Diese Form der Auswer­tung wird gewiss öfter ein­mal im kaufmän­nis­chen Bere­ich fäl­lig sein: Es sollen die Umsätze jedes einzel­nen Kun­den, der beispiel­sweise in den let­zten 30 Tagen Umsatz gemacht hat, in ein­er getren­nten Liste oder Tabelle aus­gegeben wer­den. Dazu eignet sich Pow­er Query (neben den üblichen Formeln oder Piv­ot­Table) sehr gut. Als Beispiel laden Sie bitte diese Tabelle aus dem Blog herunter:

Die „nack­te”, unfor­matierte Liste mit den Dat­en

Ihnen fällt vielle­icht auf, dass die Spalte C aus­ge­blendet ist. Das hat fol­gen­den Hin­ter­grund: damit das Datum in Spalte B immer inner­halb der let­zten 30 Tage ab dem ger­ade aktuellen Datum liegt, ist in Spalte B fol­gende Formel einge­fügt: =HEUTE()-C2. Sie erken­nen, dass vom heuti­gen Tage an eine Anzahl von Tagen sub­trahiert und dieses berech­nete Datum hier dargestellt wird.

In Spalte D sind nach dem Zufall­sprinzip Zahlen zwis­chen 0 und 59 einge­fügt. Dadurch wird der heutige (aktuelle) Tag bis knapp 2 Monate zurück berech­net. Dass die Spalte ver­steckt ist dient nur der Optik. – Zur Auswer­tung gehen Sie nun so vor: Klick­en Sie irgend­wo in die Dat­en, aktivieren Sie die Pow­er Query-Funk­tion­al­ität und wählen Aus Tabelle:

Import der Dat­en, Schritt 1

Kon­trol­lieren Sie den vorgeschla­ge­nen Bere­ich und acht­en Sie auch darauf, dass das Häkchen bei Tabelle hat Über­schriften geset­zt ist. Es öffnet sich der Abfrage-Edi­tor und sie sehen dieses Bild:

Die importierten Dat­en im Abfrage-Edi­tor

Obwohl die Spalte mit den Dif­feren­z­ta­gen in der Tabelle mit den Quell­dat­en aus­ge­blendet ist, wird sie (natür­lich) in dieser Abfrage gezeigt. Da wir diese Spalte auch in der Ergeb­nis-Tabelle nicht brauchen, wer­den sie diese Dat­en als erste löschen. Ein Klick in die entsprechende Über­schrift und Entf. Als näch­stes ist es sin­nvoll, den Daten­typ der zweit­en Spalte auf (nur) Datum zu ändern. Damit ist die Vorar­beit been­det. – Klick­en Sie nun in der Über­schrift Datum auf ▼ und wählen im Kon­textmenü den Punkt Datums­fil­ter. Im Unter­menü zeigen sie auf  In den ver­gan­genen…

Datums­fil­ter – Menü

Und tra­gen Sie im Dialogfen­ster die gewün­schte Anzahl von Tagen ein, anschließend mit OK bestäti­gen.

Zahl 30 einge­tra­gen und „Tage” belassen

In der Sta­tuszeile des Abfrage-Fen­sters erken­nen sie, dass die Liste auf 30 Zeilen geschrumpft ist. Auch eine Kon­trolle wird ergeben, dass nur kalen­darischen Dat­en in der let­zten 29 Tage und des aktuellen Tages aufge­führt sind.

Jet­zt geht es darum, die Umsätze der einzel­nen Kun­den im dargestell­ten Zeitraum zu sum­mieren. Dazu markieren Sie die Spalte Kunde, weil ja der Umsatz je Kunde dargestellt wer­den soll. Klick­en Sie auf das Sym­bol Grup­pieren nach und ändern Sie im Dialogfen­ster die einzel­nen Felder auf die hier dargestell­ten Werte:

Diese Werte zum Grup­pieren übernehmen

Nach einem OK sind ruck zuck die Ergeb­nisse sicht­bar. Ver­gle­ichen Sie gerne mit dem hier gezeigten Ergeb­nis; es sollte iden­tisch sein:

Die Umsätze der let­zten 30 Tage …

Jet­zt noch Schließen & laden oder Schließen & laden in… und das Ergeb­nis wird als Tabelle bzw. Liste in ein neues Blatt oder die gewün­schte Stelle geschrieben. – Das von mir erstellte Ergeb­nis kön­nen Sie hier heunter laden.

Auch wenn es mit Formeln oder auch VBA dur­chaus mach­bar ist empfinde ich diese Vorge­hensweise als angenehmer. Wenn Sie etwas Sicher­heit im Umgang mit PQ haben, ist dieser Weg gewiss flex­i­bler und auch trans­par­enter.

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