Pausenzeiten berechnen

Pausenzeiten berechnen

Vielfach ist es so geregelt, dass Pausenzeiten automatisch je nach Arbeitszeit von der Gesamt-Arbeitszeit des Tages abgezogen werden. Das lässt sich in Excel recht gut berechnen. Folgende Vorgabe sei gegeben:

  • Arbeitszeit unter 5 Stunden: kein Abzug für eine Pause
  • 5 Stunden bis < 8 Stunden: 30 Minuten Pause Abzug
  • 8 Stunden und mehr: 45 Minuten Pause werden automatisch abgezogen.

Mit einer WENN() – Formel lässt sich das Ganze gut bewerkstelligen, allerdings ist die Reihenfolge der Abfrage wichtig. Angenommen in A1 steht die Anfangszeit, in B1 das Arbeitsende. Dann wird beispielsweise in C1 diese Formel zum gewünschten Ergebnis führen:

=WENN(B1-A1 >= ZEITWERT(“8:00″); ZEITWERT(“0:45″); WENN(B1-A1 >= ZEITWERT(“5:00″); ZEITWERT(“0:30″); 0))

Diese Formel muss in 1 Zeile eingegeben werden, auch wenn sie auf Ihrem Bildschirm nicht so dargestellt wird. Es ist denkbar, dass das Ergebnis nicht als Zeit sondern als Zahl dargestellt wird, welche mit 0,… beginnt. Dann weisen Sie der Zelle einfach das entsprechende Zahlenformat hh:mm oder [hh]:mm zu. Bitte beachten Sie auch die Hinweise hier, welche Arbeitszeiten über Mitternacht hinaus berücksichtigen.

Diese Vorgehensweise funktioniert in allen Excel-Versionen.

Als Alternative zum (wirklich sehr gut lesbaren und auch besser interpretierbaren Zeitwert() kann für die beispielsweise 8 Stunden auch statt der Funktion direkt dieser Wert verwendet werden: 8/24 oder für 45 Minuten 45/24/60. Erklärung: 8/24 sind 8 von 24 Stunden und 45/24/60 ergibt die Minuten, weil 1 Stunde ja 60 Minuten hat. Sie könnten aber auch in kürzerer Schreibweise 45/1440 verwenden, was das gleiche Ergebnis bringt. Auch hier gilt natürlich, dass das Ergebnis unter Umständen noch in das gewünschte Zahlenformat gebracht werden muss.

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