Im Ab­lauf viel­er Un­ter­neh­men wird beispiel­sweise durch ein ERP-Sys­tem an je­dem Arbeit­stag eine neue Lis­te im *.xlsx- oder *.csv-For­mat mit den unter­schiedlich­sten Dat­en er­stellt. Und der Über­sicht we­gen lie­gen die­se Files auch nicht in ei­nem einzi­gen Ord­ner son­dern oft nach Monat­en bzw. nach Jahr und Mo­nat getren­nt. Die Verze­ich­nis­na­men tra­gen dann beispiel­sweise den Monat­sna­men, die Monat­szahl oder das Da­tum in irgen­dein­er Form; die Files ha­ben dann in der Re­gel auch das Da­tum in der Form 2017-08-13, mit­un­ter aber auch mit ei­nem vor­angestell­ten oder ange­hängten Zu­satz.

In der Prax­is sieht es nun oft so aus, dass ein Mal der bish­erige Stand in ein­er Excelta­belle zusam­mengestellt und da­nach die durch das Sys­tem täg­lich neu er­stell­te Da­tei per copy/pas­te ange­fügt wird. Ich ken­ne genü­gend Fäl­le, wo­bei durch Unacht­samkeit die Dat­en ei­nes Ta­ges dop­pelt ange­fügt wor­den sind und da­durch natür­lich das Bild to­tal ver­fälscht war. Es sind auch schon ein­mal Dat­en nicht ein­ge­pflegt wor­den, weil in Köln zwar der Rosen­mon­tag ein arbeits­freier Tag war in Ber­lin aber dur­chaus gear­beit­et wur­de und dort natür­lich ein Re­port für die Zen­trale in Köln er­stellt wor­den ist.

Ex­cel bie­tet mit Pow­er Que­ry eine her­vor­ra­gende Mög­lich­keit, die­sen Vor­gang zu automa­tisieren. Da­bei wird der ge­sam­te Datenbe­stand ei­nes Verze­ich­niss­es (Map­pe, Fold­er) ein­ge­le­sen und nach ei­nem Klick auf Aktu­al­isieren auch auf den neu­es­ten Stand ge­bracht. Eine sehr aus­führliche An­lei­tung find­en Sie für Quell­dateien des Typs *.xlsx hier im Blog, für csv-Da­tei­en an die­ser Stel­le.

Ge­hö­ren Sie zu den Pow­er-Usern? Dann wird Ih­nen eine kom­plexe und dur­chaus kom­prim­ierte Abhand­lung mit ei­nem klei­nen Vi­deo ge­wiss bess­er lie­gen. Der ent­spre­chen­de Bei­trag Ba­siert auf der Ver­sion Ex­cel 2016 und ver­mit­telt Ih­nen kurz und knapp, konzen­tri­ert und ohne „Abschwei­fun­gen” in Hin­ter­grund­wis­sen den Weg zum Ziel. Das Vi­deo be­zieht sich auf die *. xlsx-Da­tei­en, das unter­schiedliche Vorge­hen bei *.csv ist so ger­ing, dass die Beschrei­bung vol­lkom­men aus­re­icht.

Da das Grund­prinzip in der aus­führlichen Form bere­its in un­se­rem Blog ver­mit­telt wor­den ist, stellt die­ses ein an­ge­neh­mes aber dur­chaus loh­nens­wer­tes Ex­tra dar. Und da die Erstel­lung doch ei­ni­ges an Ar­beit und Zeit ge­kos­tet hat, soll­ten Sie den Wert solch­er Good­ies auch zu schät­zen wis­sen. Der Bei­trag als auch das Vi­deo sind zwar auf un­se­rem Blog gespe­ichert aber durch ein Pass­wort ge­schützt. Neh­men Sie ger­ne mit uns Kon­takt auf und nen­nen Sie das Stich­wort „Täg­lich neue Lis­te”, dann schrei­ben wir Ih­nen, un­ter wel­chen Bedin­gun­gen sie das Pass­wort für die­sen Bere­ich erhal­ten und dann natür­lich auch das Vi­deo herun­ter­laden kön­nen. – Hin­weis: Ei­gent­lich scha­de, dass bei ein­er der­ar­tig ho­hen Zahl an Le­sern und auch Zugrif­f­en auf die Mus­ter­dateien so we­ni­ge Nut­zer un­se­res Wis­sens bere­it sind, das auch durch ei­nen Klick auf den Donate-But­ton (auf jed­er Sei­te oben rechts) zu hon­ori­eren… 😥 

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