Hin­weis: Dieser zweite Teil baut kon­se­quent auf dem ersten auf. Darum sind ger­ade zu Beginn die Abläufe nur stich­wor­tar­tig ange­sprochen und nicht ‑wie im vorheri­gen Beitrag zu diesem The­ma- detail­liert bebildert und beschrieben. Im Prinzip wer­den die gle­ichen Dat­en wie dort ver­wen­det, nur dass jet­zt Umsätze bis zum 10. April erfasst wur­den und die Roh­dat­en nicht als Tabelle/Liste for­matiert sind. Dadurch ergeben sich teil­weise gravierend unter­schiedliche Arbeitsweisen.

Öff­nen Sie Excel „solo” oder leg­en Sie zu Beginn erst ein­mal eine neue, leere Datei an. Erstellen Sie nach gehabtem Muster eine Neue Abfrage auf der Basis ein­er Excel-Datei (Arbeitsmappe) und wählen Sie dieses File für den Import aus. Im Nav­i­ga­tor erken­nen Sie 13 Ein­träge, die 12 Monate und Tabelle1. Dass Tabelle1 kein Arbeits­blatt son­dern eine «Intel­li­gente» Tabelle/Liste ist erken­nen Sie daran, dass ein­er­seits ein blauer Strich ober­halb des Git­ters im Sym­bol ist und dass jedes der zwölf Arbeits­blät­ter unten noch zwei angedeutete Reg­is­ter hat.

Wählen Sie alle Monate aus und Klick­en dann auf Bear­beit­en. ⇒ Haben Sie bemerkt, dass es auch ein Arbeits­blatt mit dem Namen Feiertage gibt? Das soll natür­lich nicht mit aus­gew­ertet wer­den. Da die Datei mit den Quell­dat­en wahrschein­lich geschlossen ist, dauert es unter Umstän­den einen Moment, bis der Pow­er Query-Edi­tor geöffnet ist und die Dat­en des Monats April anzeigt. Im linken Seit­en­fen­ster ist oben ver­merkt: Abfra­gen: [12]; wom­it klar ist, dass zumin­d­est die Anzahl der importierten Blät­ter stimmt. Alle Monate ste­hen untere­inan­der, schön nach dem Alpha­bet sortiert.

Falls Sie „im Eifer des Gefechts” statt auf Bear­beit­en zu Klick­en die Schalt­fläche Laden erwis­cht haben, dann sehen Sie ja nicht den Query-Edi­tor son­dern es sind bere­its alle 12 Monate als einzelnes Arbeits­blatt angelegt wor­den. Im recht­en Seit­en­fen­ster sind auch die einzel­nen Abfra­gen aufge­führt. Um wieder in den Abfrage-Edi­tor zu kom­men, beispiel­sweise im Seit­en­fen­ster ein Recht­sklick auf April und Bear­beit­en oder eben­falls dort den April markieren, Menü Abfrage­tools | Abfrage | Bear­beit­en. Und als Geheimtipp: Ein­fach ein Dop­pelk­lick auf den gewün­scht­en Monat, natür­lich auch im recht­en Seit­en­fen­ster. Natür­lich dür­fen Sie auch jeden anderen Monat zuerst aufrufen, denn es wer­den ja alle Monate zusam­menge­fasst und Sie sortieren diese gewiss chro­nol­o­gisch.

Auch der näch­ste Schritt ist wie bere­its geübt. Sie Klick­en auf die Schalt­fläche Kom­binieren und wählen dann Abfra­gen anfü­gen aus. Zuerst auf Drei oder mehr Tabellen Klick­en und dann nach und nach, Schritt für Schritt die weit­eren Monate einzeln Hinzufü­gen und schlussendlich mit OK bestäti­gen. Bei solch nervtö­ten­den Tätigkeit­en bin ich immer wieder froh, dass sie für eine Auf­gabe nur ein einziges Mal durch­führen muss und nicht täglich. Und bei der Gele­gen­heit kön­nen Sie auch gle­ich im recht­en Seit­en­fen­ster bei den Eigen­schaften den Namen der Abfrage von April in Jahres-Über­sicht oder einen Ihnen genehmen Namen ändern, so ein Name trifft ja eher den Kern der Sache.

Auf den ersten Blick hat sich son­st nichts in Bezug auf die vorherige Auf­gabe geän­dert. Aber auf den zweit­en schon, denn in der Sta­tuszeile ist nun ver­merkt, dass die Abfrage Jahres-Über­sicht 391 Zeilen hat. Sie erin­nern sich, beim let­zten Mal waren es genau 365 Zeilen. Warum sind es jet­zt mehr? Da muss ich noch ein­mal Ihre Erin­nerung bemühen. Im ersten Teil dieser Übung haben Sie auf die Listen/Intelligenten Tabellen zuge­grif­f­en, und das waren Bere­iche, die exakt die auszuw­er­tenden Dat­en umfassten. Keine Summe-Zeilen und Spal­ten, „kein Nichts”. 😉 Und nun blät­tern Sie ein­mal durch die erstellte Jahres-Liste (Jahres-Über­sicht) …

Sie erken­nen, dass min­destens zwei Dinge anders sind: Die eben schon ange­sproch­ene Zeile Summe und darunter ist immer noch eine kom­plett leere Zeile, die auss­chließlich aus dem Inhalt null beste­ht. Das sind Beispiel­sweise Zeile 31:32. Ach ja, und dass es dann noch eine Spalte Summe gibt hat zwar keinen Ein­fluss auf die Anzahl der Zeilen, ist aber auch ein Punkt, der erledigt wer­den sollte. OK, erledi­gen Sie den doch gle­ich zu Beginn. Recht­sklick in die Über­schrift Summe und dann in Kon­textmenü Ent­fer­nen auswählen. Das War’s auch schon. Alter­na­tiv hät­ten Sie natür­lich auch in der Gruppe Spal­ten ver­wal­ten des Menüs Start den Punkt Spal­ten ent­fer­nen wählen kön­nen.

Nun sollen alle kom­plett leeren Zeilen ent­fer­nt wer­den. Auch wenn das gemein­sam mit den umsat­zlosen Tagen mach­bar wäre, geht meine Empfehlung ganz klar in die Rich­tung der Einzelschritte. Sich­er ist sich­er! Im Menü Start neben der Gruppe Spal­ten ver­wal­ten ein Klick auf Zeilen ver­ringern. Hier wählen Sie Zeilen ent­fer­nen | Leere Zeilen ent­fer­nen. Klick­en Sie nun auf den Drop­Down-Pfeil  in der ersten Spalte (Datum) und ziehen Sie den Roll­balken ganz nach unten. Beim let­zten Ein­trag Summe ent­fer­nen Sie das Häkchen und anschließend OK. In der Sta­tuszeile ste­ht nun ein Ihnen sehr bekan­nter Wert: 365 Zeilen.

Und die (vor­erst ein­mal) restlichen Schritte unter­schei­den sich nicht von der vorherge­hen­den Übung. Sie Klick­en bei Brot auch auf   und löschen die Markierung beim ersten Ein­trag (NULL). Ach ja, vielle­icht wun­dern Sie sich über die Zahlen mit ein­er Unmenge an Nachkom­mas­tellen. Die sind dadurch ent­standen, dass ich die Umsätze per Zufall­szahl gener­iert habe und manch­mal kommt auch hier trotz Ein­gren­zung eine etwas „krumme” Zahl her­aus.

Wenn Sie mögen, kön­nen Sie ja die Spalte Datum auf­steigend sortieren. Das macht sich ein­fach bess­er. Jet­zt noch Schließen & laden und die Auf­gabe ist gelöst. Die überzäh­li­gen erstell­ten Tabel­len­blät­ter kön­nen Sie ver­steck­en oder löschen und im Blatt mit der Zusam­men­fas­sung wer­den Sie vielle­icht Spalte A als Datum for­matieren müssen, die Umsätze machen sich gewiss bess­er als Währung. Und das Reg­is­terblatt der Tabelle ver­di­ent auch einen „sprechen­den” Namen … 😎 

…„wer­den Sie vielle­icht als Datum for­matieren müssen” habe ich ja nicht umson­st so geschrieben. Es kann näm­lich sein, dass die Spalte A schon als Datum for­matiert ist. Dann haben Sie näm­lich schon …

Aber tun wir ein­fach ein­mal so, als wenn in der Spalte die serielle Zahl ste­ht. Und gehen wir der Sache ein­fach ein­mal auf den Grund.

• Öff­nen Sie den Query-Edi­tor beispiel­sweise durch einen Dop­pelk­lick auf den August im recht­en Seit­en­fen­ster. Der ist näm­lich in jedem Fall noch „unberührt”.
• Sehen Sie sich ein­mal genau die Über­schrift der ersten Spalte an. Links ein Sym­bol, dann der Text der Über­schrift.
• Ver­gle­ichen Sie nun ein­mal mit der Über­schrift eines Pro­duk­ts. Dort ist nur ein anderes Sym­bol und natür­lich ein ander­er Text, son­st ist alles gle­ich.
• Das Datum an sich ist rechts­bündig, also eine Zahl. Aktivieren Sie noch ein­mal die Über­schrift Datum und schauen Sie nach, welch­er Daten­typ hier zugewiesen wurde:

Der zugewiesene Daten­typ ist „Beliebig” und nicht Datum …

• Wech­seln Sie zur Abfrage mit der Jahres-Zusam­men­fas­sung.
• Kon­trol­lieren Sie, welch­er Daten­typ hier in der ersten Spalte zugewiesen wurde und kor­rigieren Sie (erforder­lichen­falls) auf den Typ Datum.
• Prüfen Sie vor­sicht­shal­ber auch ein­mal den Daten­typ eines oder aller Pro­duk­te.
• Schließen Sie das Edi­tor-Fen­ster.

Sie erken­nen, dass nun in jedem Fall ein Datum und keine serielle Zahl in Spalte A ste­ht. Und Sie wis­sen nun, dass das „vielle­icht” nur dann zum tra­gen gekom­men ist, wenn Sie im Query-Edi­tor das Datum noch nicht umfor­matiert hat­ten.

▲ nach oben …

So, und nun bin ich richtig gemein. 😈 Öff­nen Sie die Datei mit den Quell­dat­en, also Kleinbrot_12_Mon_bis_Anfang_April. Wählen Sie den Monat Okto­ber und tra­gen Sie am 3.10. für jedes Pro­dukt eine 0 (null) ein. Es kön­nte ja sein, dass eine Prak­tikan­tin oder ein neuer Angestell­ter es beson­ders gut gemeint hat; und prinzip­iell ist solch ein Ein­trag ja auch kor­rekt, denn es wurde ja kein Umsatz gener­iert.

Spe­ich­ern Sie die Änderun­gen, lassen aber die Datei zweck­mäßiger­weise geöffnet, Sie wer­den dort gle­ich noch ein­mal tätig wer­den.

Wech­seln Sie wieder zu der Auswer­tung, ein Klick auf Abfrage | Aktu­al­isieren oder Dat­en | Alle aktu­al­isieren und schon ist die Auswer­tung um 1 Zeile länger gewor­den.

Warum die eine Zeile mehr? Sie erin­nern sich, dass Sie im Abfrage-Edi­tor die Spalte Brot gefiltert hat­ten und alle Werte mit null ent­fer­nt haben. Hier wird aber ganz deut­lich: null ist nicht 0. Das erste ist ein Syn­onym für „nichts”, das zweite ist eine Zahl mit einem definierten Wert. Wenn Sie solche Zeilen auch aus­blenden wollen, dann fil­tern Sie auch nach dem Wert  0.

Aber ich wäre nicht ich, wenn ich nicht noch ein Beispiel in pet­to hätte.  😆 Wech­seln Sie zu den Basis­dat­en und tra­gen am Son­ntag, 5. Okto­ber einen Umsatz von beispiel­sweise 60,00€ für Kuchen ein. Das war eine Vorbestel­lung und die wurde auch erst am Son­ntag abge­holt und entsprechend auch dann erst ver­bucht. Natür­lich wieder spe­ich­ern und wenn Sie mögen, dann schließen Sie auch die Quell­datei. Zurück in der Abfrage ein­fach auf beliebige Weise Aktu­al­isieren.

Hmmm, bringt nichts. Der eingegebene Umsatz wird nicht angezeigt. Aber vielle­icht in der gener­ierten Liste mit der Zusam­men­fas­sung? Also den Edi­tor schließen und: Wieder nichts. Na gut, Menü Dat­en, Gruppe Verbindun­gen und Alle Aktu­al­isieren. Das hil­ft son­st immer. Son­st ja, hier nicht. Kön­nen Sie sich denken, woran das liegt? Klar, die Spalte Brot hat an diesem Tag den Wert null und der sorgt dafür, dass die Zeile wegen des Fil­ters nicht angezeigt wird.

Der Ausweg wird Ihnen nicht wirk­lich gefall­en, sorgt aber dafür, dass Sie ein­er­seits kün­ftig alle Para­me­ter möglichst im Vor­wege abwä­gen (hier kon­nten Sie es nicht, ich habe Sie ja mit der neuen Sit­u­a­tion über­fall­en) und ander­er­seits wer­den Sie Gele­gen­heit haben, etwas mehr mit PQ zu üben.  😎

Solange Sie noch nicht so ver­traut mit Pow­er Query sind, wer­den Sie die gesamte Abfrage noch ein­mal neu auf­bauen müssen. Mit fol­gen­dem Unter­schied: Sie löschen die Summe-Spalte nicht gle­ich zu Beginn son­dern erst ganz zum Schluss. Sie fil­tern auch nicht die Brot-Spalte nach irgend welchen Werten son­dern ver­wen­den stattdessen die Summe-Spalte. Fil­tern Sie diese so, dass null und 0 nicht angezeigt wer­den, und Sie haben den gewün­scht­en Effekt. Und Sie haben es geschafft.

▲ nach oben …

Rück­mel­dun­gen / Feed­back gerne per Mail an mich (G.Mumme@Excel-ist-sexy.de)

Hat Ihnen der Beitrag gefallen?
Erleichtert dieser Beitrag Ihre Arbeit?

Dann würde ich mich über einen Beitrag Ihrer­seits z.B. 2,50 € freuen … (← Klick mich!)