Daten-Import aus US-Textdateien (*.csv, *.txt, …)

Excel, alle Ver­sio­nen

Immer wieder ein Stolper­stein: Numerische Dat­en, die im US-For­mat vor­liegen, sollen in einem deutschen Excel ver­ar­beit­et wer­den. So schön, wie es vielfach ist, dass Excel „mit­denkt”, so ärg­er­lich kann es manch­mal sein. Ich habe Ihnen eine kleine Beispiel-Datei erstellt, wo die Werte per Tab­u­la­tor getren­nt sind. Der besseren Erkennbarkeit wegen habe ich die Werte in MS Word einge­fügt und die Tab-Zeichen auch sicht­bar gemacht:

Mit [Tab]-Zeichen getren­nte Werte (Hier in MS Word angezeigt)

Beacht­en Sie bitte, dass der Dez­i­mal­tren­ner ein Punkt und der Tausendertren­ner ein Kom­ma ist. Die dritte Zahl der ersten Zeile ist also nach unserem Ver­ständ­nis und wäre der europäis­chen Schreib­weise entsprechend acht Kom­ma drei (8,3) und die dritte Zahl der drit­ten Rei­he ist in Wirk­lichkeit acht­tausend (8.000). Diverse Pro­gramme, ins­beson­dere in weltweit arbei­t­en­den Konz­er­nen exportieren Dat­en auf diese Weise.

Um die Zahlen nun ins Excel zu brin­gen, gibt es viele Wege. Eine der Möglichkeit­en sieht so aus, dass Sie diese Datei (bitte jet­zt per RechtsKlick herun­ter­laden und getren­nt auf Ihrem Rech­n­er spe­ich­ern, alter­na­tiv hier als *.zip-Datei) mit einem beliebi­gen Edi­tor oder Textver­ar­beitung öff­nen, die Dat­en kopieren und dann direkt in Excel per StrgV ein­fü­gen. Über­raschung …

Dat­en wur­den per copy and paste direkt einge­fügt

Nun ja, in C1 ste­ht nicht 8,3 son­dern 08. Mrz, sprich der 8.3. als Datum in der Kurz­schreib­weise. Für B2 gilt die gle­iche Fehlin­ter­pre­ta­tion. In A3 ist der Wert ein­fach als Text inter­pretiert wor­den (Aus­rich­tung links) und in C3 wurde das Kom­ma so gew­ertet, dass es der Dez­i­mal­tren­ner ist und dort ste­ht nun nur die 8. Dieses „eigen­willige” Ver­hal­ten gilt prinzip­iell für alle deutschen Ver­sio­nen des Excel.  😡

Das kann es also nicht gewe­sen sein. Bei diesen weni­gen Zahlen ist eine Kor­rek­tur per Hand ja noch denkbar, aber meist sind es ja doch erhe­blich mehr Dat­en und da ist dieses Vorge­hen dann ein absolutes „no go”. Schließlich müssen Sie Zelle für Zelle ver­gle­ichen, ob die Werte OK sind oder kor­rigiert wer­den müssen. Beispiel aus der obi­gen Abbil­dung: Die 8,000 (US-For­mat) wer­den sich nach einem Import per copy and paste nicht von ein­er „echt­en” 8 (auch US-For­mat) unter­schei­den, im deutschen Excel ist das Ergeb­nis gle­ich.

Aber es gibt ja noch mehrere Wege, die zum Ziel führen kön­nen. Um für die fol­gen­den Tests eine „saubere” Grund­lage zu haben, schließen Sie bitte die aktuelle Mappe. Im näch­sten Schritt wer­den Sie die bere­its gespe­icherte Text-Datei ein­fach in Excel öff­nen. Acht­en Sie bei dem Datei-Öff­nen-Fen­ster bitte darauf, dass beim Dateityp entwed­er Alle Dateien (*.*) oder Text­dateien (*.prn, *.txt, *.csv) aus­gewählt sind, dann wird Ihnen die Import-Datei auch angezeigt. Umge­hend wird Ihnen solch ein Fen­ster angezeigt:

Daten­im­port mit dem Assis­ten­ten, Schritt 1

Diese Ein­stel­lung stimmt erst ein­mal, da die einzel­nen Werte ja mit einem Tab­stopp getren­nt sind. Weit­er > und …

Daten­im­port mit dem Assis­ten­ten, Schritt 2

… hier stimmt auch alles, weil das Kästchen Tab­stopp schon markiert ist. Ver­sion­s­ab­hängig muss das aber nicht so sein, acht­en Sie bitte darauf. Nach ein­er Kon­trolle, ob die Spal­ten auch richtig abge­gren­zt sind, wiederum Weit­er >:

Daten­im­port mit dem Assis­ten­ten, Schritt 3

Hier wird es inter­es­sant. Die Spal­ten an sich enthal­ten ja alle Stan­dard-Dat­en, aber das For­mat ist nicht das europäis­che. Das wis­sen wir ja inzwis­chen. Und es ist auch am drit­ten Wert der ersten Spalte erkennbar. Darum Klick­en Sie im recht­en, oberen Vier­tel auf Weit­ere…

Daten­im­port mit dem Assis­ten­ten, Schritt 4

Das ist die Vor­gabe, wie sie nor­maler­weise eingestellt ist. Dez­i­maltrennze­ichen ist das Kom­ma, das 1000^er-Trennze­ichen ist der Punkt. Dieses ist aber falsch, denn die zu importieren­den Dat­en sind ja im US-For­mat, also genau umgekehrt. Ändern Sie die Ein­stel­lun­gen entsprechend, dann sieht das so aus:

Daten­im­port mit dem Assis­ten­ten, Schritt 5

Jet­zt OK und dann auf Fer­tig stellen. Das Ergeb­nis ist so, wie es sein soll:

So sieht der kor­rek­te Import aus …

Das funk­tion­iert so mit allen Excel-Ver­sio­nen, wenn auch vielle­icht mit unter­schiedlichem Ausse­hen der Fen­ster.

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Prinzip­iell sollte es auch mit anderen Text-For­mat­en so gehen, aber weit gefehlt. Das bekan­nteste und am meis­ten ver­wen­dete For­mat ist das csv-For­mat: Comma Separat­ed Values, also mit einem Kom­ma getren­nte Werte. Solch eine Datei find­en Sie hier oder hier als gepack­te Datei. Bitte auch gle­ich lokal spe­ich­ern. Dieses File hat auch noch die Beson­der­heit, dass die 1000^er-Trennze­ichen mit enthal­ten sind. Auch in diesem Fall begin­nen Sie mit dem Copy | Paste-Ver­fahren:

*.csv – Datei (US-For­mat) direkt importiert

… und das Bild kommt Ihnen in großen Teilen gewiss von vorheri­gen Ver­suchen bekan­nt vor. Mit ein­er kleinen Aus­nahme: Sie erken­nen in E4 eine kleine Schalt­fläche mit einem Drop­Down-Pfeil. Ich habe schon ein­mal darauf gek­lickt und den entschei­den­den Punkt markiert. Über diesen Assis­ten­ten kön­nen Sie auf dem gle­ichen Wege wie vorher bere­its beschrieben die teil­weise „ver­hun­zten” Zahlen in die gewün­schte Darstel­lung umwan­deln. Diese Vorge­hen funk­tion­iert so zumin­d­est ab Ver­sion 2003, frühere Ver­sio­nen kann ich nicht über­prüfen, wahrschein­lich ist das Vorge­hen da aber ähn­lich.

Wenn die *.csv-Datei auch die 1000^er-Trennze­ichen enthält, dann ist dieses die beste Meth­ode. Alter­na­tiv wäre noch ein VBA-Pro­gramm einzuset­zen.

Nor­maler­weise sind aber in der­ar­ti­gen Dateien nur die reinen Zahlen ohne 1000^er-Tren­ner enthal­ten. Dann geht das auch sehr gut über das ganz nor­male Öff­nen der Datei. Anfangs wird jede Zeile kom­plett mit alle Tabs in die Spalte A geschrieben, aber über die Funk­tion­al­ität Text in Spal­ten kom­men Sie auch rasch zum Ziel. Eine Mus­ter­datei find­en Sie hier als *.csv und hier als *.zip. Auch die soll­ten Sie selb­stre­dend vor dem Erproben auf der eige­nen Fest­paltte spe­ich­ern.

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Zugegeben, es gibt noch einige andere Möglichkeit­en. Ins­beson­dere erwäh­nen will ich die Möglichkeit, die Lan­des-Ein­stel­lun­gen des Betrieb­ssys­tems (Win­dows) für den Import auf Englisch (USA) zu set­zen und nach dem Import der Dat­en wieder auf Deutsch­land. Aber den Weg soll­ten Sie alleine erproben und auf eigenes Risiko gehen. Passieren kann zwar nichts, außer dass Sie vergessen, die Lan­des-Ein­stel­lun­gen zurück zu set­zen und sich dann über das „eige­nar­tige” Ver­hal­ten von allen denkbaren Pro­gram­men wun­dern.

In den Ver­sio­nen ab Excel 2007 gibt es noch eine weit­ere Möglichkeit, die ich Ihnen wed­er ver­schweigen noch unbe­d­ingt ans Herz leg­en will. Im Menü Dat­en find­en Sie die Möglichkeit, über die Schalt­fläche Externe Dat­en abrufen Dat­en zu importieren.

Direk­ter Textim­port in Excel ab 2007

Sie gelan­gen auf diesem Wege direkt in den Import-Assis­ten­ten und kön­nen dort alle Ein­stel­lun­gen wie beschrieben vornehmen. Warum dann aber die Ein­schränkung, dass ich Ihnen diesen Weg nicht unbe­d­ingt ans Herz leg­en will?

Nun ja, die Dat­en wer­den hier nicht nur „ein­fach” importiert son­dern auch mit der Quell­datei verknüpft. Immer, wenn Sie diese Excel-Mappe öff­nen, wird dann erst ein­mal nach der *.txt oder *.csv, … gesucht und die Dat­en wer­den neu in das Blatt geschrieben. Das kostet nicht nur Zeit son­dern ist auch riskant, wenn sich die Ursprungs­datei ein­mal nicht mehr an dem Platz befind­et, den Excel sich gemerkt hat.

Wann Sie allerd­ings tagtäglich eine Datei mit dem gle­ichen Namen aber aktu­al­isierten Dat­en bekom­men, dann ist dieser Weg gewiss der bessere. Dazu soll­ten Sie aber genü­gend Erfahrung mit dieser Art des Vorge­hens sam­meln.

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