Zu Beginn erst ein­mal eine Def­i­n­i­tion und auch eine entschei­dende Ein­schränkung: Pow­er Query ist erst ab der Excel-Ver­sion 2010 ver­füg- und ver­wend­bar, vorher nicht; in den 365^er-Ver­sio­nen ist es wie in der 2016^er-Ver­sion nutzbar. Ab Ver­sion ²⁰¹⁶⁄₃₆₅ ist diese Funk­tion­al­ität unter der Beze­ich­nung Abrufen und Trans­formieren im Dat­en-Menü imple­men­tiert. Und eine weit­ere bit­tere Pille: In den Mac-Ver­sio­nen bis ein­schließlich 2016 ste­ht Ihnen dieses Tool auch nicht zur Ver­fü­gung. Noch ein Hin­weis zur Ver­sion 2010: Microsoft gibt an, dass „Microsoft Office 2010 Pro­fes­sion­al Plus mit Soft­ware Assur­ance” unter­stützt wird. Dem Vernehmen nach soll es auch bei „ein­fachen” Pro­fes­sion­al-Ver­sio­nen funk­tion­ieren, also ein­fach ein­mal aus­pro­bieren … (es hängt vielle­icht auch mit den steti­gen Updates und Funk­tion­al­itäts-Erweiterun­gen des Pow­er Query zusam­men).

Und was ist Pow­er Query, was macht dieses Add-In bzw. was kön­nen Sie damit machen?

Definition

Wenn Sie den Dop­pel­na­men getren­nt betra­cht­en, dann ste­ht vorne an die Pow­er, die Kraft, die Macht. Und das ist wirk­lich so, denn so manch­es ist damit recht ein­fach möglich, was son­st einen riesi­gen Aufwand bedeuten würde. Query ist der Fach­be­griff für eine (Daten­bank-) Abfrage. Es wer­den also eine oder mehrere Tabellen nach bes­timmten Kri­te­rien abge­fragt und für eine Auswer­tung vor­bere­it­et. Das kön­nen Fil­ter, Sortierun­gen, Umgrup­pierun­gen, etc. sein, aber auch Berech­nun­gen aller Art und mehr.

Solange die Quell­dat­en in ein­er Liste, ein­er tabel­lar­ischen Ord­nung vor­liegen, kön­nen sie für eine Query genutzt wer­den. Es ist vol­lkom­men egal, ob die Dat­en nun in ein­er Daten­bank, im Web, ein­er Excel- oder Text­datei (auch *.csv gehört dazu) vor­liegen, sie sind durch Pow­er Query auswert­bar.

Pow­er Query ist die logis­che For­ten­twick­lung des schon lange in Office inte­gri­erten (ein­fachen) Query-Tools, welch­es auch als Add-In zur Ver­fü­gung ste­ht und eben­falls für ver­schiedene andere Pro­gramme des Office-Pakets für Abfra­gen genutzt wer­den kann.

Zusam­men­fas­sung: Sie nutzen Pow­er Query (PQ), um Werte aus unter­schiedlichen in tabel­lar­isch­er Form ange­ord­neten Dat­en her­aus zu holen und diese in Excel zu bear­beit­en. Übri­gens: Prak­tisch jede Daten­bank kann so abge­fragt wer­den, nicht nur Access…  🙂 Noch mehr in die Tiefe geht gewiss unsere Erk­lärung der wichtig­sten Menüpunk­te, welche Sie hier im Blog find­en.

▲ nach oben …

Power Query einbinden

Falls Sie Excel 2016 ver­wen­den, dann ist PQ bere­its an Bord, läuft aber unter der Def­i­n­i­tion Abrufen und Trans­formieren. Wenn Sie Excel 2010 oder 2013 ein­set­zen, dann müssen Sie dieses Add-In erst ein­mal ein­binden. Sie kön­nen es bei Microsoft direkt herunter laden ver­suchen Sie es ein­fach ein­mal hier. Derzeit reicht es, die Datei auf Ihrem Rech­n­er ein­fach aufzu­rufen, der Rest geschieht von alleine. Eine kurze Beschrei­bung ist auch dabei. Ein­fach durchk­lick­en …  😎 Danach haben Sie einen neuen Menüpunkt, hier auf der Abbil­dung rot markiert:

Menüband für das Pow­er Query-Tool

Office 365 ist ein Kapi­tel für sich, hier soll­ten Sie sich auf den Seit­en von Microsoft sel­ber ein­mal „schlau” machen. Dieses Mod­ell ist aus mein­er Sicht nicht kon­sis­tent genug. In den Ver­sio­nen für den kom­merziellen Ein­satz ist die Fuk­tion­al­ität meines Wis­sens nach aber stets enthal­ten. Ein­fach ein­mal schauen, ob das Menü Dat­en den in der Abbil­dung gelb markierten Bere­ich hat oder nicht …

▲ nach oben …

Was kann Power Query?

Ein klein­er Teil der Fähigkeit­en wurde ja schon weit­er oben ange­sprochen. In der fol­gen­den Zusam­men­fas­sung sind auch nicht alle Fähigkeit­en aufge­führt, aber die wichtig­sten.

Suchen und verbinden

Auf jeden Fall kön­nen Sie Dat­en aus den unter­schiedlich­sten Quellen mit Excel suchen, find­en und verbinden. Dadurch, dass Sie die Dat­en verbinden, ste­ht ständig eine aktuelle Ver­sion der Quell­dat­en zur Ver­fü­gung. Das ist ein nicht zu unter­schätzen­der Vorteil. Einige beispiel­hafte Daten­quellen:

• Excel-Datei
• Text-Datei, ein­schließlich *.csv
• Web-Dat­en (Tabellen)
• Access-Daten­bank
• SQL-Serv­er
• Ora­cle-Daten­bank
• IBM DB2-Daten­bank
• MySQL-Daten­bank
• Sybase-Daten­bank
• Share­Point-Liste
• Face­book, Wikipedia Tabellen, etc.
• Active Direc­to­ry
• Fremde For­mate (beispiel­sweise *.odt) wer­den nicht direkt unter­stützt! Allerd­ings kön­nen diese ja in eines der unter­stützten For­mate exportiert wer­den.

Datenquellen zusammenführen

Oft gefordert, aus Man­gel an Kom­fort nicht so oft real­isiert an einem Beispiel: Die Daten­blät­ter Jan­u­ar bis Dezem­ber sollen für eine sin­nvolle Auswer­tung in einem neuen Daten­blatt Jahre­sum­satz zusam­menge­fasst wer­den. Aus prag­ma­tis­chen Grün­den kommt eine Kon­so­li­dierung nicht in Frage. Hier kann PQ eine enorme Arbeit­ser­le­ichterung bieten. Und das geht sog­ar mit unter­schiedlichen Typen von Daten­quellen. Daten­bank plus Web plus Excel, alles in ein­er Auswer­tung zusam­men­fassen. Und durch die Verknüp­fung der Dat­en mit den jew­eili­gen Quellen sind die Arbeits­blät­ter in Excel immer up to date. Ein Ein­stieg in diese Möglichkeit­en liegt hier im Blog als Train­ing vor.

Benutzerdefinierte Ansichten

Durch Fil­tern, Umord­nung, For­matierung, … der Quell­dat­en kann das Ausse­hen stark verän­dert wer­den. Eine PQ-Tabelle spe­ichert diese Ansicht­en und ver­wen­det diese automa­tisch wieder beim näch­sten Aufruf.

Datenbereinigung

Oft sind über­flüs­sige Zeilen und/oder Spal­ten in Quell­dat­en enthal­ten. Oder es sollen kon­se­quent und andauend bes­timmte Dat­en ent­fer­nt wer­den. Auch hier ist Pow­er Query eine gute Hil­fe.

Online-Suche

In ver­schiede­nen öffentlichen Online-Daten­quellen ein­schließlich Wikipedia-Tabellen oder sog­ar in Face­book Likes kön­nen Sie Dat­en erforschen, welche ger­adezu exem­plar­ische Vertreter für sich ständig ändernde in meist hochak­tuelle Daten­quellen sind. Auch hier beste­ht eine Zugriff­s­möglichkeit.

Ergebnisse

Jede Abfrage erzeugt ein Ergeb­nis. Dieses ist eine Liste, eine Tabelle welche im gle­ichen Work­book (Mappe, File) in Excel erstellt wird. Per Default wird die Tabelle in einem neuen Arbeits­blatt erstellt, Sie kön­nen aber auch die Ziel-Posi­tion bes­tim­men oder die kom­plette Tabelle nach Erstel­lung an einen Ihnen genehmen Platz ver­schieben. Aktu­al­isierun­gen wer­den dadurch nicht beein­trächtigt, da der Name der Tabelle dafür rel­e­vant ist.

Last but not least

… sei ange­merkt, dass sich auch Pow­er Query ständig weit­er entwick­elt (ja, es wird natür­lich von Microsoft weit­er­en­twick­elt). Weit­ere Ver­sio­nen wer­den mehr Möglichkeit­en brin­gen, Ihnen die Arbeit erle­ichtern. Sie wer­den PQ ver­mehrt dann ein­set­zen, wenn es darum geht, wiederkehrende Oper­a­tio­nen mit aktu­al­isierten Basis­dat­en vorzunehmen. Und da liegt auch die Stärke dieses Tools.

▲ nach oben …