Power Query: Hinweise für Einsteiger

In Power Query ist manches anders, als gewohnt. Das liegt gewiss daran, dass Sie im Editor zwar eine Tabelle sehen, die wie eine Excel-Tabelle aussieht, aber nicht deren Funktionalität hat. Hier einige Hinweise, die mir wichtig erscheinen. Bei Bedarf wird diese Aufstellung auch ergänzt.

Excel 2010/13 vs 2016

Es gibt Unterscheide in den Menüs und der Namensgebung. Mehr zu dieser Thematik können Sie hier im Blog nachlesen. Ich verwende übrigens trotz geänderter Namensgebung stets den Namen Power Query.

Power Query-Editor vs Excel

Wenn Sie im Power Query-Editor (Abfrage-Editor) arbeiten, dann ist Excel gesperrt. Auf allen Ebenen. In allen Instanzen und auch anderen Dateien. Selbst wenn Sie eine zweite Instanz des Excel geöffnet haben, können Sie dort erst zugreifen, wenn Sie den PQ-Editor geschlossen haben.

Zell-Inhalte ändern

Auch wenn Sie in einzelnen Zellen anklicken bzw. markieren können, es ist nicht möglich, im Editor Zellen zu ändern. Ausgenommen davon sind nur die Überschriften.

Spalte(n)

Wenn Sie spaltenbezogene Aktionen durchführen wollen, dann müssen Sie stets die gesamte Spalte markieren. Das geschieht durch einen Klick in die Überschrift.

Mehrere Spalten markieren Sie mit den typischen Windows-Tastenkombinationen: Shift+Maus(taste) markiert alle Spalten von der ersten (bereits) markierten Spalte bis zur aktuell angeklickten, Strg+Mausklick wechselt den Status einzelner Spalten.

Überschrift ändern

Um eine Überschrift zu ändern, reicht ein Doppelklick in die Überschrift und bei Bedarf StrgA, um alles in dem Feld zu markieren. Alternativen: Einfacher Klick in die Überschrift und F2 oder Rechtsklick dort hinein und im Kontextmenü und Umbenennen…

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Schaltflächen Laden vs Bearbeiten

Wenn Sie den Punkt Von Tabelle bzw. Aus Tabelle wählen, um Daten zu importieren, dann haben sie nicht die Wahl ob sie die Daten laden oder bearbeiten wollen. Die Daten werden ohne Nachfrage im Editor geöffnet.

Bei allen anderen Power Query Importen haben Sie nach dem Markieren der Datei die Möglichkeit, zwischen Laden und Bearbeiten zu wählen. Der Unterschied ist sehr deutlich: wenn Sie den Button Laden auswählen, dann werden die Daten sofort in eine Exceltabelle geladen. Wollen Sie die Daten jedoch in irgendeiner Form bearbeiten, dann wählen Sie die Schaltfläche Bearbeiten. Es öffnet sich der Query Editor und die Daten der von Ihnen gewählten Datei werden dort hinein importiert.

Sollten Sie versehentlich die Schaltfläche Laden angeklickt haben, können Sie dennoch beispielsweise durch einen Doppelklick auf den Namen der Abfrage im rechten Seitenfenster den Abfrage Editor öffnen. Sie haben dann die gleichen Möglichkeiten der Bearbeitung, als wenn sie sofort die entsprechende Schaltfläche gedrückt hätten.

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Speichern & laden (in…)

Daten, die sich im Editor befinden, sollen ja im Normalfall in eine Intelligente Tabelle bzw. Liste geschrieben werden. Sie haben verschiedene Möglichkeiten, dieses zu realisieren. In den meisten Fällen werden sie auf das Symbol ganz links im Menü Start klicken. In dem Fall wird -soweit noch keine Tabelle aus diesen Daten erstellt worden ist- in einem neuen, leeren Blatt eine Liste mit den generierten Daten erstellt. Diese Tabelle wird im Seitenfenster als Abfrage bezeichnet. Wenn der Query Editor bereits von einer existierenden Abfrage aufgerufen worden ist, dann werden die existierenden Daten der Abfrage mit dem Ergebnis der neuen Bearbeitung überschrieben.

Mitunter haben sie den Wunsch, dass die importierten Daten nicht in einem neuen Tabellenblatt gespeichert werden sondern an einer definierten Position eines bereits Daten enthaltenen Sheets. Dazu ist es ideal, dass sie bevor sie die Daten in den Editor importieren, bereits jene Zelle, wo die Auswertung beginnen soll, markieren und dann erst den Import beginnen. Es ist jedoch auch möglich, im Nachhinein die neue Liste an gewünschter Position einzustellen.  Eventuell müssen Sie in das Textfenster die Ziel-Zelle ein zweites Mal eingeben, weil die erste Eingabe eine Fehlermeldung  produzierte.

Um das Speichern an definierter Position  zu erreichen, klicken Sie nicht auf das Symbol (Icon) Schließen & laden sondern auf den Text direkt darunter; dann öffnet sich ein Dropdown Menü mit zwei Möglichkeiten. Die obere Auswahl entspricht in der Wirkung dem Symbol direkt darüber; die zweite Möglichkeit Speichern und laden in… wird einen speziellen Dialog öffnen, wo Sie nochmals die Standardmöglichkeit wählen können oder aber in ein Textfeld jene Zelle schreiben können, die als Ziel für die Liste dient. Sie können beide Möglichkeiten des Speichern und Ladens auch über den Menüpunkt Datei ansprechen.

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