Dieses ist eine kleines Wei­h­nachts­geschenk für Sie, liebe Leserin, lieber Leser, die Sie mir vielle­icht schon ger­aume Zeit treu geblieben sind. Eigentlich ist der Umfang dieses Beitrags und auch die Detail­treue außer­halb dessen, was Ihnen im frei zugänglichen Blog, der ja kosten­frei ist, ange­boten wird. Aber viel kürz­er wäre für dieses kom­plexe The­ma gewiss nicht angemessen gewe­sen. Und anlässlich des Festes, wo es ja bekan­ntlich Geschenke gibt, stelle ich diesen Beitrag in freien Bere­ich ein.

Also, ein fro­hes Wei­h­nachts-Fest 2018!
Gün­ther Mumme

Wann kann welche Mitarbeiter in einem definierten Zeitraum eingesetzt werden?

Ganz zu Beginn ist es mir ein außeror­dentlich­es Bedürf­nis in den zu sagen, dass die als Muster erstellte Liste keineswegs dem entspricht, was all­ge­mein als wün­schenswert beze­ich­net wer­den kann. Mehrere Über­schrift-Zeilen soll­ten nicht sein; und wenn schon, dann bitte mit ein­er Leerzeile (die auch aus­ge­blendet sein kann) getren­nt. Dadurch wird Excel stets den Bere­ich der eigentlichen Tabelle kor­rekt erken­nen.

Als näch­ster Kri­tikpunkt der Auf­bau als Kreuzta­belle. Für die die Optik, die Über­sicht gewiss recht gut, für eine Auswer­tung mit beispiel­sweise ein­er Piv­ot­Table in kein­er Weise geeignet. Die Zeit­bere­iche mit einem Binde­strich getren­nt in eine einzige Zelle einzugeben kann ich nur als obso­let beze­ich­nen. So ist eine Auswer­tung nicht mach­bar.

Und last but not least: Die von mir in der herun­terzu­laden­den Musterta­belle gelb markierten kalen­darischen Dat­en stören vielle­icht die son­st ein­heitliche Optik (auch ohne die Markierung), Excel macht es nichts aus, dass die Jahreszahl nor­maler­weise 2‑stellig ist und in diesen Fällen 4‑stellig. Dass es noch einen weit­eren „Fehlgriff” in den kalen­darischen Dat­en gibt, wer­den Sie im Laufe der Bear­beitung der Dat­en erkennen.Und dass das nicht nur bei den 1‑Tag-Zeiträu­men der Fall ist, wer­den Sie auch erken­nen.

Da solch ein Auf­bau aber nun ein­mal tägliche Prax­is ist muss ein Weg gefun­den wer­den, diese Dat­en so aufzu­bere­it­en, dass sie auch mit ein­er Piv­ot­Table aus­gew­ertet wer­den kön­nen. Im End­ef­fekt soll ein Zeitraum aus­gewählt oder bes­timmt wer­den und als Ergeb­nis zeigt Excel dann (nur) die Namen jen­er Mitar­beit­er, die an den Tagen zur Ver­fü­gung ste­hen.

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Einlesen der Daten

Laden Sie zu Beginn diese Muster­vor­lage von unserem Serv­er herunter. Ide­al­er­weise wer­den sie nun die Zelle A2 markieren, StrgShiftEnde und den markierten Bere­ich dann als Liste/Tabelle for­matieren. Und die Tabelle hat (natür­lich) Über­schriften. Ich erledi­ge die For­matierung nor­maler­weise per StrgL oder StrgT. Anschließend vergebe ich gle­ich noch einen „sprechen­den” Tabel­len­na­men, beispiel­sweise Ein­satz­pla­nung (statt Tabelle1).

Eine beliebige Zelle in der Tabelle/Liste ist markiert. Über Reg­is­ter Dat­en | Aus Tabelle bzw. in älteren Ver­sio­nen über Pow­er Query | Von Tabelle importiere ich die Dat­en in den Pow­er Query-Edi­tor. Die Dat­en stellen sich so dar:

Die Dat­en im Pow­er Query Edi­tor

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Zu einer Liste transponieren

Der gewiss ein­fach­ste Weg beste­ht nun darin, im 1. Schritt eine ganz nor­male 3‑spaltige Liste aus den Dat­en zu erstellen. Diese sollen dann die Spal­ten mit den Namen, dem Monat und dem Datums­bere­ich sein. Dazu markieren Sie erforder­lichen­falls die Spalte Name, Recht­sklick in die Über­schrift und dann Andere Spal­ten ent­piv­otieren. Wenn Sie die zweite der Über­schriften per Dop­pelk­lick oder F2 auf Monat ändern, wird sich das so darstellen:

Nach Ent­piv­otieren existiert nur noch eine 3‑spaltige Liste

Sie erken­nen, dass in den meis­ten Fällen der Datums-Bere­ich in der Spalte Wert ste­ht, vere­inzelt ein reines Datum (mit ein­er automa­tisch zuge­fügten Uhrzeit 0:00). Markieren Sie nun die Spalte Wert durch Klick in die Über­schrift, Spalte teilen | Nach Trennze­ichen und akzep­tieren Sie die Vor­gabe des Trennze­ichens - sowie Bei jedem Vorkom­men des Trennze­ichens.

Nach einem OK wer­den Sie fest­stellen, dass da irgen­det­was doch anders gelaufen ist, als es sein sollte. Ganz deut­lich wird das in der Zeile 19, wo bei Dominik in dop­pelt so vie­len, also in 4 Spal­ten Werte ste­hen. Und beim genauen Hin­se­hen wer­den Sie erken­nen, dass das Datum in 3 Spal­ten für Tag, Monat, Jahr aufgeteilt wor­den ist und nicht in 1 Zelle ste­ht. In der vierten Spalte allerd­ings ist hier alles so, wie es vorge­se­hen ist.

Sie kön­nten nun alle 56 Zeilen einzel­nen über­prüfen, ob in Spalte Wert.3 etwas anderes ste­ht als null. Bei deut­lich mehr Daten­sätzen würde das aber sehr schnell in Arbeit ausarten. 🙄 Ich mache das darum so:

• Spal­tenüber­schrift Wert.3 durch Klick auf    erweit­ern
• Zahlen­fil­ter | Nicht gle­ich…
• Neben Entspricht nicht in das Textfeld den Text null eingeben und mit OK bestäti­gen.
• Ich merke oder notiere mir nun den Wert aus den Spal­ten Name und Monat, also Dominik | Jan und Dominik | Aug.

Hin­weis: So ver­führerisch wie es sein mag, nach dem erweit­ern der Über­schrift das Häkchen bei (NULL) zu ent­fer­nen, das kann dann schief gehen, wenn nach Aktu­al­isierung der Dat­en außer der 19 (Kurz­form der Jahreszahl) noch weit­ere Zahlen­werte oder vielle­icht auch Texte in der Spalte ste­hen. So wie ich es abgear­beit­et habe ist gewährleis­tet, dass alle Zeilen, welche nicht null enthal­ten, angezeigt wer­den.

Die so dargestell­ten 2 Zeilen entsprechen derzeit ja der tat­säch­liche Größe der gefilterten Abfrage und natür­lich auch ein­er anschließend daraus zu erstel­len­den Resul­tat-Tabelle. Um den vorheri­gen Zus­tand mit allen 56 Zeilen wieder herzustellen, im recht­en Seit­en­fen­ster unter Angewen­dete Schritte den let­zten Ein­trag Gefilterte Zeilen auf beliebige Weise löschen.

Im Reg­is­ter Start erweit­ern Sie nun Schließen & laden im Textbere­ich durch einen Klick auf  und wählen dann Schließen & laden in… Im Dia­log markieren Sie dann die Options-Schalt­fläche Nur Verbindung erstellen und bestätige mit Laden.

Da das Abfrage-Fen­ster geschlossen wurde, bin ich jet­zt wieder in der ganz nor­malen, ursprünglichen Excel-Tabelle. Nun ändere ich von Hand die bei­den gemerk­ten oder notierten Ein­träge in der Form, dass zwis­chen Tag und Monat sowie Monat und Jahr kein - ste­ht son­dern ein /.

Wenn Sie nun die Abfrage Ein­satz­pla­nung auf beliebige Weise erneut öff­nen, wer­den zwar immer noch 4 Wert.#-Spal­ten angezeigt, aber wenn sie jew­eils Wert.3 und Wert.4 erweit­ern wer­den sie rasch erken­nen, dass auss­chließlich der Wert null darin enthal­ten ist. Darum kön­nen Sie diese bei­den Spal­ten durch einen Klick in die Über­schrift markieren und dann auf beliebige Weise löschen. Ich mache das per Entf – Taste oder Recht­sklick in eine Über­schrift und dann im Kon­text-Menü Spal­ten ent­fer­nen.

Es verbleiben 2 Wert.#-Spal­ten mit dur­chaus unter­schiedlichen Darstel­lun­gen von kalen­darischen Dat­en. An erster Stelle wer­den Sie die bei­den Über­schriften anpassen, sin­nvoller­weise ver­wen­den Sie Von und Bis. Danach markieren Sie diese bei­den Spal­ten (wiederum mit­tels Shift und durch Klick in die Über­schrift), Reg­is­ter Trans­formieren, Sym­bol Datum | Analysieren. Das Ergeb­nis wird sie überzeu­gen. 💡 

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Spreizen der Daten

Um mit einiger­maßen Kom­fort eine Auswer­tung erstellen zu kön­nen, welch­er Mitar­beit­er zu einem bes­timmten Ter­min oder einem definierten Zeit­bere­ich ver­füg­bar ist, sollte die kün­ftige Tabelle so aufge­baut sein, dass für jeden Tag, wo der Mitar­beit­er einge­set­zt wer­den kann bzw. soll, eine einzelne Zeile existiert. Dadurch wird naturgemäß die Menge der Dat­en, also auch der Zeilen deut­lich erweit­ert. Darum ist es aus Grün­den der Per­for­mance hil­fre­ich, im Vor­wege alle (derzeit) über­flüs­si­gen Dat­en zu ent­fer­nen. Da sie bei Bedarf die 3‑stelligen Namen der Monate aus dem Datum berech­nen kön­nen, löschen Sie die Spalte Monat.

Zugegeben, die nun fol­gen­den Schritte sind für Ein­steiger in Sachen Pow­er Query nicht unbe­d­ingt leicht zu ver­ste­hen. Wenn Sie aber alles exakt nach dieser Anleitung abar­beit­en, wer­den sie sich­er zum Ziel gelan­gen. Und bedenken Sie, dass solch eine recht umfan­gre­iche Arbeit typ­is­cher­weise nur ein einziges Mal pro Tabelle durchge­führt wird. Nach Änderun­gen in den Quell­dat­en reicht ein Klick auf Aktu­al­isieren und alle Änderun­gen sind in der durch Pow­er Query erstell­ten und dann über Schließen & laden gespe­icherten Tabelle auf den neuesten Stand. Ich beschreibe hier einen gang­baren Weg, der für Sie nach ein­er gewis­sen Zeit der Einar­beitung und der erforder­lichen Lern­bere­itschaft vielle­icht auch nachvol­lziehbar ist.

Aktivieren Sie zu Beginn das Reg­is­ter Spalte hinzufü­gen und wählen dort in der Gruppe All­ge­mein das Sym­bol Benutzerdefinierte Spalte. Geben Sie im Dia­log bei Neuer Spal­tenname den Wert Bis! (mit einem ange­fügten Aus­ru­fungsze­ichen) ein. Bei Benutzerdefinierte Spal­tenformel: Schreiben Sie in exakt dieser Groß- Klein­schrei­bung nach dem bere­its vorgegebe­nen Gle­ich­heit­sze­ichen diese Formel, ein- oder (der Über­sicht wegen) mehrzeilig, wie in der Abbil­dung zu sehen:

= if [Bis]=null then [Von] else [Bis]

Hinzufü­gen ein­er Benutzerdefinierten Spalte mit ein­er Formel

Hin­weis: Die Feld­na­men kön­nen Sie automa­tisch durch einen Dop­pelk­lick auf den entsprechen­den Ein­trag im recht­en Seit­en­fen­ster übernehmen; dabei wer­den auch die eck­i­gen Klam­mern und auch eventuell erforder­liche weit­ere Ergänzun­gen automa­tisch geset­zt. – Sie erken­nen gewiss, dass nun in der Bis!-Spalte in den meis­ten Fällen der Wert der bish­eri­gen Bis-Spalte ste­ht und dort, wo null stand, jet­zt der Wert der Von-Spalte. Es ist also gewährleis­tet, dass kein Bis!-Wert leer ist. Löschen Sie die jet­zt über­flüs­sige (alte) Spalte Bis.

Erstellen Sie nun eine weit­ere Benutzerdefinierte Spalte und vergeben hier als Über­schrift (Spal­tenname) den Wert Datum. Schreiben Sie nun diese Formel:
= List.Dates([Von],  Number.From([#"Bis!"]) - Number.From([Von]) + 1,
  #duration(1,0,0,0))

Es wird eine neue Spalte erstellt, der Inhalt jed­er einzel­nen Zeile beste­ht aus dem Wert List. Erweit­ern Sie nun diese Über­schrift durch einen Klick auf den Dop­pelpfeil und wählen Sie im Drop­Down Auf neue Zeilen ausweit­en. In Winde­seile wird für jeden Namen für jeden Tag des Von – Bis ‑Zeit­bere­ichs eine einzelne Zeile erstellt. Nun umfasst die Abfrage 660 Zeilen. Ver­gle­ichen Sie noch ein­mal bei einem Namenswech­sel, ob der let­zte Wert des Namens in der Spalte Datum, beispiel­sweise in Zeile 61 bei Alexan­dra mit dem Wert der Spalte Bis! übere­in­stimmt; hier ist es bei­de Male der 24.11.2019, also stimmt die Berech­nung der Formel. Jet­zt sind auch die bei­den Spal­ten Von und Bis! über­flüs­sig, löschen Sie darum die bei­den Columns.

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Power Query oder PivotTable?

An dieser Stelle stellt sich die Frage, ob sie die Auswer­tung nun weit­er mit Pow­er Query machen wollen oder selb­st bzw. Kol­legin­nen und Kol­le­gen eine Auswer­tung mit ein­er Piv­ot­Table anbi­eten wollen. Ich stelle Ihnen hier bei­de Wege vor …

Auswertung mit Power Query

So leis­tungs­fähig wie Pow­er Query ist, hier sind für Stan­dard-User, die nicht allzu tief in die Materie ein­drin­gen wollen, Gren­zen geset­zt. Aber ich möchte Ihnen den­noch aufzeigen, welche Möglichkeit­en Sie mit rel­a­tiv ein­fachen Mit­teln haben, zumin­d­est in die Nähe des gewün­scht­en Ziels zu gelan­gen. Oder ander­sherum gesagt: Wenn Sie „nur” wis­sen wollen, welche Mitar­beit­er über­haupt in einem gegebe­nen Zeitraum ver­füg­bar ist, ohne jedoch den vollen Zeitraum aller kalen­darischen Dat­en zur Ver­fü­gung zu stellen, dann lässt sich das recht gut lösen.  🙂

Angenom­men, für den Zeitraum vom 1. April 2019 bis zum 12. des Monats soll eine Liste ver­füg­bar­er Mitar­beit­er erstellt wer­den. Wech­seln Sie dazu erforder­lichen­falls zum Reg­is­ter Start, Gruppe Neue Abfrage | Neue Quelle | Andere Quellen | Leere Abfrage. Sie stellen auf diesem Wege eine wirk­lich leere Abfrage, in welch­er sie noch nicht ein­mal eine leere Tabelle sehen:

Eine aus Pow­er Query her­aus erstellte leere Abfrage (ohne Inhalte)

Sie kön­nten hier das Äquiv­a­lent der eben genutzten List.Dates – Formel zum aus­füllen bzw. auf­füllen der kalen­darischen Dat­en ver­wen­den, ich stelle Ihnen hier jedoch eine weit­ere Vari­ante vor. Schreiben Sie in die leere Eingabezeile ein­schließlich des führen­den Gle­ich­heit­sze­ichen fol­gen­des und acht­en Sie dabei genau auf die vorgegebene Groß- Klein­schrei­bung:
=List.Range({Number.From(#date(2019,4,1))..Number.From(#date(2019,4,12))},0)

Eingabe,Enter oder ein­fach ein Klick in den leeren Bere­ich unter­halb der Eingabe und das Ergeb­nis ist eine Liste, keine Abfrage:

Die automa­tisch erstellte Liste

Eine Typ-Umwand­lung ist in ein­er Liste nicht möglich. Darum sofort in der Gruppe Kon­vertieren ein Klick auf die Schalt­fläche Zu Tabelle und die Vor­gaben so wie sie sind übernehmen. Ändern Sie hier den Daten­typ auf Datum und ändern Sie zweck­mäßiger­weise die Über­schrift auch auf Datum.

Spätestens jet­zt ist es hil­fre­ich, der zu Beginn erstell­ten Abfrage einen „anständi­gen” Namen zu geben. Mein Vorschlag: PQ-Auswer­tung. Das geht im recht­en als auch linken Seit­en­fen­ster. Die Namen wer­den sofort syn­chro­nisiert.

Aktivieren Sie die Query Abfrage1. Nun Start, Kom­binieren | Abfra­gen zusam­men­führen und nehmen Sie als untere Tabelle die Abfrage mit dem Namen PQ-Auswer­tung. Markieren Sie nun im Kas­ten Abfrage1 die einzige Spalte Datum und unteren Kas­ten die Spalte Datum, indem Sie entwed­er in die Über­schrift oder sie Dat­en Klick­en:

Auf diese Weise führen Sie die Dat­en zusam­men

Nach einem OK hat Pow­er Query die Spalte PQ-Auswer­tung erstellt; in jed­er einzel­nen Zelle ste­ht der Inhalt Table (Tabelle). Erweit­ern Sie die Über­schrift durch einen Klick auf den Dop­pelpfeil  und ent­fer­nen Sie im Dia­log die Häkchen bei Datum und beim Kästchen Ursprünglichen Spal­tenna­men als Prä­fix ver­wen­den, dann OK. Jet­zt noch die Spalte Datum auf­steigend sortieren und ide­al­er­weise anschließend auch die Spalte Name.

Hin­weis: Um sich die Arbeit etwas zu erle­ichtern, soll­ten Sie an dieser Stelle ein Dup­likat der Abfrage1 erstellen (linkes Seit­en­fen­ster, Recht­sklick in Abfrage1). Und den Namen der neuen Abfrage kön­nen Sie bei der Gele­gen­heit auch sin­nvoll anpassen, beispiel­sweise Kreuzta­belle 04/01–04/12; lei­der sind Punk­te in Abfrage-Namen nicht möglich, darum geht das für uns gewohnte Datums­for­mat nicht. 😥 Und die fol­gen­den Schritte führen Sie dann in genau dieser Query aus.

Sie möcht­en eine Kreuzta­belle mit den kalen­darischen Dat­en als Über­schrift erstellen, darum ist an dieser Stelle etwas zusät­zliche Arbeit erforder­lich. Als erstes wer­den Sie eine Liste aller Mitar­beit­er erstellen, die in der ursprünglichen Tabelle enthal­ten sind. Gehen Sie dazu Fol­gen­der­maßen vor: Recht­sklick in die Über­schrift Name und anschließend Als neue Abfrage hinzufü­gen. Pow­er Query erzeugt eine Liste aller Namen in der Rei­hen­folge ihres Auftretens. Da es sich hier um eine Kopie der Spalte als eigen­ständi­ger Abfrage han­delt, sind auch hier alle 27 Namen (ohne die dazuge­höri­gen kalen­darischen Dat­en) aufge­führt.

Da jed­er Name nur ein­ma­lig in diese Liste aufge­führt wer­den soll, Klick­en Sie in der Gruppe Ele­mente ver­wal­ten auf Dup­likate ent­fer­nen. Es bleiben genau die vier Namen in der Liste enthal­ten, die auch für die Ver­anstal­tun­gen einge­set­zt wer­den kön­nen. Kon­vertieren Sie nun diese Liste über das entsprechende Sym­bol in eine Tabelle.

Pow­er Query hat der neu erstell­ten Tabelle, eigentlich der Query den Namen Name gegeben. Diese Abfrage ist nun die Basis für das weit­ere Vorge­hen. Start, Kom­binieren | Abfra­gen zusam­men­führen und wählen Sie für den unteren Bere­ich Abfrage1. Markieren Sie im oberen Kas­ten Column1  und im unteren die Spalte Name. Anschließend ein Klick auf OK. Erweit­ern Sie nun die Über­schrift Abfrage1  und belassen Sie das Häkchen nur bei Datum. Nun einen Recht­sklick in Über­schrift Column1 und wählen Sie Spalte duplizieren.

Jet­zt kommt der entschei­dende Schritt in Rich­tung Kreuzta­belle. Markieren Sie die Spalte Datum, Reg­is­ter Trans­formieren und wählen Sie dort in der Gruppe Beliebige Spalte die Möglichkeit Piv­otieren . Als Wertes­palte set­zen Sie Column1, Klick auf den Text Erweit­erte Optio­nen und dort markieren Sie Nicht aggregieren. Nach einem OK stellt sich diese Abfrage so dar:

So stellt sich die Abfrage nach dem Piv­otieren dar

Löschen Sie nun die erste Spalte Colum­n1-Kopie und Sie sind fast fer­tig. Es bleibt noch Dat­en, Schließen & laden oder Schließen & laden in… und die Dat­en wer­den in dieser Form als Tabelle in der neues oder existieren­des Excel-Arbeits­blatt geschrieben:

Etwas Nachar­beit kön­nte das Bild noch opti­mieren… 😉

Und trotz „Wei­h­nachts-Spe­cial” soll es in diesem Beitrag bei dieser Darstel­lung der Liste bzw. Abfrage bleiben. Schick wäre natür­lich, wenn die Namen direkt untere­inan­der ste­hen wür­den, ohne Daten­lück­en in den oberen Zeilen. Dafür gibt es auch Lösungsmöglichkeit­en in Pow­er Query, die ich aber nicht an dieser Stelle erörtern möchte. Auf Nach­frage gerne mehr Infos …

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Auswertung mit PivotTable

Aus mein­er Sicht ist eine Auswer­tung und Darstel­lung mit bzw. in ein­er Piv­ot Tabelle effek­tiv­er, über­sichtlich­er, kom­fort­abler. Eben ein­fach bess­er.  😎 Wech­seln Sie dazu beispiel­sweise im linken Seit­en­fen­ster per Mausklick auf die Abfrage PQ-Auswer­tung:

Der Wech­sel zwis­chen Abfra­gen im linken Seit­en­fen­ster ist recht ein­fach – (Übri­gens: Das Dup­likat der Abfrage1 ist hier nicht mit aufgezeigt)

Wenn Sie nun über Start die Schalt­fläche Schließen & laden anklick­en, wer­den Sie ver­mut­lich sehen, dass Sie nichts sehen. Der Grund hier­für: Pow­er Query hat die Abfrage automa­tisch im Modus Nur Verbindung gespe­ichert. Um die Dat­en in ein­er Tabelle zu spe­ich­ern, führen Sie einen Recht­sklick auf PQ-Auswer­tung, Laden in… und dann Tabelle. Siehe auch hier, wo das etwas aus­führlich­er beschrieben ist.

Mit den Dat­en dieser als Tabelle gespe­icherten Abfrage ist nun eine entsprechende Auswer­tung mit der Funk­tion­al­ität der Piv­ot­Table möglich. Wählen Sie das Reg­is­ter Tabel­len­tools | Entwurf und Klick­en Sie anschließend in der Gruppe Tools auf den Ein­trag Mit Piv­ot­Table zusam­men­fassen. Es öffnet sich der typ­is­che Piv­ot­Table-Dia­log und dort wählen Sie beispiel­sweise Vorhan­denes Arbeits­blatt und als Ziel die Zelle D10. Wählen Sie nun nacheinan­der die Felder Name und Datum aus oder ziehen Sie diese direkt in den Bere­ich Zeilen.

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Filtern der kalendarischen Daten

Grund­sät­zlich gibt es drei Möglichkeit­en, einen anzuzeigen­den Datum-Bere­ich den jew­eili­gen Mitar­beit­ern optisch zuzuord­nen. Dieses sind die Zeitachse, der Daten­schnitt und der „nor­male” Fil­ter. Die aufge­führte Rei­hen­folge stellt auch die von mir geset­zte Pri­or­ität dar (was nicht heißen will, dass Sie das auch so sehen …  😎 ).

Die Zeitachse

Wie schon erwäh­nt, mein Favorit.  💡 Und der Name sagt es schon aus, dieses Tool ist auss­chließlich für die manip­u­la­tive (im pos­i­tiv­en Sinne des Begriffs) Darstel­lung von Zeit­bere­ichen gedacht. Ein Klick in die Piv­ot-Dat­en, Analysieren | Zeitachse ein­fü­gen. Schieben Sie diesen Shape an die gewün­schte Posi­tion und wählen Sie beispiel­sweise ein­mal den Sep­tem­ber 2019 aus (da sind so schön wenige Tre­f­fer 😎 ). Das würde dann so ausse­hen:

Die Zeitachse mit den gefilterten Werten

Jet­zt sehen Sie alle ver­füg­baren Ein­satzkräfte für den aus­gewählten Monat. Wenn Sie nun oben rechts den Text Monate  erweit­ern, dann ist es mit­tels des Schiebers recht ein­fach möglich, den Bere­ich auf definierte (zusam­men­hän­gende) Tage zu begren­zen. Natür­lich wird sich die gefilterte Anzeige der Dat­en in der PT sofort anpassen.

Datenschnitt

Über den gle­ichen Weg kön­nen Sie statt der Zeitachse auch einen ganz „nor­malen” Daten­schnitt ein­fü­gen. Dieser stellt sich dann beispiel­sweise so dar:

Das Fil­ter-Ergeb­nis für den Daten­schnitt

Da hier jedes Datum angezeigt wird (wenn auch großen­teils verdeckt, durch den Scroll­balken rechts aber anzeig­bar) scheint das Ganze unter Umstän­den etwas unüber­sichtlich und vielle­icht nicht so leicht hand­hab­bar. Aber Sie haben hier unter Umstän­den gegenüber der Zeitachse einen sehr großen Vorteil: Es lassen sich unab­hängig voneinan­der einzelne, also nicht zusam­men­hän­gende Tage auswählen. Also beispiel­sweise den 15.01.2019, 18.01.2019 und den 20.01.2019 und wenn es dann sein soll auch noch ein Tag im Feb­ru­ar. In der Piv­ot­Table wird alles kor­rekt gefiltert.

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Filter

Die wohl ein­fach­ste Lösung (im dop­pel­ten Sinne ein­fach) ist gewiss die Möglichkeit „Fil­ter”. Ziehen Sie das Datum-Feld in den Bere­ich Fil­ter statt Zeilen und ober­halb der Piv­ot­Ta­belle wird Ihnen die Möglichkeit geboten, das Feld Fil­ter zu erweit­ern und entwed­er einzelne oder mehrere kalen­darische Dat­en auszuwählen. Ein­fach, vielle­icht gewöh­nungs­bedürftig aber wirkungsvoll. Der große Vorteil dieser Meth­ode: Wenn Sie (nur) die erstell­ten Dat­en, die erzeugte Tabelle und die Piv­ot­Table weit­ergeben und der Empfänger kann wegen ein­er älteren Excel-Ver­sion wed­er Daten­schnitt noch Zeitachse ver­wen­den kön­nen, dann ist dieses der Königsweg.