Vielfach ist es so geregelt, dass Pausen­zeit­en automa­tisch je nach Arbeit­szeit von der Gesamt-Arbeit­szeit des Tages abge­zo­gen wer­den. Das lässt sich in Excel recht gut berech­nen. Fol­gende Vor­gabe sei gegeben:

• Arbeit­szeit unter 5 Stun­den: kein Abzug für eine Pause
• 5 Stun­den bis < 8 Stun­den: 30 Minuten Pause Abzug
• 8 Stun­den und mehr: 45 Minuten Pause wer­den automa­tisch abge­zo­gen.

Mit ein­er WENN() – Formel lässt sich das Ganze gut bew­erk­stel­li­gen, allerd­ings ist die Rei­hen­folge der Abfrage wichtig. Angenom­men in A1 ste­ht die Anfangszeit, in B1 das Arbeit­sende. Dann wird beispiel­sweise in C1 diese Formel zum gewün­scht­en Ergeb­nis führen:

=WENN(B1-A1 >= ZEITWERT(„8:00”); ZEITWERT(„0:45”); WENN(B1-A1 >= ZEITWERT(„5:00”); ZEITWERT(„0:30”); 0))

Diese Formel muss in 1 Zeile eingegeben wer­den, auch wenn sie auf Ihrem Bild­schirm nicht so dargestellt wird. Es ist denkbar, dass das Ergeb­nis nicht als Zeit son­dern als Zahl dargestellt wird, welche mit 0,… begin­nt. Dann weisen Sie der Zelle ein­fach das entsprechende Zahlen­for­mat hh:mm oder [hh]:mm zu. Bitte beacht­en Sie auch die Hin­weise hier, welche Arbeit­szeit­en über Mit­ter­nacht hin­aus berück­sichti­gen.

Diese Vorge­hensweise funk­tion­iert in allen Excel-Ver­sio­nen.

Als Alter­na­tive zum (wirk­lich sehr gut les­baren und auch bess­er inter­pretier­baren Zeitwert() kann für die beispiel­sweise 8 Stun­den auch statt der Funk­tion direkt dieser Wert ver­wen­det wer­den: ⁸⁄₂₄ oder für 45 Minuten 45/24/60. Erk­lärung: ⁸⁄₂₄ sind 8 von 24 Stun­den und 45/24/60 ergibt die Minuten, weil 1 Stunde ja 60 Minuten hat. Sie kön­nten aber auch in kürz­er­er Schreib­weise ⁴⁵⁄₁₄₄₀ ver­wen­den, was das gle­iche Ergeb­nis bringt. Auch hier gilt natür­lich, dass das Ergeb­nis unter Umstän­den noch in das gewün­schte Zahlen­for­mat gebracht wer­den muss.