Wissensstand: Level 1 ⇒ Einsteiger in PQ, keine/kaum Erfahrung
In Power Query eine benutzerdefinierte Sortierung nutzen
In Excel ist es ja problemlos möglich eine eigene, benutzerdefinierte Liste für eine Sortierung anzulegen. In Power Query ist standardmäßig dafür keine Möglichkeit vorgesehen. Dennoch gibt es aber natürlich auch in dieser Umgebung einen Weg, dieses Vorhaben zu realisieren.
Laden Sie diese Datei mit 1.000 Namen und unterschiedlichen Betriebsstätten von unserem Server herunter. Im Arbeitsblatt Betriebsangehörige sind die Namen nebst Standorten aufgeführt, im Blatt Standorte gibt es 9 unterschiedliche Bezeichnungen (Standorte) in exakt jener Reihenfolge, wie die Sortierung im ersten Blatt vorgenommen werden soll. In einem weiteren Schritt soll anschließend noch eine Sortierung nach Name, Vorname innerhalb des Standorts vorgenommen werden.
Importieren Sie die Datei bzw. die beiden formatierten Tabellen auf beliebigem Wege in den Power Query-Editor. Sie erkennen, dass die Sortierung Ausgesprochen willkürlich ist bzw. gar nicht vorliegt:
Keine Ordnung ist auch eine Art von Ordnung 😉
Idealerweise werden sie nun diese Abfrage sichern: Datei | Schließen & Laden in… und wählen Sie dort den Punkt Nur Verbindung erstellen aus. Damit wird die Abfrage gesichert, ohne als Tabelle in Excel (also sichtbar) gespeichert zu werden. Importieren Sie im nächsten Schritt die Tabelle mit den Standorten. Diese speichern Sie erst einmal ohne jegliche Änderung auf die gleiche Art und Weise.
Führen sie im rechten Seitenfenster einen Doppelklick auf die untere der beiden Abfragen, also Standorte aus. Dadurch wird die Abfrage in Editor wieder geöffnet. Wählen Sie das Menü Spalte hinzufügen aus und im Menüband erweitern Sie den Eintrag Indexspalte ▼. Klicken Sie hier auf Von 1. Umgehend wird die neue Spalte mit den Zahlen 1 bis 9 aufgefüllt. Dieser Index entspricht der gewünschten Reihenfolge für die Sortierung im Hauptblatt.
Falls links der Tabelle mit der Abfrage nur der Text Abfragen und das > Zeichen zu sehen sind, Klicken Sie auf genau den Text. Dadurch wird eine Liste der existierenden Abfragen im rechten Seitenfenster eingeblendet. Wählen Sie in dieser Aufstellung nun durch einen einfachen Mausklick die Abfrage Betriebsangehörige. Menü Start bzw. Home und erweitern Sie im Menüband das Symbol Kombinieren. Erweitern Sie auch hier die Auswahl Abfragen zusammenführen▼ und wählen die untere der beiden Möglichkeiten: Abfragen als neue Abfrage zusammenführen.
Im Dialog ist im oberen (großen) Kasten in der erste Teil der Abfrage Betriebsangehörige dargestellt. Klicken Sie nun hin das kleine Textfeld direkt darunter und wählen Sie und die Abfrage Standort. Um diese beiden Abfragen zu verknüpfen, Klicken Sie bei Betriebsangehörige in die Spalte Standort und unten bei Standorte in die Spalte Standorte. Die Vorgabe bei Join-Art kann so bleiben :
Zusammenführen als Vorbereitung für die Sortierung
Nach einem OK erkennen Sie, dass es eine weitere, neue Abfrage gibt. Diese hat den Namen Merge1. Neben den 3 bisherigen Spalten gibt es die Spalte Standorte, wo der Inhalt jeder einzelnen Zeile erst einmal nur Table ist. Erweitern Sie die Überschrift Standorte
durch einen Klick auf den Doppelpfeil und es öffnet sich dieser Dialog:
Es soll nur die Spalte „Index” angefügt werden
Entfernen Sie hier das Häkchen bei Standorte als auch unterhalb des Rahmens bei Ursprünglichen Spaltennamen… Nach einem OK werden Sie erkennen, dass nun die vierte Spalte die Überschrift Index trägt und in den einzelnen Zeilen die Reihenfolge für die Sortierung vermerkt ist.
Sortieren Sie nun die Spalte Index aufsteigend. Anschließend sortieren Sie die Spalte Name und danach Vorname aufsteigend. Und als letzten Schritt Klicken Sie in die Überschrift Index und entweder die Taste Entf oder ein Rechtsklick in die Überschrift und Entfernen. Jetzt noch ein Klick auf Schließen & laden und in einem neuen Tabellenblatt wird die nun nach Vorgabe sortierte Liste gespeichert.
Und wenn nun beispielsweise Igor Ahrens wegen einer Heirat in den Nachnamen Brauer bekommt und die Änderung in der Tabelle des Blattes Betriebsangehörige vorgenommen wird, dann reicht ein Klick auf Daten | Alle aktualisieren und dem Herrn Ahrens wird in der durch Power Query erstellten Abfrage ein neuer Platz an der entsprechenden Position zugewiesen.
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