Die Grund­la­ge

Die Berech­nung von Arbeit­szeit­en ist ja stan­dard­mäßig so:
Arbeit­sende-Arbeits­be­ginn-Pausen­zeit­en.
Und das er­gibt auch im­mer die richti­gen Ergeb­nisse, so­lan­ge das Arbeit­sende nicht nach Mit­ter­nacht liegt. Ist das der Fall, dann wer­den Sie als Ergeb­nis ei­nen „Lat­ten­za­un” aus lau­ter Raut­en se­hen: ###…

Der Grund da­für: Ex­cel kann im Nor­mal­fall neg­a­tive Zeit­en nicht an­zei­gen, wohl aber da­mit rech­nen. Neg­a­tive Ergeb­nisse wie sie bei Nachtschicht­en (beispiel­sweise 22:00 bis 06:30) und der oben ge­zeig­ten Rechen­weise her­auskom­men wür­den, kann Ex­cel im­mer noch nicht dar­stel­len. Scha­de, aber ohne Um­we­ge nicht zu än­dern. Bei der Gele­gen­heit: Der „Um­weg” mit den 1904-Datum­swerten ist nicht zu emp­feh­len, es tre­ten zu oft uner­wartete Neben­ef­fek­te und fal­sche Ergeb­nisse auf.

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Son­der­fall: Ge­nau Mit­ter­nacht

Es gibt ei­nen Son­der­fall bei den Berech­nun­gen, der eine ech­te Stolper­falle ist: Die Arbeit­szeit en­det ge­nau um Mit­ter­nacht. Wir sind ge­neigt, dann 24:00 als Zeit ein­zu­ge­ben, weil wir berechtigter­weise da­von aus­ge­hen, dass die 24. Stun­de des Ta­ges er­füllt ist und der neue Tag noch nicht be­gon­nen hat. Aber mer­ke: Der Men­sch denkt, Ex­cel lenkt. 💡 

Ge­ben Sie doch ein­fach ein­mal in eine be­lie­bi­ge Zel­le den Wert 24:00 ein. Und schau­en Sie dann ein­mal in die Edi­ti­er- bzw. Ein­ga­be­zei­le. Da ste­ht nicht nur die Uhr­zeit son­dern ein kom­plettes Da­tum mit Uhr­zeit: 01.01.1900 00:00:00 und Ihre Ein­ga­be wur­de auch gle­ich umge­wan­delt, in der Zel­le ste­ht 0:00!

Ex­cel han­delt da ein­fach nach eigen­er Lo­gik und wan­delt den Wert 0.1.1900 (was der Zahl 0 in ein kalen­darisches Da­tum umge­wan­delt ent­spricht) plus 24 Stun­den (die ja ein­ge­ge­ben wor­den sind) um und zeigt nicht nur ei­nen unge­woll­ten Wert an son­dern rech­net auch da­mit.

Fol­gerung: Wenn Sie Mit­ter­nacht ei­nes Ta­ges ein­ge­ben und da­mit auch rech­nen wol­len, dann ge­ben Sie das Da­tum des Fol­ge­tages ein und als Uhr­zeit 0:00, dann rech­net Ex­cel auch ge­nau so, wie Sie es wol­len. 😎 

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Lö­sungs­mög­lich­kei­ten

Vie­le Wege füh­ren zum Ziel. Zwei da­von möch­te ich Ih­nen hier vor­stel­len. In A2 ste­ht der Arbeits­be­ginn, in B2 das Arbeit­sende und in C2 die Pausen­zeit. Dann ver­wen­den Sie beispiel­sweise fol­gende For­mel: =B2-A2-C2

… und das er­gibt (natür­lich) den eben genan­nten Ef­fekt. Et­was abgeän­dert allerd­ings wird das kor­rek­te Ergeb­nis aus­gegeben: =B2-A2-C2+(B2<A2)

Da­mit ers­paren Sie sich eine WENN()-Funk­tion. Das ein­zi­ge, was et­was irri­tiert: Das Ergeb­nis wird als ganz nor­male Zahl aus­gegeben. For­matieren Sie die Ergeb­niszelle als Zeit (ein­fach das For­mat aus Start oder Ende ko­pie­ren) und al­les ist so, wie es sein soll. – Sie fra­gen, war­um das funk­tion­iert? Nun, der ers­te Teil der For­mel ist bekan­nt. Dann fol­gt das Plus mit der in Klam­mern ste­hen­den auszuw­er­tenden For­mel, dass B2 klein­er ist als A2. Das Ergeb­nis ist entwed­er WAHR oder FALSCH. In­tern ist für Ex­cel WAHR = 1, und FALSCH = 0. Was im End­ef­fekt be­deu­tet, dass im­mer dann, wenn die En­de-Zeit (und nur die) klein­er ist als die An­fangs­zeit, dann wird +1 gerech­net, son­st +0. Die­se For­mel ein­mal einge­tra­gen kann prob­lem­los nach un­ten ko­piert wer­den, die Berech­nung wird stets kor­rekt vorgenom­men.

Nach­trag: Zwis­chen­zeitlich ver­wende ich die­se For­mel in leicht abge­wan­del­ter Form:

So wird das Ergeb­nis als Zeit aus­gegeben

Ohne die Pau­se wäre die For­mel dann: =B2-A2+N(B2<A2) und ent­sprä­che da­mit fast der vor­her de­fi­nier­ten For­mel. Der Vor­teil hier: Das Ergeb­nis wird hier auch gle­ich im Zeit-For­mat aus­gegeben und muss nicht nicht noch an­ders for­matiert wer­den. Die Abbil­dung wur­de mit Ex­cel 2013 er­stellt.

Kei­ne Re­gel ohne Aus­nahme. Wenn Sie min­destens 1 gan­zen Tag im Ein­satz wa­ren, dann kann Ex­cel natür­lich nicht erken­nen, wann der Start und wann das Ende war. Dar­um hier ein zweit­er Lö­sungs­weg. Sie begin­nen am 03.01.2011 um 18:00 mit der Ar­beit und en­den am 05.01.2011 um 12:00. Dann müs­sen Sie die Ein­ga­ben in die Zel­len mit der An­ga­be des Da­tums ma­chen:

Zeit­eingabe mit Da­tum

Sie erken­nen, dass zwis­chen Da­tum und Zeit ein Leerze­ichen ist. Für die Berech­nung der Arbeit­szeit gel­ten hier zwei Re­geln: 1. Die For­mel kann auch so ausse­hen: =B2-A2-C2 und sie wird nicht zu Feh­lern füh­ren, da bei kor­rek­ter Ein­ga­be der Dat­en der Wert in Spal­te B im­mer grö­ßer sein wird als in Spal­te A. Das Da­tum wird hier ja bei der Berech­nung der Zeit-Dif­ferenz mit ein­be­zo­gen. Und 2.: Die Spal­te C muss in ei­nem be­nut­zer­de­fi­nier­ten Zahlen­for­mat dar­ge­stellt wer­den: [h]:mm ist der kor­rek­te Wert. Das „h” oder „hh” (für die Stun­den) muss in eck­ige Klam­mern ein­ge­schlos­sen sein, da­mit die kor­rek­te Zahl er­scheint. Son­st wer­den alle vol­len Tage „unter­schla­gen” und nur jene Stun­den an­ge­zeigt, die als Rest berech­net wer­den, wenn die Gesamt­stun­den durch 24 divi­diert (ge­teilt) bzw. die gan­zen Tage sub­trahiert (abge­zo­gen) wer­den.

Hin­weis: Sie kön­nen natür­lich auch stan­dard­mäßig bei Zeit­berech­nun­gen ein Da­tum mit ein­ge­ben, selb­st wenn bei­de Zeit­en am gle­ichen Tag oder das Ende am Fol­ge­tag ist. Die Berech­nung wird im­mer kor­rekt sein.

Wie bere­its erwäh­nt, es füh­ren vie­le Wege nach Rom. An­de­re Berech­nun­gen mit der REST()-Funk­tion oder auch dem WENN() sind ähn­lich effek­tiv. Die REST()-Funk­tion hat den Charme, dass beim Ergeb­nis gle­ich die Uhr­zeit im Zeit-For­mat an­ge­zeigt wird: =REST(En­de-An­fang;1). Su­chen Sie sich bei Be­darf aus dem Netz die Lö­sung, die Ih­nen am meis­ten liegt.

Last but not least: Mit­un­ter wird vorgeschla­gen, die Op­ti­on 1904-Datum­swerte zu ak­ti­vie­ren. Ich rate da­von ei­gent­lich im­mer ab, die­se Funk­tion­al­ität birgt mehr Ge­fah­ren in sich als es Vor­tei­le bringt. Ein­zig beim Im­port von Mac-Da­tei­en (Ap­ple) ist die­ser Punkt wich­tig und wirk­lich sin­nvoll.

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