Stundennachweis für Mindestlohn

Nachweis für die Einhaltung des Mindestlohns

Das Gesetz

Seit dem 1.1.2015 gilt das Gesetz für den Mindestlohn. Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, der Nachweis- und Dokumetationspflicht nachzukommen. Mit Inkrafttreten dieses Gesetzes muss pro Mitarbeiter folgendes dokumentiert werden:

  • Beginn der Arbeitszeit (täglich)
  • Ende der Arbeitszeit (täglich)
  • Dauer der täglichen Arbeitszeit

Diese Aufzeichnungen müssen zeitnah, spätestens bis zum 7. Tag der erbrachten Arbeitsleistung vorgenommen werden. Dadurch bietet sich insbesondere in kleineren Unternehmen an, dass diese Dokumentation mit Excel vorgenommen wird.

Die Dokumentation

Wir haben in dieser Mappe verschiedene Varianten einer möglichen Dokumentation zusammengestellt. Alle genügen unseres Wissens den gesetzlichen Anforderungen (Stand März 2015), jedoch liegt die Form und der Umfang der Dokumentation allein in den Händen des Arbeitgebers. Mit der Nutzung dieser Vorlagen befreien Sie uns automatisch von jeglicher Haftung.

 Prinzipielles

 In der Mustermappe sind verschiedene Namen in den einzelnen Arbeitsblättern angegeben. Diese können Sie Ihren Bedürfnissen nach Belieben anpassen. Der Name, welcher im Blatt-Register steht, wird identisch in A1 eingetragen. Bei Änderung des Namens wird de Text in dieser  Zelle automatisch angepasst. Das gilt für alle Ihnen hier zur Verfügung gestellten Mappen.

In den verschiedenen Blättern (Namen) sind unterschiedliche Konfigurationen in Sachen Optik enthalten. Die Funktionalität ist bei allen Blättern gleich. Ein kurzer Überblick darüber, was in den einzelnen Blättern allgemein als Basis vorhanden ist oder auch jeweils als „Plus“ hinzu gefügt wurde, folgt.

Die endgültigen Mappen sind so ausgelegt, dass die Daten für einen Monat eingetragen werden.Darum empfehlen wir Ihnen, die entsprechende Datei als Vorlage mit einem entsprechenden Namen abzuspeichern. Diese Template-Datei rufen Sie dann über Datei | Neu auf und wählen dann diese Vorlage. Der Effekt ist dann, dass Sie diese Vorlagen-Datei ohne Daten haben, aber beim ersten speichern auf jeden Fall einen Dateinamen eingeben müssen. Hier empfehlen wir Ihnen den entsprechenden Monatsnamen zu integrieren.

Alle Blätter

Wichtig: Das erste Arbeitsblatt bitte nicht verschieben, weil sich darauf verschiedene Operationen beziehen. Eine Änderung der beiden Namens ist selbstverständlich möglich und naturgemäß sinnvoll. Bei den Vorlagen, welche Sie getrennt herunterladen können, ist ja nicht nur das eine, das erste Blatt vorhanden (Hugo Hurtig), sondern stets auch ein Folgeblatt (Lieschen Müller). Um neue Namen für Mitarbeiter einzufügen, kopieren Sie das (idealerweise noch leere) zweite oder weitere Blatt und fügen es am Ende ein. Sowie Sie den Namen im Register geändert haben, wird auch in A1 des entsprechenden Blattes der Name geändert.

Es gibt ein verstecktes, ausgeblendetes Arbeitsblatt mit dem Namen Feiertage. Hier sind in einer Liste/Tabelle alle bundeseinheitlichen Feiertage einschließlich Heilig Abend und Silvester eingetragen. Sie dient dazu, auf Wunsch die Feiertage besonders farblich hervor zu heben. Bei Änderungsbedarf klicken Sie mit rechts auf eine beliebige Registerkarte mit den Namen und wählen im Kontextmenü Einblenden… aus. Anschließend können Sie Zeilen löschen oder am Ende der Liste neue Feiertage anfügen. Die kalendarischen Daten müssen nicht sortiert sein.

Die meisten Zellen sind gegen Änderungen gesperrt. Folgende Ausnahmen sind gegeben:

  •  Zelle A6: Ausschließlich hier wird ein Datum für den Monatsersten eingegeben. Darauf bezieht sich B4 sowie weitere Zellen in folgenden Arbeitsblättern. Hier wird jeweils ein Datum mit dem ersten des entsprechenden Monats erwartet.
  • Zelle G3:Hier steht der Stundenlohn drin. Er sollte natürlich mindestens den gesetzlichen Grundlagen entsprechen, also derzeit 8,50 €.
  • Zelle J2: Die maximal zu leistende Stundenzahl. Die Zelle kann frei bleiben, wenn keine Beschränkungen bestehen.
  • Zelle J3: Insbesondere Für Mini-Jobs interessant. Keine Pflicht-Eingabe, aber die Zelle kann (wie auch J2) für die bedingte Formatierung genutzt werden.
  • Bereich B6:D36: Alle Pflichteingaben sind hier erfasst. Sie dienen der Berechnung der Arbeitszeit (Dokumentations-Pflicht) für den jeweiligen Tag. Wenn hier keine Eingaben erfolgen, wird in Spalte E der Wert von 0:00 berechnet, wegen des Zahlenformats aber nicht angezeigt.

Weitere Zellen enthalten Berechnungen und sind wegen der Formeln gesperrt und können auch nicht ausgewählt werden. Wenn Sie den Blattschutz aufheben (kein Passwort), dann können Sie selbstverständlich die Formeln Ihren Wünschen anpassen.

Laden Sie für die Übersicht das Template-File hier herunter.

Hugo Hurtig

Hier noch einmal der wichtige Hinweis, dass sich diese namensbezogenen Hinweise ausschließlich auf die Mustermappe beziehen. Bei den Template-Dateien gibt es auch das Blatt für Hugo Hurtig und für Lieschen Müller, dort aber ist die optische Gestaltung einheitlich. Nur das erste Blatt sollte an der Position bleiben.

Dieses Arbeitsblatt hat den schlichtesten Aufbau von allen Blättern. Keine Hervorhebungen, keine Besonderheiten. Sie können dieses Blatt auch als Basis für die Gestaltung der weiteren Blätter verwenden. Die Formeln sollten Sie aber mit Bedacht verändern, falls Sie die Notwendigkeit sehen.

Laden Sie das Template-File für die einfache Ausführung ohne Formatierung hier herunter.

Lieschen Müller

Bei diesem und den folgenden Blättern wird das Datum des Monats automatisch aus dem Blatt Hugo Hurtig übernommen. Aus dem Grunde ist hier auch die Zelle A6 gesperrt. Weiterhin sind hier die Wochenenden und die Feiertage durch eine Bedingte Formatierung farblich hervorgehoben. Die Farben können Sie natürlich nach eigenem Geschmack ändern.

Die Feiertage sind im versteckten Arbeitsblatt Feiertage in einer Liste aufgeführt. Diese können Sie nach Belieben editieren. Die Reihenfolge ist nicht relevant.

Laden Sie das Template-File mit den farblichen Hervorhebungen für Wochenenden und Feiertage hier herunter.

John Doe

Auf der Basis der Lieschen Müller – Datei sind hier noch zwei plus zwei Bedingte Formatierungen dazu gekommen. Das bedeutet aber auch, dass Sie in Versionen unter 2007 darauf verzichten müssen, wenn Sie nicht mit VBA arbeiten wollen.

Die beiden zusätzlichen Formatierungen betreffen die Maximal Stunden und das Maximal Brutto. Der Hintergrund der Zelle ändert sich jeweils, wenn 90% und wenn 95% des Grenzwertes erreicht sind. Ein kleiner, optischer Warnhinweis.

Laden Sie das Template-File mit den zusätzlichen Formatierungen für die Grenzwertüberwachung bei den Stunden und dem Entgelt hier herunter.

Jane Doe

Zusätzlich zu den Formatierungen von John Doe wird hier eine neue Funktionalität eingebaut. In der Spalte Pause wird per Formel automatisch der gesetzlich vorgeschriebene Wert eingetragen. Derzeit sind das 30 Minuten bei mehr als 6 Stunden Arbeit und 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden.

Sollten Sie speziell diese Funktionalität unter Excel 2003 oder früher nutzen wollen, dann entfernen Sie die entsprechenden Bedingten Formatierungen, um Irritationen zu vermeiden.

Laden Sie das Template-File mit der automatischen Pausen-Berechnung hier herunter.

Für spezielle Wünsche steht Ihnen unser Sponsor gerne mit Rat und Tat zur Seite (wir vermitteln das gerne und bleiben auf Wunsch auch Ihr Ansprechpartner). Das betrifft insbesondere auch das erfassen von Krankheits- und Urlaubstagen, welche ja nicht einfach „unter den Tisch fallen“ dürfen sondern bezahlt werden müssen. Erforderlichenfalls bindet unser Partner auch noch eine Spalte für das Datum des Eintrags in die Liste ein.

Selbstverständlich ist es auch möglich, eine fertige Vorlage (*.xlt, *.xltx, *.xltm) zu erstellen, welche auch bereits einen Namensstamm der Mitarbeiter enthält. Bei Ausscheiden eines Mitarbeiters wir das Blatt dann ausgeblendet, versteckt und auf Wunsch auch nach der Aufbewahrungsfrist aus der „echten“ Template gelöscht.

Hinweis: Ergänzend weisen wir darauf hin, dass wir eine ausführlichere Beschreibung der einzelnen Mappen erstellt haben. Klicken Sie hier, um die Beschreibungen in einem getrennten Fenster lesen zu können.

▲ nach oben …

Dieser Beitrag wurde unter Datum und Zeit, Downloads, Formatierung, Stundenabrechnung abgelegt und mit , , , , , , verschlagwortet. Setze ein Lesezeichen auf den Permalink.