Vertauscht die Reihenfolge

Kurzreferenz der wichtigsten Symbole / Icons / Ribbons in Power Query 2013 und 2016

Wir stellen Ihnen hier kurz und prägnant die wichtigsten und viel genutzten Icons der Symbolleiste vor, wie sie sich unter Power Query bzw. Abrufen und transformieren darstellt. Es sind aus gutem Grund nur ganz kurze Erklärungen, sie sollen Ihre Neugier einerseits befriedigen aber auch den Forscherdrang in diesem interessanten Milieu initiieren. – Alle Angaben zu den Menüs beziehen sich ausschließlich auf die hier gezeigten Abbildungen. Und es gilt: Egal, welche Version angesprochen wird, wir verwenden stets den Namen “Power Query”, bei Bedarf mit dem Zusatz 2013 oder 2016, wobei 2013 die 2010er Version mit einschließt. Das verhindert so manchen Knoten im Hirn der Leser … 😆

Hinweis: Manche Abbildung stellt sich anders dar als in früher erstellten Beiträgen. Das liegt darin begründet, dass Mitte Juli 2016 ein bedeutendes Update verschiedene neue und auch sehr leistungsfähige Funktionalitäten brachte. Gleichzeitig wurden die Menübänder auf erheblich mehr Benutzerfreundlichkeit getrimmt. Dieses Update wird bei Standard-Einstellungen automatisch installiert, Sie brauchen sich also im Normalfall nicht darum zu kümmern.

In Excel 2013 / 2016

Das Menüband für Power Query Version 2013

Das Menüband für Power Query Version 2016 (Ausschnitt des Menüs Daten)

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Gruppe Externe Daten abrufen

Excel 2013

Die Gruppe Externe Daten abrufen (2013)

Prinzipiell gilt: Externe Daten, also alles, was nicht in der aktuellen Mappe existiert, müssen in irgend einer Form von einem bestimmten Ort herunter geladen werden, damit Power Query (PQ) damit arbeiten kann. Die Daten können meistens entweder verknüpft oder direkt geladen werden. – Die Reihenfolge der erklärenden Ausführungen wird in erster Linie von der 2013er Version bestimmt. Sind in der neueren Version mehr Symbole, werden diese im Anschluss abgehandelt.

Excel 2016

Gruppe Externe Daten abrufen (2016)

Kurz und knapp: Das was Sie hierüber sehen, ist eine andere “Baustelle”. Diese Gruppe hat nichts mit Power Query zu tun, die entspricht praktisch der gleichnamigen Gruppe in Excel 2013, Menü Daten. Also: Bitte noch nicht einmal ignorieren. 😉

Diese zur 2013er Version vergleichbare Funktionalität ist bei der 2016er in der Gruppe rechts daneben beheimatet, Abrufen und transformieren:

Power Query finden Sie hier in Excel 2016

Power Query ist in Excel 2016 hier

Genau betrachtet beinhaltet das, was Sie in der Abbildung hierüber sehen, das komplette Menüband Power Query aus 2013. Das erste Symbol hierin entspricht dem, was in 2013 Externe Daten abrufen ist:

PQ - Externe Daten abrufen in Excel 2016

PQ – Externe Daten abrufen in Excel Version 2016

Symbol: Aus dem Web (2013, 2016)

Abfrage von Webseiten; von dort können echte Tabellen (und nicht das, was nur wie eine Tabelle aussieht) importiert und verknüpft werden. Zu Beginn wird die URL abgefragt und anschließend alle importierbaren Tabellen zur Auswahl angeboten. Bei einer Aktualisierung in Excel (Schaltfläche oder Menü) wird automatisch diese Tabelle wieder eingelesen. Anschließend werden alle Schritte, welche beim erstellen der PQ-Abfrage aufgezeichnet wurden, nacheinander ausgeführt. – Es kann nur jeweils eine Tabelle eingelesen werden.

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Symbol: Aus Datei (2013, 2016)

Einlesen von Daten aus einer Datei oder Teilen davon (beispielsweise einzelne Tabellen). Prinzipiell müssen die Daten “geordnet” vorliegen, idealerweise in tabellarischer Form. Nach Aktivierung dieses Punktes zeigt sich diese Auswahl:

“Aus Datei”, Excel 2013

“Aus Datei”, Excel 2016

Sie erkennen: Es sind in beiden Versionen die gleichen Möglichkeiten geboten. Dieses sind jeweils:

Aus Excel bzw. Aus Arbeitsmappe

Import der Daten aus einer anderen Excel-Mappe. Ausdrücklich nicht die aktuell geöffnete Mappe bzw. Datei. Die andere Mappe kann, muss aber nicht geöffnet sein. Es muss eine “echte” Excel-Datei sein, also *.xls*. Power Query trägt auch dafür Sorge, dass nur entsprechende Dateien für den Import bzw. die Verknüpfung verwendet werden können.

Aus CSV

Auch wenn dieser Anwender oder jene Anwenderin glaubt, dass CSV-Dateien Excel-Dateien sind: Sind es nicht. Es sind reine Text-Dateien, welche nach einem definierten Schema die Spalten und die Zeilen trennen. Meist ist es ein Komma (Comma Separates Values) oder in Deutschland das Semikolon (Strichpunkt). PQ erkennt so gut wie immer aus eigener Kraft, welches die Spalten sind und wo eine neue Zeile anfängt.

Aus XML

Ein Datei-Typ, der vielfach verwendet wird, um aus Datenbanken verschiedenster Herkunft ein einheitlich lesbares und interpretierbares Format zu generieren. Prinzipiell können Sie auch dieses Format mit einem reinen Text-Editor gut betrachten und begutachten. Mit entsprechendem Wissen auch bearbeiten. … Und natürlich inExcel importieren.

Aus Text

Obwohl die beiden vorgenannten Dateitypen auch reine Textdateien sind, wird Power Query hier zwar auch reinen Text erwarten aber das typische Merkmal ist, dass entweder jede “Spalte” gleich lang ist, also erforderlichenfalls mit Leerzeichen aufgefüllt oder durch Tabulatoren getrennt ist.

Aus Ordner

Prinzipiell das, was es vermuten lässt: Es werden alle Files eines (Unter-) Ordners importiert. Einerseits als Auflistung der Directory-Einträge andererseits besteht die Möglichkeit, auch aus geschlossenen Dateien eine Konsolidierung, eine Zusammenfassung vorzunehmen. Das können alle Excel-, CSV, DAT, …-Dateien des Verzeichnisses sein. Hohe Schule, aber sehr mächtig.

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Symbol: Aus Datenbank (2013 / 2016)

“Aus Datenbank”, Excel 2013

“Aus Datenbank”, 2016

Auch hier sind die Möglichkeiten identisch. Die wichtigsten und bekanntesten Datenbanken sind aufgelistet, hier können einzelne Tabellen oder Queries/Abfragen eingebunden werden. Tipp: Wenn Sie MS Access oder SQL Server zur Verfügung haben, dann können Sie mit der Nordwind Datenbank schön experimentieren, ohne Gefahr zu laufen, dass wichtige Daten versehentlich geändert werden. – Von besonderem Interesse dürften hier außerdem noch Oracle- und MySQL-Datenbanken sein.

Symbol: Aus Azure (2013 / 2016)

Azure ist ein Datenbank-Dienst von Microsoft, wo große Mengen von Daten verwaltet werden können. Im Prinzip eine Cloud-Lösung. Dieser Zugriff wird hier nicht diskutiert.

Symbol: Aus anderen Quellen (2013 / 2016)

Auch hier werden Ihnen diverse Möglichkeiten angeboten. Für sehr fortgeschrittene Anwender und Administratoren könnten die Punkte Active Directory, Microsoft Exchange, Facebook, SAP BusinessObjects BI Universe, ODBC und “Leere Abfrage” interessant sein. Mit dem letztgenannten Punkt können Sie ein individuelles Format für “Exoten” erstellen.

Symbol: Zuletzt verwendete Quellen (2013 / 2016)

Mit einem Klick haben Sie hier Zugriff auf die zuletzt aufgerufenen Datenquellen bzw. PQ-Läufe. Das kann die Arbeit ziemlich erleichtern. Praktisch ein Äquivalent zu “Zuletzt aufgerufene Dateien”.

Gruppe: Excel-Daten (Gruppe → Nur in 2013)

Gruppe: Excel-Dateien

In Excel 2013 ist das zwar eine eigene Gruppe, aber die enthält nur ein einziges Symbol, welches auch keine weiteren Auswahlen hat. Darum war es in 2016 nur konsequent, keine eigene Gruppe daraus zu machen. – Die Erklärung dieses Punktes steht schon in der Abbildung: Alles, was an Tabellen/Listen in der aktiven Excel-Mappe an Daten per Power Query ausgewertet werden soll, wird hierüber aufgerufen. Die aktive Zelle muss in der auszuwertenden Tabelle/Liste sein. Pro Abfrage kann nur 1 Liste eingelesen werden.

Gruppe: Kombinieren

Kombinieren (2013)

2016_kombinieren

In zwei Punkten sind die beiden Gruppen identisch, in 2016 ist ein Punkt eingefügt, der in der 2013er Version in einer anderen Gruppe eingegliedert ist.

Symbol: Zusammenführen

Hier wird aus zwei vorhandenen Abfragen einen neue, dritte Abfrage erstellt. Eine Query (Abfrage) enthält alle Datensätze, die erhalten bleiben sollen. Die zweite Query wird dergestalt verknüpft, dass jene Werte in die erste Abfrage eingefügt werden, die einen gleichen Schlüsselwert enthalten. Das Ganze ist vergleichbar mit dem SVERWEIS() aus dem “normalen” Excel.

Symbol: Anfügen

Auch Anfügen funktioniert nur mit Abfragen. Voraussetzung: Die Struktur der Queries ist gleich, also identische Spaltennamen und der Typ sollte natürlich auch übereinstimmen. Hier werden von der ersten Tabelle alle Daten einschließlich der Überschriften übernommen, von den anzufügenden Abfragen nur die Daten. Diese Funktionalität ist ideal, um aus mehreren Tabellenblättern (beispielsweise 12 Monate) erst je eine Abfrage zu erstellen und diese dann zu einer Jahresübersicht zu konsolidieren.

Gruppe: Einstellungen

Hier ist nur ein einziges Symbol wichtig: Aktualisieren. In der 2016er Version finden Sie diese Möglichkeit in der Gruppe Verbindungen.

Gruppe: ???

Es gibt weitere Gruppen und auch Auswahlmöglichkeiten. Aber dieses ist ein Einsteiger-Seminar und da gilt insbesondere: “In der Kürze liegt die Würze”. 😎

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Power Query Editor

Wenn die Daten geladen sind, wird automatisch der Editor geöffnet und die Daten werden dort angezeigt. Bei großen Datenmengen sind es nicht alle, aber seien Sie versichert, dass alle importierten Daten bearbeitet werden.

Das Menü und die Symbolleiste stellen sich zu Beginn so dar:

Menü und Menüleiste des Editors

Menü: Datei

Menüpunkt Datei

Hier sind -wenn überhaupt- nur die obersten drei Menüpunkte für den täglichen Gebrauch wichtig. Die Namensgebung ist selbsterklärend, darum hier kein weiterer Kommentar. Die Einstellungen sollten Sie so belassen, wie sie sind.

Hinweis für Fortgeschrittene: Schließen & laden in… ist immer dann hilfreich, wenn Sie die Tabelle an eine bestimmte Position eines definierten Blattes speichern wollen oder wenn es sich um extrem große Datenmengen handelt. Im letztgenannten Fall ist das speichern in das Datenmodell sinnvoll oder sogar erforderlich, wenn die Zahl der Zeilen die Grenze von etwas mehr als eine Millionen Zeilen überschreitet.

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Menü: Start

Menü und Menüleiste des Editors

Die Abbildung des Menübandes ist identisch mit der weiter oben.

Die Menüband-Gruppe Abfrage

Ein einziges Symbol ist in dieser Gruppe für Sie von hoher Relevanz:

Auswahl: Vorschau aktualisieren

Normalerweise reicht ein Klick auf den oberen Teil des Icons, auf das Bild. Dann wird der oberste Punkt des Untermenüs ausgeführt und die sichtbare Abfrage aktualisiert. Und den werden Sie so gut wie immer nutzen, wenn ein Datenabgleich zur Datenquelle gemacht werden soll.

Spalten verwalten

Gruppe Spalten verwalten

Symbol: Spalten auswählen

Nach dem Klick hierauf öffnet sich ein Dialogfenster, wo alle Spalten der aktuellen Abfrage namentlich aufgezeigt sind. Durch Kontrollkästchen können Sie festlegen, welche Spalten für die weitere Bearbeitung ausgewählt/markiert werden sollen. Den gleichen Effekt können Sie durch Klicken in der Abfrage auf die jeweilige Überschrift erreichen. – Bei einer großen Zahl von Spalten kann der Weg über den Dialog aber übersichtlicher sein.

Symbol: Spalten entfernen

Diese Schaltfläche ist zweigeteilt. Ein Klick auf das Symbol (oben) wird die markierte bzw. die markierten Spalten direkt löschen. In der unteren Hälfte (Text) öffnet sich ein Untermenü, wo Sie auswählen können, ob die markieren oder die nicht markierten Spalten gelöscht werden sollen.

Wichtig: Die Quell-Daten werden nicht verändert, ausschließlich die Abfrage bzw. das Abfrage-Ergebnis. Das gilt für alle Operationen innerhalb einer Abfrage. Außerdem können Sie die Schritte jederzeit auch wieder rückgängig machen, auch nach dem Schließen einer Abfrage.

Gruppe: Symbol: Zeilen verringern

Eine eigene Gruppe, aber ohne Gruppennamen. Das einzige Symbol Zeilen verringern öffnet nach dem Klick darauf diese Unter-Auswahl:

Unterauswahl: Zeilen verringern

Zeilen beibehalten

In einer weiteren Auswahl können Sie wählen, ob Sie die ersten n Zeilen behalten wollen, die letzten n Zeilen oder einen bestimmten Bereich. Alle anderen Zeilen werden aus der Abfrage gelöscht. Wie oben schon angemerkt: Die Quell-Daten bleiben unverändert.

Zeilen entfernen

Auch hier können die ersten bzw. letzten n Zeilen einer Abfrage durch Eingabe der Anzahl gelöscht werden, gleiches gilt für einen definierten Bereich. Im Prinzip ist es das Pendant zu Zeilen beibehalten. Eine zusätzliche Auswahl: Leere Zeilen entfernen löscht alle komplett leeren Zeilen einer Abfrage. Die Besonderheit dabei: Auch Zellen mit einer Formel, welche "" zurück gibt oder Zellen, welche ausschließlich Leerzeichen " " enthalten, werden als leer gewertet.

Duplikate entfernen

“Nomen est omen”, der Name sagt es bereits. In der markierten Spalte werden alle Duplikat-Zeilen entfernt. Der zuerst gefundene (obere) Wert wird beibehalten. Sind mehrere Spalten markiert, müssen die Inhalte aller markierten Zellen in den Zeilen identisch sein, damit die Zeile gelöscht wird.

Fehler entfernen

Hiermit können Sie Zeilen, wo ein Fehlerwert (Error) enthalten ist, komplett löschen.

Gruppe: Sortieren

Bedarf wohl kaum einer Erklärung. Außer: Es darf nur 1 Spalte markiert sein, damit die beiden Symbole auswählbar sind. Und: Im Gegensatz zu Excel sortieren sie in der Reihenfolge, wie sie uns Menschen eigentlich geläufig ist: Die Spalte mit der höchsten Priorität zuerst, dann die Spalte mit der zweithöchsten, usw. Dabei ist es selbstverständlich nicht auf drei Spalten begrenzt, wie es in Excel in einem Zug zu machen ist.

Gruppe: Transformieren

Die Editor-Gruppe Transformieren

Hinweis: Hier ist tatsächlich die Gruppe innerhalb des Menüs Start gemeint, nicht das Menü gleichen Namens. Der eine oder andere Punkt aber ist in beiden Menüs vorhanden.

Symbol: Spalte teilen

Die Funktionalität entspricht weitestgehend der von Text in Spalten aus Excel. Grundsätzlich können Sie den Inhalt einer Spalte nach Trennzeichen oder der Anzahl von Zeichen (Feste Breite) in mehrere Spalten aufteilen. Weitere Optionen sind, dass die Position des Zeichens bestimmt werden kann. -Verschiedene Beispiele finden Sie hier im Blog.

Symbol: Gruppieren nach

Eine etwas unglücklich gewählte Bezeichnung. Das Gruppieren ist ein Teil des Vorgangs, der bedeutendere Teil des Ergebnisses ist das aggregieren von den Daten. Beispielsweise Anzahl, Summe, eindeutige Werte, … Für Einsteiger nicht leicht zu handhaben, aber es lohnt gewiss, sich damit auseinander zu setzen.

Symbol: Datentyp

Sie legen hier den Datentyp der kompletten Spalte fest. Es ist nicht (nur) die Darstellung sondern eine echte Umwandlung in einen anderen Datentyp (siehe Auswahl nach dem Klick).

Symbol: Erste Zeile als Überschrift verwenden

Wenn -aus welchen Gründen auch immer- die (nunmehr) erste Zeile der Abfrage als Überschrift verwendet werden soll, dann ist dieses die richtige Wahl. Die bisherige erste Zeile wird dann gelöscht.

Symbol: Werte ersetzen

In allen markierten Spalten werden Suchbegriffe durch einen anderen Wert ersetzt. Eine Begrenzung auf Zeilen oder gar einzelne Zellen ist nicht möglich.