Voraussetzungen

Die wichtig­ste Voraus­set­zung: Sie haben das Add-In Pow­er Query in Ihr Excel inte­gri­ert und aktiviert. Stan­dard­mäßig ist es in Excel ²⁰¹⁰⁄₁₃ nicht vorhan­den, Sie kön­nen es aber kosten­los von Microsoft herunter laden und dann instal­lieren. Durch die Instal­la­tion wird das Add-In automa­tisch aktiviert. Auf einen Link verzichte ich hier, da MS öfter ein­mal den „Lagerort” verän­dert und mein Link dann fehler­haft wäre 😥 . Unser Tipp: Geben Sie in der Such­mas­chine Ihrer Wahl die Begriffe Pow­er Query Down­load ein, dann wer­den Sie schnell fündig. Ab Excel 2016 ist diese Funk­tion­al­ität inte­gri­ert, aber (natür­lich) unter einem anderen Namen: Abrufen und Trans­formieren. – Eine weit­ere Voraus­set­zung für Pow­er Query ist eine Win­dows-Ver­sion ab 7.0 und min­destens Office (Excel) 2010. Ab Excel 2016 ist die Funk­tion­al­ität bere­its inte­gri­ert und im Menü Dat­en Gruppe Abrufen und Trans­formieren zu find­en.

Die Quell-Daten (Datenbasis)

Pow­er Query ist ein aus­ge­sprochen mächtiges Instru­ment zur Analyse und Auswer­tung von vorhan­de­nen Dat­en.  Dieses Tool beschränkt sich keineswegs auf Excel als Daten­quelle; hier in diesem Tuto­r­i­al wird aber auss­chließlich mit Excel Arbeits­blät­tern bzw. Intel­li­gen­ten Tabellen gear­beit­et. An passender Stelle find­en Sie den Link zu unseren Muster-Arbeitsmap­pen.

Die Quell­dat­en müssen sich nicht in ein­er (einzi­gen) Arbeitsmappe befind­en, es kön­nen auch unter­schiedliche Files sein. Die alleinige Voraus­set­zung für das Zusam­men­führen der Dat­en: Der Auf­bau der Tabellen ist immer gle­ich, das bedeutet: Jede passende Spalte der anzufü­gen­den Datei muss gle­ichar­tige Dat­en enthal­ten. Die Über­schrift muss auch iden­tisch sein, wenn die Dat­en ange­fügt wer­den sollen. Und dann darf es auch in ein­er Daten­quelle Text (als numerisch­er Wert) und in der anderen eine „nor­male” Zahl sein; das ist zwar nicht opti­mal kann aber im Nach­hinein bere­ingt wer­den.

Hinweis/Nachtrag: Wenn Sie mehrere Tabellen/Listen aneinan­der­hän­gen wollen, also ähn­lich copy/paste aneinan­der­fü­gen (was hier ja auch gefragt ist), dann müssen die Über­schriften der Spal­ten iden­tisch sein; andern­falls wird in der erzeugten Abfrage eine neue Spalte mit den entsprechen­den Werten ange­fügt. Diese Bedin­gung entspricht dem Menüpunkt Kom­binieren | Abfra­gen anfü­gen. Die Rei­hen­folge ist nicht rel­e­vant, Pow­er Query iden­ti­fiziert die Spal­ten auss­chließlich anhand der Über­schriften.

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Vorarbeit

Natür­lich wer­den Sie sich erst ein­mal Gedanken machen, welche Dat­en Sie zusam­men­fassen wollen. Und selb­stver­ständlich auch, in welch­er Form das Ergeb­nis dargestellt wer­den soll. In unser­er Mustermappe wer­den Umsätze ver­schieden­er Pro­duk­te aus allen 12 Monat­en eines Jahres zusam­menge­fasst. Wollen Sie beispiel­sweise nur die absoluten Sum­men der einzel­nen Pro­duk­te haben, dann reicht es, die Monate zu kon­so­li­dieren. Wollen Sie aber alle einzel­nen Tage­sum­sätze des Jahres in ein­er einzi­gen Tabelle zusam­men­fassen und diese dann beispiel­sweise mit Piv­ot auszuw­erten, dann ist Pow­er Query eine gute Wahl. Natür­lich geht auch copy/paste per Hand oder eine VBA-Lösung …

Die Quell-Dat­en find­en Sie in dieser Arbeitsmappe. Wenn Sie diese öff­nen wer­den Sie erken­nen, dass dort für jeden Monat eine Auswer­tung erfol­gt ist. Zusät­zlich existiert noch eine Tabelle für die Feiertage des Jahres. Eine Jahres-Zusam­men­fas­sung gibt es nicht, aber die ist ja das Ziel dieses kleinen Sem­i­nars.  😉 

Sie wer­den mit zwei unter­schiedlichen Vorge­hensweise arbeit­en. Darum soll­ten Sie die eben geladene Tabelle unter dem existieren­den Namen auf Ihrem Rech­n­er spe­ich­ern und gle­ich noch ein­mal mit einem anderen Namen, beispiel­sweise Kleinbrot_12_Monate_2 oder ähn­lich. Merken Sie sich den Spe­icherort, den Pfad bei­der Files, Sie wer­den ihn näm­lich noch brauchen.

Diese eben unter dem anderen Namen gespe­icherte Datei ist ja immer noch geöffnet. Und hier ist nun etwas (mehr) Fleißar­beit ange­sagt. Und zwar soll jed­er Daten­bere­ich aller Monate in eine Intel­li­gente Tabelle umge­wan­delt wer­den. Das geht am schnell­sten, wenn Sie per StrgPos1 zu A1 gehen (es darf aber auch eine beliebige Zelle inner­halb der Dat­en des Blattes sein) und dann StrgT oder StrgL betäti­gen. Umge­hend wird dann nach dem OK daraus eine Intel­li­gente Tabelle erstellt. Wenn Sie sich die Arbeit für später erle­ichtern wollen, dann geben Sie der Tabelle gle­ich einen aus­sagekräfti­gen Namen, beispiel­sweise tbl_Januar. Das geht recht ein­fach, wenn Sie beim kon­textbe­zo­ge­nen Menüpunkt Tabel­len­tools den einzi­gen Punkt Entwurf anklick­en und dann in der ersten Gruppe Eigen­schaften direkt den Tabel­len­na­men ändern:

Ändern des Namens ein­er Intel­li­gen­ten Tabelle

Bei der Gele­gen­heit: In diesem Beitrag wer­den wir immer die Beze­ich­nung Tabelle für eine Intel­li­gente Tabelle wählen, das Tabel­len­blatt ist damit nie gemeint; das wird dann entsprechend beze­ich­net. Nochmals der Hin­weis: In anderen Beiträ­gen wird das Wort „Tabelle” dur­chaus sinn-über­greifend ver­wen­det.

Schließen Sie nun diese Mappe. Auch wenn es mach­bar wäre, so soll die Auswer­tung bzw. Zusam­men­fas­sung nicht in ein­er der bei­den Map­pen mit den Basis-Dat­en entste­hen, es soll eine neue Mappe mit (min­destens) ein­er neuen Tabelle geschaf­fen wer­den, wo dann weit­ere Auswer­tun­gen beispiel­sweise per Piv­ot­Table erfol­gen kön­nen. Darum als let­zte „Tat” der Vor­bere­itun­gen: Leg­en Sie eine neue, leere Mappe an. Wenn Sie Excel geöffnet haben geht das recht gut mit StrgN; falls Excel nicht geöffnet ist, öff­nen Sie ein­fach nur das Pro­gramm Excel. Nor­maler­weise haben Sie dann ja eine neue, leere Mappe mit min­destens einem Tabel­len­blatt auf dem Schirm.

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Daten aus der ersten Mappe (ohne Monats-Tabellen)

03.08.2017
Auf­grund eines Kom­men­tars mit einem berechtigten Hin­weis und als kleines Dankeschön für den einen oder anderen Klick auf den Donate-But­ton 😆 habe ich mich entschlossen, den Beitrag auch für die 2016^er Ver­sion zu erweit­ern. Ger­ade für Ein­steiger ist es wichtig, ein möglichst hohes Maß an visueller Übere­in­stim­mung zu haben; und auch die unter­schiedliche Namensge­bung trägt nicht immer zur leichteren Hand­habung bei.

Sie befind­en sich im ersten Tabel­len­blatt ein­er neuen, leeren Mappe. Ein Klick auf den Menü­punkt Pow­er Query und das entsprechende Menüband wird sich öff­nen. In der ersten Gruppe (links) Externe Dat­en abrufen wählen Sie den Punkt Aus Datei. In dem Drop­Down ist die ober­ste Auswahl, Aus Excel die richtige:

Die Daten­quelle ist eine Excel-Datei

Ver­sion 2016

Sie befind­en sich im ersten Tabel­len­blatt ein­er neuen, leeren Mappe. Ein Klick auf den Menü­punkt Dat­en | Abrufen und trans­formieren und es öffnet sich das passende Menüband:

Das Menüband für Pow­er Query Ver­sion 2016 Auss­chnitt des Menüs Dat­en)

Hier kom­men Sie über den Punkt Neue Abfrage …

Neue Abfrage erstellen

… zum Unter­menü und dort über die Auswahl Aus Datei zum Punkt Aus Arbeitsmappe:

Abfrage aus ein­er Excel-Datei erstellen (2016)

Ab hier wieder ähn­lich in allen Ver­sio­nen

Nach einem Klick darauf wird sich das typ­is­che Auswahlfen­ster für das Öff­nen von Dateien auf­tun. Die hier gekennze­ich­nete Datei (Kleinbrot_12_Monate.xlsx) ist die richtige, der Pfad wird bei Ihnen gewiss ein ander­er sein:

Für den ersten Ver­such die „unbe­han­delte” Daten­quelle

Nach dem OK wer­den Sie rasch erken­nen, dass Sie nicht die Datei direkt geöffnet haben son­dern ein Fen­ster, wo Sie offen­sichtlich eines oder mehrere Ele­mente der Mappe auswählen kön­nen:

Der erste Ein­druck von Pow­er Query

Klar erkennbar ist, dass der Name jedes einzel­nen Tabel­len­blattes dort aufge­führt ist. Und dann noch ein­mal Tabelle1 mit einem etwas anderen Sym­bol. Zugegeben, das ver­wirrt etwas. Hier ist es noch einiger­maßen deut­lich erkannbar, was was ist. Denn Tabelle1 gibt es nur 1 Mal in der Auf­stel­lung. Wenn aber in der zu verknüpfend­en Quell­datei auch ein Arbeits­blatt mit diesem Namen existiert, dann wird es etwas unüber­sichtlich. Immer­hin,  anhand der unter­schiedlichen Sym­bole wird auch in solchen Fällen deut­lich gemacht, dass es sich dort ein Mal um das hier existierende Tabel­len­blatt und im zweit­en Fall um das zu verknüpfende Blatt han­delt. – Extrem ver­wirrend kann es sein, wenn der Bezug zu Intel­li­gen­ten Tabellen hergestellt wer­den soll, die ja von Haus aus auch diese Namensge­bung haben. (Das ist auch ein­er der Gründe, warum wir empfehlen, die Lis­ten sofort entsprechend umzube­nen­nen.)

Als erstes wer­den Sie vielle­icht merken, dass Sie nur jew­eils eine einzige Auswahl tre­f­fen kön­nen. Das lässt sich aber ändern, indem Sie ganz oben das Kästchen Mehrere Ele­mente auswählen anklick­en. Dann markieren Sie das sym­bol­is­che Tabel­len­blatt Jan­u­ar, Shift und danach Dezem­ber. Sofort sind alle entsprechen­den Häkchen geset­zt:

Die Mehrfach-Auswahl ist getrof­fen

Im Anschluss ein­fach ein Klick auf die Schalt­fläche Laden |  und nach kurz­er Zeit sieht Ihr Tabel­len­blatt bzw. das Arbeits­fen­ster etwa so aus:

Noch ohne Dat­en aber rechts mit einem Steuerungs-Bere­ich

Wenn Sie nun in diesem Dash­board (rechts) auf einen Ein­trag zeigen, wird Ihnen ein Auss­chnitt des ver­Link­ten Tabel­len­blatts gezeigt. So kön­nen Sie bei nicht „sprechen­den” Blat­tna­men erken­nen, ob es das richtige ist.

In Excel 2016 stellt sich das Ganze etwas anders dar:

Nach dem Import aller 12 Monate (Excel 2016)

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Zusammenfassen

Nun sollen ja alle Monate irgend­wie in ein einziges Tabel­len­blatt gebracht wer­den. Es wäre ja zu schön, wenn Sie jet­zt eine Markierung nach der anderen aus der Seit­en­leiste in das Blatt ziehen kön­nte. Aber das geht lei­der nicht. OK, dann eben der „offizielle” Weg. In der Gruppe Kom­binieren gibt es zwei Auswahlen. Und nein, Zusam­men­führen ist es nicht! Sie wählen den Punkt Anfü­gen. Da wird es dann wieder so richtig schön fach­lich. Lesen Sie sich die Beschrei­bun­gen der bei­den Punk­te ein­fach ein­mal genau durch und ver­suchen Sie, diese zu ver­ste­hen. Mit unser­er Hil­fe wer­den Sie dann auch sich­er zum Ziel gelan­gen  😉 :

Der erste Schritt zum zusam­men­fü­gen der Tabel­len­blät­ter

Eine Tabelle, in diesem Umfeld ein Tabel­len­blatt muss den Sock­el bilden, wo die anderen Dat­en dann ange­fügt wer­den. Das ist sin­nvoller­weise der Jan­u­ar, das macht sich der Optik wegen bess­er (ist aber nicht erforder­lich). Und im Feld darunter, wo Sie die anzufü­gende Tabelle bzw. das Tabel­len­blatt, welch­es Sie anfü­gen wollen, auswählen müssen, wird das naturgemäß …

Das erste wirk­liche Anfü­gen

Jet­zt sollte der OK But­ton auch nicht mehr aus­ge­graut und auch anklick­bar sein. Tun Sie das bitte und es wird ein neues Tabel­len­blatt mit ein­er Tabelle erstellt, wo bei­de Monate untere­inan­der zusam­menge­fasst wor­den sind:

Die ersten bei­den Monate sind zusam­menge­fasst

Und der Steuer­bere­ich rechts sieht in diesem Fen­ster auch etwas anders aus. Wichtig ist, dass dort bei den Eigen­schaften der Name Append1 ste­ht. Dieses ist der Hin­weis darauf, dass Sie sich in ein­er beson­deren Tabelle befind­en, welche auch in einem geson­derten Fen­ster angezeigt wird. Sie sind im Anfüge­modus.

Um nun die fol­gen­den Monate (März bis Dezem­ber) an diese Tabelle anzufü­gen, gehen Sie anschließend so vor: 

Weit­ere Dat­en aus anderen Arbeits­blät­tern wer­den so ange­fügt

Sie wählen in der Gruppe Neue Abfrage (rechts) das Sym­bol Kom­binieren. Dort Klick­en Sie auf den Unter­menüpunkt Abfra­gen anfü­gen. In dem neuen Fen­ster haben Sie nun nur noch die Möglichkeit, die anzufü­gende Tabelle auszuwählen:

Hier wird nur nach dem anzufü­gen­den Blatt gefragt

Sie wer­den naturgemäß den März als Tabel­len­blatt wählen, welch­es ange­fügt wer­den soll. Und genau so gehen Sie bei den Fol­ge­monat­en April bis Dezem­ber vor.

Wenn Sie nun ein­mal die Zeilen dieser Liste durch­scrollen wird Ihnen gewiss auf­fall­en, dass unter­halb der Zeile mit der Monatssumme eine Zeile einge­fügt wor­den ist, die auss­chließlich leere Felder enthält. dort ste­ht in jed­er Spalte null als Wert, was rein gar nichts mit dem Wert, mit der Zahl Null zu tun hat. Um diese Zeilen automa­tisch ent­fer­nen zu lassen, bietet Pow­er Query Ihnen die Möglichkeit, Leerzeilen automa­tisch zu ent­fer­nen:

Leerzeilen automa­tisch ent­fer­nen lassen

Je nach Fen­ster­größe Ihres Excel kann sich das Menü etwas anders darstellen. Aber der Weg ist der gle­iche. Automa­tisch wer­den alle Zeilen ent­fer­nt, die kom­plett leer sind. Die Sonn- und Feiertage enthal­ten zwar auch nur null-Werte in den Spal­ten der Pro­duk­te, aber durch das Datum ist die Zeile ja nicht kom­plett leer.

Im Dash­board (rechts neben dem Tabel­len­bere­ich) erken­nen Sie, welche Vorgänge alle vol­l­zo­gen wor­den sind. Und die wer­den auch so gespe­ichert. Der Hin­ter­grund: Wenn sich in den Quell­dat­en etwas ändert und Sie Pow­er Query noch ein­mal aufrufen, kön­nen Sie die Dat­en mit einem Mausklick aktu­al­isieren. Hier bleibt als let­zter Schritt dieses Abschnitts ein Klick auf die Schalt­fläche ganz links, Schließen & laden und im Unter­menü noch ein­mal genau diesen Punkt anklick­en oder noch ein­mal auf die große Schalt­fläche.

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Kleine Korrekturen

Ein neues Tabel­len­blatt ist automa­tisch angelegt wor­den. Auf den ersten Blick sieht das ja ganz vernün­ftig aus. Auf den zweit­en Blick fällt auf, dass keine der Zahlen for­matiert ist. Bei den Umsätzen ist das ja noch halb­wegs trag­bar, aber beim Datum muss das nun wirk­lich nicht sein. Also for­matieren Sie die Spalte A als Datum lang und die restlichen Spal­ten als Währung. Nun hat das Ganze ein „vernün­ftiges” Ausse­hen.

Eines allerd­ings stört noch: Die Sum­men, welche in Spalte H und in den Zeilen nach dem Monat­sende angezeigt wer­den. Auch das lässt sich rasch bere­ini­gen. Spalte H ein­fach kom­plett löschen. Dann Spalte A so fil­tern, dass nur die 12 Sum­men-Zeilen angezeigt wer­den und diese dann löschen. Danach den Fil­ter wieder ent­fer­nen und alles sieht so aus, wie es sein soll.

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Ernüchterung

Wenn Sie sich das Work­Sheet Tabelle2 anse­hen, dann wer­den Sie auf den ersten Blick sagen, dass es sich um eine Intel­li­gente Tabelle han­delt. Die grün-weiße Lini­ierung und die automa­tisch einge­fügten Sorti­er- und Fil­ter­funk­tion­al­itäten in der Über­schrift­szeile sprechen dafür. Ganz klar wird das, wenn Sie irgend­wo in den Daten­bere­ich Klick­en und dann die ober­ste Menüzeile erkun­den. Ganz rechts sehen Sie den Ein­trag Tabel­len­tools und darunter zwei Menüpunk­te: Abfrage und Entwurf. Aktivieren Sie ein­mal Abfrage und Klick­en dann auf das Sym­bol Aktu­al­isieren und den Unter­menüpunkt Aktu­al­isieren. Kann ja nicht schaden …

Irgend­wie sieht das Ganze danach doch anders aus. Richtig, die bei­den Summen sind wieder da. Und unter gewis­sen Umstän­den kann es noch mehr Über­raschun­gen geben; beispiel­sweise dass auch die Zahlen­for­matierun­gen wieder zurück genom­men wer­den.

Das mit der Spalte lässt sich in diesem Rah­men dur­chaus regeln. Für die Zeilen mit der Summe wer­den Sie weit­er unten noch einen anderen Weg ken­nen ler­nen, der auf Dauer gese­hen so wie so der bessere ist. Aber eines nach dem anderen.  😉 

Dop­pelk­lick­en Sie im Dash­board auf den unter­sten Ein­trag Append1. Dadurch öffnet sich wieder der Abfrage-Edi­tor, den Sie ja bere­its ken­nen. Markieren Sie einen beliebi­gen Ein­trag in der Spalte mit der Über­schrift Summe. Nun Klick­en Sie in der Gruppe  Spal­ten ver­wal­ten auf das Sym­bol Spal­ten ent­fer­nen. Sofort wird die markierte Spalte ent­fer­nt. Nun wieder Schließen und laden und die Summe-Spalte, ehe­mals Spalte H ist nicht mehr da. Auch nicht nach einem Aktu­al­isieren 😎 .

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Warum der ganze Aufwand?

Bis­lang haben Sie nur einen mehr oder weniger aufwendi­gen Weg ken­nen gel­ernt, Dat­en zusam­men zu fügen. Vielle­icht ist Ihnen bere­its in den Sinn gekom­men, dass copy/paste eine ein­fachere Lösung gewe­sen wäre. Nun ja, mit dem jet­zi­gen Wis­sens­stand ist das dur­chaus nachvol­lziehbar. Aber ein­er der wirk­lich unschlag­bare Vorteile des Pow­er Query ist darin begrün­det, dass ein­er­seits die Quell­dat­en unverän­dert bleiben, auch wenn die Darstel­lung kom­plett geän­dert wird; ander­er­seits sind die Dat­en verknüpft, und diese Dynamik ist ein enormer Vorteil.

Ein ganz kleines Beispiel: Dem Chef der Bäck­erei ist ger­ade aufge­fall­en, dass der 3. Okto­ber zwar ein Feiertag war aber eine Fil­iale den­noch geöffnet sein musste, weil diese in einem Einkauf­s­cen­ter gele­gen ist, wo eine Öff­nungsverpflich­tung beste­ht, wenn ein verkauf­sof­fen­er Sonn- oder Feiertag ist. Und der Tag der Deutschen Ein­heit war aus­nahm­sweise solch ein Tag und die Fil­iale hat natür­lich auch Umsatz gemacht. Also schnell die Datei Kleinbrot_12_Monate.xlsx geöffnet, das Tabel­len­blatt Okto­ber aus­gewählt und am 3.10. einen (beliebi­gen) Umsatz ein­tra­gen. Und dann wieder schließen. Wenn Sie jet­zt Ihre Tabelle aktu­al­isieren, wird auch der eben in die Basis-Dat­en einge­tra­gene Umsatz sicht­bar sein.

Zugegeben, das ist nicht wirk­lich spek­takulär. Aber stellen Sie sich vor, dass zu Beginn des Jahres alle Monate in der Quell­datei nur mit der Über­schrift anle­gen. Für den aktuellen Monat füllen Sie dann täglich die Umsätze in das entsprechende Tabel­len­blatt ein. Dadurch wird die Zusam­men­fas­sung per Pow­er Query immer aktuell sein, ohne dass Sie irgend eine Anpas­sung in der Auswer­tung vornehmen müssen. Das ist auf Dauer gese­hen schon eine feine Sache. Im End­ef­fekt bes­tim­men Sie mit der Abfrage (Query), welche Dat­en wie angezeigt wer­den sollen, und da gibt es noch einige Möglichkeit­en, die erkun­denswert sind.

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Daten aus der zweiten Mappe (mit Monats-Tabellen)

Sie haben die iden­tis­chen Dat­en (natür­lich noch ohne den 3.10.) in ein­er anderen Mappe so auf­bere­it­et, dass jed­er Monat als Intel­li­gente Tabelle auf­bere­it­et ist. Auch wir haben das erledigt und wenn Sie mögen, laden Sie das Muster hier herunter. Die einzel­nen Tabellen haben den Monat­sna­men und sind mit dem Prä­fix „tbl_” verse­hen. Und die Schalt­flächen für Fil­terung und Sortierung haben wir auch ent­fer­nt, auch wenn das nur der Optik dient. Ins­ge­samt kön­nen wir Ihnen sagen, dass (Intel­li­gente) Tabellen eine bessere Grund­lage für Abfra­gen mit Pow­er Query sind.

Gehen Sie erst ein­mal wie im obi­gen Abschnitt gel­ernt vor. Lassen Sie Ihre Datei mit den Tabellen oder auch unsere Vor­lage geschlossen. Menü Pow­er Query und rufen Sie über Externe Dat­en abrufen | Aus Datei | Aus Excel die entsprechende Datei (beispiel­sweise unser Beispiel Kleinbrot_12_Monate_tbl.xlsx) auf. Als erstes erscheint ja das Fen­ster mit dem Nav­i­ga­tor. Wenn Sie es sich leichter machen wollen, geben Sie in das Textfeld ganz oben (direkt unter der Über­schrift Nav­i­ga­tor) tbl_ ein. Sofort wird die mögliche Auswahl gefiltert und es bleiben fast nur noch jene Ein­träge übrig, die Sie auswählen wollen. Voraus­set­zung ist natür­lich, dass Sie entwed­er unsere Arbeitsmappe ver­wen­den oder in Ihrer Datei dem Rat gefol­gt sind, die erstell­ten Listen/Tabellen entsprechend umzube­nen­nen. Nun wer­den Sie wie gehabt die Möglichkeit schaf­fen, mehrere Ele­mente auszuwählen und alle Monate wieder mit der Shift-Meth­ode markieren. Dann nur noch auf die Laden | -Schalt­fläche Klick­en.

Im Dash­board sind kurz danach 12 Abfra­gen gelis­tet. Vielle­icht fällt Ihnen hier schon auf, dass pro Monat genau 1 Zeile mehr geladen bzw. verknüpft wor­den ist, als der Monat Tage hat. Das unter­schei­det sich deut­lich vom vorherge­hen­den Mod­ell. Wie Sie es bere­its gel­ernt haben, wer­den Sie nun im der Gruppe Kom­binieren auf das Sym­bol Anfü­gen Klick­en. Die primäre Tabelle ist (natür­lich) der Jan­u­ar, ange­fügt wer­den soll die Tabelle tbl_Februar. Anschließend die Schalt­fläche OK.

Selb­stre­dend kön­nten Sie nun so wie im ersten Abschnitt die Fol­ge­monate anfü­gen. Oder aber Sie sor­gen jet­zt schon dafür, dass die uner­wün­scht­en Summe-Zeilen ent­fer­nt wer­den. Die erste Zeile wäre dann ja die Zeile 32. Also Klick­en Sie im Menüband ein­mal in der Gruppe Zeilen ver­ringern auf Zeilen ent­fer­nen. Dort wählen Sie den drit­ten Menüpunkt im erscheinen­den Drop­Down:

Auswahl im Drop­Down

Im sich öff­nen­den Fen­ster sind die ersten bei­den Eingaben selb­st erk­lärend:

Zeile 32 soll in der Abfrage gelöscht wer­den

Was vielle­icht irri­tiert ist die enorm hohe Zahl in dem unteren Eingabefeld. Hier geben Sie eine Zahl ein, die garantiert groß genug ist, die also min­destens alle restlichen vorhan­de­nen Zeilen der Abfrage abdeckt. Wenn mehr Zeilen beibehal­ten wer­den als real vorhan­den, dann kann das ja nicht schaden. – Nach einem OK wer­den Sie sehen, dass in Zeile 32 jet­zt der 1. Feb­ru­ar aufge­führt ist. Als näch­stes wählen Sie noch ein­mal das Sym­bol Zeilen ent­fer­nen und im Unter­menü den Punkt Untere Zeilen ent­fer­nen. Da jet­zt ja nur noch die let­zte Zeile der aktuellen Abfrage Append1 zu ent­fer­nen ist, geben Sie bei der Anzahl der zu ent­fer­nen­den Zeilen eine 1 ein.

Nun wer­den Sie nacheinan­der die Tabellen tbl_März bis tbl_Dezember anfü­gen, nach jeden einzel­nen Monat aber immer die let­zte Zeile wie eben aufgezeigt ent­fer­nen. Nach­dem Sie alle Abfra­gen, alle Monate zusam­menge­fasst haben, Klick­en Sie irgend­wo in die Spalte Summe und anschließend ein Klick auf das Sym­bol Spal­ten ent­fer­nen in der Menü-Gruppe Spal­ten ver­wal­ten. Zum guten Schluss noch ganz links im Menüband das Sym­bol Schließen und laden Klick­en und die Jahresüber­sicht ist geschaf­fen. Und zwar durchge­hend, ohne die nicht gewün­scht­en Sum­men. Bleibt nur noch, die Spalte A als Datum (sin­nvoller­weise im Lang­for­mat) und  Spalte B:G als Währung zu for­matieren.

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Die Basis ändern macht’s leichter

Eine alte Weisheit sagt, dass ein Üben an der Wurzel bekämpft wer­den muss. Nun ja, das „Übel” ist hier gewiss stark über­trieben, aber bei Vere­in­fachun­gen möglichst weit unten anzuset­zen ist schon sin­nvoll. Um Ihnen vielle­icht etwas Arbeit zu ers­paren, haben wir bere­its diese Mappe vor­bere­it­et. Den­noch soll­ten Sie es ein­mal an einem Beispiel sel­ber aus­pro­bieren, einen oder zwei Monate so einzuricht­en, wie in unser­er Mustermappe alle Monate ein­gerichtet sind. Öff­nen Sie dazu die erste Datei, die noch vol­lkom­men unfor­matiert war: Kleinbrot_12_Monate.xlsx. Nor­maler­weise haben Sie diese Mappe aber auch noch auf Ihrem Rech­n­er.

Aktivieren Sie nun bitte den Jan­u­ar. StrgPos1, um zu A1 zu gelan­gen. Shift und anschließend in die let­zte Zelle mit Umsätzen Klick­en, hier im Jan­u­ar ist das G32. Als kleine Hil­fe: Es ist in jedem Monat die Spalte G, die Zeile ist wegen der Über­schrift immer genau 1 höher als der Monat Tage hat.

OK, jet­zt ist alles außer der Spalte H und der Zeile Summe markiert. Aus dieser Markierung machen Sie nun eine Tabelle. Also StrgT, den Bere­ich noch über­prüfen und auch gle­ich die Tabelle in tbl_Januar (oder wenn Sie wollen auch tbl_Jan) umbe­nen­nen. Wir haben es so für jeden Monat gemacht. Danach ist die Mappe unter einem anderen Namen (siehe oben) gespe­ichert wor­den, damit nicht das Orig­i­nal über­schrieben wird.

Nun geht alles erst ein­mal seinen gewohn­ten Weg. Sie öff­nen eine neue, leere Datei und per Pow­er Query verbinden Sie im ersten Schritt die eben erstellte Datei mit der Mappe. Im Nav­i­ga­tor erstellen Sie aus den Tabellen der Monate 12 Abfra­gen, welche sich dann im Dash­board wiederfind­en. wie bere­its eben durchex­erziert Klick­en Sie auf das Anfü­gen-Sym­bol, wählen tbl_Januar als Basista­belle und fügen tbl_Februar an. Und es wird Sie nicht über­raschen, dass wirk­lich nur die Dat­en über­nom­men wur­den, die gewün­scht sind. Sie brauchen also wed­er Zeilen noch am Ende die rechte Spalte zu löschen. Wählen Sie nun noch die restlichen Tabellen, um das Jahr zu kom­plet­tieren. Dieses Vorge­hen eignet sich beson­ders für Tabellen, welche unter­halb der auszuw­er­tenden Dat­en aber direkt im Anschluss noch Ein­träge hat, die nicht aus­gew­ertet wer­den sollen. Wie auch in der Beispiel­d­atei. Und selb­st der 3. Okto­ber kann noch prob­lem­los nachge­tra­gen wer­den, ohne nach dem 2.10. eine Zeile neu ein­fü­gen zu müssen. Klick­en Sie im Okto­ber auf die let­zte Zelle der Tabelle, also G32. Dann ein­fach Tab und schon wird eine neue Zeile an die vorhan­dene Tabelle ange­fügt und die untere Zeile mit der Summe um 1 Zeile nach unten ver­schoben. Die Eingabe der Dat­en ist nun leicht möglich, und nach dem Datum zu sortieren ist leicht möglich, aber nicht immer erforder­lich.

Gehen Sie nun ein­mal von fol­gen­der Annahme aus: Die Arbeits­blät­ter für das gesamte Jahr sind in dieser Datei vor­bere­it­et, es ist der 11. März 2014. Die Tage­sum­sätze des Vortages sind noch nicht in die „nor­male” Arbeitsmappe, wo Sie täglich die Dat­en eingeben, einge­tra­gen. Sie haben sich ger­ade entschlossen, Pow­er Query einzuset­zen. Darum gehen Sie den Ihnen nun bekan­nten Weg und wählen alle Monate im Nav­i­ga­tor aus. – So weit, so gut. Fügen Sie alle 12 Monate nach gehabtem Muster zusam­men und erst ein­mal trotz der fehlen­den Ein­träge Schließen & laden. Die For­matierun­gen in Sachen Datum und Währung soll­ten Sie vielle­icht auch schon vornehmen. Und für den 10. März fügen Sie nun bitte fol­gende Umsätze ein:

Brot:  141,26 €
Brötchen:  108,46 €
Gebäck:  56,77 €
Kuchen:  253,97 €
Kaf­fee:  76,65 €
Son­stiges:  19,97 €

Die Ver­führung ist gewiss gegeben, das direkt in die von Pow­er Query erstellte Tabelle (Abfrage) zu schreiben. Aber das wäre ohne Sinn und Zweck, denn bei der näch­sten Aktu­al­isierung wird solch ein Ein­trag gnaden­los über­schrieben. Oder pro­bieren Sie es doch ein­fach ein­mal aus! Schreiben Sie irgend einen Umsatz in eine oder mehrere Zellen des Tages. Und jet­zt öff­nen Sie die Basis-Tabelle und tra­gen dort die kor­rek­ten Werte (siehe oben) ein. Sie schließen nun diese Tabelle; das ist wichtig, weil nur so die Änderun­gen gespe­ichert wer­den. – Wech­seln Sie nun wieder in die Mappe mit den Pow­er Query Abfra­gen. Eine beliebige Zelle der Tabelle muss aktiviert sein, damit Sie auch das Menü Tabel­len­tools sehen. Dort das Reg­is­ter Abfrage und dann die Schalt­fläche Aktu­al­isieren. Sie erken­nen, dass die von Ihnen einge­tra­ge­nen Werte mit den eben in der Basis-Tabelle einge­tra­ge­nen Werten über­schrieben wor­den sind.

Was wahrschein­lich nicht ganz so opti­mal ist: Obwohl noch nicht ein­mal das erste Quar­tal des Jahres vor­bei ist, wer­den alle restlichen Tage angezeigt, natür­lich ohne Umsatz­zahlen, die ja noch nicht existieren kön­nen. Da die Auswer­tung ja auch eine Tabelle ist, gibt es auch die entsprechen­den Möglichkeit­en. Ein Klick auf die Schalt­fläche ▼ in A1 (Datum) und das Sortieren/­Fil­tern-Fen­ster öffnet sich:

Die anzuzeigen­den Monate fil­tern

Wählen Sie die ersten drei Monate (oder einen Ihnen genehmen Bere­ich) und OK. Nun ist die sicht­bare Tabelle erhe­blich über­sichtlich­er. Bei Bedarf kön­nen Sie diesen Fil­ter natür­lich Ihren Bedürfnis­sen entsprechend anpassen.

Zugegeben, es gibt noch einige andere Wege, solch ein Ziel zu erre­ichen. Ins­beson­dere per VBA ist da einiges mach­bar, allerd­ings sind die Dat­en dann im Nor­mal­fall sta­tisch. Auch „zu Fuß” lassen sich Dat­en zusam­men­fü­gen. Aber Pow­er Query kann noch mehr, als es hier ersichtlich ist. Eine Beschäf­ti­gung mit diesem Tool lohnt sich gewiss.

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Obwohl dieses Kapi­tel schon recht aus­führlich aus­ge­fall­en ist, so haben wir nur etwas aus­führlichere Grund­la­gen behan­delt. Auch in Sachen Zusam­men­führen von Dat­en ist noch vieles nicht disku­tiert wor­den. Beson­ders die Möglichkeit, ganz ver­schiedene Daten­quellen wie beispiel­sweise eine Daten­bank, Webabfrage und auch noch Excel-Dat­en der Ver­sion 2003 zusam­men­z­u­fassen ist ein Vorhaben, was für Pow­er Query keine Hürde darstellt. Hier ist aber Ihr Wille zum Selb­st­studi­um gefragt; es lohnt sich gewiss!  💡

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Hin­weis: Es gibt weit­ere Beiträge zu exakt diesem The­ma; sehr aus­führlich in einem Dre­it­eil­er hier sowie auch Lösun­gen ohne Pow­er Query; ein­fach ein­mal das Stich­wort zusam­men­führen, zusam­men­fassen in das Suchen-Feld eingeben.

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