Bessere Übersicht durch ausgeblendete Spalten

Mitunter ist es hil­fre­ich, wenn in ein­er Tabelle nur jene Dat­en einge­blendet sind, die für den jew­eili­gen Bear­beit­er inter­es­sant und wichtig sind. Es geht dabei nicht darum, dass er oder sie auf manche Zeilen oder Spal­ten keine Zugriff haben soll son­dern der Zweck ist, die Über­sicht durch gezieltes Aus­blenden von Spal­ten oder Zeilen zu erhöhen.

Prinzip­iell bieten sich da zwei Wege an: Grup­pierung der Dat­en oder auch den weniger bekan­nten Weg über benutzerdefinierte Ansicht­en. Die Grup­pierung ist nicht für jeden sofort nachvol­lziehbar, und ver­führt vielle­icht zu Exper­i­menten, die dem Auf­bau des Tabel­lenblattes nicht wirk­lich gut tun. Darum hier einige Hin­weise zur Vorge­hensweise mit der zweit­ge­nan­nten Möglichkeit.

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Die Vorarbeit

Ganz zu Beginn prüfen Sie, ob das Tabel­len­blatt bezüglich der Zeilen und Spal­ten wirk­lich kom­plett erstellt und auch sicht­bar ist. Und bei der Gele­gen­heit kön­nen Sie auch gle­ich einen Druck­bere­ich fes­tle­gen, wenn dieses sin­nvoll oder erforder­lich ist. Hier ein Muster ein­er sehr ein­fachen Datei, welche Sie auch hier herunter laden kön­nen:

Alle Dat­en ohne aus­ge­blendete Spal­ten

Um möglichst kom­fort­a­bel wieder in die jet­zige, die ursprüngliche Ansicht mit alle Dat­en zu gelan­gen, leg­en Sie eine neue Benutzerdefinierte Ansicht des derzeit­i­gen Sta­tus an. Dazu gehen Sie (in Excel 2010) so vor:

• Menü >Ansicht
• Sym­bol­schalt­fläche Benutzerdef. Ansicht­en anklick­en
• Hinzufü­gen…
• Bei Name: geben Sie einen aus­sagekräfti­gen Namen für die Ansicht ein, beispiel­sweise Alles, Kom­plett oder was auch immer.
• Bei­de Häkchen so lassen und OK.

Das war’s auch schon.

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Übersicht schaffen

Bei ein­er solchen Mini-Tabelle wie hier gezeigt geht natür­lich auch bei kom­plet­ter Betrach­tung keine Über­sicht ver­loren. Aber wenn die Tabelle sehr viele Zeilen oder Spal­ten umfasst, dann ist das schon ganz sin­nvoll … Für das Beispiel wäh­le ich die Bedin­gung, dass Abteilung 2 eine eigene Ansicht haben soll. Und die Mitar­beit­er sollen natür­lich nur das Datum und die Werte ihrer eige­nen Abteilung sehen. Also markieren Sie alle Spal­ten, die nicht zu sehen sein sollen. Allerd­ings geht das nur für zusammen­hängende Spal­ten. Darum zuerst nur die Spalte B markieren, in die Markierung zeigen und über einen Recht­sklick Aus­blenden:

Aus­blenden der Spalte_B

Anschließend ver­fahren Sie gle­icher­maßen mit den Spal­ten D:E. Jet­zt ist nur der gewün­schte Teil der Tabelle sicht­bar. Nun machen Sie das gle­iche wie vorher: Sie wählen im Menü Ansicht die Benutzerdefinierten Ansicht­en und fügen einen neue Ansicht hinzu. Beispiel­sweise mit dem Namen der Abteilung:

Benen­nen der jet­zi­gen Sicht

Für Abteilung 1 und Abteilung 3 ver­fahren Sie dem Sinn gemäß gle­icher­maßen. Allerd­ings müssen Sie natür­lich vorher wieder alle Spal­ten ein­blenden, denn jew­eils eine der jet­zt nicht sicht­baren Spal­ten soll ja bei der entsprechen­den Abteilung sicht­bar sein. Dazu wiederum auf die Benutzerdef. Ansicht­en, Alles auswählen  und dann auf Anzeigen Klick­en. Noch schneller geht es, wenn Sie auf die gewün­schte Sicht einen Dop­pelk­lick aus­führen.

Aufruf ein­er bes­timmten Ansicht, hier: Alles

Ab sofort hat jed­er Mitar­beit­er die Möglichkeit, seine per­sön­liche Sicht der Tabelle mit einem Min­i­mum an Aufwand zu gestal­ten.

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Schutz-Möglichkeiten

Natür­lich ist es möglich, die Ansicht­en so zu gestal­ten, dass Abteilung 1 nicht durch ein­fache Auswahl nach­se­hen kann, was Abteilung 3 denn für Kosten verur­sacht hat oder wie die Gesamt­summe der Aus­gaben ist. Aber das ist etwas mehr Aufwand und sollte per Pro­gram­mierung (per VBA) gelöst wer­den. Wobei auch diese Meth­ode nie zu 100% sich­er sein kann.