME(Tabelle1[Einnahme])-SUMME(Tabelle1[Ausgabe])+Übertrag.
Leistungsumfang
Sie erkennen, dass der Bereich für die Summenbildung ganz klar begrenzt ist auf den Bereich der angelegten Tabelle. Das bedeutet, dass der Bereich unterhalb der letzten Tabellenzeile tatsächlich frei ist, also in keine Berechnung mit einbezogen wird.
Der riesige Vorteil aber ist, dass sich die Tabelle automatisch anpasst, wenn neue Zeile zugefügt werden. Und das schließt die Formatierung aller Zellen mit ein. Das ist besonders bei der Mappe Haushaltsbuch_02a, wo auch die Bedingte Formatierung in Spalte F auch automatisch fortgeführt wird. Hier ist auch der Bereich für die Tabelle/Liste bis Spalte F erweitert worden:
Erweiterung des Tabellenbereichs bis zur Spalte F
Hinweis: Tabelle/Listen und Blattschutz (Schutz der Zellen) vertragen sich nicht so recht. Darum wird hier der Schutz der Formeln ausgeschaltet, um die volle Funktionalität der Tabelle/Liste zu gewährleisten.
Version 3
Was Sie unter dem Namen Haushaltsbuch_03 herunter laden, könnte auch die Version Null sein. Noch einfacher als bisher. Eine einzige Spalte für die Eingabe von Einnahmen und Ausgaben. Nur die Ausgaben müssen mit einem Minuszeichen vorweg eingegeben werden. Die Formatierung wurde so eingerichtet, dass Negativwerte rot dargestellt werden.
Diese Version kann auch so wie sie ist als extrem einfaches Haushaltsbuch verwendet werden.
Diese Datei wird später noch einmal die Basis für einen Aufbau bilden.
Version 4
Die Ausgangslage ist die Version 2a des Haushaltsbuches. Unterhalb der Zeile 34 haben wir in B35:B50 eine Datenüberprüfung eingebaut. Es wird Ihnen vielleicht im Moment nicht geläufig sein, was das genau ist. Und in dem Falle höchstwahrscheinlich erst recht nicht, wie das zu erreichen ist. Nun ja, den Weg zum Ziel finden Sie an vielfältigen Stellen im Internet und natürlich auch in der Excel-Hilfe, wenn Sie das Stichwort eingeben. Was das genau ist, werden Sie rasch erkennen, wenn Sie in diesem Tabellenblatt in A34 ein Datum eingeben und dann beispielsweise per Tab nach B34 wechseln:
Unscheinbar aber leistungsfähig: Die Datenüberprüfung
Neben der eigentlichen Zelle ist ein DropDown-Pfeil zu sehen. Und der deutet darauf hin, dass beim Klick darauf eine Auswahl erscheint. Und genau so ist es auch:
Vorgaben im Kombinationsfeld für die Werte
Sie können jetzt bequem einen der vorgegebenen Werte auswählen und somit in die Zelle eintragen. Aber was hat das mit einer Datenüberprüfung zu tun? Nun, Sie können bei dieser Einstellung nur jene Werte eingeben, die in der Liste stehen. Schreibfehler werden somit unterbunden.
Und wie kommen die Werte in die Liste? Das geht auf verschiedenen Wegen, hier haben wir in einem weiteren Tabellenblatt (Data-Werte) eine Tabelle/Liste erstellt. Alles ab Zeile 2 wird automatisch in das DropDown übernommen, genau in der Reihenfolge, wie in der Tabelle. Und damit ist auch die Frage geklärt, wie Sie einen bislang nicht verwendeten Begriff in das Kombinationsfeld (sprich DropDown) einfügen: Erst in die Tabelle, dann steht der neue Begriff auch im Kombinationsfeld zur Verfügung.
Und wenn Sie doch einen fehlerhaften oder nicht existierenden Begriff eingeben? Dann kommt eine Fehlermeldung, welche Sie auch selbst definieren können. Der Standard ist nicht wirklich eindeutig und sieht so aus:
Fehlermeldung bei falscher Eingabe
Unsere Empfehlung: Es lohnt sich, wenn Sie diese Option näher kennen lernen. Denn insbesondere wenn Sie mit Suchen arbeiten, kommt es unter Umständen auf die exakte Schreibweise von verschiedenen Begriffen an. Und die legen Sie per Datenüberprüfung auf diese oder jene Weise fest.
Version 5
Eine weitere Möglichkeit der Erweiterung besteht darin, dass Sie die Daten durch einen oder mehrere Bedingungen per Filter einschränken. In Excel ab 2007 gelangen Sie über den Menüpunkt Daten und dort das Symbol Filtern erst einmal zum Ziel:
Möglichkeiten für Filter im Haushaltsbuch
In der Abbildung hierüber wurde die Spalte Position mit dem Filter-DropDown aktiviert, es kann aber auch jede andere Spalte verwendet werden. Sie können einzelne oder auch mehrere Positionen auswählen und nur die mit einem Häkchen werden dann auch angezeigt. Bei den Positionen eBay und EDV würde sich das dann so darstellen:
Nach zwei Kriterien gefilterte Liste
Besonders interessant kann es aber auch sein, den dargestellten Zeitraum einzuschränken. Beim Datum – Filter haben Sie die Möglichkeit, ganze Jahre, Monate oder auch einzelne Tage anzeigen zu lassen:
Möglichkeiten, nach kalendarischen Daten zu filtern
So weit ist das schon gut für eine Übersicht. Da auch eine Kombination der Filter in verschiedenen Spalten möglich ist, können Sie sehr schön detaillieren. – Was bis jetzt vielleicht etwas irritiert: Der aktuelle Saldo in H2 bleibt auch bei gefilterten Daten unverändert. Und das ist ja auch korrekt, denn ich habe immer noch den gleichen Betrag auf der Bank und im Portemonnaie, wenn ich nur einen Teil der Geldbewegungen betrachte.
Wenn ich aber wissen möchte, wie sich Einnahmen und Ausgaben für einen bestimmten Zeitraum und/oder verschiedene Positionen darstellen, dann muss eine neue Formel eingegeben werden. In der Beispieltabelle Haushaltsbuch_05 steht in K2 die entsprechende Formel drin. Hier wird der Saldo für alle Geldbewegungen des gefilterten Bereichs dargestellt. Für das bereits weiter oben angesprochene Beispiel „eBay und EDV” würde die Berechnung einen Saldo von 34,05 € Ausgaben ergeben. Die Formatierung können Sie natürlich ändern, damit beispielsweise auch ein Minuszeichen angezeigt wird.
Zwei, drei Hinweise noch: Natürlich können Sie aus der einen Formel für den Saldo auch zwei Formeln machen, eine für die Einnahmen und eine für die Ausgaben; oder Sie fügen beide noch der bisherigen Formel hinzu. Und so verführerisch es auch sein mag, diese Formeln einfach eine Zeile tiefer und dann beispielsweise beginnend in G3 zu schreiben… das haut nicht hin, denn die Zeile 3 wird ja vielfach gefiltert und dann ist naturgemäß auch das Zwischenergebnis nicht zu sehen. Noch mehr Komfort in dieser Richtung bieten Pivot-Tabellen, da ist die Auswertung einfach nur luxuriös. Allerdings bedarf es dazu auch etwas Übung, selbst wenn der Aufbau schon existiert.
Im Laufe der Zeit wird dieses Haushaltsbuch um weitere Versionen ergänzt.
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