Tabellen kumulieren und sortieren

In ei­nem Ex­cel-Fo­rum wur­de die­se Mus­ter-Da­tei mit fol­gen­der Auf­gaben­stel­lung ein­ge­stellt: Die bei­den Lis­ten aus den Arbeits­blät­tern Ta­bel­le1 und Ta­bel­le2 sol­len in ein­er Lis­te zusam­menge­fasst und in der ers­ten Spal­te so sor­tiert wer­den, dass nur der nu­me­ri­sche Teil ohne die teil­weise vor­angestell­ten alphanu­merischen Prä­fixe bew­ertet wer­den.

Bei ein­er ein­ma­li­gen Auswer­tung kön­nte ich mir gut vor­stel­len, mit­tels ein­er Hil­f­ss­palte den nu­me­ri­schen Teil der Dat­en aus Spal­te A ab­zu­tei­len, bei­de Lis­ten untere­inan­der zu ko­pie­ren, nach der Hil­f­ss­palte zu sor­tie­ren und dann die Hil­f­ss­palte wie­der zu lö­schen. Und ei­gent­lich ist es auch ge­nau das, was ich per Pow­er Que­ry erledi­gen las­se, wenn sich die Daten­quelle öf­ter ein­mal verän­dert und die neu zusam­menge­fassten Dat­en rasch aktu­al­isiert wer­den sol­len.

Fol­gen­des Vorge­hen bie­tet sich hier an, nach­dem sie die Mus­ter­datei herun­terge­laden ha­ben:

• Ver­gle­ichen Sie erst ein­mal die bei­den Arbeits­blät­ter und stel­len Sie den grund­sät­zlichen Unter­schied in jew­eils der Spal­te A fest.
• Klick in die Dat­en Ta­bel­le1 und Dat­en | Aus Ta­bel­le (ab Ex­cel 2016)
• Den Abfrage-Edi­tor gle­ich wie­der schlie­ßen, beispiel­sweise über Da­tei | Schlie­ßen & la­den in… | Nur Ver­bin­dung er­stel­len | La­den.
• Klick in die Dat­en in Ta­bel­le2, (Bei­spiel für Ex­cel ²⁰¹⁰⁄₁₃) Pow­er Que­ry | Von Ta­bel­le.
• Auch hier den Abfrage-Edi­tor auf die gle­iche Wei­se Schlie­ßen & la­den in…, natür­lich auch Nur Ver­bin­dung er­stel­len.

Dass sie jew­eils nur eine Ver­bin­dung er­stel­len hat den Hin­ter­grund, dass so nicht un­nö­ti­ge Tabel­len­blät­ter mit Dat­en ge­füllt wer­den. Und sie kön­nen in al­len Ver­sio­nen statt des Me­nüs Da­tei auch im Menü Start auf den Text Schlie­ßen & la­den Klick­en (nicht das Sym­bol) und dann die­se Op­ti­on wäh­len. Weit­er geht’s so:

• Öff­nen Sie auf be­lie­bi­ge Wei­se die Ab­fra­ge Ta­bel­le1.
• Menü Spal­te hinzufü­gen | (bei markiert­er Spal­te1) Spal­te Du­pli­zie­ren.
• Erweit­ern Sie das lin­ke Seit­en­fen­ster durch Klick auf Abfra­gen oder das Grö­ßer-Zei­chen im lin­ken Seit­en­bere­ich
• Wäh­len Sie hier Ta­bel­le2 und Du­pli­zie­ren sie auch hier die Spal­te1.

Ein Teil der Auf­gaben­stel­lung ist es ja, dass die 1. Spal­te nach dem nu­me­ri­schen Wert sor­tiert wird, unab­hängig ob dort ein Prä­fix vorhan­den ist oder nicht. Um das zu erre­ichen, wer­den Sie nun in der Ko­pie der Spal­te1 da­für sor­gen, dass nur die Zah­len üb­rig blei­ben. Ge­hen Sie dazu so vor:

• Spal­te1 – Ko­pie erforder­lichen­falls mar­kie­ren.
• Menü Start | Spal­te tei­len | Nach An­zahl Zei­chen.
• Ge­ben Sie 8 bei An­zahl von Zei­chen ein und wäh­len Sie das Options­feld Ein­mal, so weit rechts wie mög­lich.
• Bestäti­gen mit OK.
• Lö­schen Sie die vor­let­zte Spal­te mit den abge­tren­nten Prä­fix­en auf be­lie­bi­ge Wei­se.
• Benen­nen Sie die nun­mehr let­zte Spal­te so um, dass dort nur noch Spal­te1 – Ko­pie ste­ht. Das ist wich­tig, weil beim Zusam­men­fü­gen der bei­den existieren­den Abfra­gen die Spal­tenna­men iden­tisch sein müs­sen.
• Wech­seln Sie über das lin­ke Seit­en­fen­ster zu Ta­bel­le1.
• Menü Start | Kom­binieren | Abfra­gen anfü­gen durch Klick auf  erweit­ern | Abfra­gen als neu anfü­gen.
• Im Dia­log wäh­len Sie als Ta­bel­le zum anfü­gen an die pri­mä­re Ta­bel­le die An­fra­ge den Wert Ta­bel­le2.
• Bestäti­gen Sie mit OK.
• Sor­tie­ren Sie die Spal­te (Spal­te1- Ko­pie) auf­steigend.
• Lö­schen Sie die let­zte Spal­te auf be­lie­bi­ge Wei­se.
• Da hier in der Ab­fra­ge Ta­bel­le1 kei­ne Prä­fixe exis­tie­ren, braucht die­ses Pro­ze­de­re dort nicht durchge­führt zu wer­den.
• Wenn Sie mö­gen, ge­ben Sie der Ab­fra­ge Ap­pen­d1 ei­nen sin­nvollen Na­men.
• Schlie­ßen & la­den und in ei­nem neu erstell­ten Arbeits­blatt wird die Ab­fra­ge als Ta­bel­le einge­fügt.

Da­mit ist die Auf­gaben­stel­lung er­füllt. Bei Be­darf kön­nen Sie die kom­plette Ta­bel­le mar­kie­ren, auss­chnei­den und an eine Ih­nen ge­neh­me Stel­le ein­fü­gen also ver­schieben. Das Ergeb­nis stellt sich nun so dar:

Das Ergeb­nis der erstell­ten Pow­er Que­ry – Ab­fra­ge

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