Hin­weis:
Die Arbeitss­chritte dieses Beitrages sind in einem kleinen Video doku­men­tiert. Das unter­stützende Begleit-Video find­en Sie auf YouTube an dieser Stelle.

Beacht­en Sie bitte: Dieses Begleit-Video enthält zusät­zliche Infor­ma­tio­nen, die im fol­gen­den Beitrag nicht doku­men­tiert sind!

Eine Auf­gabe, die mir anfangs recht sim­pel schien, erweit­erte sich rasch zu einem kleinen Pro­jekt. Gegeben waren ver­schiedene Pro­duk­te, die an unter­schiedlichen kalen­darischen Dat­en verkauft wor­den sind. Diese Liste ist for­mgerecht zeilen­weise aufge­baut:

Die Roh-Dat­en für die Analyse

Sie erken­nen, dass in Spalte A die unter­schiedlichen Pro­duk­te, in Spalte B ein Datum und in Spalte C der jew­eils passenden Monat mit einem Kürzel dargestellt ist. Allerd­ings im Gegen­satz zu der typ­is­chen Schreib­weise des Excel-Zahlen­for­mats hier in Großbuch­staben. – Im Tabel­len­blatt Auswer­tung sehen Sie die Wun­schvorstel­lung des Fragestellers:

Die endgültige Ziel-Vorstel­lung des Fragestellers im Forum

Da exakt diese Darstel­lung doch einen höheren Aufwand bedeutet, habe ich das Pro­jekt in 3 kleinere Teile ges­plit­tet. Im 1. Teil (diesem Beitrag) wer­den nur die in der Liste aufge­führten Monate mit den vorgegebe­nen Über­schriften (gekürzten Monat­sna­men) berück­sichtigt, der 2. Teil zeigt dann zwar alle Monate aber mit den aus­geschriebe­nen Namen der Monate sowie ein­er kleinen Hil­f­sta­belle in Excel und im let­zten Teil^*) kom­men sie ohne diese Hil­f­sta­belle aus und kön­nen bei der Spal­tenbeze­ich­nung zwis­chen den 3‑stelligen und den lan­gen Monat­sna­men wählen.

^*) Diesen Teil werde ich nicht offen im Blog anbi­eten. Die Basis-Funk­tion­al­ität habe ich ihnen in den 1. bei­den Beiträ­gen dieses The­mas dargelegt und prinzip­iell sollte das auch zielführend sein. Lesen Sie hier mehr zu der Begrün­dung, warum manche aufwendig recher­chierten und ver­ar­beit­eten Beiträge auch einen Beitrag von ihrer Seite erfordern. Ein weit­er­er Beitrag zum The­ma: hier; der Beitrag ist allerd­ings (zwecks Präven­tion vor emo­tionalen Angrif­f­en) auch Pass­wort-geschützt, Sie bekom­men den Zugang aber ohne „dumme Nach­fra­gen” auf Ihre Anfrage. 😎 

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Kurz, knapp, (relativ) schnell und effektiv

Ein­er der Grund­sätze in Excel heißt: „Form fol­lows func­tion” was prinzip­iell bedeutet, dass die Funk­tion­al­ität und natür­lich das Ergeb­nis sel­ber höher zu bew­erten ist als das Ausse­hen. Dem stimme ich voll und ganz zu. Darum wird auch in dieser ersten Übung nicht alles berück­sichtigt, was als Wun­sch vor­ge­tra­gen wor­den ist. Die haupt­säch­liche Ein­schränkung: Es wer­den nur die Monate dargestellt, die auch in der Liste des Blattes Pro­duk­te aufge­führt sind.

Begin­nen Sie damit, dass sie den Cur­sor irgend­wo in die Liste des Blattes Pro­duk­te bewe­gen und anschließend StrgL oder StrgT betäti­gen, um aus den Dat­en eine For­matierte Tabelle zu erstellen. Je nach Excel-Ver­sion wer­den sie nun diese Liste entwed­er über den Menüpunkt Pow­er Query oder Dat­en nach Pow­er Query importieren, indem sie auf Von bzw. Aus Tabelle anwählen. Im Abfrage-Edi­tor stellen sich die Dat­en nun so dar:

Direkt nach dem Import: Die Dat­en

Um möglichst effek­tiv zu arbeit­en, kön­nen Sie die Über­schriften so belassen wie sie sind. Klick­en Sie nun zuerst in die Über­schrift Pro­dukt, Strg und dann ein Klick in die Über­schrift Spalte1. Da sie sich ja immer noch im Menü Start befind­en, direkt ein Klick auf die Schalt­fläche Grup­pieren nach. Übernehmen Sie alle vorgegebe­nen Ein­stel­lun­gen und nach einem Klick auf OK stellt sich das ganze so dar:

Die grup­pierten Dat­en mit der Anzahl der verkauften Ein­heit­en

Markieren Sie die Spalte mit den Monatskürzeln, indem sie in die Über­schrift Spalte1 Klick­en. Wech­seln Sie nun zum Menü Trans­formieren. In der Gruppe Beliebige Spalte Klick­en Sie auf das Sym­bol für Piv­otieren:

Etwas ver­steckt: Der Menüpunkt Piv­otieren

Der fol­gende Dia­log sieht so aus:

Der Dia­log für das Piv­otieren der Dat­en

Ich habe mir angewöh­nt, den Text immer wieder genau durchzule­sen, um zum gewün­scht­en Ergeb­nis zu kom­men. Hier ste­ht unschein­bar aber ganz klar: Ver­wen­den Sie die Namen in Spalte "Spalte1" zum Erstellen neuer Spal­ten. Also: Die Spalte mit dem Namen Spalte1 war markiert und diese Inhalte wer­den nun als Über­schrift für die Kreuzta­belle ver­wen­det. Die Beze­ich­nung „Wertes­palte” ist vielle­icht nicht ganz so eingängig, aber wenn sie einem Moment auf das (i) neben Wertes­palte zeigen, wird ein erk­lären­der Text einge­blendet. – In den reinen Daten­bere­ich sollen ja jew­eils die Werte der Spalte Anzahl einge­tra­gen wer­den, darum wählen Sie im Kom­bi­na­tions­feld die Zeile mit Anzahl aus. Nun ein Klick auf Erweit­erte Optio­nen und es wird ein Kom­bi­na­tions­feld für die Aggre­gatwert­funk­tion einge­blendet. Hier wählen Sie statt Summe die unter­ste Auswahl Nicht aggregieren. Nach einem Klick auf OK ist prinzip­iell das Wun­schergeb­nis schon erre­icht:

Vorschau des Ergeb­niss­es im Edi­tor

Wenn Sie an dieser Stelle über Start | Schließen & laden gehen, haben Sie ein solides Ergeb­nis der gegebe­nen Dat­en als Kreuzta­belle. Dass die Felder mit dem Inhalt null leer sind, wer­den sie wahrschein­lich aus anderen Übun­gen mit Pow­er Query ken­nen. Wenn Sie möcht­en, dass die Felder nicht leer sind, son­dern dass dort die Zahl 0 drin ste­ht, dann öff­nen Sie noch ein­mal den Abfrage-Edi­tor, markieren die Spal­ten mit den Monat­en und (beispiel­sweise über Recht­sklick) Werte erset­zen…, null durch 0 und das Ergeb­nis für die Kreuzta­belle mit den Kurz­na­men für die Monate ist opti­mal:

Das Endergeb­nis für diese Kurz­darstel­lung

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Ref­er­ence: #6292