Zahlen mit Text-Anhang

Der Status

Ab und zu kommt es vor, dass Zahlen mit Ein­heits­beze­ich­nun­gen (Stck, kg, km, …) in ein­er Tabelle ste­hen. Meist wur­den die Dat­en in dieser Form von anderen Sys­te­men oder Pro­gramm­paketen (wie SAP) exportiert und dann in Excel ein­ge­le­sen. Ziel ist es nun, die Zahlen ohne den Zusatz darzustellen.

Mehrere Wege führen zum Ziel. Dabei ist es auch von den Dat­en an sich abhängig, welch­es der gang­barste Weg ist. Damit ist gemeint, ob die Maßein­heit mit oder ohne Zwischen­raum an die Zahl ange­fügt ist. In den Beispie­len und hier im weit­eren Text werde ich stets das „kg” als Stel­lvertreter für alle denkbaren Zusätze ver­wen­den.

Mit Leerzeichen getrennt

Ist die Beze­ich­nung „kg” immer durch 1 (oder mehrere) Leerze­ichen von der Zahl getren­nt, dann wird es sin­nvoll sein, die Bere­ini­gung auf fol­gen­dem Wege durchzuführen:

Excel Versionen bis 2003

Bei den älteren Excel-Ver­sio­nen gibt es ja noch das typ­is­che Menü, darum ist das Vorge­hen anders:

• Markieren Sie alle Dat­en der Spalte
• Dat­en | Text in Spal­ten

Ab hier ist das Vorge­hen in allen Ver­sio­nen gle­ich und das Ausse­hen der Fen­ster ähnelt sich so sehr, dass Sie hier weit­er schauen kön­nen.

Excel-Versionen ab 2007

Begin­nend mit Office 2007 ist die Steuerung über das Menü-Band kom­plett anders. Darum hier die Anleitung für die ersten Schritte getren­nt:

• Markieren Sie alle Dat­en der Spalte
• Klick­en Sie auf die Rib­bon – Schalt­fläche Text in Spal­ten

Text in Spal­ten, Schritt 1 (Ver­sion 2007 ff)

Alle Versionen

Anschließend wird sich fol­gen­des Fen­ster zeigen:

Tex­tkon­vertierung, 2. Schritt

Die Ein­stel­lung Getren­nt ist richtig, denn die Zahlen sind ja nicht immer gle­ich bre­it. Weit­er > und danach soll­ten Sie etwas ändern:

Tex­tkon­vertierung, Leerze­ichen als Trennze­ichen wählen

Es sind keine Tab­stopps son­dern Leerze­ichen, welche zur Tren­nung herange­zo­gen wer­den soll­ten. Ent­fer­nen Sie also das obere Häkchen und set­zen Sie das andere weit­er unten. Weit­er >

Die erste Spalte kann so bleiben

Das, was derzeit schwarz markiert ist, kann so bleiben, wie es derzeit ist. Die Zahlen sind OK und bleiben auch so.

Der anhän­gende Text soll nicht über­nom­men wer­den

Klick­en Sie nun auf die Spalte mit den kg und ändern Sie das Daten­for­mat der Spalte auf Nicht importieren. Obwohl hier ja keine Dat­en importiert wer­den führt das zum Ziel.

Das Ergeb­nis ist überzeu­gend

Der Effekt ist genau jen­er, den Sie sich gewün­scht haben. An der gle­ichen Stelle ste­hen die bere­inigten Werte als reine Zahlen.

Teilweise oder gar nicht getrennt

Der oben genan­nte Weg ist natür­lich nicht gang­bar, wenn mal (min­destens) ein Leer­zei­chen dazwis­chen ist und mal die Beze­ich­nung direkt ohne Zwis­chen­raum an der Zahl „klebt”. Das sieht dann beispiel­sweise so aus:

Unstruk­turi­erte Dat­en

Die Vorge­hensweisen sind bei diesen Gele­gen­heit­en in jedem Fall etwas aufwendi­ger als eben gezeigt. So oder so brauchen Sie eine Hil­f­ss­palte, wo die Dat­en berech­net wer­den. Mehrere Möglichkeit­en führen zum ähn­lichen Ziel, aber schauen Sie selb­st …

Spalte B ist stets die Hil­f­ss­palte. Tra­gen Sie in B1 diese Formel ein:

=WECHSELN(A1;„kg”;„”)*1

Kopieren Sie die Formel nach unten und Sie erken­nen, dass in der Tat nur noch die reinen Zahlen dort ste­hen:

Möglichkeit 1 der Bere­ini­gung

Nun soll­ten Sie die Werte in Spalte B markieren, Strg+C (entspricht Kopieren), nun Recht­sklick auf A1, Inhalte ein­fü­gen… | Werte OK. Anschließend die Spalte B löschen.

Es geht natür­lich auch ohne die Mul­ti­p­lika­tion mit 1. Allerd­ings müssen dann eventuell anhän­gende Leerze­ichen gelöscht wer­den. Das geht mit solch ein­er Formel:

=SÄUBERN(WECHSELN(A1;„kg”;„”))

Auch die 2. Möglichkeit hat geklappt

Um den Unter­schied bess­er darstellen zu kön­nen, ist die verän­derte Formel nur in B1 ange­wendet. Sie erken­nen, dass die 1 nicht wirk­lich eine Zahl son­dern ein Text ist. Darum ste­ht sie auch links­bündig in der Zelle. Den­noch kann damit gerech­net wer­den.

Eine weit­ere Alter­na­tive will ich Ihnen nicht voren­thal­ten:

=LINKS(G2,FINDEN(„kg”,G2)-1)

Auch hier wird das kor­rek­te Ergeb­nis als Text pro­duziert.

Sie sehen, dass es ver­schiedene Ansätze gibt. Nutzen Sie das, was Ihnen am besten liegt. Bei den bei­den let­zt­ge­nan­nten Möglichkeit­en führt eine Mul­ti­p­lika­tion mit 1 natür­lich auch dazu, dass eine Zahl (und kein Text) als Ergeb­nis geliefert wird. Das ist dann auch an der links- oder rechts­bündi­gen Aus­rich­tung der Ergeb­nisse erkennbar, wie auch schon oben beschrieben.