PQ-Projekt/Workshop „Kleinbrot” (4)

Na­tur­ge­mäß begin­nen Sie wie­der mit ein­er neu­en, lee­ren Ex­cel-Ar­beits­map­pe. Die ers­ten Schrit­te für den Im­port der Dat­en in den Pow­er Que­ry-Edi­tor ken­nen Sie aus dem vorherge­hen­den Kapi­tel (sie­he auch hier). Wenn Sie et­was Train­ing brau­chen oder ha­ben möcht­en, füh­ren Sie das gan­ze noch ein­mal durch. Ich habe Ih­nen aber auch ver­sprochen, dass Sie den Weg des ei­gent­li­chen Im­ports auch ohne di­ver­se Maus­klicks über­neh­men kön­nen.

Der ein­fach­ste Weg ist aus mein­er Sicht, die von Ih­nen im let­zten Kapi­tel er­stell­te Ex­cel-Da­tei zu ko­pie­ren und gle­ich un­ter ei­nem an­de­ren Na­men (beispiel­sweise per F12) zu spe­ich­ern. Ich kann mir aber auch vor­stel­len, dass Sie das von mir er­stell­te Ergeb­nis für die Ko­pie nut­zen, da­mit die von mir ange­sproch­ene Schrit­te die gle­ichen Beze­ich­nun­gen auf die gle­iche Rei­hen­folge ha­ben. Um nicht ir­gend­wel­che Über­reste im Spe­ich­er oder der Zwis­chen­ablage zu behal­ten, schlie­ßen Sie Ex­cel kom­plett und öff­nen dann die ger­ade er­stell­te Ko­pie noch ein­mal. Sicher­heit geht vor… 😉

Acht­en Sie dar­auf, dass Sie im recht­en Seit­en­fen­ster direk­ten Zu­griff auf Abfra­gen und Verbindun­gen ha­ben. Öff­nen Sie dort erforder­lichen­falls die Ab­fra­ge Klein­brot_18-22. Sie ha­ben nun im Pow­er Que­ry-Edi­tor die gle­iche Da­tei mit dem iden­tis­chen Ab­lauf wie im vorheri­gen Kapi­tel auf dem Schirm. Im recht­en Seit­en­fen­ster im Kas­ten Angewen­dete Schrit­te hat die sieb­te Zei­le den Text Geän­dert­er Typ; mar­kie­ren Sie die Zei­le dar­un­ter mit dem Text An­de­re ent­fer­nte Spal­ten1. Recht­sklick auf die­sen Text und wäh­len Sie im Kon­textmenü Bis zum Ende lö­schen. Den Dia­log mit der Sicher­heitsabfrage bestäti­gen Sie mit OK. Hin­weis: In Plain Ex­cel hät­ten Sie nach solch ein­er Ak­ti­on eine Chan­ce, das gan­ze mit StrgZ wie­der rück­gängig zu ma­chen. Das ist in Pow­er Que­ry nicht mach­bar, die Lö­schung ist nach der Bestä­ti­gung end­gül­tig und unwider­ru­flich!

Ge­hen wir gemein­sam ein­fach ein­mal da­von aus oder tun wir so, dass in der ers­ten Zei­le je­des Arbeits­blatts nur das Wort Um­sät­ze ohne ange­fügte Jah­res­zahl ste­ht. Dann wer­den Sie sich vielle­icht fra­gen, wie die zu den Dat­en pas­sen­de Jah­res­zahl gener­iert wer­den kann. Ein klein­er Denk­an­stoß: In der Spal­te Source.Name ste­ht der kom­plette Da­tei­na­me. Und in den jew­eili­gen Fel­dern die­ser Spal­te ist ja auch die Jah­res­zahl di­rekt vor dem Punkt, welch­er den Dateina­men von der Er­wei­te­rung tren­nt, ver­merkt. Und vor der Jah­res­zahl ist in je­dem Fall ein Leerze­ichen. Die­se bei­den Merk­male kön­nen Ih­nen hel­fen, die Jah­res­zahl in jed­er Zei­le zu separi­eren. Da Sie vom File­na­men auss­chließlich die Jahres­beze­ich­nung brau­chen, kann der rest­li­che Text ge­löscht wer­den. Ich zei­ge ihn hier zwei Möglichkeit­en auf, wie Sie das Ziel erre­ichen kön­nen.

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In al­len Ex­cel-Ver­sio­nen (mit PQ)

Wech­seln Sie zum Menü Trans­formieren. In der Grup­pe Text­spal­te wäh­len Sie Ex­tra­hie­ren | Text zwis­chen Trennze­ichen und ge­ben als Startkennze­ichen das Leerze­ichen und als Endtrennze­ichen den Punkt ein. Wenn Sie das ge­dank­lich nachvol­lziehen (Schreibtis­cht­est) wer­den Sie fest­stellen, dass das Ergeb­nis in die­sem spe­zi­el­len Fall kor­rekt sein wird aber mit Sicher­heit nicht dem Wun­sch ent­spre­chen wür­de, wenn bei Klein­brot_­Kreuz­ta­bel­le statt des Unter­strichs _ ein Leerze­ichen wäre. Dar­um ein Klick auf Erweit­erte Optio­nen und an ers­ter Posi­tion des neu erschiene­nen Bere­ichs kön­nen Sie bei Auf Startkennze­ichen über­prüfen per Drop­down ein­stellen, dass Vom Ende der Ein­ga­be aus ge­prüft wer­den soll. Und da­mit wird das Ergeb­nis auch wun­schgemäß sein. 🙂

Okay, nun wer­den Sie die bei­den let­zten Spal­ten Co­lum­n8 und Co­lum­n9 lö­schen. Mar­kie­ren Sie nun in die­ser Rei­hen­folge die zwei­te Spal­te (Bäck­erei Klein­brot) und dann per Shift oder Strg die ers­te Spal­te (Source.Name). Ein Recht­sklick in eine der mar­kier­ten Über­schriften und im Kon­textmenü ein Klick auf Spal­ten zusam­men­führen. Als Trennze­ichen wäh­len Sie das Leerze­ichen. Den vorgegebe­nen Spal­tenna­men kön­nen Sie erst ein­mal so las­sen. OK – Lö­schen Sie nun über das Menü Start auf die bekan­nte Wei­se die ers­ten bei­den Zei­len und an­schlie­ßend Ers­te Zei­le als Über­schrift ver­wen­den. Die Über­schrift der ers­ten Spal­te wer­den Sie an die­ser Stel­le auf Mo­nat & Jahr än­dern.

Um die Dat­en erst ein­mal zu „bere­ini­gen”, also der­ge­stalt zu fil­tern, dass nur die ei­gent­li­che Mo­na­te erhal­ten blei­ben gehe ich ei­nen Weg, der „drei­mal um die Ecke ge­dacht” wahrschein­lich nicht so vorge­se­hen ist; aber es klappt, ist ziel­füh­rend, und nur das ist aus mein­er Sicht wich­tig.

In den ers­ten 12 Zei­len ste­ht ja tat­säch­lich ein kalen­darischen Wert. Jan­u­ar 2018, Feb­ru­ar 2018, … bis Dezem­ber 2018. Und die näch­sten 8 Zei­len enthal­ten zwar eine Jah­res­zahl, sind aber kei­nes­wegs ei­nem kalen­darischen Da­tum ähn­lich. Und ge­nau das nut­ze ich, um die „echt­en” Mo­na­te klar zu de­fi­nie­ren. Än­dern Sie den Daten­typ der Spal­te Mo­nat & Jahr auf Da­tum. Prompt ha­ben ex­akt jene Zei­len, die nicht zu ei­nem Da­tum umge­wan­delt wer­den kon­nten die Mel­dung / den Wert Er­ror, also ein Feh­ler. Start | Zei­len ver­ringern | Zei­len ent­fer­nen | Feh­ler ent­fer­nen. Bin­go, das hat‘s ge­bracht. Die Ab­fra­ge beste­ht jet­zt nur noch als 60 Zei­len und jed­er Mo­nat der fünf Jah­re ist hier aufge­führt.

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In ak­tu­el­len Ex­cel-Ver­sio­nen

Im Grun­de genom­men ist fast al­les wie ger­ade be­schrie­ben für alle Ver­sion des Ex­cel. Nur das her­aus­lösen der Jah­res­zahl geht hier auch et­was an­ders und die­se Sys­tem­atik kön­nen Sie natür­lich auch an vie­len an­de­ren Stel­len in ih­rem PQ-Le­ben ver­wen­den. 😉 Sie befind­en sich im recht­en Seit­en­fen­ster bei Angewen­de­ten Schrit­te dort, wo Sie mit Punkt und Leerze­ichen das Jahr aus­ge­le­sen ha­ben; also dort, wo Sie den Text zwschen den Trennze­ichen ex­tra­hiert hat­ten.

Die ers­te Spal­te ist mar­kiert. Trans­formieren | Spal­te tei­len | Nach Wech­sel von Nicht-Zif­fer zu Zif­fer, an­schlie­ßend mar­kie­ren Sie die zwei­te Spal­te (Source.Name.2) und noch ein­mal Spal­te tei­len | Nach Wech­sel von Zif­fer zu Nicht-Zif­fer. Lö­schen Sie nun die ers­te und die drit­te Spal­te und Sie kön­nen dort wie­der ein­steigen, wo Sie weit­er oben die Jah­res­zahl ex­tra­hiert hat­ten.

Wel­che der bei­den aufge­führten Möglichkeit­en für Sie an­ge­neh­mer, prak­tik­abler, bess­er, … ist, wer­den Sie von Fall zu Fall ge­wiss sel­ber entschei­den. Die zweit­ge­nan­nte Vari­ante ist ge­wiss in sehr vie­len (auch an­de­ren) Fäl­len Ih­res PQ-Le­bens ein exzel­len­ter Hel­fer.

Die weit­eren Schrit­te wie Ent­piv­otieren, Daten­typ auf Wäh­rung an­pas­sen, etc. ken­nen Sie ja und be­dü­fen hier kein­er Erwäh­nung. Und aus­nahm­sweise­habe ich hier mein Ergeb­nis nicht zum Down­load ange­boten, Sie pack­en das ge­wiss auch so!

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